H13 [3
werkweek
HERKENBARE INBRENG EN
PERSOONLIJKE ONTPLOOIING
Archivaris (m/v)
van een
het dagboek van:
Kernactiviteit van het hoogheem
raadschap is zorgen voor veiligheid; van
oudsher gaat het om bescherming tegen
overtollig water. Later kwam daar de zorg
voor optimale waterkwaliteit en het be
heer van het vaarwater bij. Vanaf 1997
voert de Dienst Waterbeheer en Riolering
(DWR) de werkzaamheden van het water
schap uit; een dienst met bijna 1000
medewerkers. Tevens voert DWR riole-
ringstaken uit in opdracht van de
gemeente Amsterdam. De nieuwe organi
satie is een conglomeraat van kennis, in
mensen en op papier, in de regio tussen
Amsterdam en Utrecht. Momenteel ver
spreid over meer locaties, met alle nadelen
voor de bedrijfsvoering van dien, maar
gelukkig verrijst over drie jaar een nieuw
hoofdkantoor - met een archiefbewaar
plaats - aan de Amstel in Amsterdam.
Zoals vaker de laatste tijd bestaat een
groot deel van deze werkweek uit infor
matievoorziening aan DWR uit de archie
ven van de rechtsvoorgangers. Dat zijn
tientallen besturen van opgeheven
waterschappen in onze regio. Dossier
onderzoek moeten de beleidsmedewer
kers uiteraard zelf doen. Zij hebben regel
matig behoefte aan informatie voor het
oplossen van problemen bij het beheer
van voorzieningen zoals dijken, gema
len, waterwegen. Voor een doelmatig
bedrijfsbeheer is het handig om de archi
varis in te schakelen. Hoewel de meeste
archieven van degelijke toegangen zijn
voorzien, blijkt het voor de medewerkers
zeer lastig en tijdrovend om relevante
informatie op te sporen. Toch zijn er
regelmatig documenten nodig over con
crete afspraken over grondgebruik en
overdracht van eigendommen van
rechtsvoorgangers. Bij de voorbereiding
van de plannen voor onderhoud en res
tauratie van waterstaatkundige werken is
het nodig om daar bijzonderheden uit
het verleden over te weten. Zo zijn er
meer dan 200 gemalen en sluizen met
vaak een lange staat van dienst en is
meer dan 500 kilometer boezemkade in
beheer die aan verandering onderhevig
is. Uiteraard heb ik klantgerichtheid
hoog in het vaandel, maar wegens de
schaarse capaciteit moet ik altijd grenzen
stellen aan het uitvoeren van onderzoek.
Naast deze vragen van onze 'interne'
klanten komen er ook regelmatig mensen
van buiten met verzoeken om informatie.
Sommigen raadplegen direct de archie
ven die tijdelijk zijn opgeslagen in het
streekarchief in Hilversum. Anderen
weten ons inmiddels ook te vinden via de
website van 'Archieven in Nederland'
Meer dan bij interne klanten beperk ik
me tot het geven van aanwijzingen voor
het archiefonderzoek. Het beantwoorden
van gerichte vragen gaat meestal vrij
snel; soms is documentatie uit de biblio
theek al voldoende. Ook belangstellen
den van buiten hebben vaak hoge ver
wachtingen van de beschikbare informa
tie bij een waterschap; af en toe is het
nodig ze te verwijzen naar andere
archiefdiensten.
Als archivaris zie ik een belangrijke taak
in de informatieverstrekking over het
verleden aan externe klanten. Ook het
bestuur heeft de ambitie om het water
schap dichter bij de mensen in de regio
te brengen. De archieven kunnen daarbij
een rol spelen. Voor een
deel door het aanvullen
en verbeteren van de
toegangen op de archief
bestanden, maar op ter
mijn is het aanbieden
van informatie via In
ternet veel belangrijker.
Het waterschap werkt
aan de realisatie van een Intranet en in
het verlengde daarvan een website voor
Internet. Inmiddels heb ik een begin
gemaakt met het online beschikbaar stel
len van digitale informatie: archieven
overzicht, catalogus van boeken en kaar
ten, enkele archiefinventarissen en aan
vullende informatiebestanden. Dit ge
beurt via een interne website met links.
Daarnaast lijkt het me gewenst dat ver
schillende doelgroepen algemene infor
matie over het waterbeheer in het verle
den kunnen vinden, zoals kaarten, wa
penborden, beeldmateriaal, keuren, reg
lementen, bestekken van gezichtsbepa
lende werken.
Als archivaris werk ik verder mee aan de
beleidsontwikkeling van de stafafdeling
Directieondersteuning, bijvoorbeeld over
kwaliteitszorg. Tenslotte geef ik regelma
tig inlichtingen en adviezen over infor
matiebeheer aan de stafafdelingen en
sectoren. De betekenis van deze taak zal
toenemen als duidelijk is welke waarde
mijn kennis en ervaring hebben voor de
verbetering van de kwaliteit van de infor
matievoorziening, zoals beveiliging en
vernietiging. Bij de opbouw en inrichting
hiervan is sinds het ontstaan van het
tegenwoordige waterschap hoofdzakelijk
gekeken naar de wensen van de beheers-
eenheden. Het is de bedoeling om deze
wensen op termijn beter op elkaar af te
stemmen en meer dan tot nu toe reke
ning te houden met bedrijfsbelangen op
de langere termijn.
De archivaris maakt deel uit van een afdeling Secretariaats
zaken (7 fte). Op de afdeling werken verder een aantal
specialisten op het gebied van communicatie, vormgeving,
juridische zaken en beleidsvoorbereiding. Als archivaris
coördineert u de afdelingsarchieven, microverfilming en het
centrale archief. U voert verder het beheer van het centrale
archief. In het kader van uw functie adviseert u manage
ment en medewerkers. Een belangrijke rol voor u is weg
gelegd bij het opzetten van een DMS. Een project dat met
de afdeling Informatisering Automatisering en gebruikers
te zijner tijd zal worden opgestart.
In trefwoorden Wij denken aan een iemand op minimaal
MESO-niveau aangevuld met bedrijfsarchiefkunde GO-B II (of
een vergelijkbare opleiding). Iemand die met een grote mate
van zelfstandigheid z'n werk doet en beschikt over goede
communicatieve vaardigheden die in de dagelijkse contacten
met afdelingen van pas komen. U heeft affiniteit met infor
matietechnologie.
Arbeidsvoorwaarden Wij kennen een uitstekend pakket
arbeidsvoorwaarden, waaronder 13e maand, 8% vakantie
toeslag, pensioenregeling, bedrijfsspaarregelingen, reis- en
studiekostenvergoeding etc.
Nadere informatie wordt graag verstrekt door Ronald
Veerman, hoofd Secretariaatszaken, tel. 020-5418255, of
Marijke Groen, afdeling Personeelszaken, tel. 020-5418240.
Raadpleeg, voor een kennismaking met onze produkten en
diensten, ook onze internet site: www.gbf-info.nl.
Uw schriftelijke reactie, die wij graag binnen 14 dagen
ontvangen, kunt u richten aan: Grafische Bedrijfsfondsen,
ter attentie van Marijke Groen, afdeling Personeelszaken,
Zwaansvliet 3, 1081 AP Amsterdam.
Of via e-mail gbf@ciceronet.nl.
<t
<i,
De GBF (Grafische Bedrijfsfondsen)
verzorgt al 50 jaar een belangrijk
deel van de sociale zekerheid voor
werkgevers en werknemers uit de
grafimedia-branche. De (financiële)
dienstverlening richt zich met name
op Pensioenen, vut/pre-pensioen,
bedrijfssparen en aanvullende
gezondheidszorg. Via de financiële
helpdesk GBF-Advies bieden we
diverse mogelijkheden voor indivi
duele (beleggings)verzekeringen aan.
Vanuit ons goed bereikbare kantoor
werken wij met zo'n 200 medewer
kers, in kleine hechte teams aan pro
dukten die door de flexibele arbeids
markt en huidige trends in de
samenleving steeds belangrijker
worden. De informatie-technologie
bepaalt daarbij ook in de toekomst
voor een belangrijk deel de kwaliteit
van onze dienstverlening.
De uitvoering van de grafische regelingen leidt tot archiefvorming. In eerste instantie decentraal op
afdelingsniveau, voor het (semi-)statische deel wordt gebruik gemaakt van een centraal archief.
COM- en documentverfilming worden daarbij onder meer ingezet. Daarnaast oriënteert de organisatie
zich op invoering van een document management systeem (DMS).
Voor de coördinatie van het archief zoeken we voor 4 dagen per week een:
F RA ME H TE H
Door Jan Blom
Wie als archivaris bij een waterschap werkt,
vindt uit zijn praktijk altijd wel een passend
onderwerp voor gesprek. Voor onbekenden
zal blijken dat het werk van een archivaris -
in mijn geval van het hoogheemraadschap
Amstel, Gooi en Vecht - dynamisch, veelzijdig
en afwisselend kan zijn.
augustus 2'
Gemeenlandshuis onderaan de
Ringweg rond Amsterdam.
Twee eeuwen zetel van het hoog
heemraadschap Zeeburg en
Diemerdijk, voorloper van het
huidige hoogheemraadschap.
archievenblad
