H13 [3 werkweek HERKENBARE INBRENG EN PERSOONLIJKE ONTPLOOIING Archivaris (m/v) van een het dagboek van: Kernactiviteit van het hoogheem raadschap is zorgen voor veiligheid; van oudsher gaat het om bescherming tegen overtollig water. Later kwam daar de zorg voor optimale waterkwaliteit en het be heer van het vaarwater bij. Vanaf 1997 voert de Dienst Waterbeheer en Riolering (DWR) de werkzaamheden van het water schap uit; een dienst met bijna 1000 medewerkers. Tevens voert DWR riole- ringstaken uit in opdracht van de gemeente Amsterdam. De nieuwe organi satie is een conglomeraat van kennis, in mensen en op papier, in de regio tussen Amsterdam en Utrecht. Momenteel ver spreid over meer locaties, met alle nadelen voor de bedrijfsvoering van dien, maar gelukkig verrijst over drie jaar een nieuw hoofdkantoor - met een archiefbewaar plaats - aan de Amstel in Amsterdam. Zoals vaker de laatste tijd bestaat een groot deel van deze werkweek uit infor matievoorziening aan DWR uit de archie ven van de rechtsvoorgangers. Dat zijn tientallen besturen van opgeheven waterschappen in onze regio. Dossier onderzoek moeten de beleidsmedewer kers uiteraard zelf doen. Zij hebben regel matig behoefte aan informatie voor het oplossen van problemen bij het beheer van voorzieningen zoals dijken, gema len, waterwegen. Voor een doelmatig bedrijfsbeheer is het handig om de archi varis in te schakelen. Hoewel de meeste archieven van degelijke toegangen zijn voorzien, blijkt het voor de medewerkers zeer lastig en tijdrovend om relevante informatie op te sporen. Toch zijn er regelmatig documenten nodig over con crete afspraken over grondgebruik en overdracht van eigendommen van rechtsvoorgangers. Bij de voorbereiding van de plannen voor onderhoud en res tauratie van waterstaatkundige werken is het nodig om daar bijzonderheden uit het verleden over te weten. Zo zijn er meer dan 200 gemalen en sluizen met vaak een lange staat van dienst en is meer dan 500 kilometer boezemkade in beheer die aan verandering onderhevig is. Uiteraard heb ik klantgerichtheid hoog in het vaandel, maar wegens de schaarse capaciteit moet ik altijd grenzen stellen aan het uitvoeren van onderzoek. Naast deze vragen van onze 'interne' klanten komen er ook regelmatig mensen van buiten met verzoeken om informatie. Sommigen raadplegen direct de archie ven die tijdelijk zijn opgeslagen in het streekarchief in Hilversum. Anderen weten ons inmiddels ook te vinden via de website van 'Archieven in Nederland' Meer dan bij interne klanten beperk ik me tot het geven van aanwijzingen voor het archiefonderzoek. Het beantwoorden van gerichte vragen gaat meestal vrij snel; soms is documentatie uit de biblio theek al voldoende. Ook belangstellen den van buiten hebben vaak hoge ver wachtingen van de beschikbare informa tie bij een waterschap; af en toe is het nodig ze te verwijzen naar andere archiefdiensten. Als archivaris zie ik een belangrijke taak in de informatieverstrekking over het verleden aan externe klanten. Ook het bestuur heeft de ambitie om het water schap dichter bij de mensen in de regio te brengen. De archieven kunnen daarbij een rol spelen. Voor een deel door het aanvullen en verbeteren van de toegangen op de archief bestanden, maar op ter mijn is het aanbieden van informatie via In ternet veel belangrijker. Het waterschap werkt aan de realisatie van een Intranet en in het verlengde daarvan een website voor Internet. Inmiddels heb ik een begin gemaakt met het online beschikbaar stel len van digitale informatie: archieven overzicht, catalogus van boeken en kaar ten, enkele archiefinventarissen en aan vullende informatiebestanden. Dit ge beurt via een interne website met links. Daarnaast lijkt het me gewenst dat ver schillende doelgroepen algemene infor matie over het waterbeheer in het verle den kunnen vinden, zoals kaarten, wa penborden, beeldmateriaal, keuren, reg lementen, bestekken van gezichtsbepa lende werken. Als archivaris werk ik verder mee aan de beleidsontwikkeling van de stafafdeling Directieondersteuning, bijvoorbeeld over kwaliteitszorg. Tenslotte geef ik regelma tig inlichtingen en adviezen over infor matiebeheer aan de stafafdelingen en sectoren. De betekenis van deze taak zal toenemen als duidelijk is welke waarde mijn kennis en ervaring hebben voor de verbetering van de kwaliteit van de infor matievoorziening, zoals beveiliging en vernietiging. Bij de opbouw en inrichting hiervan is sinds het ontstaan van het tegenwoordige waterschap hoofdzakelijk gekeken naar de wensen van de beheers- eenheden. Het is de bedoeling om deze wensen op termijn beter op elkaar af te stemmen en meer dan tot nu toe reke ning te houden met bedrijfsbelangen op de langere termijn. De archivaris maakt deel uit van een afdeling Secretariaats zaken (7 fte). Op de afdeling werken verder een aantal specialisten op het gebied van communicatie, vormgeving, juridische zaken en beleidsvoorbereiding. Als archivaris coördineert u de afdelingsarchieven, microverfilming en het centrale archief. U voert verder het beheer van het centrale archief. In het kader van uw functie adviseert u manage ment en medewerkers. Een belangrijke rol voor u is weg gelegd bij het opzetten van een DMS. Een project dat met de afdeling Informatisering Automatisering en gebruikers te zijner tijd zal worden opgestart. In trefwoorden Wij denken aan een iemand op minimaal MESO-niveau aangevuld met bedrijfsarchiefkunde GO-B II (of een vergelijkbare opleiding). Iemand die met een grote mate van zelfstandigheid z'n werk doet en beschikt over goede communicatieve vaardigheden die in de dagelijkse contacten met afdelingen van pas komen. U heeft affiniteit met infor matietechnologie. Arbeidsvoorwaarden Wij kennen een uitstekend pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder 13e maand, 8% vakantie toeslag, pensioenregeling, bedrijfsspaarregelingen, reis- en studiekostenvergoeding etc. Nadere informatie wordt graag verstrekt door Ronald Veerman, hoofd Secretariaatszaken, tel. 020-5418255, of Marijke Groen, afdeling Personeelszaken, tel. 020-5418240. Raadpleeg, voor een kennismaking met onze produkten en diensten, ook onze internet site: www.gbf-info.nl. Uw schriftelijke reactie, die wij graag binnen 14 dagen ontvangen, kunt u richten aan: Grafische Bedrijfsfondsen, ter attentie van Marijke Groen, afdeling Personeelszaken, Zwaansvliet 3, 1081 AP Amsterdam. Of via e-mail gbf@ciceronet.nl. <t <i, De GBF (Grafische Bedrijfsfondsen) verzorgt al 50 jaar een belangrijk deel van de sociale zekerheid voor werkgevers en werknemers uit de grafimedia-branche. De (financiële) dienstverlening richt zich met name op Pensioenen, vut/pre-pensioen, bedrijfssparen en aanvullende gezondheidszorg. Via de financiële helpdesk GBF-Advies bieden we diverse mogelijkheden voor indivi duele (beleggings)verzekeringen aan. Vanuit ons goed bereikbare kantoor werken wij met zo'n 200 medewer kers, in kleine hechte teams aan pro dukten die door de flexibele arbeids markt en huidige trends in de samenleving steeds belangrijker worden. De informatie-technologie bepaalt daarbij ook in de toekomst voor een belangrijk deel de kwaliteit van onze dienstverlening. De uitvoering van de grafische regelingen leidt tot archiefvorming. In eerste instantie decentraal op afdelingsniveau, voor het (semi-)statische deel wordt gebruik gemaakt van een centraal archief. COM- en documentverfilming worden daarbij onder meer ingezet. Daarnaast oriënteert de organisatie zich op invoering van een document management systeem (DMS). Voor de coördinatie van het archief zoeken we voor 4 dagen per week een: F RA ME H TE H Door Jan Blom Wie als archivaris bij een waterschap werkt, vindt uit zijn praktijk altijd wel een passend onderwerp voor gesprek. Voor onbekenden zal blijken dat het werk van een archivaris - in mijn geval van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht - dynamisch, veelzijdig en afwisselend kan zijn. augustus 2' Gemeenlandshuis onderaan de Ringweg rond Amsterdam. Twee eeuwen zetel van het hoog heemraadschap Zeeburg en Diemerdijk, voorloper van het huidige hoogheemraadschap. archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 1