B en H Van inbox tot archief. En vice versa.
Kap. Poellplein 1
5046 GV Tilburg
Tel. (013) 536 83 55
Ooit verdween
al wat oud genoeg
was in het archief. Wij leverden
reeds toen de oplossingen om veilig
te archiveren en snel weer terug te
vinden. Met de moderne technologie kunt
u een document al 'filen' bij binnenkomst.
Zo kan het sneller en efficiënter worden behandeld
en niet meer zoekraken in de documentstroom.
BenH biedt oplossingen voor uw documentstroom en archief -
behoeften. Razendsnelle scanners en speciale software om al uw
inkomende (en uitgaande) documenten te digitaliseren, te indexeren en weer
terug te vinden en op te roepen. En microfilmscanners en reader/printers voor
het digitaliseren, terugvinden en prmten van documenten vanaf microfilm.
werk in uitvoering
telers-
lisering zal het een ontzagwekkende klus
blijven om daaruit een bepaald document
of een specifieke versie te kunnen vinden.
Tegelijk is het duidelijk dat van de over
heid steeds meer doelmatigheid en recht
matigheid geëeist wordt. Voor de ministe
ries blijkt dat bijvoorbeeld uit de nieuwe
jaarlijkse verantwoording (derde woens
dag in mei) en de nieuwe opzet van de
rijksbegroting. Bovendien worden burgers
steeds mondiger en kritischer. Om verant
woording te kunnen afleggen heeft een
ministerie relevante informatie nodig. Als
die ook nog snel gevonden moet worden,
is een goede toegankelijkheid van de
informatiestromen nodig die meer vergt
dan een onderwerpsgewijze benadering
met codes en trefwoorden. Structureren
van informatievoorziening op basis van
de werkprocessen is de beste aanpak. Om
documenten te kunnen vinden die een
bepaalde actie, afspraak of toezegging aan
tonen, moet hun ordening die processen
zo goed mogelijk volgen. Door hun
onderliggende analyse van structurele
taken bieden selectielijsten en de bijbeho
rende contextrapporten daar een goede
basis voor. Overigens is het wat mij betreft
niet aan te bevelen om hun structuur zon
der meer over te nemen, omdat een orga
nisatie altijd met meerdere lijsten werkt
die vaak hun eigen structuur hebben.
Bovendien stelt toegankelijkheid andere
indelingseisen dan selectie.
De contextrapporten (RIO's voor de die
hards) kunnen ook fungeren als naslag
werk van het overheidshandelen. Ze bie
den degelijke achtergrondinformatie bij
de beleidsterreinen: een overzicht van de
geldende wet- en regelgeving en organi
satie plus een beschrijving van de maat
schappelijke context en de relevante
overheidsactoren. Dat alles over een
lange periode en getoetst door deskundi
gen. Daarom gaat het ministerie van
LNV de rapporten over de eigen beleids
terreinen op de website publiceren. Een
van de doelstellingen van het omvangrij
ke project Handelingenbank, dat een
nieuwe start maakt onder leiding van
BZK, is burgers en parlement inzicht te
geven in het doen en laten van de over
heid. De handelingen uit de selectielijs
ten en de contextbeschrijvingen vormen
bij elkaar namelijk een soort encyclope
die van het overheidshandelen.
Selectielijsten kunnen dus veel meer
dan oud papier wegwerken. Het is
natuurlijk cruciaal dat ze adequaat wor
den onderhouden. Dat betekent ener
zijds actualisering en anderzijds reparatie
van onvolkomenheden: hiaten of on
juistheden herstellen, handelingen waar
nodig uitsplitsen of juist samenvoegen
ten behoeve van betere toepasbaarheid.
Binnenkort is het Pivot-project afgelopen
en begint de situatie waarin de ministe
ries verder moeten zonder de 50%
inbreng vanuit het ARA. Overheids
organen moeten tenslotte zelf hun selec
tielijsten ontwerpen en onderhouden.
Deze overgang is al enkele jaren onder
werp van gesprek tussen het ARA en de
ministeries en heeft geleid tot een
beschrijving van de taakverdeling op het
gebied van onderhoud. De coördinatie
commissie algemene secretarie-aangele
genheden (CCASA, inmiddels opgevolgd
door het overleg digitaal en documentair
informatiemanagement, DDIM) stelde
een jaar geleden een model vast voor een
serie convenanten tussen het ARA en elk
ministerie. Sindsdien is het stil rond de
convenanten en dat ligt eens een keer
niet aan de ministeries. In het door de
Rijksarchiefdienst nieuw ingezette beleid
staat de klant centraal en worden de ban
den met de 'leveranciers' verzwakt. Wat
dit betekent voor het onderhoud van
selectielijsten is al geruime tijd voorwerp
van interne deliberatie.
inmiddels conformeren de ministeries
zich aan de nieuwe methode, maar zon
der focaal punt dreigt de samenhang te
verdwijnen voordat het onderhoud goed
en wel begonnen is. Dat de regie voor
goed bij het ARA moet liggen wil ik niet
beweren, maar zeker voor een overgangs
periode is het logisch om een centrale rol
te geven aan de organisatie die de metho-
de bedacht heeft en over de meeste ver
zamelde kennis beschikt. Een abrupte
beëindiging van de samenwerking ver
zwakt de organisatie-overstijgende aan
pak die juist een van de sterkste punten
van de selectielijsten is. Ook anderszins is
beëindiging niet bepaald bevordelijk
voor de continuïteit of de rijksbrede ver
betering van de selectie-instrumenten.
Hierover had zelfs de Raad voor Cultuur
(geen natuurlijke bondgenoot van de
ministeries) kritische opmerkingen bij de
advisering over het RAD-beleidsplan.
Doel één van het Pivot-project was
het versneld selecteren van de archiefbe
standen die daarvoor in aanmerking kwa
men toen de overbrengingstermijn werd
teruggebracht van 50 naar 20 jaar. Dit
loopt allemaal behoorlijk goed. Maar het
voorkomen van nieuwe achterstanden
was de tweede doelstelling en deze zou
den wel eens een digitale vorm kunnen
hebben. Zonder een goede samenwerking
is het bijna onmogelijk om de lijsten op
peil te houden en waar mogelijk te verbe
teren. Ministeries zijn zelf verantwoorde
lijk, maar in dit kwetsbare stadium is er
behoefte aan een duidelijke basis om de
structurele onderhoudstaak van dit nieu
we instrumentarium op poten te zetten.
Hoe dan ook, binnenkort verschijnt de
langverwachte externe evaluatie van het
Pivot-project. Ook daaraan zal het
Archievenblad aandacht besteden.
I 15
archiefrestauratie/massaconservering
behandeling van brandschade
kunst voor werpen-restauratie
vacuüm-vriesdrogen
HMNE
Postbus 2140, 8203 AC Lelystad. Telefoon (0320) 26 78 20. E-mail: quickmail@benh.nl www.benh.nl
MICRODATA SYSTEMEN
fflCtoRj
yrfjuA.- I/efOXnttS^
RIO's bieden degelijke achtergrondinformatie bij de be
leidsterreinen en kunnen daarom ook fungeren als naslag
werk van het overheidshandelen. Illustratie:Willem Kuiler
Wolken aan de horizon
september 2000
Duidelijke basis
Senior adviseur documentaire informatie bij het
ministerie van LNV. Geschreven op persoonlijke titel.
[1] Michio Kaku, Visions. How Science Will Revolu
tionize the Twenty-First Century and Beyond
(Oxford 1998), biz. 32.
[2] De regeling is gebaseerd op artikel 12 van het
Archiefbesluit en zal gelden voor de hele overheid.
[3] J. van Barneveld, 'Selectie, digitalisering en het
cultuur-historisch belang' in: Od (januari 2000).
archievenblad I
