Een goed manager stelt de
joint
vragen op het
moment
werk in uitvoering
Bij mijn weten is
voor geen enkele
van de regionale
historische centra
onderzoek verricht naar
gebruikers en gebruik.
HET BELANG VAN DE ARCHIEFWETENSCHAP VOOR HET MANAGEMENT VAN EEN ARCHIEFDIENST
Er gaat een ander soort openbaar bestuur
ontstaan, waarbij het territoir als basis plaats
maakt voor een netwerk, dat landsgrenzen over
stijgt, waarbij de archivaris een functie heeft als
'browser' in plaats van 'beheerder van het geheu
gen'. In dat verband zei mevrouw Van Diepen
over de herziening van het archiefbestel dat het
beheer van de collecties niet langer gekoppeld is
aan een bepaalde zorgdrager, maar op grotere
schaal landelijk en internationaal exploitabel.
Archiefpolitieke keuzes, die de komende vijf jaar
gemaakt zullen moeten worden. Wie goed wil
kiezen, heeft inzicht in de alternatieven nodig,
moet weten wat hij heeft en inschatten wat hij
krijgt of verliest.
Bekijken we een jaarverslag van een archief
dienst, dan staat daar wel een globaal antwoord
op de vragen: hoeveel, wat kost het en wat
brengt het op. Maar de wie, wat, hoe, waarom
vragen en die naar het effect van de taakuitoefe
ning blijven meestal onbeantwoord. Toch zijn
ze essentieel, zeker voor een publieke organisatie
als een archiefdienst. Ook de wetenschapper
stelt vragen als: wie, wat, hoe - maar vooral
vraagt hij naar: waarom. "Wetenschappers gaan
op zoek naar nieuwe en verrassende vra
gen... Vaak zijn dat vragen die buiten de traditio
nele grenzen van het vakgebied komen en die
vakgenoten dus een beetje vreemd vinden. Soms
gaat dat over als de nieuwe invalshoek de oplos
sing voor dat oude probleem dichter bij blijkt te
brengen." Aldus de Tilburgse hoogleraar Baren-
drecht onlangs in het Nederlands Juristenblad 75
(2000) 86.
Wie maken van de dienstverlening van een
archiefdienst gebruik, wat zoeken of vragen ze,
hoe doen ze dat en waarom? Het antwoord op
deze vraag leidt meteen naar het antwoord op de
vraag: wordt de dienstverleningsfunctie onder
benut? Evenals op de vraag: leidt samenvoeging
of samenwerking van archiefdiensten tot grotere
efficiency en effectiviteit van de dienstverle
ning? Bij mijn weten is voor geen enkele van de
regionale historische centra onderzoek verricht
naar gebruikers en gebruik: welke mensen ma
ken voor welk doel en op welke wijze gebruik
van de archiefdienst.
Onze collegae van de bibliotheken hebben erva
ren dat in gebruikersstudies de 'wat' vraag (wat
voor systemen worden door wat voor soort men
sen gebruikt) is verschoven naar de 'hoe' vraag:
hoe stellen mensen hun informatiebehoefte
vast, hoe presenteren ze deze aan het systeem,
hoe stellen ze vast wat voor hen relevant is, hoe
interpreteren en creëren zij de informatie in elke
fase van het zoekproces. Zo geformuleerde vra
gen zijn ook te stellen aan de archiefvormers en
evenzo aan de secundaire gebruikers.
C.C. Kuhlthau wijdt haar boek
Seeking meaning. A process
approach to library and informa
tion services (Norwood 1993)
aan de verschuiving van
'locating' informatie naar
'sense making': de dienstver
lening zou zich minder op
de bronnen, maar meer op
het proces van zoeken en
vinden moeten richten. Wat
gebeurt er in het proces van informatiebemid
deling (het contact tussen gebruiker en archief
dienst)? Hoe vragen gebruikers? Hoe gaan zij om
(of niet) met de vertaling van onderwerp naar
archief? Bekommeren zij zich wel om de vorm of
de vindplaats van de door hen benodigde infor
matie? Antwoorden op die vragen leiden tot een
andere benadering van beschrijving/representa
tie van documenten met het oog op hun ont
sluiting.
Vandaag de dag speelt de ICT in dit alles
een belangrijke rol. Niet alleen omdat archief
diensten hun informatie op Internet presente
ren. Gaan de vele gebruikers door de omgang
met ICT niet anders zoeken, met andere ver
wachtingen, andere vragen? En hoe gaat de
archiefdienst daarmee om? Al in 1988, op het
internationale archiefcongres in Parijs, stelde ik
die vraag. Internet bestond nog niet, wel video-
text en het Franse Minitel: "A new generation
of users will not take the trouble to exploit
'old' archives with 'old' methods... Technology
makes it possible to use information from
archives at a place other than where the source
material is actually kept. The user of different
databases all over the world is no longer obli
ged to visit in person the holding institutions.
So much so that he is no longer primarily inte
rested in the place where the information is
available, but in the way in which the informa
tion can be retrieved. The archivist might deve
lop from a custodian of a repository into an
information broker, who contacts with his
clients only at a distance. The paperless search
room might even become a userless search
room!"
Weten we wat en hoe gebruikers op Internet
zoeken? Is er verschil tussen gebruik en gebrui
kers op afstand en in de studiezaal? Een studen
te van mij schrijft hierover een doctoraalscriptie,
ondersteund door het gemeentearchief van
Zwolle, dat - als pionier op Internet - net zo
geïnteresseerd is in antwoorden als wij vanuit
wetenschappelijk gezichtspunt.
Gemeentearchief Zwolle
m
Zo'n onderzoek is - heel concreet - bruikbaar om
een website of het toegangenapparaat in de stu
diezaal te verbeteren. Daar achter - of eronder -
ligt echter het inzicht wat mensen eigenlijk van
een archief verwachten. Dat is onontbeerlijk of
het nu gaat om een nieuw archiefgebouw, een
krediet voor een website, fusiebesprekingen met
de bibliotheek of met een andere archiefdienst
enz. Die vergen beslissingen die niet alleen op
het 'hoeveel en wat kost het' gebaseerd mogen
zijn, maar juist op het wie, wat, hoe, waarom,
welk effect.
Ook vragen als 'genealogisch onderzoek in een
vergrijzende samenleving: welk effecten beoogt
de archiefdienst eigenlijk? En 'wat betekent
archiefgebruik in een multiculturele samenle
ving? kunnen, net als het onderzoek naar de
Internet-gebruiker, heel goed een bepaalde
archiefdienst als uitgangspunt of onderzoekster
rein nemen. Met de antwoorden kan deze zijn
beleid aanpassen. Maar de wetenschapper gaat
een stapje verder en wil dat de resultaten uit het
onderzoek ook elders, onder gelijksoortige
omstandigheden, geldig zijn. De verhouding
tussen de archiefdienst die onderzoek wil laten
doen en de onderzoeker is er dus niet een is van:
u vraagt, wij draaien. "Wie zijn agenda te veel
door anderen laat bepalen, komt zelden toe aan
iets eigens, iets nieuws, iets verrassends", schreef
de eerder genoemde prof. Barendrecht. Toch
levert de archiefwetenschappelijke aanpak wel
meerwaarde, al was het maar omdat de onder
zoeker verder kan en moet kijken dan de gren
zen van één dienst, één provincie, één land, één
cultuur, één professie. Er is zoveel te leren en te
profiteren van wat buiten Nederland en buiten
de archiefwetenschap in strikte zin is ontwik
keld, wordt beproefd, im Frage wordt gesteld...
Memory building
Een andere functie die ik ter discussie wil
stellen is collectievorming. Wie, wat, hoe, waar
om, welk effect, hoeveel, wat kost het, wat
brengt het op. Veel archivarissen zullen denken:
hoezo: wie, waarom - we hebben toch de
archiefwet die voorschrijft dat de niet-vernietig-
bare archiefbescheiden van de gemeente na 20
jaar in mijn bewaarplaats terechtkomen?
Waarschijnlijk tegen alle verwachtingen in ben
ik van mening dat het argument dat de archief
wet iets bepaalt, wetenschappelijk gezien geen
sluitend antwoord is. Die wet is namelijk de uit
drukking van politieke, sociale, culturele voor
onderstellingen en wensen van onze voorgan
gers die hem in 1907 ontwierpen. De meeste van
die ideëen zijn bevestigd in de jaren 1960 en
opnieuw in de jaren 1980, maar bijna nooit op
basis van wetenschappelijk onderzoek van de
'wie, wat, hoe, waarom' vragen.
Wie doet aan collectievorming en waarom?
Archivarissen en archiefdiensten zijn memory-
builders: maar van wiens memory? Die van de
heersende politieke, sociale, culturele, reliegieu-
ze, economische elite? Laten we dat geheel aan
de archiefvormer over en stellen we ons afzijdig,
neutraal op? Hoe selectief is onze acquisitiepoli-
tiek, hoe politiek correct is onze selectiepolitiek?
Maatschappelijk relevante vragen, die in de
dagelijkse archiefpraktijk niet of te weinig aan
de orde komen. De vraag of de normen en waar
den die daarbij een rol spelen ethisch juist of
niet juist zijn, kan de wetenschap overigens niet
beantwoorden. Wel kan zij onderzoeken welke
plaats deze normen en waarden in archivalise-
ring en archivering innemen, hoe deze plaats
naar tijd en locatie verschilt en waarom.
werk in uitvoering
Er is zoveel te leren
en te profiteren van
wat buiten Nederland
en buiten de archiefwe
tenschap in strikte zin
is ontwikkeld, wordt
beproefd, im Frage
wordt gesteld...
28
29
Door F.C.J. Ketelaar
Hoe anticipeert de archivaris op de netwerk-samen-
leving die bij hem aan de virtuele poort aanklopt?
Denkt hij dat dat buiten zijn gemeentegrenzen
blijft? Wie het verhaal van prof. Frissen op de KVAN
studiedag heeft gehoord - het stond kort samenge
vat in het eerste nummer van deze jaargang van
het Archievenblad - weet al beter.
Wie, wat, hoe, waarom
Dienstverlening
Andere verwachtingen
Internetgebruiker
archievenblad
augustus 2000
augustus 2000
archievenblad
