NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Halverwege deze periode werd ik opge
roepen voor herhalingoefeningen. Ik
werd ingedeeld bij een Geniebataljon dat
tot dat moment alleen op papier had
bestaan en nu voor de duur van die her
halingsoefening voor het eerst echt tot
leven was gekomen. Omdat ik er vrijwel
niemand kende, kwam ik niet in de ver
leiding om 's avonds te gaan stappen.
Integendeel, om de verveling de baas te
blijven stortte ik me vol ijver op mijn
taak om postbehandeling en archivering
in goede banen te leiden. Gelukkig was
de bemanning dit keer conform de nor
matieve bezetting en had ik daar ruim de
tijd voor. We beperkten ons tot drie brie
venboeken: het algemene brievenboek,
het brievenboek voor strafzaken tegen
onderofficieren en het geheime brieven
boek (dat ook dit keer tegen alle regels in
door mij moest worden bijgehouden).
Voor de archivering werd gekozen voor
de organieke aanpak: zoveel mogelijk
series van gelijkvormige/gelijksoortige
stukken en waar mogelijk zaakdossiers
vormen en het restant in een numerieke
reeks. Of deze opzet goed was voor het
terugvinden van stukken heb ik niet kun
nen ontdekken in deze vier weken. Wel
'40 jaar twijfel' (deel 4)
In feite was het dynamisch archief
van Fabricagevoorschriften een vermen
ging met het schaduwarchief. Vanwege
zijn functie als centraal distributiecen
trum voor technische knowhow was dat
echter zeer praktisch. Het statisch archief
omvatte de geschiedenis van alle teke
ningen etc. van producten vanaf hun
introductie tot het moment waarop de
fabricage definitief gestaakt was en er
geen onderhoud- of serviceverplichtin
gen meer van kracht waren. Het was
100% toegankelijk middels indices. (Zie
Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk
5515, paragraaf Voorbeeld van een bedrijf-
stekeningen-arch ief)
Een van mijn neventaken was het bij
houden van de classificatie op basis waar
van wereldwijd de niet- productspecifie-
ke voorschriften van nummers werden
voorzien. Door mijn kennis van classifi-
catieleer ontdekte ik dat de ontwerper
van het systeem een echte vakman was
geweest, maar dat het daarna was volge
lopen met onjuiste uitbreidingen.
Niemand die nog inzicht had in de uit
gangspunten van de classificatie. De
gevolgen daarvan werden pas goed zicht
baar toen de buizentechniek (waarop de
classificatie was gestoeld) gelijdelijk aan
werd verdrongen door die voor halfgelei
ders. De daarbij gebruikte technieken
waren volkomen onbekend toen de clas
sificatie werd ontworpen terwijl ook de
procesvolgorde steeds meer ging afwij
ken van wat in het buizentijdperk gebrui
kelijk was. Inmiddels waren de onjuiste
uitbreidingen echter wereldwijd in zo'n
grote mate in gebruik dat omcodering
onbetaalbaar zou zijn. Dat heeft me mijn
hele Philipstijd dwars gezeten.
5° I
heb ik, nadat iedereen weer met groot
verlof was maar ik met enkele officieren
en onderofficieren nog moesten blijven
om de zaken af te ronden, de gelegen
heid te baat genomen om nog snel een
inventaris op het archief te maken. Dat
kon omdat op één dossier na alle dossiers
inderdaad waren afgesloten. Een unieke
belevenis: van een organisatie het archief
vormen en beheren van het moment van
ontstaan tot de opheffing. De beloning
hiervoor bestond - heel uitzonderlijk -
uit mijn bevordering van dienstplichtig
sergeant-schrijver tot sergeant-majoor.
Terug naar Philips in Eindhoven.
Elektronenbuizen en Halfgeleiders fu
seerde met ICOMA (Industriële Compo
nenten en Materialen) tot ELCOMA
(Electronic Components and Materials)
en de reproductie werd in eigen beheer
genomen. Alleen al daardoor breidde
mijn functie zich uit. De naam van de
afdeling werd Manufacturing Instruc
tions and Standardization Department
en ik werd adviseur voor de inrichting
van afdelingsarchieven. En toen moest ik
echte keuzes maken wat betreft de orde-
ningssystematiek. Organiek, functioneel,
hulpgetallen van de 06? Ik was weer
terug bij af! Volgens de lessen van de GO
is archief een relatief begrip en kan dus
worden toegepast voor zowel een gehele
rechtspersoon als voor onderdelen daar
van. Omdat Philips toen nog geen richt
lijnen had voor de totale archieforganisa
tie, besliste ik dat elke afdeling kon wor
den aangemerkt als archiefvormer die
vrij was in de keuze van archiefopbouw.
De volgende stap lag voor de hand: het
werd de functionele ordening omdat die
mijns inziens het meeste was gebaseerd
op wiskunde en logica. Al snel bleek dat
men bij het Concernarchief (waar ik ove
rigens geen enkele binding mee had)
dezelfde gedachtegang had gevolgd.
Enerzijds prettig, want het bewees mijn
gelijk; anderzijds een teleurstelling want
kennelijk was ik geen uitvinder van een
nieuwe methodiek. Wel nam het einde
lijk mijn al uit de jaren zestig stammende
twijfel weg.
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA nieuws
Maar niet voor lang. Begin jaren
tachtig werd ik benoemd tot Hoofd Post
en Archiefzaken van het Ziekenhuis
Annadal, dat kort daarna zou worden
omgevormd tot (Rijks)Academisch
Ziekenhuis Maastricht. Mijn taak was de
archivering, die tot dan aan de afdelings-
en diensthoofden was overgelaten, in
overeenstemming te brengen met de
voor Rijksinstellingen geldende voor
schriften. Daar wist ik weinig van af (het
is me nog steeds een raadsel waarom ze
juist mij voor die functie hebben aange
zocht); wat werd er van me verwacht? De
richtlijnen waren duidelijk: zaaksgewijze
ordening en dossiers klasseren volgens de
(toen nog maar net ontwikkelde)
Archiefcode Academische Ziekenhuizen.
Verder moest je voldoen aan het Besluit
Post- en Archiefzaken voor de eigen
instelling. Allemaal leuk, maar wat als
zo'n besluit er nog niet is? En van
'Haagse kringen' kwam ook al weinig
medewerking. Toch moet zo'n besluit
door de betreffende minister worden
vastgesteld. Kortom, toen ik bijna tien
jaar later bij het Academisch Ziekenhuis
Maastricht vertrok, was er nog steeds
geen Besluit Post- en Archiefzaken.
En dan een zaaksgewijze ordening. Ik
ben er beslist voorstander van maar bij
een veelvoud aan stukken lukt dat dom
weg niet. Andere bundelvormen zoals
series, adressantenbundels, onderwerps-
bundels, rubriekbundels en reeksen
behoren kennelijk uitsluitend tot de
hulpmiddelen van bedrijfsarchivarissen.
Mijn collega's in de andere academische
ziekenhuizen hadden er wel eens van
gehoord maar een duidelijk beeld ont
brak.
Een derde struikelblok was de kakelverse
Archiefcode Academische Ziekenhuizen.
Weliswaar had deze de Basisarchiefcode
(BAC) als uitgangspunt,maar dan wel
met veronachtzaming van basale regels.
Met regelmaat kwam je sprongen tegen
van bijvoorbeeld het derde naar het acht
ste niveau met het bijbehorend aantal
cijfers, zonder vermelding van tussenlig
gende niveaus. Dat maakt het onmoge
lijk de gebezigde indelingskarakteristiek
te raden waardoor er weinig meer dan
een willekeurige opsomming van los
staande begrippen overbleef. Mijn mede
werkers, merendeels doorgewinterde
DIV'ers met een SOD-opleiding, reikten
me de oplossing aan: het is niet nodig de
systematiek te begrijpen, je moet gewoon
de notaties uit je hoofd leren! Tsja, dan
ga je toch aan jezelf twijfelen.
Gelukkig kon ik het klasseren aan
anderen overlaten en me richten op leu
kere dingen. Die kwamen er in de vorm
van computers. In Overheidsdocumen
tatie (het huidige Od) stond een en ander
over gemeenten die bezig waren hun
postregistratie te automatiseren, een
onderwerp waar we binnen de NVBA ook
niet over uitgepraat raakten. Toch bleken
operationele applicaties nog zeldzaam,
zodat ik zelf een functioneel ontwerp
heb gemaakt. Het eerste softwarehouse
dat werd benaderd om het te realiseren
gaf de opdracht terug en het volgende
wilde er helemaal niet aan beginnen.
Inmiddels weet ik waarom: mijn ontwerp
maakte gebruik van een in twee delen
gesplitst scherm dat vanuit verschillende
modules moest worden aangestuurd.
Technisch was dat niet mogelijk. Met
andere woorden mijn ontwerp had 'win
dows' nodig en die waren nog niet uitge
vonden.
Uiteindelijk vonden we een softwarehou
se dat al een postregistratiepakket had en
dat zodanig wilde aanpassen dat er goed
mee te werken viel. Het uitgangspakket
was Micropost en mijn versie kreeg de
naam Micropost B, waarin de B stond
voor bedrijf. Het voldeed goed en al snel
was er alleen nog sprake van die B-versie
maar die werd gewoon Micropost ge
noemd. Later werd er ook nog een modu
le voor dossierbeheer aan toegevoegd.
Een door mij gemaakt functioneel ont
werp voor een pakket speciaal op teke-
ningenbeheer afgestemd, is nooit uitge
werkt omdat de zaak door mismanage
ment failliet was gegaan.
In diezelfde periode werd ik docent voor
de Gemeenschappelijke Opleiding voor
het vak Organisatie van het archiefbe
heer. Ik ontdekte dat de controverse tus
sen organieke en functionele ordening
inmiddels was vervangen door een doel
matige samenvoeging die, en dat is toch
opmerkelijk, in de Handleiding tussen de
regels al te vinden was.
Eerst directeur, nu secretaris
Mijn activiteiten op automatise
ringsgebied hadden tot gevolg dat ik
mijn baan als rijksambtenaar opzegde en
directeur werd bij dat softwarehouse. En
toen ging ik weer twijfelen. In mijn hele
loopbaan had ik kritiek gehad op mijn
achtereenvolgende bazen omdat het
archief er, zoals ze in het zuiden zeggen,
'aan de léste mem hing'. En ik was nog
geen twee maanden directeur of bij mij
hing het archief daar ook. Overigens wel
begrijpelijk, want wie als ondernemer
fl. 10.000,= liquide beschikbaar heeft en
dat aan het ontwikkelen van een nieuw
product besteedt, beschikt na een half
jaar weer opnieuw over dat bedrag. Maar
zo'n bedrag in je archief investeren,
levert nooit meer zichtbaar geld op. Het
was dus onmogelijk om voldoende in
mijn zo beminde archief te investeren.
Dit en een diepgaand verschil van
mening met de andere directieleden over
de omgang met klanten, deden me
besluiten mijn ontslag te nemen. Het
kort daarop volgende faillissement was
dan ook beslist niet aan mij te wijten.
Binnenkort neem ik een (niet betaalde)
functie op me: secretaris van Visstand
verbetering Maas, organisatie tot beharti
ging van de belangen van de sportvisse-
rij. Die vereniging is in 1947 opgericht
om de gevolgen van de watervervuiling
voor de visstand tegen te gaan en ik ben
er al meer dan zestien jaar bestuurslid.
Mijn plan is om, niet geplaagd door twij
fels, het archief van die vereniging te
reorganiseren. Zoals de Handleiding dat
voorschrijft, laat ik de bestaande orde
ning van het al aanwezige archief zoveel
mogelijk intact en zal het nieuw te vor
men archief ordenen op basis van de
principes van de functionele ordening.
51
Na zijn afscheid als voorzitter van de NVBA
mei jl. verschenen reeds drie delen van het
levensverhaal van Ben Schmitz. Wegens
het ontbreken van het NVBA Nieuws in
voorgaande nummers thans het vierde en
laatste deel van dit relaas.
1 archievenblad november 2000
Geen uitvinder
\mm
Struikelbrokken
Functioneel ontwerp
november 2000
archievenblad