6
c
-U_I
Concernarchief Wolters Kluwer verhuist naar voormalige verwarmingskelder
J
verhuizing Wolters Kluwer
verhuizing Wolters Kluwer
Het pand aan de
Apollolaan zou volledig
worden gerenoveerd.
Vanwege de vloerbelas
ting was er maar een
beperkte ruimte op de
begane grond geschikt
om archieven in te
plaatsen. Deze verdie
ping zou echter ver
huurd worden. De ove
rige etages waren onge
schikt. Maar er was nog een kleine kelder, die
voorheen als verwarmingskelder werd gebruikt.
Omdat deze ruimte alleen toegankelijk was via
een trap, zouden we uit Arbo-overwegingen een
'horeca-liftje' moeten aanbrengen. Al met al was
er netto ongeveer 50 m2 geschikt om als archief
ruimte te dienen. Hoe dit gegeven te vertalen
naar een werkbare situatie?
Ik begon met te inventariseren welke infor
matie er in die 1.200 m. archief was opgeslagen.
Dat kwam uit op ongeveer 80 deelbestanden,
ieder met eigen kenmerken. Van elk bestand zijn
er wensen geformuleerd: weggooien, elders
opslaan, microverfilmen, toegankelijk maken,
verpakken.
Daarmee kwam ik tot de volgende conclusies:
450 m. kwam in aanmerking om te worden
vernietigd, waarvan 50 m. na microverfil
ming.
230 m. kwam in aanmerking om elders op te
slaan.
360 m. zou nader toegankelijk gemaakt moe
ten worden.
Deze operatie zouden we in 10 maanden - tus
sen januari en oktober 1999 - moeten realise
ren; onhaalbaar met een bezetting van 1,5 for
matie. Met de genoemde conclusies als uit
gangspunt berekenden we budget, bezetting
en opslagcapaciteit:
inhuren van een gekwalificeerde kracht voor
het toegankelijk maken van archieven voor 28
weken;
inhuren van een uitzendkracht voor verpak
ken en vernietigen voor 28 weken;
inrichting kelderruimte met verrijdbare stel
lingen [circa 660 m.[;
aanpassing twee werkplekken met kleine ver
rijdbare systemen [circa 120 m.j;
verfilming van 50 m. [circa 400 archiefdozen);
externe opslag voor ongeveer 1.800 archiefdo
zen;
aanschaf 4.000 nieuwe zuurvrije dozen met
etiketten;
regeling voor afvoer van te vernietigen
archiefmateriaal.
Op basis van de voorlopige indeling van de
ruimte maakten we een planning voor de
archiefbestanden in stellingen, die tot de laatste
week in een spreadsheet werd bijgewerkt.
De inrichting van de archiefruimte gaf
nogal wat hindernissen: in een aangrenzende
ruimte stond een koeltechnische installatie, aan
het plafond was een motor bevestigd voor de
erboven liggende draaideur; onverwachte 'kast
jes' voor allerlei installaties; kabelgoten aan het
plafond; de hoofdleiding voor het water die pre
cies daar binnenkwam en niet uit een buis met
een kraan bestond maar uit een complex van lei
dingen, kranen en wat dies meer zij. De te plaat
sen stellingen konden slechts moeizaam via de
trap, die pas na verhuizing betegeld werd, naar
beneden. De stellingbouwers werkten een aantal
dagen met een bouwlamp.
De dag voor de verhuizing constateerden we
dat er water in de archiefruimte stond en dat
deze door allerlei werkzaamheden van bouwers
en installateurs bijzonder smerig was. Door er
met man en macht aan te werken kregen we het
ergste vuil weg en kon de verhuizing op 10
december 1999 doorgaan.
Met behulp van een draaiboek gingen de verhui
zers zelfstandig aan de slag. Dozen waren per
archiefbestand genummerd en van elk bestand
was aangegeven hoeveel dozen van welk type
daarbinnen bestonden. En van elk bestand stond
in het draaiboek aangegeven waar het kwam te
staan. Het 'horecaliftje' was niet bruikbaar; uitein
delijk pasten er slechts 4 archiefdozen in zodat
dat nogal wat vertraging zou geven. In plaats
daarvan maakten de verhuizers gebruik van een
glijgoot over de trap. AI met al bleef de hele ver
huizing toch nog ruim binnen de geplande tijd.
In de loop van januari 2000 bleef de ruimte
vochtig en verschenen er vlekken en pluisvor-
ming langs twee muren. We schakelden het
bureau CAG in om metingen te verrichten op de
volgende punten:
Visuele inspectie.
Verzamelen van gegevens wat betreft tempera-
ET MOOISTE BEDRIJFSARCHIEF VAN
tuur, luchtvochtigheid en CO2- gehalte: de
relatieve vochtigheid lag op 79%, de tempera
tuur rond de 142C en door het ontbreken van
een luchtstroom konden micro-klimaten ont
staan.
Bemonstering van lucht en materiaal.
Uit een microbiologische analyse bleek een
overschrijding van de normen voor schim
melvervuiling.
Op basis van hun rapport namen wij de volgen
de maatregelen:
Injecteren en
Schoonmaken van de muren
Desinfecteren van muren, vloeren en stellin
gen
Opdracht om een luchtcirculatiesysteem te
installeren.
Na een verhui
zing staan er natuur
lijk veel punten op
de agenda van een
bedrijf. Het was lastig
verantwoordelijken
ervan te overtuigen
dat wachten en uit
stel van de maatrege
len catastrofaal kon
den zijn.
Toch heeft het ver-
huisproject winst op
geleverd, waarvan de
grootste was dat we
nu een opgeschoond, uniform zuurvrij verpakt
en praktisch volledig toegankelijk archief heb
ben. Helaas laat de kwaliteit van de archiefruim
te nog steeds te wensen over. Misschien is het
realiseren van nieuwe archiefruimtes in een digi
taliserende omgeving teveel met elkaar in tegen
spraak en op termijn steeds moeilijker.
40
41
Wolters1 Kluwer
Vier dozen in een horetoliliie
Door J. van Tiggelen*
Toen in de herfst van 1997 bekend werd dat
Wolters Kluwer en Reed Elsevier wilden fuseren,
had een onderzoek naar wat dat zou betekenen
voor de locatie en integratie van beide concernar
chieven eerste prioriteit voor de archivaris. In het
voorjaar van 1998 was de fusie afgeblazen, maar in
de zomer werd bekend dat Wolters Kluwer eind
1999 het beoogde pand aan de Apollolaan te
Amsterdam alleen zou betrekken. Wat stond de
archivaris toen te wachten en waar moest hij reke
ning mee houden?
De feiten op een rij:
•Het archief van het concernkantoor
bestond uit circa 1.200 m.
Delen van het beleidsarchief waren vanaf
1990 op microfilm gezet.
•De oude vestiging op de Stadhouders
kade te Amsterdam had voldoende ruim
te in de kelder.
Een beperkt gedeelte van het archief was
bij een commercieel depot geplaatst.
Inventarisatie van de
informatie in 1.200 m
archief.
Operatie
omvang
filmen
indexeren
verpakken
opslaan
kelder
vernietigen
.021.
V
Hansen
79
i-i
79
[-1
i-i
1:1
79
.022.
V
Hornman
83
1-1
83
10
i-i
10
73
.023.
V
Horst, Ter
7
7
7
1-1
i-i
[-1
7
.024.
V
Kist
177
i-i
177
1-1
i-i
1-1
177
.025.
V
Klopper
25
i-i
25
1-1
i-i
[-1
25
.026.
V
Koningsveld
3
3
3
1-1
i-i
1-1
3
.02 7.
V
Minderhout
15
i-i
15
15
i-i
15
[-1
.028.
V
Resius
13
[-]
13
1-1
[-1
[-1
13
.029.
V
Samsom
43
43
43
[-1
i-i
[-1
43
.030.
V
Somerwil
79
i-i
79
[-1
i-i
[-1
79
.031.
V
Wal, Van der
60
60
60
[-1
[-1
M
60
.032.
V
Ververs
156
29
156
1-1
i-i
1-1
156
Hindernissen
Draaiboek
Na de verhuizing
HET ALGEMEEN RIJKSARCHIEF
Verenigde Oostindische Compagnie (VOC), 1602-1796
De VOC kreeg van de Staten-Generaal in maart 1602 bij
octrooi het exclusieve recht om handel te drijven in
gebieden in Azië. Tevens kregen zij het recht een eigen leger
en vloot te onderhouden. De compagnie bestond uit zes
kamers voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Het archief bevat
resoluties van de Heren XVII, brieven naar en overgekomen
stukken uit de koloniën, monsterrollen en scheepssol-
dijboeken. Van de kamers zijn het best bewaard gebleven
de archieven van Amsterdam en Zeeland. Het archief is inter
essant voor onderzoekers naar de handel op Azië en de
geschiedenis van de koloniën, voor historici uit Ceylon
(Sri Lanka), Indonesië en andere
gebieden waarmee de VOC
gehandeld heeft en voor mensen
die op zoek zijn naar voorouders
die bij de compagnie in dienst
waren.
Plaats: Algemeen Rijksarchief
Den Haag
Periode: 1602-1796
Omvang archief: 1277 meter
Toegankelijk: inventaris
Wolters' 'Kluwer
Winst
Het pand aan de Apollolaan:
slechts 50m2 archiefruimte.
Stelling
019
Stelling
020
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
8
8
9
9
Archivaris Concernarchief Wolters Kluwer
Wat komt waar te staan.
archievenblad
juli 2000
juli 2000
archievenblad
