0
FLEXIBEL EN PAPIERLOOS
bedrijfsarchief
bedrijfsarchief
Door af te stappen van vaste werkplekken
wordt een kantoorgebouw beter benut en zetten
medewerkers een eerste stap naar flexibel werken.
Naast ruime, open werkplekken biedt het
Interpolis-kantoor ook kleine, besloten 'cock
pits' waar de individuele medewerker zich kan
terugtrekken.
Een van de onvolkomenheden in de
Interpolis oplossing is dat veel informatie (denk
aan binnenkomende correspondentie, faxen
e.d.) zich op papier bevindt en vaak in dossiers is
opgeborgen. Bovendien slaan medewerkers elec-
tronische documenten (Word, Excel, Power
Point, beelden e.d.) op in persoonlijke of afde-
lingsgerichte bibliotheken terwijl ze een breder
bereik zouden moeten hebben dan deze digitale
domeinen. Dergelijke dossiers en electronische
documenten zijn bovendien niet of slecht toegan
kelijk voor medewerkers die op afstand werken.
Met het £DM-programma worden mogelijkhe
den geboden om (voor zover nodig) de binnen
komende papierstroom te digitaliseren en deze
'ongestructureerde' informatie electronisch te
ontsluiten en ter beschikking te stellen aan
bevoegde gebruikers van het netwerk. Hierbij
wordt gebruik gemaakt van Web-technologie.
Om het doel van het EDM project te berei
ken is er in de infrastructuur een aantal produc
ten benoemd, waaronder het E-Archief (archief
dossiers). Deze electronische archiefstructuur
omvat de elementen Domein (zoals Schade
verzekering, Levensverzekeringen maar ook
Concern HRM, enz), Archief (zoals acceptatie,
schade, personeelsdossiers, enz.) en Sleutel (zoals
polisnummer, salarisnummer). Kenmerkend van
archiefdossiers is dat zij voornamelijk gevuld
zijn met NIET-muteerbare documenten zoals
images en computeroutput (COLD). Op deze
documenten is het wél mogelijk om annotaties
te maken.
Binnen Interpolis is
thans nog een uitge
breid papieren Cen
traal Archief aanwe
zig. Het is aan de eige
naren van deze ar
chieven om te beslis
sen hoe ze daar in de
toekomst mee om
gaan. Zij kunnen kie
zen voor een volledige
backlog conversie,
waarbij het betreffen
de archief (deel) volle
dig wordt gescand en
ingebracht in EDM of
voor eerst opschonen
en dan scannen. Een
andere mogelijkheid
is het helemaal niet
inbrengen in EDM en
het archief laten doodbloeden.
Er kan ook besloten worden een dossier te scan
nen op het moment dat het in behandeling
wordt genomen (scannen on demand). Of men
kiest voor de hybride oplossing, een combinatie
van papier en electronisch, waarbij alleen nieu
we stukken in het electronisch archief komen.
Naast de bekende dossierarchieven komen
we in een kantooromgeving ook nog veel infor
matie tegen die in kasten, bureaus en andere
plaatsen is opgeslagen. Deze informatie is over
het algemeen anders georganiseerd dan bij
Archiefdossiers. Bovendien betreft het in dit
geval vooral documenten die al (eerder) in enige
vorm electronisch en daarmee ook meestal
muteerbaar beschikbaar zijn/waren. Daarom
werd ook de E-Groep (groepsdossiers) benoemd.
Dit maakt het mogelijk om een structuur op te
bouwen die grotendeels overeenkomt met de
directory-structuur zoals bijna iedereen die reeds
kent. Hier wordt een dossier opgebouwd
bestaande uit Domein, Dossier, Map en Tabblad.
Nadat binnen de structuur een keuze is gemaakt,
verschijnen op het scherm de kenmerken van de
achter het tabblad behorende documenten.
Deze zijn dus over het algemeen muteerbaar
waardoor er géén annotatiefunctie beschikbaar
is, maar in de plaats daarvan worden de versies
van documenten bijgehouden.
Vanzelfsprekend is het systeem voorzien van
een autorisatiestructuur op persoon- en docu
mentniveau.
Binnen het IKC-concept wordt door alle
medewerkers uitgebreid gebruik gemaakt van de
beschikbare kantoor (Office) en E-mail functies
veelal in combinatie met electronische attach
ments. Hierdoor ontstaat er een levendig net
werkverkeer waarbij dikwijls documenten wor
den gevoegd bij de betreffende boodschap. Het
is dan aan de ontvanger om te bepalen wat hij
met de betreffende documenten doet. Hierdoor
wordt inefficiënt omgegaan met ons netwerk en
met de opslagmedia. Binnen de structuur van E-
groep kunnen ook Persoonlijke dossiers worden
opgenomen, een afzonderlijk domein dat bij
aanloggen alleen voor de betreffende eigenaar
beschikbaar is. Deze toepassing maakt het moge
lijk om documenten binnen het beheer van
34
november 2000
november 2000
35
De inrichting
Al heel lang bestaan er twee
manieren om mensen in een
kantoor te huisvesten.
De eerste oplossing is het 'cel-
lenkantoor', een aaneenschake
ling van kamers voor individuele
medewerkers of kleine groepjes
aan weerszijden van lange gan
gen. De tweede oplossing is een
'kantoortuin', grote zalen - hele
verdiepingen soms - met com
plete afdelingen. Beide soorten
huisvesting hebben voor- en
nadelen.
Het cellenkantoor stelt mensen
in staat om geconcentreerd te
werken, maar is bepaald niet
bevorderlijk voor de communica
tie. De kantoortuin biedt wel
alle mogelijkheden voor onder
ling contact maar maakt gecon
centreerd werken juist weer
moeilijk. De medewerkers van
het oude Interpolis werkten in
zo'n kantoortuin waarbij voor de
hogere functionarissen uitzonde
ringen werden gemaakt door ze,
omringd met de nodige status,
in kamers te huisvesten.
Interpolis had toen ook het
imago van een stoffige, ambte
lijke verzekeringsmaatschappij
waar je niet als eerste aan dacht
als je een nieuwe werkgever
zocht.
Het Interpolis Kantoor Concept
(IKC) combineert de voordelen
van deze twee systemen. Er zijn
ruime, open werkplekken naast
kleine, besloten 'cockpits' waar
de individuele medewerker zich
kan terugtrekken.
Het meest bijzonder aan het IKC
is dat niemand een vaste werk
plek heeft, je werkplek is waar
je bent, dat is het uitgangspunt.
Zo spring je uiterst efficiënt om
met de beschikbare ruimte. Uit
onderzoek blijkt dat de gemid
delde werkplek slechts geduren
de 30 tot 50% van de bedrijfs
tijd bezet is. Door af te stappen
van vaste werkplekken voor
iedereen wordt ook bereikt dat
een kantoorgebouw veel beter
benut wordt. Bovendien zetten
de medewerkers door deze
werkplekbenadering een eerste
stap naar flexibel werken.
Interpolis Kantoor (oncept en EDM effenen weg naar papier-arm kantoor
Door Jac van Daal*
Het is een bijzonder gebouw, het hoofdkantoor van
verzekeraar Interpolis in Tilburg. Niet alleen omdat
het zo opvallend uittorent boven de stad, maar
vooral om de nogal ongewone inrichting. Niemand
heeft er een vaste werkplek, 'je werkplek is waar je
bent'. Een eerste stap naar flexibel werken. Een
concept dat de mensen die daar werken op het lijf
is geschreven. Werknemers van Interpolis vormen
niet 'zomaar' een werkgemeenschap. Zij werken
met hart voor de individuele klant in een open
onderneming die zich sterk betrokken voelt bij de
lokale gemeenschap.
Visie
Een van de uitwerkingen van het beleid is dat
we werken onder het credo 'je werkplek is
waar je bent' en 'iedere medewerker handelt
alsof hij eigen ondernemer is'. In dit kader zijn
diverse innovatieve stappen genomen, zoals:
De eerder aangehaalde huisvesting is speciaal
gebouwd en ingericht op een 'iean office con
cept'. Hierdoor wordt afstand gedaan van een
vaste werkplek voor directie, management en
overige medewerkers.
IKC; een combinatie van netwerk, office toe
passingen, beveiliging e.d. dat het werken met
je eigen kantoortoepassingen op elke fysieke
werkplek ondersteunt.
IPC (Interpolis Performance Cyclus) waarbij iedere
medewerker met zijn leider performance afspra
ken maakt en daar ook op beoordeeld wordt.
Stimuleren van mobiliteit en telewerken.
Investeren in en experimenteren met nieuwe
technologieën zoals netwerken met grote capa
citeit (tot 160 Mb), draadloze netwerkverbindin
gen, de nieuwste telefooncentrales met mobiel
telefoonverkeer.
Kortom: een beleid dat;
- eigen ondernemerschap, mobiliteit en tele
werken stimuleert,
- gericht is op het inhoud geven aan het begrip
"Customer value",
- innovatie hoog in het vaandel heeft staan.
P>-l>
Minder papier, meer flexibiliteit
Opvallende toren van Interpolis in Tilburg.
(Foto: Studio Van Dusseldorp)
E-Archief
Kenmerken en voordelen E-Archief
Toegang via een uniek kenmerk
Ondersteuning van natuurlijke functies bij het
omgaan met papier in gescand formaat
(Deel)besluitvorming omtrent conversie van het
huidige archief voor toegang via EDM.
Gelijktijdige toegang tot een dossier door meer
dere medewerkers.
Snelle toegang tot dossiers.
Geen onderbreking in het BU-proces door
archief opvragingen.
Verbeterde serviceverlening.
Meer mogelijkheden voor productontwikkeling
Daling jaarlijkse kosten ten opzichte van papie
ren archief.
E-Groep
Kenmerken en voordelen Groepsdossier
Toegang van de dossiers via een logische naam
(b.v. projectnaam, productnaam etc.).
Standaard gestructureerde dossiers (te bepalen
per BU).
Zoekfuncties op kenmerken.
Zoekfunctie op inhoud van electronische docu
menten (full text search).
Gelijktijdige toegang tot een dossier door meer
dere medewerkers.
'Papieren' en electronische documenten vanaf
elke werkplek toegankelijk.
'Papieren' en electronische documenten in het
zelfde dossier toegankelijk.
Documenten worden maar eenmaal opgeslagen,
onafhankelijk in hoeveel dossiers hetzelfde
document voorkomt.
Eenduidig gestructureerde dossiers.
Eenvoud van zoeken.
Versiebeheer op electronische documenten.
Persoonlijke dossiers
Doel en kerntaken van het
project EDM
EDM staat voor Enterprise
Document Management en
betreft een project dat tot
doel heeft om een infrastruc
tuur te creëren waarmee het
mogelijk wordt om verregaand
papierloos te werken. Het
woord 'Enterprise' is hierbij
bedoeld om aan te geven dat
niet gezocht is naar een optel
som van individuele oplossin
gen (departementale syste
men) maar naar één totaalop
lossing waar de hele onderne
ming van kan profiteren. De
basisgedachte hierachter is dat
EDM zich voor de gebruiker
moet manifesteren alsof alle
betrokken documenten zijn
opgeborgen in één grote elec
tronische documentenbak.
Daarbij krijgt de gebruiker een
hulpmiddel waarmee hij op
een eenvoudige wijze een
'view (gestructureerde wijze
van kijken naar)' over deze
documentenbak kan maken.
Tevens krijgt hij eenvoudige
zoekmogelijkheden om eigen
queries te kunnen samenstel
len. Het interesseert een
gebruiker niet welke technie
ken daarvoor worden gebruikt.
Dit alles zou dan ook moeten
passen binnen het IKC en
gebaseerd moeten zijn op een
intranetbenadering.
Betekenis van EDM voor
bedrijfsonderdelen.
Met behulp van EDM is het
mogelijk (technische) invulling
te geven aan de concernbrede
toegang tot electronische
informatie. Eenmaal in EDM
archievenblad
archievenblad
