Deloitte gericht op resultaat &Touche iV werkweek Archivaris met ervaring van een Je houdt van een baan met afwisse ling. De ene dag staat de telefoon rood gloeiend omdat je collega's constant het archief willen raadplegen, een andere dag werk je in alle stilte aan het ordenen van een gecompliceerd dossier of aan het bijwerken van de classificatie, de vol gende dag ben je bezig op een van de stafafdelingen om een deelarchief te structureren. Daarnaast heb je ook plezier in de meer routine matige archiefwerkzaamheden zoals postbehandeling en het klasseren en registreren van documenten. Bovendien spreekt het werken bij een internationale organisatie je aan, waar een behoorlijk deel van de documenten Engelstalig is. Herken je jezelf hierin, ben je in het bezit van het diploma GO B2 of een diploma dat daaraan gelijkwaardig is, en beschik je over een ruime werk ervaring in dit vakgebied? Pak dan je pen en schrijf voor 22 november een sollicitatiebrief met cv naar Deloitte Touche, t.a.v. Willem Westerhoff, Postbus 2031, 3000 CA Rotterdam. E-mailen kan ook: wwesterhoff@deloitte.nl. Of bel voor meer informatie 010 - 272 12 23. ACCOUNTANTS BELASTINGADVISEURS CONSULTANTS Meer dan 90 vestigingen in Nederland. Internet: www.deloitte.nl het dagboek van Dag 1 Vorige week mijn diploma Archivistiek (oude stijl) gehaald en dus wekenlang vrij wel geheel afwezig geweest in verband met de voorbereiding voor het tweede deelexa- men. Ik praat bij met mijn beleidsmede werkers en teamchef. Hilariteit om een aanvraag in het kader van de WOB: een Deventer burger vraagt met betrekking tot een recent gebouwde woonwijk alle stuk ken van de laatste 15 jaar op. Het gaat om duizenden documenten, waarvan een flink gedeelte nog in werkarchieven zit, die dus gescreend zouden moeten worden. Aan de afdeling Voorlichting gevraagd om een werkbare oplossing te vinden. Bij praten met mijn leidinggevende. Voor de periode 2000-2002 heb ik in het kader van de Zomernota 2000 een miljoeneninveste ring aangevraagd om een digitaal archief te kunnen ontwerpen en implementeren. Het college van B W heeft de aanvraag door een extern bureau laten bekijken. Het oordeel is: realistisch en conform landelij ke ontwikkelingen. In november zijn de begrotingsbesprekingen. Het hoogtepunt van de dag: mijn benoeming tot gemeen tearchivaris is in gang gezet. Op dag 2 met de projectleider digitale archivering de stand van zaken doorge praat. Samen met de gemeenten Breda en Leiden hebben we Peter Horsman van de Archiefschool eerder dit jaar een generiek Plan van Aanpak laten schrijven, oftewel hoe bij een gemeente tot een (digitale) herinrichting van de archieffunctie te komen (te downloaden bij www.archief- school.nl). De eerste stap is nu het laten uitvoeren van een vooronderzoek waarin onder andere de archivistische eisen moe ten worden uitgewerkt. Het benodigde geld voor het onderzoek is sinds twee weken binnen en samen met de Archief- school gaan we het vooronderzoek speci fiek voor Deventer opzetten. Telefoontjes naar Breda en Leiden om voor te leggen of 3) 16 i ta en hoe men zal participeren, en een tele foontje naar Peter hoe ons onderzoek past in het DIVA-project dat in gang gezet is (het 'Stappenplan'). 's Middags naar de projectgroep die een beleidsplan voor het gemeentelijk intra net gaat opstellen. Alle nonverbale com municatie wordt meteen opgemerkt, omdat het hoofd Voorlichting de project leider is. Ik praat dus met open armen mee. Ter afsluiting een vergadering met mijn collega's van het Facilitaire Bedrijf (FB). In het project 'vitalisering' moeten al onze bedrijfsprocessen worden beschre ven. De klant wil tenslotte weten wat, wanneer en voor welke prijs hij/zij spullen krijgt geleverd. Verder zullen aan het einde van het jaar alle vragen aan Documentmanagement ook via de afde ling Klantenservice van het FB moeten lopen: we gaan een 'front-office' creëren. Tijdens het doornemen van de post op dag 3 valt me wederom op hoeveel bij eenkomsten consultancy-bureau's orga niseren over workflow, digitalisering, kennismanagement etc. Aan de prijzen te zien, rijdt die branche in duurdere auto's dan mijn archiefmedewerkers. Aanvaring met een medewerker die mijn favoriete drank - Belgisch witbier - een vrouwendrankje noemt! Gelukkig staan voor december weer de functioneringsge sprekken op de agenda. 's Middags de afdelingsvergadering, waar in we discussieren over de problemen rond de centrale archivering. Jaren gele den koos Deventer voor een centraal archief, maar de ambtenaren zitten ver spreid over zo'n twintig panden. Met als gevolg dus legio schaduwarchieven, waar in ook veel originele stukken verzeild raken. DaarJaLkampen we met een struc- tureel personeelstekort; zo hebben we het gehele jaar al geen archiefinspecteur (was de arbeidsmarkt voor archivarissen ooit zo goed?). We spreken af dat ik een notitie schrijf om aan het gemeentelijke manage mentoverleg te overleggen. Tevens zullen we een plan opstellen om de complete organisatie door te lichten: welke docu menten bevinden zich waar en waarom. Daarna pakken we de archivering van de documenten aan volgens prioriteiten. We gaan een inspectie houden die ons nog lang zal heugen! Dag 4 met een brede delegatie op excursie naar de gemeente Kerkrade. Naast wethou der en gemeentesecretaris zitten diverse sectorhoofden, afdelingshoofden, maar ook leden van de OR, personeelsfunctiona rissen en een archivist in de bus. In Kerkrade had men dezelfde problemen die Deventer nu heeft: een oud stadhuis en een ambtelijk apparaat dat over talrijke panden verspreid is. Men heeft daar vrijwel alle ambtenaren in één pand ondergebracht en het oude stadhuis als 'bestuurscentrum' gehandhaafd (zie voor het programma 'Nieuwe Ruimte': www.kerkrade.nl). Daarbij zijn flexplekken gecreëerd: voor elke vier ambtenaren zijn drie werkplekken voorhanden en elke ambtenaar mag nog maar 50 cm archief bij zich hebben. De dag van de maand voor mij: zowel de Kerkraadse gemeentesecreta ris als de projectleider benadrukken steeds weer het belang van een digitaal archief en dat het een absolute voorwaarde is om met flexplekken te kunnen werken. Het lijkt wel afgesproken werk, hetgeen door diver se Deventenaren ook wordt gesuggereerd. Mijn favoriete dag van de werkweek is dag 5: (vrijwel) altijd vrij van afspraken en dus tijd om stukken en artikelen te lezen. Vandaag af en toe de voeten op het bureau om eens te overdenken wat mijn club de komende vijftien maanden aan werk moet verzetten. Het jaarplan 2001 zal in november klaar moeten zijn. De week wordt in de kroeg afgesloten met een koel Belgisch witbiertje, samen met enkele collega's. Niemand vindt het een vrouwendrankje. Wie steekt graag zijn neus in andermans dossiers? FRAGMENTEN Door Daan Hertogs Van document manager van de gemeente Deventer naar gemeentearchivaris van diezelf de gemeente. Daan Hertogs. Van hem geen dagboek van een aaneengesloten werkweek, maar fragmenten uit enkele werkweken. uan a. V oofoné. 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 29