Ike handeling telt
ARCHIEFDIENSTEN
en de WET BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS
Deel 2
juridische zaken
juridische zaken
Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde ver
werking van persoonsgegevens moet worden
gemeld bij het College bescherming persoonsge
gevens (de vroegere Registratiekamer). Valt de
verwerking onder de bij algemene maatregel van
bestuur te regelen vrijstellingen en is de inbreuk
op de fundamentele rechten en vrijheden van
de betrokkene daarbij onwaarschijnlijk, dan
hoeft dit niet.
Men kan de geautomatiseerde verwerking ook
melden bij een door de verantwoordelijke (of
een organisatie waarbij verantwoordelijken zijn
aangesloten) benoemde eigen functionaris voor de
gegevensbescherming. Deze bij het College aange
melde functionaris ziet toe op de verwerking
van persoonsgegevens overeenkomstig het bij
en krachtens de wet bepaalde. Zijn toezicht
strekt zich uit tot de verwerking van persoonsge
gevens door de verantwoordelijke die hem heeft
benoemd of door de verantwoordelijken die zijn
aangesloten bij de organisatie die hem heeft
benoemd. In het archiefwezen kan dat een func
tionaris voor de rijksarchiefdienst of voor alle
archiefdiensten gezamenlijk zijn; dat zou ook de
eenheid van interpretatie en toepassing van de
Wbp bevorderen. Om die reden ook toonde de
plv. voorzitter van de Registratiekamer zich
voorstander van het aanwijzen van een dergelij
ke functionaris.
Verder is men verplicht tot maatregelen die ver
zekeren dat de persoonsgegevens, gelet op de
doeleinden waarvoor zij worden verzameld of
vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeu
rig zijn. Gaat het om persoonsgegevens die op
historisch-wetenschappelijke gronden zijn gese
lecteerd, dan kan de archiefdienst deze toetsing
volgens de MvT achterwege laten.
Het recht op correctie geldt alleen voor de
betrokkene zelf en alleen wanneer de persoons
gegevens feitelijk onjuist zijn. 9 Feitelijk onjuist
is niet hetzelfde als juridisch onjuist, zoals de
rechter kort geleden besliste in het eerder aange
haalde vonnis over het boek 'Putten, de razzia
en de herinnering'. Het ging om de vraag of
Madeion de Keizer in haar boek iemand op
goede gronden een verrader had genoemd. De
betrokkene was na de oorlog buiten vervolging
gesteld, maar volgens de rechter rechtvaardigt
die beslissing niet de conclusie dat betrokkene
onomstotelijk van alle blaam gezuiverd is. Op
grond van haar historisch onderzoek mocht De
Keizer de betrokkene als verrader aanmerken:
van haar "kan en mag niet gevergd worden dat
zij de historische werkelijkheid reduceert tot een
juridische beslissing".
Wie naar aanleiding van een verzoek van de
betrokkene onjuiste persoonsgegevens heeft ver
beterd of aangevuld, is er tevens verantwoorde
lijk voor deze verbeteringen en aanvullingen zo
spoedig mogelijk aan derden - aan wie de gege
vens eerder waren verstrekt - door te geven, ten
zij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige
inspanning kost. Afhankelijk van de omstandig
heden beslist de archiefdienst die de eigen lezing
van een betrokkene heeft toegevoegd aan de in
haar bewaarplaats berustende persoonsgege
vens, of zij daarvan alle eerdere onderzoekers
van die gegevens op de hoogte moet brengen.
Wanneer de onjuiste persoonsgegevens voorko
men in één inventarisnummer dat de betrokke
ne betreft, is het vrij gemakkelijk om - met
behulp van de aanvraagadministratie - iedereen
die het nummer eerder heeft ingezien op te spo
ren. Komen ze echter voor in een bestand met
gegevens over veel meer personen en dat door
een groot aantal verschillende onderzoekers
geraadpleegd is, dan vergt het opsporen en
inlichten van al die onderzoekers in het alge
meen een onevenredige inspanning. Dan zou de
archiefdienst het achterwege kunnen laten.
In het algemeen geldt (art. 34) dat zowel bij van
de betrokkene zelf afkomstige persoonsgege
vens, als bij die uit andere bron, de betrokkene
moet worden geïnformeerd over de doeleinden
van de verwerking waarvoor de gegevens zijn
bestemd. Dit hoeft niet
a als het onmogelijk blijkt de betrokkene te
informeren of als dit een onevenredige
inspanning kost. In dat geval legt de verant
woordelijke de herkomst van de gegevens
vast.
b als de wet de vastlegging of de verstrekking
voorschrijft. In dat geval informeert de verant
woordelijke de betrokkene op diens verzoek
over het wettelijk voorschrift dat leidde tot de
vastlegging of verstrekking van de hem
betreffende gegevens.
Als het gaat om een verwerking van persoonsge
gevens die deel uitmaken van archiefbescheiden
die zijn overgebracht naar een archiefbewaar
plaats (ingevolge de artikelen 12 of 13 van de
Archiefwet 1995), kan een mededeling ais
bedoeld in artikel 34 achterwege blijven. Dat
bepaalt art. 44, tweede lid uitdrukkelijk. Voor
het archiefwezen betekent dit dus o.m. dat de
archiefdienst bij verwerving van een archiefbe
stand met persoonsgegevens de betrokkenen
niet behoeft te informeren.
De betrokkene mag de verantwoordelijke vol
gens artikel 35 vrijelijk en met redelijke tussen
pozen vragen of hij persoonsgegevens die hem
betreffen, verwerkt. De verantwoordelijke deelt
dit de betrokkene schriftelijk, binnen vier
weken, mee. Dit is in beginsel ook op archiefbe
scheiden in een archiefbewaarplaats van toepas
sing. Maar, zo staat in de MvT, blz. 44, in het
algemeen geldt
archiefbescheiden die naar een archiefbewaar
plaats zijn overgebracht, geldt overigens dat zij
in beginsel openbaar zijn. Van dergelijke beschei
den kan dus een ieder op grond van de
Archiefwet 1995 kennisnemen. Hoewel het
archiefwezen er volledig op ingericht is om aan
dergelijke verzoeken tot kennisneming te vol
doen, geldt ook hier dat die dienstverlening niet
onbegrensd is. Dat geldt zowel voor verzoeken
die op de Archiefwet 1995 zijn gebaseerd als voor
verzoeken die hun basis vinden in artikel 35..."
Op grond van de Wbp hoeft de archiefdienst dus
niet in te gaan op vragen als "kom ik voor in de
correspondentie van..." (zelfs niet wanneer dit
een gestructureerd en op persoonsnaam toegan
kelijk bestand is). Zij kan dan antwoorden: in de
studiezaal kunt u (de toegangen tot) dat bestand
ingevolge de Archiefwet 1995 raadplegen. Of:
wij zullen dat tegen de daarvoor geldende tarie
ven voor u uitzoeken. De archiefdienst kan
natuurlijk ook snel nagaan óf de verzoeker in
het bestand voorkomt, dat feit meedelen met de
toevoeging: als u de stukken zelf wilt zien kunt u
naar de studiezaal komen of wij sturen u tegen
betaling een kopie toe. Daarbij is het wel van
enig belang te weten of de verzoeker zich op art.
35 van de Wbp dan wel op de Archiefwet 1995
baseert. In het eerste geval kan de archiefdienst
een bij AMvB vast te stellen vergoeding van
maximaal f 10 vragen, in het tweede geval zijn
de op grond van de Archiefwet 1995 vastgestel
de tarieven toepasselijk. De rechtsgang in geval
van weigering van het verzoek is in beide geval
len dezelfde: bezwaar en beroep op grond van de
Algemene wet bestuursrecht. '10'
Als de archiefdienst enigerlei verwerking van
persoonsgegevens (indicering, inventarisatie,
selectie, presentatie op Internet, maar ook zelfs
verpakking van archiefbescheiden) uitbesteedt,
gelden de voorwaarden van art. 14. De bewerker
staat garant voor de technische en organisatori
sche beveiliging van de verwerkingen; de uitbe
steder ziet daarop toe; de uitbesteding is in een
schriftelijke overeenkomst vastgelegd.
Als archiefdiensten rechtmatig verzamelde per
soonsgegevens van personeel, bezoekers en
andere klanten verwerken, is dat geoorloofd,
mits het gebeurt voor 'welbepaalde, uitdrukke-
Feitelijk onjuist is niet
hetzelfde als juridisch
onjuist, zoals de rechter
kort geleden besliste in
het eerder aangehaalde
vonnis over het boek
'Putten, de razzia en de
herinnering'.
26
27
--,- 5 a
Waarschijnlijk per 1 september
a.s. treedt de Wet bescherming
persoonsgegevens in werking en
wordt de Archiefwet 1995 met
een nieuw artikel 2a aangevuld.
De Wbp regelt niet, zoals de
oude Wet persoonsregistraties,
de registratie van persoonsgege
vens, maar veel ruimer de ver
werking ervan: elke handeling of
elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens.
De wet geldt zowel voor de over
heid als voor particulieren die
persoonsgegevens verwerken.
Een persoonsgegeven is elk
gegeven dat een geïdentificeerde
of identificeerbare natuurlijke
persoon betreft; gegevens over
overleden personen zijn geen
persoonsgegevens in de zin van
de Wbp. De meeste persoonsge
gevens in een archiefbewaar
plaats zullen dan ook niet onder
de Wbp vallen. Verder valt ver
werking door een archiefdienst
van persoonsgegevens (aangaan
de levende personen) in archief
bescheiden, onder de door de
Wbp toegelaten verwerking,
aldus de Memorie van toelichting
(MvT), blz. 43.
Bij die verwerking is men even
wel gebonden aan de wettelijke
randvoorwaarden, evenals bij de
verwerking van persoonsgege
vens van bezoekers enz.
Door F.C.J. Ketelaar
Zoals het er nu uitziet treedt per 1 september 2000
de Wet bescherming persoonsgegevens in werking
en wordt de Archiefwet 1995 met een nieuw artikel
2a aangevuld. Wat betent dit voor het beheer van
archiefbewaarplaatsen die onder de Archiefwet
1995 vallen? En op welke manier krijgen de catego
riale archiefbeherende instellingen, bedrijfsarchief
diensten en registratuur met het nieuwe artikel te
maken? Deel twee van de toelichting.
Stap 9: Meldingsplicht
Functionaris gegevensbescherming
Zo moet een geautomatiseerde database van
persoonsgegevens die gegevens (kan) bevat-
(ten) van nog levende personen, zoals GenLias,
Digitale Stamboom, gemeld worden. Maar de
geautomatiseerde bezoekersregistratie is hier
van vrijgesteld, mits deze zich beperkt tot de
rechtstreeks door de betrokkene zelf aangemel
de gegevens.
Stap 10: Juistheid van de gegevens
Feitelijk en juridisch
"Ook onjuiste persoonsgegevens kunnen op die
gronden interessant en behoudenswaardig zijn."
Het een ieder toekomend recht op correctie van
onjuiste persoonsgegevens geldt ook voor in
een archiefbewaarplaats berustende persoons
gegevens, zij het dat een verzoek om verbete
ring of aanvulling gehonoreerd kan worden door
de betrokkene toe staan dat zijn eigen lezing
aan de betreffende bescheiden wordt toege
voegd (MvT, blz. 44).
Inlichten van derden
Stap 11: Informeren van de betrokkene
Wanneer wel, wanneer niet
Verzoeken om kennisneming
"dat verzoeken om kennisneming niet ongericht
mogen zijn. Onder omstandigheden kan dit
neerkomen op misbruik van recht. Voor
Stap 12: Uitbesteding
Schriftelijke overeenkomst
Stappen 13 en 14: Bezoekers-, aanvraag- en uitleen
registratie
Doelbinding
archievenblad
juni 2000
juni 2000
archievenblad
