- digitaal - ter inzage. Zij verschaffen de gebrui
ker de informatie die deze nodig heeft: niet te
veel en niet te weinig. De gewenste verminde
ring van 50 procent van de geschatte kosten
realiseerde ik door op werktijd te bezuinigen,
onder andere door de selectie voornamelijk op
dossierniveau uit te voeren. De arbeidsintensie
vere selectie op stuksniveau reserveerde ik voor
het reduceren van de - aanzienlijke - overlap
tussen de archieven van de bewonersorganisatie
en die van de projectgroep. De leden van de pro
jectgroepen koesterden namelijk een gewapende
vrede. Beide partijen (gemeente en bewonersor
ganisatie) hielden nauwkeurig bij wat er binnen
de projectgroep was afgesproken en beide vorm
den vrijwel identieke archieven. Die van bewo
nersorganisaties bestaan voor gemiddeld 40 a 50
procent uit de doorgaans goed geordende stads
vernieuwingsprojecten die ook in het project
groeparchief zitten. Nu kan dit bestanddeel niet
overal zonder meer worden geschoond, maar
het biedt wel een belangrijk perspectief voor ver
dere selectie. Selectie op dossierniveau maakte
een reductie tot 50 procent van de omvang van
de archieven mogelijk, door selectie van de
stadsvernieuwingsdossiers ligt een reductie tot
30 procent in de rede.
De toegankelijkheid van de archieven werd
gerealiseerd door de vervaardiging van eenvoudi
ge archiefinventarissen. De keuze viel op een gro
tere beschrijvingseenheid dan gebruikelijk met
als streven de gehele inhoud van doos, map of
ordner onder één heldere omschrijving samen te
vatten. Dergelijke generalisaties vereisen uiter
aard historische kennis van zaken. Het uitwerken
van een thematische indeling met een heldere
hiërarchie die voor alle wijken bruikbaar was,
kostte veel tijd, maar leverde wel helderheid op.
Het hield tevens de mogelijkheid open om bij
digitale ontsluiting alle archiefinventarissen
gezamenlijk te doorzoeken. Menig inventaris
wordt geteisterd door een woud van koppen,
kopjes en tussenkopjes. Bij dit project was de
keuze nadrukkelijk slechts één hiërarchisch
niveau, de thematische indeling. De beschrijving
achter het inventarisnummer bestaat uit drie
onderdelen, te weten de hoofdomschrijving, het
tijdvak waarin de archiefstukken zijn vervaar
digd en zo nodig een nadere omschrijving. De
hoofdomschrijving werd bovendien zodanig
gekozen dat na alfabetiseren van de beschrijvin
gen een functionele en heldere indeling resul
teerde. Een procedure die naast overzichtelijk
heid een aanzienlijke tijdwinst opleverde.
De gebruikelijke inventarissen en plaat
singslijsten zijn niet zo gemakkelijk om te zetten
in een via internet te bevragen bestand. Kopjes
en tussenkopjes blijken struikelblokken in de
informatiestroom. Weliswaar brengen ze hiërar
chie aan, maar ze maken daarmee het zoekpro
ces met de computer, het formuleren van zoge
naamde queries, zo goed als onmogelijk. Het
tweede digitale struikelblok is de tekstverwerker.
Vrijwel alle inventarissen en plaatsingslijsten
worden vandaag de dag met behulp van een
tekstverwerker gemaakt, maar eigenlijk zou dat
met behulp van een databaseprogramma moe
ten gebeuren. Dankzij de uniforme thematische
indeling, een vereenvoudiging van de hiërarchie
en het gebruik van een databaseprogramma zijn
de archieven van de bewonersorganisaties door
zoekbaar tot op het niveau van het inventaris
nummer. Ook alle archieven tegelijkertijd door
zoeken behoort tot de mogelijkheden. Iedere
gebruiker van archieven zal het toejuichen dat
een gemeentearchief als het Tilburgse de moed
had en moeite nam om al zijn inventarissen en
plaatsingslijsten (550 stuks) via internet raad
pleegbaar te maken.** De toegankelijkheid van
deze - met de tekstverwerker vervaardigde -
bestanden is daardoor vele malen groter dan
voorheen. Maar zodra de Tilburgse 'Zoekma
chine' aan het werk gaat, worden de grenzen
van die benadering duidelijk. Wie bijvoorbeeld
het woord 'klooster' zoekt, krijgt weliswaar
negenenveertig verwijzingen naar inventarissen
en plaatsingslijsten, maar die moeten vervol
gens stuk voor stuk afzonderlijk worden doorge
bladerd. Vroeger was het publiceren van een
database op een website nog een hele kluif en
een kostbare aangelegenheid. Vandaag de dag is
er geen enkele reden meer voor schroom.***
De selectie van de archieven van bewonersorga
nisaties kon worden gerealiseerd binnen de
gestelde marges van tijd en geld. Wat dat betreft
is er zeker sprake van succes. Hoewel de blauw
druk van dit project niet zonder meer voor ande
re projecten bruikbaar is, valt er niettemin wat
van te leren: breed inzetten van inhoudelijke i.e.
historische deskundigheid leidt tegen de ver
wachting in tot aanzienlijke kostenbesparing. Er
is veel gewonnen als die gedachte onze leidraad
is bij het ontwerpen van creatieve alternatieven
voor de vertrouwde methodes van gisteren.
Selectie op dossierniveau
maakte een reductie tot
50 procent van de omvang
van de archieven mogelijk,
door selectie van de stads
vernieuwingsdossiers ligt
een reductie tot 30 procent
in de rede.
Dankzij de uniforme thema
tische indeling, een vereen
voudiging van de hiërar
chie en het gebruik van
een databaseprogramma
zijn de archieven van de
bewonersorganisaties door
zoekbaar tot op het niveau
van het inventarisnummer.
Ook alle archieven tegelij
kertijd doorzoeken behoort
tot de mogelijkheden.
35
DMP Dataservices is als geen ander thuis in het structureren en het direct
toegankelijk maken van alle mogelijke vormen van informatie. Al zo'n 15 jaar
adviseert en voert DMP projecten uit. Van betrekkelijk eenvoudige tot heel
gecompliceerde, voor bedrijven en instellingen van heel uiteenlopende aard.
Van het opbouwen van catalogi, registers en indexen tot het omzetten van
tekstbestanden en beeldarchieven naar gebruikersvriendelijke zoeksystemen.
aservices
Als u het tijd vindt 0111 orde op zaken te stellen, dan moet u ons beslist even
bellen, faxen of E-mailen. Wij sturen 11 dan graag onze heldere documentatie.
U kunt natuurlijk ook meteen een afspraak met ons maken voor een vrijblijvend
gesprek. U zult ontdekken dat u met specialisten praat die een einde kunnen
maken aan uw zoektocht door archieven. Die uw bedrijfsvoering aanzienlijk
efficiënter en uw werk een stuk aangenamer maken.
Tel.: 00-31(0)180-625533
Fax: 00-31(0)180-625818
http://www. (lmpdata.nl
Eén hiërarchisch niveau
Digitale struikelblokken
Historicus te Rotterdam (010-4366014)
http://gemeentearchief.tilburg.nl
www.archieven.antenna.nl H
december 2000
archievenblad
