Bezoekers in de
bezoekersregistratie
het hemd van
het lijf vragen kan
dus niet.
Een archiefdienst houdt
bijvoorbeeld
aantekeningen van de
weigering van een verzoek
tot raadpleging van
archiefbescheiden indien
deze aan de verzoeker
niet veilig kunnen worden
toevertrouwd.
lijk omschreven en gerechtvaardigde doelein
den'. Het moet de bezoeker dus duidelijk zijn
met welk precies omschreven doel zijn naam,
adres, gegevens over geraadpleegde archieven
enz., worden verzameld. Wil de dienst deze
gegevens (al dan niet opgeslagen op een 'klan
tenkaart') ook gebruiken om bijvoorbeeld fol
ders en uitnodigingen toe te zenden, dan zal dat
uitdrukkelijk omschreven moeten zijn.
Het beginsel van de doelbinding geldt ook bin
nen de archiefdienst: het is het personeel van de
registratiebalie of studiezaal bijvoorbeeld niet
toegestaan de gegevens uit de bezoekersregistra
tie mee te delen aan de comptabele (tenzij dit
valt onder een der doeleinden van de registra
tie). Ander voorbeeld: het aan een andere onder
zoeker meedelen van naam en onderzoeksobject
is niet toegestaan, behalve wanneer dit als doel
van de bezoekersregistratie is omschreven en
aan de zich inschrijvende bezoeker is medege
deeld, of wanneer de betrokken onderzoeker
ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven zijn
naam en onderzoek aan anderen mee te delen.
Als de ingeschreven onderzoeker vervolgens
vraagt om mededeling van de namen van dege
nen aan wie over hem en zijn onderzoek mede
delingen zijn verstrekt, moet de archiefdienst
dat verzoek inwilligen, tenzij bijvoorbeeld de
bescherming van de rechten en vrijheden van
anderen dwingen tot niet-inwilliging.
Behalve het beginsel van doelbinding, geldt de
voorwaarde van proportionaliteit-, persoonsgege
vens worden slechts verwerkt voor zover zij toe
reikend, ter zake dienend en niet bovenmatig
zijn. Dit alles gelet op de doeleinden waarvoor
zij worden verzameld of vervolgens worden ver
werkt. Bezoekers in de bezoekersregistratie het
hemd van het lijf vragen kan dus bijvoorbeeld
niet.
De informatie- en mededelingsplicht (stap 11)
geldt onverkort voor de bezoekers- en aanvraag-
registratie. Daarom moet een dienst o.m. een
bezoeker op diens verzoek binnen vier weken
meedelen of de bezoekers- en aanvraagadminis-
tratie gegevens over hem bevat.
Zie voor de vernietiging van de persoonsgege
vens in een bezoekersregistratie stap 15.
Het verbod op verwerking van bijzondere per
soonsgegevens geldt ook voor gegevens over
onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband
met een opgelegd verbod naar aanleiding van
dat gedrag. Zo houdt een archiefdienst bijvoor
beeld aantekeningen van de weigering van een
verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden
indien deze aan de verzoeker niet veilig kunnen
worden toevertrouwd (art. 17, tweede lid, van de
Archiefwet 1995). Ook kan een bezoeker die wei
gert zich te gedragen naar het bezoekersregle
ment of naar aan hem gegeven aanwijzingen in
het belang van de orde en veiligheid (art. 13
Bezoekersreglement rijksarchiefdienst) verder
verblijf in het archief worden ontzegd.
Volgens art. 22 WBP is het verbod tot verwer
king van dergelijke gegevens niet van toepassing
wanneer dit ten eigen behoeve van de archief
dienst is om: a. een verzoek van betrokkene te
beoordelen om een beslissing over hem te
nemen of aan hem een prestatie te leveren of b.
zijn belangen te beschermen voor zover het gaat
om strafbare feiten die zijn gepleegd of die - op
grond van feiten en omstandigheden - naar ver
wachting zullen worden gepleegd jegens hem of
jegens personen die in zijn dienst zijn.
Is er slechts sprake van (zoals art. 6 van het
Reglement persoonsregistraties rijksarchief
dienst het omschrijft) 'binnen of buiten de rijks-
28
juridische zaken
archiefdienst bestaande redelijke vermoedens
van het plegen van een strafbaar feit of andere
ongeoorloofde activiteiten', dan valt dat niet
onder de uitzondering van art. 22.
Persoonsgegevens mogen niet langer worden
bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de
betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is
voor de verwerkelijking van de doeleinden waar
voor zij worden verzameld of vervolgens wor
den verwerkt. Voor wat betreft persoonsgege
vens die voor historische, statistische of weten
schappelijke doeleinden worden bewaard, bevat
de Wbp hierop een uitzondering (art.10, tweede
lid). Deze geldt alleen wanneer de verantwoor
delijke de nodige voorzieningen heeft getroffen
om te verzekeren dat hij de desbetreffende gege
vens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden
gebruikt.
Zo bepaalt het Reglement persoonsregistraties
van de rijksarchiefdienst 'n) als doeleinden van
de registratie: communicatiedoeleinden, behoud
van de in de rijksarchiefbewaarplaatsen aanwezi
ge bescheiden. Door de identiteit van de betrok
kene te registreren, is deze ook van nut bij ver
missing of misbruik van archiefbescheiden. Ook
om strafbare feiten, waarvoor de Wbp een uit
zondering kent, te voorkomen, op te sporen en te
vervolgen is deze registratie bedoeld. Maar
wordt bijvoorbeeld een voor de bezoekerskaart
(of voor de personeelsadministratie) genomen
foto gebruikt in een archiefkrant, tentoonstelling
of op Internet, dan is dat onverenigbaar met het
doel waarvoor deze is verkregen.
Proportionaliteit
Gevoelige gegevens bezoekers
De archiefdienst mag dus de gegevens over het
onrechtmatig of hinderlijk gedrag van een bezoe
ker aan wie de toegang tot of het gebruik van
archivalia is ontzegd, verwerken. Maar alleen als
het om de eigen 'zwarte lijst' gaat en niet over
gedrag van bezoekers in een andere dienst.
archievenblad
|um 2000
Stap 15: Vernietiging
Voorwaarden bewaring
Medische gegevens
Het voorschrift persoonsgegevens niet langer te
bewaren dan noodzakelijk, betekent nog niet
meteen dat zij vernietigd moeten of mogen wor
den wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn
voor de verwerkelijking van de doeleinden waar
voor zij werden verzameld of verwerkt. In bij
zondere wetgeving kan de bewaartermijn
gefixeerd zijn. Zo is in artikel 7:454, derde lid,
BW de bewaartermijn van medische gegevens
vastgesteld op tien jaren. De Wbp beoogt op dit
punt geen wijzigingen aan te brengen. Dit
brengt met zich mee, aldus de MvT (blz. 95-96),
"dat de verantwoordelijke zich dient af te vragen of
er redenen zijn op grond waarvan gegevens vast
gelegd kunnen blijven. Zijn er voldoende redenen
dan kan hij bepalen welke termijnen gelden om die
gegevens te bewaren. Zijn die termijnen verlopen
dan zal hij de gegevens niet meer mogen verwer
ken, tenzij voor een ander, daarmee verenigbaar
doel, bijvoorbeeld statische archivering.
In specifieke omstandigheden kan het doelein
de met zich brengen dat persoonsgegevens voor
onbepaalde tijd mogen worden bewaard. In dit
verband kan worden gewezen op de archiefbe
scheiden als bedoeld in de Archiefwet 1995 die
naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Voor deze bescheiden geldt onder meer als doel
einde: behoud van (een deel van) het Neder
landse culturele erfgoed. Daarmee is de termijn
gedurende welke de daarin opgenomen per
soonsgegevens mogen worden bewaard, in
beginsel onbepaald."
Deel een van dit artikel verscheen in het
Archievenblad van mei jl. Het gehele artikel
- inclusief de Memorie van Toelichting - staat
tevens op de website van de auteur:
www.org.uva.nl/bai/home/eketelaar/archiefrecht.
html#archiefdiensten
Noten:
9 Of voor het doel of de doel
einden van de verwerking
onvolledig of niet ter zake
dienend zijn dan wel anders
zins in strijd met een wettelijk
voorschrift worden verwerkt.
10 Ervan uitgaande dat de
beheerder van de archiefbe
waarplaats tevens 'verant
woordelijke' in de zin van de
Wbp is, zoals mag worden
aangenomen voor de rijks- en
gemeentearchivarissen.
11 Staatscourant 1998, 249;
F.C.j. Ketelaar, Archiefrecht
(Alphen aan den Rijn, 1996
e.v.j.) C 25-15 e.v.
