LOEK NIJHOLT ARCHIEFSERVICE
Adviesburo voor Bedrijfs- en Overheidsarchieven
Het nieuwe millennium in met
/\rchiefC$r<uit
aan uw zijde en een archief dat zijn waarde bewijst voor uw organisatie;
Goed beheersbaar,
Goed ontsloten en toegankelijk,
Goed geschoond,
Goed materieel verzorgd,
Geen extra kosten,
Geen achterstanden,
Gesplitst in te bewaren en vernietigen.
U als bedrijf of overheid wil dat allemaal graag zo snel mogelijk met uw archief bereiken.
Wij van ARCHIEF GARANT kunnen u, met onze jarenlange ervaring, daarbij deskundig van dienst zijn
en u daarnaast behulpzaam zijn bij de realisatie.
Sweelinckstraat 72 5151 PA Drunen E-mail: archief.garant@worldonline.nl Tel.: 0416-383018
advisering
projekten
documentaire informatieverzorging
archiefbewerking
Bel, schrijf, fax of e-mail voor meer informatie:
Ds. van Haaftenlaan 23
3984 NP Odijk
tel.: 030-6572228 fax: 030-6572228
e-mail: loeknijholtarchief@hetnet.nl
Een bekende naam die staat voor vijfentwintig jaar ervaring.
Deskundigheid, klantgerichtheid en kwaliteit staan bij ons
voorop.
Daardoor zijn onze adviezen op maat gesneden oplossingen.
Ook voor de voorbereiding en uitvoering van projekten staan
wij voor u klaar, evenals voor veranderingen bij uw documen
taire informatieverzorging en de bewerking van uw archie
ven.
GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT
NODIG. PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK
ADVIES. DAT KUNNEN WIJ U GEVEN.
NS archieven
werd vanaf september 1996 uit de archieven
geselecteerd, waarbij de gehanteerde selectiecri
teria weer gebaseerd waren op de functioneel-
institutionele methode. Aan de hand van het
institutionele onderzoek naar de spoorwegen is
de structuur van de spoorwegorganisaties in ons
land beschreven, waarbij de functie van de orga
nisatie centraal staat. Deze oriëntatie op functies
is gekozen omdat functies beperkt in aantal zijn
en onafhankelijk van de ontwikkeling van inter
ne organisatiestructuren. Vooral bij NS veran
derde deze sedert 1938 regelmatig. Zo zijn er
voor het spoorwegbedrijf 15 kernfuncties
beschreven, waaronder Aanleg en beheer van
infrastructuur, Materieel, Exploitatie van Sta
tions en Verkeersleiding. Per kernfunctie volgde
een selectie-advies dat aangaf welke archief- en
documentatiebestanden tenminste voor blijven
de bewaring in aanmerking komen. In de regel
vond de selectie op dossierniveau plaats.
Uiteraard met inachtneming van de volledig
heid van archieven, waardoor uiteindelijk uit de
archieven van de oudste spoorwegmaatschap
pijen weinig vernietigd is, omdat hier in de afge
lopen eeuwen al veel uit verloren was gegaan.
Uiteindelijk zijn er aan Het Utrechts Archief
1600 meter aan archieven van NS, diverse spoor
wegmaatschappijen en enkele lokaalspoorwe
gen overgedragen. Aan kaarten en tekeningen
gingen ruim 10.000 tekeningen van rollend
materieel en 20.000 tekeningen van de infra-
stuctuur over naar de depots aan de Alexander
Numankade. In de loop van het project kwamen
verder naar schatting 40.000 foto's en dia's
boven water, waarvan er ruim 20.000 het bewa
ren waard zijn. In overleg met HUA is besloten
deze foto's in digitale vorm aan de bezoekers aan
te bieden en met behulp van het programma
Atlantis te scannen en te beschrijven. Ook de
verzameling boeken en tijdschriften over spoor-
en tramwegen in Nederland en Nederlands-
Indië - afkomstig uit de historische bibliotheek
van NS - zijn overgedragen. De collectie is er in
de bibliotheek opgenomen en beschreven via
het programma Vubis. Bijzondere aandacht ver
dienen de archiefbescheiden van het Nederlands
Spoorwegmuseum, die eigendom blijven van
het museum en - buiten het contract tussen NS
en HUA - in bruikleen zijn overgedragen. Deze
archiefstukken zijn niet afzonderlijk beschreven,
maar in de bestaande inventarissen gevoegd.
Het project HANS was bedoeld voor de
archieven van de spoorwegen tot 1980. Een jaar
dat op grond van de Archiefwet was gekozen als
caesuur, zodat in principe alle over te dragen
bescheiden in het jaar 2000 openbaar konden
zijn. AI snel werd duidelijk dat de bedrijfsonder
delen die archief wilden afstaan ook jonger
materiaal afstootten. In de praktijk bleek 1994,
het jaar van de verzelfstandiging van de NS-
bedrijven, uit administratief oogpunt een logi
scher scheidslijn. De Raad van Bestuur van NS
stemde in 1999 in met de bewerking van de NS-
archieven uit de periode 1980-1994 en een over
dracht aan HUA. Gedurende het jaar 2000 gaat
in Den Bosch opnieuw zo'n 900 meter aan
archief door de handen van de archivarissen en
behoudsmedewerkers. Ook dit project, HANS II,
geschiedt in samenwerking met RAD-beheer.
En hierna? De Raad van Bestuur heeft aan de
financiering van HANS II de voorwaarde gekop
peld dat slechts archieven van de 'oude' NS-orga-
nisatie aangepakt mogen worden. Wie in de
komende jaren alsnog archief van voor
1994/1995 aan het Concernarchief aanbiedt,
moet de kosten van bewerking zelf betalen. Voor
de archieven van de bedrijfsonderdelen geldt de
afspraak dat zij deze zelf in eigendom hebben,
maar ze door tussenkomst van het concernarchief
aan Het Utrechts Archief kunnen aanbieden. De
bedrijfsonderdelen die met ingang van 1 januari
2001 onderdeel gaan uitmaken van het ministe
rie van Verkeer en Waterstaat - namelijk NS
Railinfrabeheer, NS Verkeersleiding en Railned -
komen onder de werking van de Archiefwet 1995
en zullen hun bedrijfsarchieven op den duur ook
aan een openbare archiefbewaarplaats moeten
aanbieden. Het ligt in de lijn der verwachting dat
dit ook Het Utrechts Archief zal zijn.
HUA: nationaal onderzoekscentrum
geschiedenis spoorwegen
HUA is nu hét nationaal onderzoekscentrum
voor de geschiedenis van de spoorwegen in
Nederland. Wie gaat dit onderzoekscentrum
bezoeken? En hoe regelt HUA zijn dienstverle
ning aan de te verwachten bezoekersstroom?
15
De nieuwe Denocard Paternostersystemen. Alle ruimte voor uw dynamisch archief. Denocard B.V., Culemborg (0345) 547 547 info@denocard.nl
Duizenden en nog eens duizenden
Project HANS II
In grote lijnen beschikt HUA thans over de volgende
archieven en collecties:
Hollandsche IJzeren Spoorweg-Maatschappij (HSM)
(1837-1937)
Nederlandsche Rhijnspoorweg-Maatschappij (NRS)
(1845-1890)
Nederlandsche Centraal-Spoorweg-Maatschappij
(NCS) (1860-1934)
Maatschappij tot Exploitatie van
Staatsspoorwegen (SS) (1863-1937)
Nederlandse Spoorwegen (NS) (1938-1980)
Overdracht
De N.V. Nederlandse Spoorwegen en
Het Utrechts Archief (HUA) stelden voor
de overdracht van de spoorwegarchie
ven een zogenaamde Overeenkomst
van opneming en beheer op. HUA, een
fusie tussen het Utrechts gemeentear
chief en het Rijksarchief in Utrecht fun
geert sedert het ontstaan van de
gemeenschappelijke regeling van 10
oktober 1997 als Rijksarchief in de pro
vincie Utrecht. In de samenwerkings
overeenkomst die ten grondslag ligt
aan het project HANS is bepaald dat
de NS-archiefbescheiden naar het rijks
archief worden overgedragen, zodat
met HUA de overeenkomst is gesloten.
De overeenkomst spreekt niet van een
overdracht in de zin van de Archiefwet
1995, maar van opneming en beheer,
omdat het in het geval van de NS-
archiefbescheiden niet een archief van
een overheidsorgaan in de zin van de
Archiefwet betreft.
In de overeenkomst wordt onder meer
het volgende bepaald:
De eigendom van de NS archiefbe
scheiden blijft bij NS.
De overeenkomst wordt aangegaan
voor onbepaalde tijd en alle met de
overeenkomst gemoeide kosten zijn -
met uitzondering van de transport
kosten - voor HUA. NS kan archiefbe
scheiden terugvragen, maar moet
dan betalen voor de opslag van het
materiaal en wel met terugwerkende
kracht.
NS heeft een onbeperkt recht op
raadpleging en gebruik van de NS-
archiefbescheiden in de studiezalen
van HUA. Ook kan ze via de concer
narchivaris niet openbaar archiefma
teriaal ter inzage krijgen. Tevens kan
op afspraak archiefmateriaal koste
loos ter beschikking worden gesteld
voor uitlening, bijvoorbeeld voor ten
toonstellingen
Op de openbaarheid is het bij of
krachtens de Archiefwet 1995 bepaal
de van overeenkomstige toepassing.
Voor raadpleging door derden van
niet-openbare bescheiden dient NS
haar uitdrukkelijke schriftelijke toe
stemming te verlenen.
Een afzonderlijk artikel is gewijd aan
de auteursrechten. Deze berusten bij
NS, maar HUA heeft van NS een
onbeperkt recht tot verveelvoudiging
('publicatierechten') van openbare NS
archiefbescheiden verkregen. Voor
verveelvoudigingen ten behoeve van
publicaties van NS, of in haar
opdracht gemaakt, geldt het nul
tarief. Op verveelvoudigingen ten
behoeve van derden, ook indien aan
gevraagd via NS, zijn. de door HUA
gehanteerde tarieven van toepassing.
Verder is geregeld dat NS de in bruik
leen gegeven NS archiefbescheiden
in de toekomst kan aanvullen, waar
bij in principe wordt uitgegaan van
een periode van 10 jaar tussen het
tijdstip van opneming en van de aan
vulling.
juli 2000
archievenblad