Archief Dodewaard naar Rijksarchief Gelderland
archief Dodewaard
archief Dodewaard
Veel bedrijven schenken niet vol
doende aandacht aan archivering en bij
kerntrales is dat niet wezenlijk anders.
Toch zijn de technische bescheiden,
zeker wanneer deze het onderhoudspro-
ces ondersteunen, en de vergunningen
administratie doorgaans wel goed toe
gankelijk. Dit vanwege het belang voor
de bedrijfsvoering en de bescherming
van de eigen rechtspositie.
Veiligstellen
Niet alleen was de Kernenergie
centrale Dodewaard (KCD) de eerste
kerncentrale in Nederland, maar zij
stond gedurende haar bestaan in het
middelpunt van de maatschappelijke
belangstelling. Toen in oktober 1996
publiekelijk bekend werd dat zij ver
vroegd zou sluiten, verzocht het
Rijksarchief in Gelderland haar dan ook
om op termijn, vanwege het cultuurhis
torische belang, over de relevante
archiefbescheiden te mogen beschikken
en deze zo voor de toekomst veilig te stel
len. Nadat er overeenstemming bereikt
was kon een vooronderzoek starten en
werd het project 'Historisch Archief'
opgezet. Het doel van het project was het
selecteren en toegankelijk maken van het
archief volgens de normen van het RAG.
Parallel hieraan ontstond het besef dat er
voor de periode vanaf het stilleggen van
de productie tot en met de ontmanteling
van de centrale na een wachttijd van 40
jaar (decommissioning) behoefte zal zijn
aan een goed dynamisch archief. Tijdens
deze periode slankt de organisatie af en
verandert de structuur ervan geregeld.
Vele nieuwe, vaak ingehuurde, personen
die onbekend zijn met de situatie, zullen
er dan werkzaam zijn zodat een adequaat
centraal archief van essentieel belang is
voor de continuering van de bedrijfsvoe
ring. Voor dit doel werd het project
'Dynamisch Archief' gestart.
Hoe werden deze projecten opgezet?
Welke problemen rezen er?
Op 2 februari 1965 richtten de geza
menlijke elektriciteitsproducenten (NV
Sep) in Nederland de KDC op. Zij wilden
bedrijfservaring opdoen met kernenergie
om elektriciteit op te wekken en zochten
researchmogelijkheden op het gebied
van kernenergie. Omdat de verdere bouw
van nucleaire centrales in Nederland
stagneerde, werd het handhaven van de
kennis op het gebied van kernenergie in
Nederland als doelstelling toegevoegd.
De KCD is een kleine demonstratiecen
trale geweest en nooit bestemd om op
een commerciële basis elektriciteit op te
wekken.
Toen duidelijk werd dat er op korte ter
mijn geen nieuwe kerncentrales in
Nederland zouden komen, maakte aan
deelhouder NV Sep in 1996 bekend de
centrale uit bedrijf te willen nemen. Op
26 maart 1997, exact 28 jaar nadat de
centrale officieel in bedrijf was genomen,
eindigde de productie. Op dit moment
willen de SEP en de KCD de centrale voor
een periode van 40 jaar gereed maken
voor een Veilige Insluiting: dat is het
geheel aan maatregelen om radioactivi
teit binnen een daarvoor gedefinieerd en
gecontroleerd gebied te houden. In 2043
zal naar verwachting met de ontmante
ling worden begonnen. Voor deze aan
pak zijn inmiddels de benodigde vergun
ningen bij de Nederlandse overheid aan
gevraagd. De periode tussen het beëindi
gen van de productie en de veilige inslui
ting is in drie fasen verdeeld. Aan het
eind van elke fase volgt een reorganisatie
om het personeelsbestand verder af te
bouwen. Op het moment dat de veilige
insluiting van start gaat, moet het aantal
personeelsleden tot een minimum zijn
teruggebracht. Bij het uit bedrijf nemen
van de centrale bedroeg het aantal mede
werkers 152.
Voor een goed inzicht in de (histori
sche) taken en archiefvorming van de
KCD voerden medewerkers van het RAG
eerst een vooronderzoek uit. Het zou de
bodem leggen voor de projecten 'Histo
risch Archief' en 'Dynamisch Archief' en
behelsde een functionele analyse',
archiefanalyses en het maken van een
selectielijst. Functionele analyse betekent
het inventariseren en rubriceren van de
historische en huidige functies en
bedrijfsprocessen van een instelling.
Daarnaast omvat de analyse ook de
omgevingsfactoren, het beleid op hoofd
lijnen, de communicatiestructuur en
organisatieopbouw. De resultaten hier
van dienen als basis voor het toeganke
lijk maken van het archief (ordening en
beschrijving) en de selectie van archief
bescheiden. Einde jaren tachtig prees het
Amerikaanse Charles Babbage Institute
deze methode binnen de archivistiek als
één van de eersten aan voor bedrijven
met een hoogwaardige en intensieve
technologie. Functionele analyse biedt
volgens dit instituut uitkomst bij archief-
bewerkingsprojecten in bedrijven met
veel technologisch onderzoek, een
omvangrijke informatieproductie en tal
rijke technische documenten op verschil
lende gegevensdragers. De KCD is een
dergelijk bedrijf.
Bronnen voor de functionele analyse
waren statuten, jaarverslagen, het hand
boek kwaliteitszorg, het Veiligheids
rapport Kerncentrale Dodewaard (1994)
en interviews met deskundigen.
1965-1997
Archiefanalyses hebben tot doel inzicht
te krijgen in de samenstelling en struc
tuur van het archief. Dit om een nauw
keurige schatting van de bewerkingskos-
ten te maken. Verder leveren de analyses
gegevens op die onmisbaar zijn voor het
selecteren en toegankelijk maken van
archiefbestanddelen. Ze bevorderen de
doelmatigheid en leveren tijdwinst op.
Het bedrijfsarchief was onderverdeeld in
deelarchieven, gevormd en beheerd door
afzonderlijke afdelingen, commissies en
functionarissen of zich van elkaar onder-
ET MOOISTE BEDRIJFSARCHIEF VAN
scheidend door bepaalde kenmerken.
Per deelarchief worden onder meer
beschreven: de naam ervan, archiefvor
mer (afdeling, commissie, functionaris),
beheerder, verblijfplaats, ordening, mate
van toegankelijkheid, omvang, aanwezi
ge hulpmiddelen en relaties met andere
deelarchieven.
Het totale archief van de KCD had een
omvang van circa 1400 strekkende meter.
Er was sprake van decentrale archiefvor
ming bij afdelingen, secties en individu
ele functionarissen. Een centraal archief
ontbrak, evenals een archiefbeleid of -
plan. De ordening en ontsluiting van de
decentrale archieven varieerden sterk,
vaak afhankelijk van individuele perso
nen. Het leeuwendeel van het archief
was gevormd op operationeel niveau, het
zogenaamd routine-archief. Het directie
archief, beheerd door het secretariaat,
had zich ontwikkeld tot de ruggengraat
van het bedrijfsarchief. Een compliceren
de factor was het feit, dat er lange tijd op
corporate managementniveau een perso
nele unie was met de N.V. Tot Keuring
Van Elektrotechnische Materialen
(KEMA), een verwant onderzoeksinsti
tuut op het gebied van energieopwek
king. Vooral de beleids- en financiële
archiefbestanddelen raakten hierdoor
vermengd. De gegevens waren vastgelegd
op informatiedragers als papier, (rönt-
gen)foto's, video's, microfilm, magneet
banden en cd-roms.
De selectielijst bevat een overzicht
van functies en bedrijfsprocessen van het
bedrijf in de periode 1965-1997 en is
samengesteld voor de overbrenging van
archiefbestanddelen naar het RAG. Ieder
bedrijfsproces is voorzien van een waar
dering: 'overbrengen' of 'niet overbren
gen, op termijn vernietigen'. De selectie
van de bedrijfsprocessen was louter geba
seerd op het historisch belang met selec
tiecriteria die dat representeerden; in het
project 'Historisch Archief kwam het
belang van de bedrijfsvoering, het afleg
gen van verantwoording of de bewijs-
functie niet aan de orde. Een selectie
commissie beoordeelde de concept-selec
tielijst en stelde deze op enkele onderde
len bij. Deze commissie bestond uit
materiedeskundigen (management KCD),
vertegenwoordigers van het rijksarchief
en een extern deskundige die als oud
parlementslid ervaring had opgedaan in
de energiewereld.
Na het afronden van het vooronderzoek
startten de twee projecten: 'Historisch
Archief' en 'Dynamisch Archief'.
De duur van het 'historisch' bewerkings
traject werd geschat op twee jaar en drie
maanden (exclusief de materiële bewer
king), het project 'Dynamisch archief' op
een jaar. De uitvoering gebeurt door twee
gediplomeerde archivarissen onder lei
ding van de groepschef Bureau Werk
voorbereiding van de centrale. Het RAG
adviseert de KCD bij de uitvoering en
bewaakt de inhoudelijke vorderingen
van het project 'Historisch Archief'. Een
projectcommissie met daarin twee mede
werkers van de kerncentrale, een verte
genwoordiger van het RAG en de twee
archiefmedewerkers, houdt toezicht op
het verloop ervan.
32
I Historische Kern bewaard voor het nageslacht
Door R. Marlisa, E. Pelzers en E.C. Straatsma
Bij oudere kerncentrales is in het verleden
weinig aandacht geschonken aan gecoördi
neerde archivering. Dit geldt voor de admi
nistratieve, maar soms ook voor de techni
sche archiefbescheiden. De Kernenergie
centrale Dodewaard is hierop geen uitzon
dering. Het Rijksarchief in Gelderland ver
zocht de centrale in 1996 om in verband
met de voorgenomen sluiting het historisch
archief veilig te stellen en te zijner tijd aan
het Rijksarchief over te dragen. De centrale
reageerde positief en besloot aansluitend
om ook het actuele bedrijfsarchief te reor
ganiseren in verband met een ontmanteling
na een wachttijd van 40 jaar.
Voorgeschiedenis
Functionele analyse
De belangrijkste functies van de KCD
•Het formuleren van algemeen beleid
Het bouwen van (de eerste
Nederlandse) kernenergiecentrale
Het exploiteren van de
kernenergiecentrale
•Wetenschappelijk onderzoek en
adviseren
Ondersteuning van de bedrijfsprocessen
(zorg voor het personeel, financieel
beheer, inkoop, informatiebeheer, com
municatie, huishouding, beveiliging en
bewaking)
HET GEMEENTEARCHIEF ROTTERDAM
HOLLAND-AMERIKA LIJN
Meer dan honderd jaar lang meerden zeeschepen van
de Holland-Amerika Lijn af aan de Wilhelminakade,
midden in Rotterdam. Passagiersvaart en vrachtvaart
op Amerika waren vanaf het begin in 1873 de kurken
waarop de rederij dreef. Voor de Eerste Wereldoorlog
waren het veel landverhuizers uit het midden en
oosten van Europa, die vanuit Rotterdam naar de
Verenigde Staten vertrokken. Daarna kwam het
zwaartepunt te liggen op het zaken- en toeristenver
keer, terwijl de cruisevaart steeds meer aan beteke
nis won. Het archief is met notulen, correspondentie,
personeelsadministratie, foto's en andere docu
menten een schatkamer voor historisch onderzoek.
Plaats: Gemeentearchief Rotterdam
Periode: 1850- ca. 1973
Omvang archief: 518 meter
Openbaarheid is beperkt.
Selectie op historisch belang
De centrale in Dodewaard, waar ook Sparc-leden
onlangs rondwaarden.
archievenblad
archievenblad
