electielijsten en digitale duurzaamheid
werk in uitvoering
k DE MEERWAARDE VAN SELECTIE
werk in uitvoering
Selectielijsten zijn ontworpen voor het weg
werken van een papierberg. Er wordt wel gezegd
dat die situatie gaat verdwijnen doordat papier
als medium overbodig wordt in het digitale tijd
perk. Maar is dat wel zo?
Om te beginnen heeft het aangekondigde
'papierloze kantoor' zich ondanks de voorspel
lingen van zo'n twintig jaar geleden nog niet
gemanifesteerd. Door hun lompe karakter zijn
beeldschermen nog steeds niet prettig als lees-
medium, want de lezer wordt in een gefixeerde
houding gedwongen, die niet alleen ongemak
kelijk is maar waarop het menselijk bewegings
apparaat niet berekend is (vandaar RSI).
Tegelijktijd is printen en kopiëren steeds makke
lijker geworden, en al met al is de hoeveelheid
papieren documenten juist sterker gestegen.
Toch is de techniek in staat om beter tegemoet
te komen aan het leesgemak door de ontwikke
ling van beter hanteerbare beeldschermen. En
verder verwachten de Willie Wortels van het
MIT Media Lab (MIT Massachuchetts Institute
of Technology) vanaf 2010 een vervanging van
papier door 'disposable smart pads', digitale
wegwerpvellen die bijna zo dun zullen zijn als
papier. IH
Misschien gaat het nog eens gebeuren, die
papierloze toekomst. Zal in zo'n paradijselijke
digitale wereld selectie een overbodig fenomeen
worden? Een tekort aan opslagruimte speelt dan
immers geen rol meer. Maar daarnaast hebben
we met nog twee andere factoren te maken. Ten
eerste brengt digitale opslag zijn eigen proble
men mee, want duurzame en betrouwbare
opslag is technisch gezien zeer ingewikkeld.
Maar zelfs met een daarvoor bevredigende
oplossing is er een tweede adder onder het gras:
de Archiefwet. Gesteld natuurlijk dat we die dan
nog hebben en dat de strekking nog dezelfde is
als de huidige. Hoe dan ook, archiefstukken hoe
ven helemaal niet van papier te zijn om onder
het regime van de Archiefwet te vallen, sterker
nog: de verschijningsvorm maakt geen bliksem
uit. Neerslag van het overheidshandelen, daar
gaat het om. Hierdoor gelden voor elektronische
archiefdocumenten dezelfde beheersplichten als
voor papieren archiefbestanden, en een van die
plichten is selectie met een vastgestelde selectie
lijst. Papier kan uitsterven, maar selectie blijft.
Voor digitale bestanden met cultuurhistori
sche waarde is er een bijzondere behandeling in
de maak: de regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden!2l Deze opvolger van het
proefreglement digitale archiefbescheiden (1997)
geeft uitgebreide voorschriften voor het waar
borgen van de authenticiteit door opslag in een
standaardformaat met contextgegevens en
metadata, verder stelt het huidige concept de
plicht om technische metadata over het beheer
en de aanmaak van bestanden vast te leggen en
te bewaren, evenals documentatie over de func
tionaliteit van de toepassingprogrammatuur.
ook die programmatuur zelf moet bewaard en
leesbaar blijven, inclusief documentatie en
afkoop van licenties. Deze voorschriften gaan
alleen gelden voor bewaarbestanden; om te
voorkomen dat alle digitale bestanden met de
bovengenoemde formidabele beheerslast wor
den opgezadeld, zal een organisatie zijn bestan
den moeten selecteren.
In div-kringen wordt selectie van digitale
bestanden gezien als een weerbarstig en uiterst
gecompliceerd probleem, dat met spoed
een methode vereist die rekening houdt
met de digitale verschijningsvormen.
Nou ja, met spoed? De Od van januari
dringt aan op 'een nieuw begin van een
dialoog voor het ontwikkelen van een
selectiemethode voor elektronische
archieven'.l3l Die dialoog is nodig voor
het verzoenen van de belangen van
bedrijfsvoering met die van het cultureel
erfgoed.
Deze geluiden duiden op onbekendheid
met selectielijsten volgens de methode
van institutioneel onderzoek. Die lijsten
komen tenslotte tot stand met inbreng
vanuit materiedeskundige hoek (beleids
medewerkers), archiefbeheer (div'ers) en
cultuurhistorisch belang (ARA, externe
historici, Raad voor Cultuur). En wat nog
mooier is, ze zijn gebaseerd op taken en
handelingen van de overheid en strekken
zich daardoor niet alleen uit over alle
paperassen die daaruit resulteren, maar
ook over alle digitale en audiovisuele
documenten, en zelfs over documenten
in media die nog moeten worden uitge
vonden. Weliswaar bestaat er nog weinig
ervaring met selectie van digitale bestan
den, maar de basis die de Pivot-selectie-
lijsten daarvoor bieden is op zijn minst
veelbelovend.
Goed, we hebben vastgesteld dat digi
tale bestanden geselecteerd moeten wor
den en dat dat ook wel mogelijk is. Maar
nu de alledaagse werkelijkheid. Om te
beginnen heeft de Regeling geordende en
toegankelijke staat weliswaar een heleboel
versies en inspraakronden doorlopen,
maar vaststelling ligt ook dit jaar niet in
de lijn der verwachting. En dan nog iets.
Het klinkt klassieke archivarissen waar
schijnlijk als ketelmuziek in de oren, maar
niet alle overheidsorganisaties hebben de
Archiefwet in een gouden kadertje boven
hun bureaus gehangen. Er moet al zoveel.
Zeker, selectielijsten zijn toepasbaar op e-
mails, tekstbestanden, spreadsheets,
databases, images enzovoorts, maar in de
praktijk zal dat nog niet zo eenvoudig
zijn en gaat het geld kosten. Kunnen
digitale bestanden niet fijn in het per
soonlijke domein blijven (e-mail, tekst
bestanden, spreadsheets) of bij de recht
lijnig ingestelde jongens van de techniek
(databases)? Laten we wel zijn: de digita
lisering neemt een enorme vlucht. Alleen
al het e-mailverkeer schijnt elke vier
maanden te verdubbelen in omvang! Dat
is op zich wel eens aanleiding tot draco
nische maatregelen van de systeembe
heerders zoals het simpelweg wissen van
hele netwerkschijven, maar het dringt
toch tot steeds meer organisaties door
dat de schoonheid van deze eenvoud ook
nadelen heeft. En die leveren zelfs effec
tievere argumenten voor selectie dan het
verhaal over cultureel erfgoed.
Overheidsorganisaties moeten zich
tegenover steeds meer partijen verant
woorden: de Tweede Kamer, de Algeme
ne en de Europese Rekenkamer, de Euro
pese Commissie, burgers, belangengroe
pen en niet te vergeten het journaille
met de WOB in de aanslag. Als de digita
le omgeving alleen maar groeit, wordt
het steeds moeilijker om een bepaald
document nog te kunnen terugvinden.
En als het al gevonden wordt, dan is het
zonder aantoonbare authenticiteit en
context ongeschikt om het doen en laten
van de organisatie betrouwbaar te kun
nen verantwoorden of documenteren.
Hardware en software veranderen voort
durend en digitale documenten circule
ren vaak in vele versies. Deze onbetrouw
baarheid van elektronische documenten
staat al jaren bekend als het probleem
van digitale duurzaamheid. Wereldwijd
wordt dit steeds urgenter, zonder dat er
oplossingen voor zijn; hoogstens komen
er langzamerhand wat stappen in de
richting van betere beheersing van het
probleem. Een van die stappen, jawel, is
selectie. Het is cruciaal om te kunnen
bepalen welke documenten op termijn
vernietigd kunnen worden (en welke ter
mijn verantwoord is) en welke te zijner
tijd overgebracht gaan worden naar de
Rijksarchiefdienst. Want als digitale
bestanden overgebracht moeten worden
of pas vernietigd mogen worden na tien
of twintig jaar, dan stelt dat veel hogere
eisen aan hun duurzaamheid dan wan
neer ze al weg kunnen na een of twee
jaar.
Verder geeft een goede selectielijst de
mogelijkheid om bij nieuwe systemen
een betere inschatting te maken van de
beheersinspanning: als er documenten
met een lang leven in terecht gaan
komen, dan moet het systeem daarmee
op de juiste wijze omgaan qua contextge
gevens en metadata, en ook betrouwbare
conversie of migratie in de toekomst
mogelijk maken. Voor digitalisering van
documentstromen geldt hetzelfde.
Kortom, de dringende argumenten voor
digitale selectie komen vanuit de functies
van verantwoording en bedrijfsvoering.
Het hoge woord is eruit: selectie van digi
tale documenten maakt het probleem
van digitale duurzaamheid beter beheers
baar. De digitale hooiberg waarin de
naalden met een langere levensduur zich
bevinden wordt namelijk aanzienlijk
kleiner. De reden dat selectielijsten toe
pasbaar zijn in een digitale omgeving is
hun basis in een analyse van taken en
bevoegdheden. Ze gaan niet over docu
mentcategorieën, zelfs niet over een
archiefvormend organisatieonderdeel,
maar over het handelen van formeel
bevoegde instanties. Dat is lange tijd
gezien als het grote nadeel, want het zou
overdreven ingewikkeld zijn en onwerk
baar. Inmiddels wordt duidelijk dat deze
aanpak niet alleen werkt voor papieren
documenten maar ook voor digitale, ja,
daarvoor waarschijnlijk zelfs de enige
levensvatbare benadering is.
Selectielijsten hebben nog andere
toepassingen: ze geven aanknopingspun
ten voor een effectievere archiefstruc
tuur. De bovengenoemde digitale hooi
berg wordt door selectie wel kleiner, maar
door de exponentieel toenemende digita-
12
13
Korte samenvatting van het
voorafgaande
Selectie van archiefdocumenten
is op basis van de Archiefwet
verplicht voor alle overheidsorga
nen. De selectielijsten voor de
ministeries en Hoge Colleges van
Staat zijn gebaseerd op de
methode van institutioneel
onderzoek, die ontwikkeld is in
het rijksbrede project Pivot
(project invoering verkorting
overbrengingstermijn)
Doel van Pivot is het ontwerpen
van selectielijsten: nieuw instru
mentarium voor de macroselectie
van een hoeveelheid archiefma
teriaal dat geschat wordt op hon
derden strekkende kilometers.
Die papierberg bestaat uit de
archiefneerslag van dertig jaar
die versneld overgebracht moet
worden, bovenop de al bestaan
de achterstanden veroorzaakt
door de inefficiëntie van de tradi
tionele instrumenten en metho
den van selectie.
Voor de eindbewerking van deze
bestanden wordt de Centrale
Archief Selectiedienst (CAS) inge
schakeld. Elk ministerie krijgt een
jaarlijks quotum aan bij de CAS
te besteden bewerkingsuren. De
bewerking is uitgesmeerd over
een lange periode, waardoor in
2010 in elk geval de archieven
tot 1980 overgebracht zullen zijn
naar de desbetreffende
Rijksarchieven.
Door Jan van Tol*
Selectielijsten zoals ontworpen in het Pivot-project
zijn er niet alleen voor de achterstallige bewerking
van papieren documenten. Toegepast op elektroni
sche documenten maken zij ook het probleem van
digitale duurzaamheid beter beheersbaar. Boven
dien zijn ze een belangrijk ingrediënt voor een
effectievere documentaire informatievoorziening bij
de ministeries. Veelzijdige toepassingen dus, maar
omdat het ARA zijn aanvankelijk toegezegde coördi
nerende rol bij het onderhoud onlangs heeft her
roepen, loopt de continuïteit van de selectielijsten
gevaar en dreigt een impasse voor de aanpak van
het onderhoud.
Papieren tijgers?
INZAGE IN WAT WE WEL HEBBEN
EN
INZICHT IN WAT WE NIET HEBBEN
1NVENTA RISSEN KAST
Qfl
SELECTIELIJSTEN
Papier kan uitsterven, maar selectie blijft. Illustratie:Willem Kuiler
Onbekendheid met selectielijsten
Ook audiovisuele documenten - zoals bijvoorbeeld die
in het filmarchief van de Rijksvoorlichtingsdienst - zijn
neerslag van de taken en handelingen van de overheid.
Veelal gaf de rijksoverheid zelf opdrachten aan bekende
cineasten. (Foto: NAA)
Draconische maatregelen
Digitale hooiberg
Effectievere archiefstructuur
archievenblad
september 2000
september 2000
archievenblad
