H ZZ 2 n c a tri in si'fliliHl Digitalisering van elk denkbaar origineel PICTURA IMAGINIS H cr hj Kap. Poellplein 1 (jq 5046 GV Tilburg Tel. (013)536 83 55 ch«ne! 3D objer IK advisering, implementatie en trajectbegeleiding publicatieprojecten (internet, drukwerk) database toepassingen de hoefsmid 13 - 1851 PZ Heiloo - tel: 072 53 20 444 - fax: 072 53 20 400 - e-mail: info@pictura-imaginis.com digitaal procédé database als vervanging van de ladenkast Advies en offerte gratis. archief Dodewaard 35 CD M. giasdia ooen prent aquarel foto affiche schilderij gravure prent handschriften postzegel .Jajjjilsaart; verzameling glasnega- boek aquarel jf' vsU munt productip(j postzegel §p»C glasdia bq;' verzam |IÉ^M| .j. gtasd Ij* affiche ^VyniWSi DIGITALISERING VAN BEELDARCHIEVEN BV Het zoeken, tevoorschijn halen en bekijken van beelden of teksten in archieven is vaak een tijdrovende operatie. We willen snel en doeltreffend over de gevraagde informatie beschikken en dan ook nog het liefst vanaf de plek waar het ons het beste uitkomt. Wij van Pictura Imaginis hebben een digitaal procédé ontwikkeld waardoor dat mogelijk wordt. Een modern geconserveerd archief is een kostbaar bezit. Niet alleen voor diegenen die er dagelijkse verantwoordelijk heid voor dragen. Veel verschillende doelgroepen moeten er óók hun voordeel mee kunnen doen. De door Pictura Imaginis vervaardigde database van ieder gedigitaliseerd archief ver hoogt de toegankelijkheid voor alle gebruikers enorm. Zoeken is eenvoudiger, gaat veel sneller en het oproepen van gevonden informatie is opeens een peulenschil. Digitale beelden ziet u 4x groter in topkwaliteit op uw scherm dan het origineel. - archiefrestauratie/massaconservering - behandeling van brandschade - kunstvoorwerpen-restauratie - vacuüm-vriesdrogen Project 'Historisch Archief' De resultaten van het vooronderzoek vormden de basis voor het maken van het archiefbewerkingsplan als voorberei ding op de overbrenging naar het RAG. Dit is het hart van het project 'Historisch Archief'. Het rijksarchief stelde de voor waarden dat het archief ontsloten en geschoond diende te zijn en verant woord verpakt. Uit de analyses bleek dat digitale archiefbestanddelen vrijwel niet voor overbrenging in aanmerking kwa men, zodat het bewerkingsplan zich hoofdzakelijk richtte op de conventione le gegevensdragers (papier, film, foto). Het plan bevatte onder meer: de gewens te eindsituatie, wijze van bewerking, pro cedures, planning en begroting. Het archief wordt over de periode van het ontstaan tot en met de datum van het beëindigen van de bedrijfsvoering van de centrale (1965-1997) bewerkt. Dit betekent in eerste instantie selectie en inventarisatie van de op strategisch bedrijfsniveau gevormde beleidsarchie- ven. Dan volgen de buikarchieven, gevormd op operationeel niveau, en tekeningen. In praktijk lopen deze fasen, door het vertrek van personeel in ver band met de sluiting van de centrale, enigszins door elkaar. Het te bewerken materiaal wordt eerst gecentraliseerd en vervolgens beschreven en geordend op basis van functies en bedrijfsprocessen. Nadat de inventaris klaar is, worden de toegankelijk gemaakte papieren verpakt, geëtiketteerd en ontdaan van metalen en andere hechtmiddelen. Voordat de overbrenging kan plaats vin den, dienen enkele essentiële zaken gere geld worden, zoals eigendom, openbaar heid, wijze van uitleen, verblijfplaats van het archief en aanvullingen in de toe komst na de definitieve ontmanteling van de kerncentrale. Project 'Dynamisch Archief' In het kader van de veilige insluiting en nu er steeds minder medewerkers nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoe ring, is de opzet van een goed toeganke lijk, niet persoonsgebonden centraal archief essentieel. Omdat er in het verle den geen centrale archiefvorming heeft plaats gevonden, verdwijnt er met het vertrek van de medewerkers eveneens veel kennis en informatie die bij de afde lingen en/of bij de diverse personen aan wezig is. Juist in de periode van de veilige insluiting en tijdens de ontmanteling moeten ook externe medewerkers snel hun informatie kunnen vinden. Als eerste fase in het Project 'Dynamisch Archief' is gekozen voor het opstellen van een bewaartermijnenlijst met alge mene criteria voor bewaring en vernieti ging en bewaartermijnen voor catego rieën bestanden. Omdat er in het verle den nooit systematisch was vernietigd, bestond er dringend behoefte aan ruimte in de diverse archiefruimten. Met deze start ontstond eveneens een goed over zicht van de diverse soorten documenten en de waarde van de bestanden. De bewaartermijnen zijn gebaseerd op wet telijke bewaarverplichtingen, interne en externe bewljsfuncties, het belang voor de bedrijfsvoering en het historisch wetenschappelijk belang. Deze termijnen ontbreken in de eerder genoemde selec tielijst die gebruikt wordt voor het bepa len welke bestanden naar het RAG gaan. De bewaartermijnenlijst is evenals de selectielijst gebaseerd op functies en bedrijfsprocessen. Wanneer de directie de bewaartermijnenlijst heeft goedgekeurd, kan de selectie voor vernietiging en ver volgens de daadwerkelijke vernietiging beginnen. Op den duur blijven er drie bestanden over: het aan het RAG over te dragen histo risch archief; het tijdelijk opgeslagen en op termijn te vernietigen archief; het dynamisch centraal archief met veelal recente stukken en enkele oude re bestanden ten behoeve van de hui dige en toekomstige bedrijfsvoering. De historische en op termijn te vernieti gen bestanden zullen per dossier toegan kelijk zijn. In het dynamisch archief zijn de documenten individueel via een geau tomatiseerd registratiesysteem op te zoe ken. Bovendien worden de documenten geordend volgens een (tevoren) vastge steld schema. Bij elkaar horende stukken zijn dan ook bij elkaar geplaatst met de organisatie en de (toekomstige) bedrijfs processen als uitgangspunt van de rang schikking. Omdat er voor het beheer van de archieven procedures zijn vastgesteld, is het beheer van de documenten vanaf het moment dat de post binnenkomt tot en met de opslag en vernietiging gere geld. Eveneens is de formele verantwoor delijkheid en de daadwerkelijke uitvoe ring voor de dagelijkse werkzaamheden vastgelegd. Trots De beide projecten verlopen voor spoedig. Gebleken is dat veel (voor-)werk voor beide projecten grote overeenkom sten hebben en voor een groot gedeelte parallel zijn uit te voeren. Per slot van rekening liggen de projecten in eikaars verlengde en zal het 'Dynamisch Archief' te zijner tijd overgaan in het 'Historisch Archief'. In het begin was de aanpak geheel nieuw voor de KCD-organisatie, maar na een goede introductie verwierven de projec ten voldoende steun binnen de organisa tie. Men zag de noodzaak in van een per soon onafhankelijke inrichting van het archief, vooral omdat de KCD gaat slui ten en de organisatie snel zal veranderen en afbouwen. Na ruim een jaar is in het project 'Historisch Archief' circa 40% van het materiaal beoordeeld en bewerkt en kon het ontsluiten van het directie-archief worden afgerond. De snelheid van de bewerking nam toe naarmate de archiva rissen meer inzicht in het archief kregen. Volgens de huidige planning zal het pro ject in 2001 worden afgerond. Na goedkeuring en invoering van het centrale archief en de bewaartermijnen lijst kan ook het project 'Dynamisch Archief' worden afgesloten. Op dat moment zal het dynamisch archiefbe heer aan de reguliere bedrijfsorganisatie worden overgedragen. De geplande datum hiervoor is 1 augustus 2000. Van de oorspronkelijke vrees, dat er bin nen de organisatie weerstand zou zijn om aan de overdracht van documenten aan het RAG en aan het opzetten van een gecentraliseerd archief te willen meewer ken is weinig gebleken. In tegendeel: er was juist een zekere trots te bespeuren bij KCD dat zij de noodzaak voor een andere archiefaanpak voor de veilige insluiting tot en met de sloop onderkende en dat het eigen werk voor het nageslacht bewaard bleef. respectievelijk groepschef Bureau Werkvoorbereiding GKN, archiefadviseur Rijksarchief in Gelderland en archiefadviseur. juli 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 17