LOEK NIJHOLT ARCHIEFSERVICE Adviesburo voor Bedrijfs- en Overheidsarchieven Het nieuwe millennium in met /\rchiefC$r<uit aan uw zijde en een archief dat zijn waarde bewijst voor uw organisatie; Goed beheersbaar, Goed ontsloten en toegankelijk, Goed geschoond, Goed materieel verzorgd, Geen extra kosten, Geen achterstanden, Gesplitst in te bewaren en vernietigen. U als bedrijf of overheid wil dat allemaal graag zo snel mogelijk met uw archief bereiken. Wij van ARCHIEF GARANT kunnen u, met onze jarenlange ervaring, daarbij deskundig van dienst zijn en u daarnaast behulpzaam zijn bij de realisatie. Sweelinckstraat 72 5151 PA Drunen E-mail: archief.garant@worldonline.nl Tel.: 0416-383018 advisering projekten documentaire informatieverzorging archiefbewerking Bel, schrijf, fax of e-mail voor meer informatie: Ds. van Haaftenlaan 23 3984 NP Odijk tel.: 030-6572228 fax: 030-6572228 e-mail: loeknijholtarchief@hetnet.nl Een bekende naam die staat voor vijfentwintig jaar ervaring. Deskundigheid, klantgerichtheid en kwaliteit staan bij ons voorop. Daardoor zijn onze adviezen op maat gesneden oplossingen. Ook voor de voorbereiding en uitvoering van projekten staan wij voor u klaar, evenals voor veranderingen bij uw documen taire informatieverzorging en de bewerking van uw archie ven. GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT NODIG. PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK ADVIES. DAT KUNNEN WIJ U GEVEN. NS archieven werd vanaf september 1996 uit de archieven geselecteerd, waarbij de gehanteerde selectiecri teria weer gebaseerd waren op de functioneel- institutionele methode. Aan de hand van het institutionele onderzoek naar de spoorwegen is de structuur van de spoorwegorganisaties in ons land beschreven, waarbij de functie van de orga nisatie centraal staat. Deze oriëntatie op functies is gekozen omdat functies beperkt in aantal zijn en onafhankelijk van de ontwikkeling van inter ne organisatiestructuren. Vooral bij NS veran derde deze sedert 1938 regelmatig. Zo zijn er voor het spoorwegbedrijf 15 kernfuncties beschreven, waaronder Aanleg en beheer van infrastructuur, Materieel, Exploitatie van Sta tions en Verkeersleiding. Per kernfunctie volgde een selectie-advies dat aangaf welke archief- en documentatiebestanden tenminste voor blijven de bewaring in aanmerking komen. In de regel vond de selectie op dossierniveau plaats. Uiteraard met inachtneming van de volledig heid van archieven, waardoor uiteindelijk uit de archieven van de oudste spoorwegmaatschap pijen weinig vernietigd is, omdat hier in de afge lopen eeuwen al veel uit verloren was gegaan. Uiteindelijk zijn er aan Het Utrechts Archief 1600 meter aan archieven van NS, diverse spoor wegmaatschappijen en enkele lokaalspoorwe gen overgedragen. Aan kaarten en tekeningen gingen ruim 10.000 tekeningen van rollend materieel en 20.000 tekeningen van de infra- stuctuur over naar de depots aan de Alexander Numankade. In de loop van het project kwamen verder naar schatting 40.000 foto's en dia's boven water, waarvan er ruim 20.000 het bewa ren waard zijn. In overleg met HUA is besloten deze foto's in digitale vorm aan de bezoekers aan te bieden en met behulp van het programma Atlantis te scannen en te beschrijven. Ook de verzameling boeken en tijdschriften over spoor- en tramwegen in Nederland en Nederlands- Indië - afkomstig uit de historische bibliotheek van NS - zijn overgedragen. De collectie is er in de bibliotheek opgenomen en beschreven via het programma Vubis. Bijzondere aandacht ver dienen de archiefbescheiden van het Nederlands Spoorwegmuseum, die eigendom blijven van het museum en - buiten het contract tussen NS en HUA - in bruikleen zijn overgedragen. Deze archiefstukken zijn niet afzonderlijk beschreven, maar in de bestaande inventarissen gevoegd. Het project HANS was bedoeld voor de archieven van de spoorwegen tot 1980. Een jaar dat op grond van de Archiefwet was gekozen als caesuur, zodat in principe alle over te dragen bescheiden in het jaar 2000 openbaar konden zijn. AI snel werd duidelijk dat de bedrijfsonder delen die archief wilden afstaan ook jonger materiaal afstootten. In de praktijk bleek 1994, het jaar van de verzelfstandiging van de NS- bedrijven, uit administratief oogpunt een logi scher scheidslijn. De Raad van Bestuur van NS stemde in 1999 in met de bewerking van de NS- archieven uit de periode 1980-1994 en een over dracht aan HUA. Gedurende het jaar 2000 gaat in Den Bosch opnieuw zo'n 900 meter aan archief door de handen van de archivarissen en behoudsmedewerkers. Ook dit project, HANS II, geschiedt in samenwerking met RAD-beheer. En hierna? De Raad van Bestuur heeft aan de financiering van HANS II de voorwaarde gekop peld dat slechts archieven van de 'oude' NS-orga- nisatie aangepakt mogen worden. Wie in de komende jaren alsnog archief van voor 1994/1995 aan het Concernarchief aanbiedt, moet de kosten van bewerking zelf betalen. Voor de archieven van de bedrijfsonderdelen geldt de afspraak dat zij deze zelf in eigendom hebben, maar ze door tussenkomst van het concernarchief aan Het Utrechts Archief kunnen aanbieden. De bedrijfsonderdelen die met ingang van 1 januari 2001 onderdeel gaan uitmaken van het ministe rie van Verkeer en Waterstaat - namelijk NS Railinfrabeheer, NS Verkeersleiding en Railned - komen onder de werking van de Archiefwet 1995 en zullen hun bedrijfsarchieven op den duur ook aan een openbare archiefbewaarplaats moeten aanbieden. Het ligt in de lijn der verwachting dat dit ook Het Utrechts Archief zal zijn. HUA: nationaal onderzoekscentrum geschiedenis spoorwegen HUA is nu hét nationaal onderzoekscentrum voor de geschiedenis van de spoorwegen in Nederland. Wie gaat dit onderzoekscentrum bezoeken? En hoe regelt HUA zijn dienstverle ning aan de te verwachten bezoekersstroom? 15 De nieuwe Denocard Paternostersystemen. Alle ruimte voor uw dynamisch archief. Denocard B.V., Culemborg (0345) 547 547 info@denocard.nl Duizenden en nog eens duizenden Project HANS II In grote lijnen beschikt HUA thans over de volgende archieven en collecties: Hollandsche IJzeren Spoorweg-Maatschappij (HSM) (1837-1937) Nederlandsche Rhijnspoorweg-Maatschappij (NRS) (1845-1890) Nederlandsche Centraal-Spoorweg-Maatschappij (NCS) (1860-1934) Maatschappij tot Exploitatie van Staatsspoorwegen (SS) (1863-1937) Nederlandse Spoorwegen (NS) (1938-1980) Overdracht De N.V. Nederlandse Spoorwegen en Het Utrechts Archief (HUA) stelden voor de overdracht van de spoorwegarchie ven een zogenaamde Overeenkomst van opneming en beheer op. HUA, een fusie tussen het Utrechts gemeentear chief en het Rijksarchief in Utrecht fun geert sedert het ontstaan van de gemeenschappelijke regeling van 10 oktober 1997 als Rijksarchief in de pro vincie Utrecht. In de samenwerkings overeenkomst die ten grondslag ligt aan het project HANS is bepaald dat de NS-archiefbescheiden naar het rijks archief worden overgedragen, zodat met HUA de overeenkomst is gesloten. De overeenkomst spreekt niet van een overdracht in de zin van de Archiefwet 1995, maar van opneming en beheer, omdat het in het geval van de NS- archiefbescheiden niet een archief van een overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet betreft. In de overeenkomst wordt onder meer het volgende bepaald: De eigendom van de NS archiefbe scheiden blijft bij NS. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en alle met de overeenkomst gemoeide kosten zijn - met uitzondering van de transport kosten - voor HUA. NS kan archiefbe scheiden terugvragen, maar moet dan betalen voor de opslag van het materiaal en wel met terugwerkende kracht. NS heeft een onbeperkt recht op raadpleging en gebruik van de NS- archiefbescheiden in de studiezalen van HUA. Ook kan ze via de concer narchivaris niet openbaar archiefma teriaal ter inzage krijgen. Tevens kan op afspraak archiefmateriaal koste loos ter beschikking worden gesteld voor uitlening, bijvoorbeeld voor ten toonstellingen Op de openbaarheid is het bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaal de van overeenkomstige toepassing. Voor raadpleging door derden van niet-openbare bescheiden dient NS haar uitdrukkelijke schriftelijke toe stemming te verlenen. Een afzonderlijk artikel is gewijd aan de auteursrechten. Deze berusten bij NS, maar HUA heeft van NS een onbeperkt recht tot verveelvoudiging ('publicatierechten') van openbare NS archiefbescheiden verkregen. Voor verveelvoudigingen ten behoeve van publicaties van NS, of in haar opdracht gemaakt, geldt het nul tarief. Op verveelvoudigingen ten behoeve van derden, ook indien aan gevraagd via NS, zijn. de door HUA gehanteerde tarieven van toepassing. Verder is geregeld dat NS de in bruik leen gegeven NS archiefbescheiden in de toekomst kan aanvullen, waar bij in principe wordt uitgegaan van een periode van 10 jaar tussen het tijdstip van opneming en van de aan vulling. juli 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 7