H
Z
0
:n
atC
ci
C
2 frt
ütêli
W
Wij doen gewoon alles
Ons werkterrein:
Bedrijfs-archiefservice
- inventarisatie, bewerking herstructurering
- selectie, opschoning vernietiging
- advisering, detachering vervanging
- organisatie-onderzoek, interim-management begeleiden
van projecten
- bemiddeling bij automatisering, externe opslag
historisch onderzoek
- werving selectie nieuwe medewerkers
- bedrijfs- en ondernemingsarchieven
- overheids-archieven
- archieven van maatschappelijke instellingen
- dynamische, semi-statische statische archieven
- centrale afdelingsarchieven
- beleids- uitvoeringsarchieven
- personeelsarchieven
- kaarten, foto's en tekeningen
Joustra
Tel.: 030 - 693 32 41
GSM: 06 - 50 50 80 41
EHnNE!
Advies en offerte gratis.
Kap. Poellplein 1 gg
5046 GV Tilburg
Tel. (013) 536 83 55
T
bedrijfsarchief
EDM te brengen (door
ze te plaatsen op image-
of documenten server)
en verder te correspon
deren op basis van
'hyperlinks' naar het
betreffende document.
Eigenlijk horen Persoonlijke dossiers niet thuis
in een kantooromgeving. Een kenmerk van wer
ken in een kantoor is immers dat men informa
tie met een ander deelt. De werkelijkheid is ech
ter anders. Daarom is ervoor gekozen om in eer
ste instantie wél een E-Persoonlijk aan medewer
kers beschikbaar te stellen. Dit met name om ze
bekend te maken met electronische dossiers en
om ze in tweede instantie duidelijk te maken dat
hun persoonlijke dossiers beter kunnen promo
veren naar groepsdossiers.
De hele realisatie van EDM heeft een periode
van ruim twee jaar in beslag genomen. Dit is
inclusief het bedenken van het concept, de RFP
(Request for Proposal) fase waarin we zochten
naar een geschikte partner en geschikte basis
software, het ontwikkelen, het inrichten van
een betrouwbare technische omgeving en het
inrichten van een goede beheersorganisatie.
Tijdens het ontwikkelen van de £DM-infrastruc-
tuur is er, vanaf het 3e kwartaal 1999, ook een
aantal toepassingen operationeel gemaakt. Dit
om te bewijzen dat de gedachte die achter EDM
ligt ook in de praktijk kan werken. Op dit
moment heeft ongeveer 20% van onze mede
werkers toegang tot EDM. Deze medewerkers
kunnen nu beschikken over ongeveer 5% van de
inhoud van het oorspronkelijke archief. Er loopt
een actie 'verbetervoorstellen Centraal Archief'
die gekoppeld is aan het plan omn EDM con
cernbreed in te gaan voeren. Op basis van deze
plannen dienen per eind 2001 alle medewerkers
de beschikking te hebben over EDM en zullen zij
80% van de voor hun werk benodigde informa
tie ook via EDM of standaard computertoepass
ingen betrekken. Bovendien zijn we dan in staat
om de opgeslagen informatie te delen met part
ners waarmee wij samenwerken.
Aangezien er nog weinig jurisprudentie is over
het toelaten van electronische informatie als
bewijslast, blijft er bij enkele bedrijfsonderdelen
toch nog enige voorzichtigheid omtrent het ver-
nietigingsbeleid van brondocumenten. Om die
reden zal er vooralsnog een vorm van fysieke
archivering blijven. Daarbij wordt gezocht naar
een goedkope opslagmogelijkheid (bijvoorbeeld:
'grote hoeveelheden documenten sealen en
opslaan in zoutmijnen') in combinatie met een
dure opvraagmogelijkheid. Alleen dan zullen
documenten ook uitsluitend opgevraagd worden
als er een groot financieel belang mee gemoeid is.
Bij een verzekeringsbedrijf is sprake van bijzonder
grote hoeveelheden informatie die niet vanwege
historische of andere waarde maar om operatione
le redenen beschikbaar moet zijn. Daarom wordt
gewerkt aan een soort protocol omtrent de wijze
waarop we met het bewaren en de opslag van
informatie moeten omgaan. Dit om te voorko
men dat alles (je weet maar nooitwordt opge
slagen. Daarnaast is EDM natuurlijk uitgerust met
een faciliteiten op het gebied van bewaartermij
nen en vernietigingsmogelijkheden die gekoppeld
zijn aan onze bedrijfsprocessen en bedrijfsregels.
Al met al hoopt Interpolis dan ook weer een
belangrijke stap voorwaarts te hebben gezet in
het verder verbeteren van haar productie- en
informatieprocessen en klaar te zijn voor deze
nieuwe eeuw.
37
Bedrijfs-archiefservice Joustra werkt in geheel Nederland en opereert vanuit zowel Zeist als
Groningen. Wij bieden opdrachtgevers een ruime keuze uit contractmogelijkheden en hanteren
variabele tarieven. Discretie en flexibiliteit gaan bij ons hand in hand.
Jagerlaan 1a
3701 XG Zeist
- archiefrestauratie/massaconservering
- behandeling van brandschade
- kunstvoorwerpen-restauratie
- vacuüm-vriesdrogen
-
Kenmerken en voordelen Persoonlijk dossier
Toegang tot documenten via een logische naam
De medewerker wordt gedwongen om een
structuur in zijn dossiers aan te brengen
Zoekfuncties op kenmerken
Zoekfunctie op inhoud van electronische docu
menten (full text search)
Minder netwerkverkeer.
Minder opslagruimte.
Eenvoudiger versiebeheer op electronische
documenten.
Goede aansluiting tussen de diverse soorten
dossiers.
Eenvoudige zoekfunctie.
Concernbreed
Mobiliteit met flexibel werken: iedereen, ook de directie
ziet af van een vaste werkplek.
Klaar voor nieuwe eeuw
Senior beleidsadviseur bij Interpolis
opgeslagen is een document -
met zoekmechanismen verge
lijkbaar met die uit de
Internetwereld - voor iedereen
opvraagbaar (mits natuurlijk
geautoriseerd). Medewerkers
beschikken dus over bredere
informatie en kunnen daardoor
hun klanten beter dienen.
Daarnaast vormt, zoals eerder
gememoreerd, het EDM sys
teem een belangrijk onderdeel
om invulling te kunnen geven
aan het motto 'Je werkplek is
waar je bent'. Immers dankzij
EDM kan een medewerk(st)er
alle relevante documenten
benaderen om zijn/haar taak
te kunnen vervullen, onafhan
kelijk van de werkplek. Deze
werkplek kan binnen het
bedrijf gesitueerd zijn of
elders op een telewerkplek.
Omdat EDM in eerste instantie
uitsluitend via een eigen
Intranet toegankelijk wordt is
een standaard bedrijfswerkplek
de enige eis om over de
betreffende functionaliteiten te
kunnen beschikken.
Via EDM krijgt men toegang
tot alle informatie die tot op
heden is verspreid over het
Centraal Archief, lokale archie
ven en electronische documen
ten (b.v. Mail, Word, of Excel
bestanden). De fysieke opslag
gebeurt via image en docu
ment servers. Daardoor wordt
het mogelijk om een docu
ment in meerdere dossiers op
te nemen terwijl het slechts
éénmaal hoeft te worden
opgeslagen.
november 2000
archievenblad