NVBA nieuws nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen Halverwege deze periode werd ik opge roepen voor herhalingoefeningen. Ik werd ingedeeld bij een Geniebataljon dat tot dat moment alleen op papier had bestaan en nu voor de duur van die her halingsoefening voor het eerst echt tot leven was gekomen. Omdat ik er vrijwel niemand kende, kwam ik niet in de ver leiding om 's avonds te gaan stappen. Integendeel, om de verveling de baas te blijven stortte ik me vol ijver op mijn taak om postbehandeling en archivering in goede banen te leiden. Gelukkig was de bemanning dit keer conform de nor matieve bezetting en had ik daar ruim de tijd voor. We beperkten ons tot drie brie venboeken: het algemene brievenboek, het brievenboek voor strafzaken tegen onderofficieren en het geheime brieven boek (dat ook dit keer tegen alle regels in door mij moest worden bijgehouden). Voor de archivering werd gekozen voor de organieke aanpak: zoveel mogelijk series van gelijkvormige/gelijksoortige stukken en waar mogelijk zaakdossiers vormen en het restant in een numerieke reeks. Of deze opzet goed was voor het terugvinden van stukken heb ik niet kun nen ontdekken in deze vier weken. Wel '40 jaar twijfel' (deel 4) In feite was het dynamisch archief van Fabricagevoorschriften een vermen ging met het schaduwarchief. Vanwege zijn functie als centraal distributiecen trum voor technische knowhow was dat echter zeer praktisch. Het statisch archief omvatte de geschiedenis van alle teke ningen etc. van producten vanaf hun introductie tot het moment waarop de fabricage definitief gestaakt was en er geen onderhoud- of serviceverplichtin gen meer van kracht waren. Het was 100% toegankelijk middels indices. (Zie Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5515, paragraaf Voorbeeld van een bedrijf- stekeningen-arch ief) Een van mijn neventaken was het bij houden van de classificatie op basis waar van wereldwijd de niet- productspecifie- ke voorschriften van nummers werden voorzien. Door mijn kennis van classifi- catieleer ontdekte ik dat de ontwerper van het systeem een echte vakman was geweest, maar dat het daarna was volge lopen met onjuiste uitbreidingen. Niemand die nog inzicht had in de uit gangspunten van de classificatie. De gevolgen daarvan werden pas goed zicht baar toen de buizentechniek (waarop de classificatie was gestoeld) gelijdelijk aan werd verdrongen door die voor halfgelei ders. De daarbij gebruikte technieken waren volkomen onbekend toen de clas sificatie werd ontworpen terwijl ook de procesvolgorde steeds meer ging afwij ken van wat in het buizentijdperk gebrui kelijk was. Inmiddels waren de onjuiste uitbreidingen echter wereldwijd in zo'n grote mate in gebruik dat omcodering onbetaalbaar zou zijn. Dat heeft me mijn hele Philipstijd dwars gezeten. 5° I heb ik, nadat iedereen weer met groot verlof was maar ik met enkele officieren en onderofficieren nog moesten blijven om de zaken af te ronden, de gelegen heid te baat genomen om nog snel een inventaris op het archief te maken. Dat kon omdat op één dossier na alle dossiers inderdaad waren afgesloten. Een unieke belevenis: van een organisatie het archief vormen en beheren van het moment van ontstaan tot de opheffing. De beloning hiervoor bestond - heel uitzonderlijk - uit mijn bevordering van dienstplichtig sergeant-schrijver tot sergeant-majoor. Terug naar Philips in Eindhoven. Elektronenbuizen en Halfgeleiders fu seerde met ICOMA (Industriële Compo nenten en Materialen) tot ELCOMA (Electronic Components and Materials) en de reproductie werd in eigen beheer genomen. Alleen al daardoor breidde mijn functie zich uit. De naam van de afdeling werd Manufacturing Instruc tions and Standardization Department en ik werd adviseur voor de inrichting van afdelingsarchieven. En toen moest ik echte keuzes maken wat betreft de orde- ningssystematiek. Organiek, functioneel, hulpgetallen van de 06? Ik was weer terug bij af! Volgens de lessen van de GO is archief een relatief begrip en kan dus worden toegepast voor zowel een gehele rechtspersoon als voor onderdelen daar van. Omdat Philips toen nog geen richt lijnen had voor de totale archieforganisa tie, besliste ik dat elke afdeling kon wor den aangemerkt als archiefvormer die vrij was in de keuze van archiefopbouw. De volgende stap lag voor de hand: het werd de functionele ordening omdat die mijns inziens het meeste was gebaseerd op wiskunde en logica. Al snel bleek dat men bij het Concernarchief (waar ik ove rigens geen enkele binding mee had) dezelfde gedachtegang had gevolgd. Enerzijds prettig, want het bewees mijn gelijk; anderzijds een teleurstelling want kennelijk was ik geen uitvinder van een nieuwe methodiek. Wel nam het einde lijk mijn al uit de jaren zestig stammende twijfel weg. nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen NVBA nieuws Maar niet voor lang. Begin jaren tachtig werd ik benoemd tot Hoofd Post en Archiefzaken van het Ziekenhuis Annadal, dat kort daarna zou worden omgevormd tot (Rijks)Academisch Ziekenhuis Maastricht. Mijn taak was de archivering, die tot dan aan de afdelings- en diensthoofden was overgelaten, in overeenstemming te brengen met de voor Rijksinstellingen geldende voor schriften. Daar wist ik weinig van af (het is me nog steeds een raadsel waarom ze juist mij voor die functie hebben aange zocht); wat werd er van me verwacht? De richtlijnen waren duidelijk: zaaksgewijze ordening en dossiers klasseren volgens de (toen nog maar net ontwikkelde) Archiefcode Academische Ziekenhuizen. Verder moest je voldoen aan het Besluit Post- en Archiefzaken voor de eigen instelling. Allemaal leuk, maar wat als zo'n besluit er nog niet is? En van 'Haagse kringen' kwam ook al weinig medewerking. Toch moet zo'n besluit door de betreffende minister worden vastgesteld. Kortom, toen ik bijna tien jaar later bij het Academisch Ziekenhuis Maastricht vertrok, was er nog steeds geen Besluit Post- en Archiefzaken. En dan een zaaksgewijze ordening. Ik ben er beslist voorstander van maar bij een veelvoud aan stukken lukt dat dom weg niet. Andere bundelvormen zoals series, adressantenbundels, onderwerps- bundels, rubriekbundels en reeksen behoren kennelijk uitsluitend tot de hulpmiddelen van bedrijfsarchivarissen. Mijn collega's in de andere academische ziekenhuizen hadden er wel eens van gehoord maar een duidelijk beeld ont brak. Een derde struikelblok was de kakelverse Archiefcode Academische Ziekenhuizen. Weliswaar had deze de Basisarchiefcode (BAC) als uitgangspunt,maar dan wel met veronachtzaming van basale regels. Met regelmaat kwam je sprongen tegen van bijvoorbeeld het derde naar het acht ste niveau met het bijbehorend aantal cijfers, zonder vermelding van tussenlig gende niveaus. Dat maakt het onmoge lijk de gebezigde indelingskarakteristiek te raden waardoor er weinig meer dan een willekeurige opsomming van los staande begrippen overbleef. Mijn mede werkers, merendeels doorgewinterde DIV'ers met een SOD-opleiding, reikten me de oplossing aan: het is niet nodig de systematiek te begrijpen, je moet gewoon de notaties uit je hoofd leren! Tsja, dan ga je toch aan jezelf twijfelen. Gelukkig kon ik het klasseren aan anderen overlaten en me richten op leu kere dingen. Die kwamen er in de vorm van computers. In Overheidsdocumen tatie (het huidige Od) stond een en ander over gemeenten die bezig waren hun postregistratie te automatiseren, een onderwerp waar we binnen de NVBA ook niet over uitgepraat raakten. Toch bleken operationele applicaties nog zeldzaam, zodat ik zelf een functioneel ontwerp heb gemaakt. Het eerste softwarehouse dat werd benaderd om het te realiseren gaf de opdracht terug en het volgende wilde er helemaal niet aan beginnen. Inmiddels weet ik waarom: mijn ontwerp maakte gebruik van een in twee delen gesplitst scherm dat vanuit verschillende modules moest worden aangestuurd. Technisch was dat niet mogelijk. Met andere woorden mijn ontwerp had 'win dows' nodig en die waren nog niet uitge vonden. Uiteindelijk vonden we een softwarehou se dat al een postregistratiepakket had en dat zodanig wilde aanpassen dat er goed mee te werken viel. Het uitgangspakket was Micropost en mijn versie kreeg de naam Micropost B, waarin de B stond voor bedrijf. Het voldeed goed en al snel was er alleen nog sprake van die B-versie maar die werd gewoon Micropost ge noemd. Later werd er ook nog een modu le voor dossierbeheer aan toegevoegd. Een door mij gemaakt functioneel ont werp voor een pakket speciaal op teke- ningenbeheer afgestemd, is nooit uitge werkt omdat de zaak door mismanage ment failliet was gegaan. In diezelfde periode werd ik docent voor de Gemeenschappelijke Opleiding voor het vak Organisatie van het archiefbe heer. Ik ontdekte dat de controverse tus sen organieke en functionele ordening inmiddels was vervangen door een doel matige samenvoeging die, en dat is toch opmerkelijk, in de Handleiding tussen de regels al te vinden was. Eerst directeur, nu secretaris Mijn activiteiten op automatise ringsgebied hadden tot gevolg dat ik mijn baan als rijksambtenaar opzegde en directeur werd bij dat softwarehouse. En toen ging ik weer twijfelen. In mijn hele loopbaan had ik kritiek gehad op mijn achtereenvolgende bazen omdat het archief er, zoals ze in het zuiden zeggen, 'aan de léste mem hing'. En ik was nog geen twee maanden directeur of bij mij hing het archief daar ook. Overigens wel begrijpelijk, want wie als ondernemer fl. 10.000,= liquide beschikbaar heeft en dat aan het ontwikkelen van een nieuw product besteedt, beschikt na een half jaar weer opnieuw over dat bedrag. Maar zo'n bedrag in je archief investeren, levert nooit meer zichtbaar geld op. Het was dus onmogelijk om voldoende in mijn zo beminde archief te investeren. Dit en een diepgaand verschil van mening met de andere directieleden over de omgang met klanten, deden me besluiten mijn ontslag te nemen. Het kort daarop volgende faillissement was dan ook beslist niet aan mij te wijten. Binnenkort neem ik een (niet betaalde) functie op me: secretaris van Visstand verbetering Maas, organisatie tot beharti ging van de belangen van de sportvisse- rij. Die vereniging is in 1947 opgericht om de gevolgen van de watervervuiling voor de visstand tegen te gaan en ik ben er al meer dan zestien jaar bestuurslid. Mijn plan is om, niet geplaagd door twij fels, het archief van die vereniging te reorganiseren. Zoals de Handleiding dat voorschrijft, laat ik de bestaande orde ning van het al aanwezige archief zoveel mogelijk intact en zal het nieuw te vor men archief ordenen op basis van de principes van de functionele ordening. 51 Na zijn afscheid als voorzitter van de NVBA mei jl. verschenen reeds drie delen van het levensverhaal van Ben Schmitz. Wegens het ontbreken van het NVBA Nieuws in voorgaande nummers thans het vierde en laatste deel van dit relaas. 1 archievenblad november 2000 Geen uitvinder \mm Struikelbrokken Functioneel ontwerp november 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 25