H Z 0 :n atC ci C 2 frt ütêli W Wij doen gewoon alles Ons werkterrein: Bedrijfs-archiefservice - inventarisatie, bewerking herstructurering - selectie, opschoning vernietiging - advisering, detachering vervanging - organisatie-onderzoek, interim-management begeleiden van projecten - bemiddeling bij automatisering, externe opslag historisch onderzoek - werving selectie nieuwe medewerkers - bedrijfs- en ondernemingsarchieven - overheids-archieven - archieven van maatschappelijke instellingen - dynamische, semi-statische statische archieven - centrale afdelingsarchieven - beleids- uitvoeringsarchieven - personeelsarchieven - kaarten, foto's en tekeningen Joustra Tel.: 030 - 693 32 41 GSM: 06 - 50 50 80 41 EHnNE! Advies en offerte gratis. Kap. Poellplein 1 gg 5046 GV Tilburg Tel. (013) 536 83 55 T bedrijfsarchief EDM te brengen (door ze te plaatsen op image- of documenten server) en verder te correspon deren op basis van 'hyperlinks' naar het betreffende document. Eigenlijk horen Persoonlijke dossiers niet thuis in een kantooromgeving. Een kenmerk van wer ken in een kantoor is immers dat men informa tie met een ander deelt. De werkelijkheid is ech ter anders. Daarom is ervoor gekozen om in eer ste instantie wél een E-Persoonlijk aan medewer kers beschikbaar te stellen. Dit met name om ze bekend te maken met electronische dossiers en om ze in tweede instantie duidelijk te maken dat hun persoonlijke dossiers beter kunnen promo veren naar groepsdossiers. De hele realisatie van EDM heeft een periode van ruim twee jaar in beslag genomen. Dit is inclusief het bedenken van het concept, de RFP (Request for Proposal) fase waarin we zochten naar een geschikte partner en geschikte basis software, het ontwikkelen, het inrichten van een betrouwbare technische omgeving en het inrichten van een goede beheersorganisatie. Tijdens het ontwikkelen van de £DM-infrastruc- tuur is er, vanaf het 3e kwartaal 1999, ook een aantal toepassingen operationeel gemaakt. Dit om te bewijzen dat de gedachte die achter EDM ligt ook in de praktijk kan werken. Op dit moment heeft ongeveer 20% van onze mede werkers toegang tot EDM. Deze medewerkers kunnen nu beschikken over ongeveer 5% van de inhoud van het oorspronkelijke archief. Er loopt een actie 'verbetervoorstellen Centraal Archief' die gekoppeld is aan het plan omn EDM con cernbreed in te gaan voeren. Op basis van deze plannen dienen per eind 2001 alle medewerkers de beschikking te hebben over EDM en zullen zij 80% van de voor hun werk benodigde informa tie ook via EDM of standaard computertoepass ingen betrekken. Bovendien zijn we dan in staat om de opgeslagen informatie te delen met part ners waarmee wij samenwerken. Aangezien er nog weinig jurisprudentie is over het toelaten van electronische informatie als bewijslast, blijft er bij enkele bedrijfsonderdelen toch nog enige voorzichtigheid omtrent het ver- nietigingsbeleid van brondocumenten. Om die reden zal er vooralsnog een vorm van fysieke archivering blijven. Daarbij wordt gezocht naar een goedkope opslagmogelijkheid (bijvoorbeeld: 'grote hoeveelheden documenten sealen en opslaan in zoutmijnen') in combinatie met een dure opvraagmogelijkheid. Alleen dan zullen documenten ook uitsluitend opgevraagd worden als er een groot financieel belang mee gemoeid is. Bij een verzekeringsbedrijf is sprake van bijzonder grote hoeveelheden informatie die niet vanwege historische of andere waarde maar om operatione le redenen beschikbaar moet zijn. Daarom wordt gewerkt aan een soort protocol omtrent de wijze waarop we met het bewaren en de opslag van informatie moeten omgaan. Dit om te voorko men dat alles (je weet maar nooitwordt opge slagen. Daarnaast is EDM natuurlijk uitgerust met een faciliteiten op het gebied van bewaartermij nen en vernietigingsmogelijkheden die gekoppeld zijn aan onze bedrijfsprocessen en bedrijfsregels. Al met al hoopt Interpolis dan ook weer een belangrijke stap voorwaarts te hebben gezet in het verder verbeteren van haar productie- en informatieprocessen en klaar te zijn voor deze nieuwe eeuw. 37 Bedrijfs-archiefservice Joustra werkt in geheel Nederland en opereert vanuit zowel Zeist als Groningen. Wij bieden opdrachtgevers een ruime keuze uit contractmogelijkheden en hanteren variabele tarieven. Discretie en flexibiliteit gaan bij ons hand in hand. Jagerlaan 1a 3701 XG Zeist - archiefrestauratie/massaconservering - behandeling van brandschade - kunstvoorwerpen-restauratie - vacuüm-vriesdrogen - Kenmerken en voordelen Persoonlijk dossier Toegang tot documenten via een logische naam De medewerker wordt gedwongen om een structuur in zijn dossiers aan te brengen Zoekfuncties op kenmerken Zoekfunctie op inhoud van electronische docu menten (full text search) Minder netwerkverkeer. Minder opslagruimte. Eenvoudiger versiebeheer op electronische documenten. Goede aansluiting tussen de diverse soorten dossiers. Eenvoudige zoekfunctie. Concernbreed Mobiliteit met flexibel werken: iedereen, ook de directie ziet af van een vaste werkplek. Klaar voor nieuwe eeuw Senior beleidsadviseur bij Interpolis opgeslagen is een document - met zoekmechanismen verge lijkbaar met die uit de Internetwereld - voor iedereen opvraagbaar (mits natuurlijk geautoriseerd). Medewerkers beschikken dus over bredere informatie en kunnen daardoor hun klanten beter dienen. Daarnaast vormt, zoals eerder gememoreerd, het EDM sys teem een belangrijk onderdeel om invulling te kunnen geven aan het motto 'Je werkplek is waar je bent'. Immers dankzij EDM kan een medewerk(st)er alle relevante documenten benaderen om zijn/haar taak te kunnen vervullen, onafhan kelijk van de werkplek. Deze werkplek kan binnen het bedrijf gesitueerd zijn of elders op een telewerkplek. Omdat EDM in eerste instantie uitsluitend via een eigen Intranet toegankelijk wordt is een standaard bedrijfswerkplek de enige eis om over de betreffende functionaliteiten te kunnen beschikken. Via EDM krijgt men toegang tot alle informatie die tot op heden is verspreid over het Centraal Archief, lokale archie ven en electronische documen ten (b.v. Mail, Word, of Excel bestanden). De fysieke opslag gebeurt via image en docu ment servers. Daardoor wordt het mogelijk om een docu ment in meerdere dossiers op te nemen terwijl het slechts éénmaal hoeft te worden opgeslagen. november 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 18