H
ZZ
2 n
c
a
tri
in
si'fliliHl
Digitalisering van elk denkbaar origineel
PICTURA IMAGINIS
H
cr
hj
Kap. Poellplein 1 (jq
5046 GV Tilburg
Tel. (013)536 83 55
ch«ne!
3D objer IK
advisering, implementatie en trajectbegeleiding
publicatieprojecten (internet, drukwerk)
database toepassingen
de hoefsmid 13 - 1851 PZ Heiloo - tel: 072 53 20 444 - fax: 072 53 20 400 - e-mail: info@pictura-imaginis.com
digitaal procédé
database als vervanging van de ladenkast
Advies en offerte gratis.
archief Dodewaard
35
CD
M.
giasdia ooen prent aquarel foto
affiche schilderij gravure prent
handschriften postzegel .Jajjjilsaart;
verzameling glasnega-
boek aquarel jf' vsU
munt productip(j
postzegel §p»C
glasdia bq;'
verzam |IÉ^M| .j.
gtasd Ij* affiche
^VyniWSi
DIGITALISERING VAN BEELDARCHIEVEN BV
Het zoeken, tevoorschijn halen en bekijken van beelden of
teksten in archieven is vaak een tijdrovende operatie.
We willen snel en doeltreffend over de gevraagde informatie
beschikken en dan ook nog het liefst vanaf de plek waar het
ons het beste uitkomt. Wij van Pictura Imaginis hebben een
digitaal procédé ontwikkeld waardoor dat mogelijk wordt.
Een modern geconserveerd archief is een kostbaar bezit.
Niet alleen voor diegenen die er dagelijkse verantwoordelijk
heid voor dragen. Veel verschillende doelgroepen moeten er
óók hun voordeel mee kunnen doen. De door Pictura Imaginis
vervaardigde database van ieder gedigitaliseerd archief ver
hoogt de toegankelijkheid voor alle gebruikers enorm.
Zoeken is eenvoudiger, gaat veel sneller en het oproepen van
gevonden informatie is opeens een peulenschil.
Digitale beelden ziet u 4x groter in topkwaliteit op uw scherm
dan het origineel.
- archiefrestauratie/massaconservering
- behandeling van brandschade
- kunstvoorwerpen-restauratie
- vacuüm-vriesdrogen
Project 'Historisch Archief'
De resultaten van het vooronderzoek
vormden de basis voor het maken van
het archiefbewerkingsplan als voorberei
ding op de overbrenging naar het RAG.
Dit is het hart van het project 'Historisch
Archief'. Het rijksarchief stelde de voor
waarden dat het archief ontsloten en
geschoond diende te zijn en verant
woord verpakt. Uit de analyses bleek dat
digitale archiefbestanddelen vrijwel niet
voor overbrenging in aanmerking kwa
men, zodat het bewerkingsplan zich
hoofdzakelijk richtte op de conventione
le gegevensdragers (papier, film, foto).
Het plan bevatte onder meer: de gewens
te eindsituatie, wijze van bewerking, pro
cedures, planning en begroting.
Het archief wordt over de periode van
het ontstaan tot en met de datum van
het beëindigen van de bedrijfsvoering
van de centrale (1965-1997) bewerkt. Dit
betekent in eerste instantie selectie en
inventarisatie van de op strategisch
bedrijfsniveau gevormde beleidsarchie-
ven. Dan volgen de buikarchieven,
gevormd op operationeel niveau, en
tekeningen. In praktijk lopen deze fasen,
door het vertrek van personeel in ver
band met de sluiting van de centrale,
enigszins door elkaar. Het te bewerken
materiaal wordt eerst gecentraliseerd en
vervolgens beschreven en geordend op
basis van functies en bedrijfsprocessen.
Nadat de inventaris klaar is, worden de
toegankelijk gemaakte papieren verpakt,
geëtiketteerd en ontdaan van metalen en
andere hechtmiddelen.
Voordat de overbrenging kan plaats vin
den, dienen enkele essentiële zaken gere
geld worden, zoals eigendom, openbaar
heid, wijze van uitleen, verblijfplaats van
het archief en aanvullingen in de toe
komst na de definitieve ontmanteling
van de kerncentrale.
Project 'Dynamisch Archief'
In het kader van de veilige insluiting
en nu er steeds minder medewerkers
nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoe
ring, is de opzet van een goed toeganke
lijk, niet persoonsgebonden centraal
archief essentieel. Omdat er in het verle
den geen centrale archiefvorming heeft
plaats gevonden, verdwijnt er met het
vertrek van de medewerkers eveneens
veel kennis en informatie die bij de afde
lingen en/of bij de diverse personen aan
wezig is. Juist in de periode van de veilige
insluiting en tijdens de ontmanteling
moeten ook externe medewerkers snel
hun informatie kunnen vinden.
Als eerste fase in het Project 'Dynamisch
Archief' is gekozen voor het opstellen
van een bewaartermijnenlijst met alge
mene criteria voor bewaring en vernieti
ging en bewaartermijnen voor catego
rieën bestanden. Omdat er in het verle
den nooit systematisch was vernietigd,
bestond er dringend behoefte aan ruimte
in de diverse archiefruimten. Met deze
start ontstond eveneens een goed over
zicht van de diverse soorten documenten
en de waarde van de bestanden. De
bewaartermijnen zijn gebaseerd op wet
telijke bewaarverplichtingen, interne en
externe bewljsfuncties, het belang voor
de bedrijfsvoering en het historisch
wetenschappelijk belang. Deze termijnen
ontbreken in de eerder genoemde selec
tielijst die gebruikt wordt voor het bepa
len welke bestanden naar het RAG gaan.
De bewaartermijnenlijst is evenals de
selectielijst gebaseerd op functies en
bedrijfsprocessen. Wanneer de directie de
bewaartermijnenlijst heeft goedgekeurd,
kan de selectie voor vernietiging en ver
volgens de daadwerkelijke vernietiging
beginnen.
Op den duur blijven er drie bestanden
over:
het aan het RAG over te dragen histo
risch archief;
het tijdelijk opgeslagen en op termijn
te vernietigen archief;
het dynamisch centraal archief met
veelal recente stukken en enkele oude
re bestanden ten behoeve van de hui
dige en toekomstige bedrijfsvoering.
De historische en op termijn te vernieti
gen bestanden zullen per dossier toegan
kelijk zijn. In het dynamisch archief zijn
de documenten individueel via een geau
tomatiseerd registratiesysteem op te zoe
ken. Bovendien worden de documenten
geordend volgens een (tevoren) vastge
steld schema. Bij elkaar horende stukken
zijn dan ook bij elkaar geplaatst met de
organisatie en de (toekomstige) bedrijfs
processen als uitgangspunt van de rang
schikking. Omdat er voor het beheer van
de archieven procedures zijn vastgesteld,
is het beheer van de documenten vanaf
het moment dat de post binnenkomt tot
en met de opslag en vernietiging gere
geld. Eveneens is de formele verantwoor
delijkheid en de daadwerkelijke uitvoe
ring voor de dagelijkse werkzaamheden
vastgelegd.
Trots
De beide projecten verlopen voor
spoedig. Gebleken is dat veel (voor-)werk
voor beide projecten grote overeenkom
sten hebben en voor een groot gedeelte
parallel zijn uit te voeren. Per slot van
rekening liggen de projecten in eikaars
verlengde en zal het 'Dynamisch Archief'
te zijner tijd overgaan in het 'Historisch
Archief'.
In het begin was de aanpak geheel nieuw
voor de KCD-organisatie, maar na een
goede introductie verwierven de projec
ten voldoende steun binnen de organisa
tie. Men zag de noodzaak in van een per
soon onafhankelijke inrichting van het
archief, vooral omdat de KCD gaat slui
ten en de organisatie snel zal veranderen
en afbouwen.
Na ruim een jaar is in het project
'Historisch Archief' circa 40% van het
materiaal beoordeeld en bewerkt en kon
het ontsluiten van het directie-archief
worden afgerond. De snelheid van de
bewerking nam toe naarmate de archiva
rissen meer inzicht in het archief kregen.
Volgens de huidige planning zal het pro
ject in 2001 worden afgerond.
Na goedkeuring en invoering van het
centrale archief en de bewaartermijnen
lijst kan ook het project 'Dynamisch
Archief' worden afgesloten. Op dat
moment zal het dynamisch archiefbe
heer aan de reguliere bedrijfsorganisatie
worden overgedragen. De geplande
datum hiervoor is 1 augustus 2000.
Van de oorspronkelijke vrees, dat er bin
nen de organisatie weerstand zou zijn
om aan de overdracht van documenten
aan het RAG en aan het opzetten van een
gecentraliseerd archief te willen meewer
ken is weinig gebleken. In tegendeel: er
was juist een zekere trots te bespeuren bij
KCD dat zij de noodzaak voor een andere
archiefaanpak voor de veilige insluiting
tot en met de sloop onderkende en dat
het eigen werk voor het nageslacht
bewaard bleef.
respectievelijk groepschef Bureau Werkvoorbereiding
GKN, archiefadviseur Rijksarchief in Gelderland en
archiefadviseur.
juli 2000
archievenblad