1
lil
juridische zaken
Het gaat niet om
vernietigen, maar om het
verwijderen van de
informatie uit de registratie
en het in een statische
toestand brengen.
De overheid heeft nogal wat aspiraties op
het gebied van transparantie van het openbaar
bestuur, overheidsloket 2000 en in zijn alge
meenheid on-line communicatie met de burger,
maar zij moet op belangrijke onderdelen gas
terugnemen. Een groot deel van de door haar
beheerde informatie mag zij niet digitaal
opslaan en distribueren. Hoe groot dat deel is
durf ik niet te schatten, maar voor archiefdien
sten - en breder de overheid - gaat het niet om
de minst belangrijke informatiebronnen.
In het regeringsstandpunt over de verhouding
van auteursrecht en openbaarheid van bestuur
heeft - kort gezegd - openbaarheid van bestuur
voorrang. We weten niet of de rechter de
bescherming van auteursgerechtigden niet
hoger inschat. De rechter kan ook van oordeel
zijn dat openbaarheid van bestuur inbreuken op
het auteursrecht toelaatbaar maakt, mits reke
ning wordt gehouden met exploitatiebelangen
van auteursgerechtigden. Maar ook dit stand
punt heeft tot gevolg dat archiefdiensten het
zich niet kunnen permitteren bepaalde informa
tiebronnen digitaal aan te bieden. Echter nu
omdat daarvoor financiële barrières worden
geschapen. Ook deze kwestie moeten we oplos
sen wil het archief van de toekomst volwaardig
kunnen functioneren.
Privacywetten
Dan is er het gebied van de bescherming
van de persoonlijke levenssfeer. Dit kreeg in
Nederland pas vanaf 1989 goed gestalte in diver
se wetten. Als eerste trad in 1989/1990 de Wet
persoonsregistraties (WPR) in werking. Deze
■n
heeft een algemeen karakter en beperkt zich niet
tot een specifieke sector. In de jaren '90 volgde
een flink aantal sectorale privacywetten.
Kenmerkend hierbij is dat ze zijn vormgegeven
vanuit deelbelangen en deze dikwijls voortreffe
lijk regelen. Op andere terreinen scheppen ze
echter weer onduidelijkheid of maken ze zelfs
rechtstreeks inbreuk op elders door de wetgever
geformuleerde belangen. Dit geldt ook voor in
de Archiefwet vormgegeven belangen.
Alle privacywetten kennen bepalingen inzake
het verwijderen van gegevens uit een registratie.
Dat moet in ieder geval gebeuren als de gege
vens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel
van de registratie.
Dat dit niet leidde tot ernstige spanningen met
de wens bepaalde informatie te bewaren vanuit
cultureel en historisch belang, is het gevolg van
nadere uitleg van het begrip 'verwijderen1: het
gaat niet om vernietigen, maar om het verwijde
ren van de informatie uit de registratie en het in
een statische toestand brengen. Dat maakt het
mogelijk de regels inzake selectie conform de
Archiefwet 1995 toe te passen.
Er zijn verschillende sectorale privacywet
ten, die een problematische verhouding met de
Archiefwet kennen, zoals bijvoorbeeld de Wet
op de geneeskundige behandelingsovereen
komst, maar het meest rigoureus daarin is wel de
Wet politieregisters. Deze Wpolr breekt met
bovengenoemd gevolg van verwijdering van
gegevens uit een registratie: zij stelt verwijdering
gelijk aan vernietiging.
Dat levert nogal wat concrete problemen op.
Enkele jaren na inwerkingtreding van de Wpolr
werden rijks- en gemeentepolitie samengevoegd
tot de thans bestaande regionale politiekorpsen.
De vroegere gemeentepolitie maakte de zoge
naamde dag- en nachtrapporten op met daarin
alle incidenten en aangiften per 24 uur. Op
grond van de vigerende vernietigingslijst dienen
ook de dag- en nachtrapporten uit de jaren
1940-1945 bewaard te blijven, evenals de door
de korpschef aan de burgemeester overgelegde
algemene dagrapporten. Bovendien konden
gemeenten, als dat vanuit cultureel en historisch
perspectief was gewenst, kiezen voor het inte
graal bewaren van die rapporten. Dit nu is op
grond van de Wpolr niet meer mogelijk wat
betreft de in geautomatiseerde systemen gegene
reerde dag- en nachtrapporten. De wet confron
teert gemeentearchieven met een breuk in het
bewaarbeleid.
18
Schel
spiëSll
Blijft er dan niets bewaard? Ja, maar frag
mentarisch. Zo blijft van de in de bedrijfsproces
sen systemen BPS) en soortgelijke systemen
opgenomen gegevens op grond van selectie bij
Justitie alleen de informatie bewaard die betrek
king heeft op een bekende dader, waartegen een
gevangenisstraf van méér dan één jaar is geëist
of waaraan een dergelijke straf is opgelegd. De
consequentie van een dergelijk fragmentarisch
bewaarbeleid is, dat waardevolle gegevens niet
bewaard kunnen worden. Bijgevolg wordt vrij
wel zeker - op termijn - onderzoek op een aantal
terreinen belemmerd, zoals naar
protesten tegen de Eurotop
feitelijke toedracht geweldsmisdrijven
krakersrellen
kleine criminaliteit
moeizame integratie allochtone jongeren
Een evident problematische ontwikkeling die
zich zelfs uitstrekt naar de beleidsevaluatie door
de overheid zelf (effectmetingen, onderzoek
vuurwapengebruik etc.). De overheid schiet zich
hiermee in eigen voet. Dat de parlementaire
enquête naar de Bijlmerramp geen hinder heeft
ondervonden van de bepalingen in de Wet
Politieregisters is eigenlijk een klein wondertje,
want op grond van de geldende regels had de
informatie al uit BPS- of vergelijkbare systemen
moeten zijn geschoond en vernietigd.
Met de specifieke gevolgen van digitale
opslag en distributie van gegevens in diverse
wettelijke regimes had de archivaris tot nu toe
slechts in zeer beperkte mate van doen. Nu drin
gen deze regimes door in zijn kerntaken: de ver
werving, het beheer en de terbeschikkingstelling
van archiefbescheiden. Hij wordt geconfron
teerd met belemmeringen, die op het niveau
van de individuele archivaris niet zijn op te los
sen, maar die vragen om goede organisatie en
vertegenwoordiging van belangen. Zo zijn we
niet overtuigend genoeg in het uitdragen van
het noodzakelijk primaat van de Archiefwet
voor de selectie van archiefbescheiden van de
overheid.
En op het gebied van de gevolgen van de verbin
ding van informatietechnologie en auteursrecht
voor de openbaarheid zijn we in het geheel niet
present, terwijl er nog zeer veel ruimte is voor
beïnvloeding van de meningsvorming.
Het archiefwezen moet zich op deze gebieden
duidelijker profileren. Of we laten het archief
van de toekomst een gezond juridisch perspec
tief na, of we laten collecties en dienstverlening
na vol met gaten en gebreken.
De archivaris wordt
geconfronteerd met
belemmeringen, die op
individueel niveau niet
zijn op te lossen,
maar die vragen om
goede organisatie en
vertegenwoordiging van
belangen.
Gemeenten konden vanuit cultureel en
historisch perspectief kiezen voor inte
graal bewaren van de dag- en nachtrap
porten van de gemeentepolitie uit de
jaren 1940-1945. De Wpolr confronteert
gemeentearchieven met breuk in bewaar-
beleid.
Foto: Gemeentearchief Amsterdam
Gas terugnemen
■MlHi
Rigoureus vernietigen
archievenblad
juni 2000
-rrl' V_
üwwj'hrtüiIjjBi
Fragmentarisch bewaarbeleid
Klein wondertje bij Bijlmerramp: op grond van geldende regels had
informatie al moeten zijn geschoond en vernietigd.
Foto: Gemeentearchief Amsterdam
Waar zijn de archivarissen?
Foto: Gemeentearchief Amsterdam
Gemeentearchivaris Den Haag
Dit artikel is een bewerking van
mijn bijdrage aan het symposium
ter gelegenheid van het afscheid
van Theo Schelhaas als gemeente
archivaris van Leiden in mei 1999.
