Helft vari
archieven
bedreigd
Overheid
vernietigde
video ramp
Lï!
r
juridische zaken
het beoordelen van de manier waarop het
archiefbeheer is georganiseerd, wordt aange
stuurd en gecontroleerd. Daarnaast moet een
actief voorlichtingsbeleid preventief gaan wer
ken. Gegeven de onbekendheid in het veld met
de archiefwetgeving, heeft voorlichting een
grote prioriteit. We richten ons daarbij op alle
archiefbeherende onderdelen van een organisa
tie: zowel de bestuurder, de DIV-manager als
degenen die met het feitelijk beheer zijn belast.
De RAI gebruikt verschillende vormen van voor
lichting. Elk kwartaal verschijnt een Nieuwsbrief
en dit jaar starten we met een eigen website met
actuele informatie, teksten van wet- en regelge
ving, achtergrondinformatie over specifieke
l6 I
onderwerpen en publicaties van de inspectie.
Vorig jaar stond de RAI voor het eerst met een
stand op een DIV-beurs om ook daar onze
bereikbaarheid en bekendheid te vergroten.
Over een aantal thema's organiseren we work
shops, zoals vorig jaar voor zbo's. Ruim 140
belangstellenden kwamen daar op af. Dit voor
jaar organiseren we opnieuw een workshop voor
hen, ditmaal over het opstellen van archiefbe-
heersregels. De belangstelling daarvoor is
opnieuw groot. Ook schriftelijk en telefonisch
weet men ons steeds vaker te vinden; onze
inspanningen op voorlichtingsgebied blijken
effectief te zijn.
De achterliggende gedachte bij het ontwik
kelen van een inspectiecyclus is dat wij bij de
beoordeling van de kwaliteit van het archiefbe
heer de zorgdrager niet uitsluitend beoordelen
op de formele archiefwettelijke eisen. Ook de
inspanningen die hij levert om tot verbetering
te komen betrekken wij er uitdrukkelijk in. Zo
kijken we naar de uitgangssituatie en naar de
kwaliteit en effectiviteit van de geleverde
inspanningen, hetgeen overigens wel eisen stelt
aan dat 'kijken'. We zullen de vorderingen van
de zorgdragers structureel en kritisch moeten
volgen. Acute gebreken in het archiefbeheer, of
handelingen die strijdig zijn met de Archiefwet
kunnen natuurlijk niet door de beugel en wor
den door de RAI niet geaccepteerd.
Om het archiefbeheer bij elke zorgdrager zo
goed mogelijk te kunnen volgen en beoordelen,
hebben we gekozen voor de volgende inspectie
cyclus. Centraal in deze cyclus staan de jaarlijkse
vragenlijst en de vierjaarlijkse doorlichting.
Jaarlijkse vragenlijst. Elk jaar ontvangen alle zorg
dragers schriftelijk een uitgebreide vragenlijst
over alle aspecten van het archiefbeheer. Het
doel is op hoofdlijnen inzicht te krijgen in de
organisatie, beleid, planning en instrumenten,
knelpunten en achterstanden. De systematisch
verwerkte en beoordeelde gegevens komen in
het verslag over het toezicht dat de Tweede
Kamer jaarlijks wordt aangeboden.
Vierjaarlijkse doorlichting. Elke vier jaar wordt het
archiefbeheer van een zorgdrager doorgelicht;
hiermee stellen wij door eigen waarneming en
interviews de kwaliteit van het archiefbeheer
vast. Zo toetsen wij de informatie die via de jaar
lijkse vragenlijst is aangeleverd aan de praktijk.
Deze combinatie maakt het mogelijk op hoofd-
Beter toezicht nodig op falend
beheer overheidsarchieven
0 Onderzoek naar
juridische zaken
lijnen een betrouwbaar beeld van alle zorgdra
gers op te bouwen, zonder noodzaak elk van hen
afzonderlijk frequent te bezoeken.
Gerichte inspecties. Zou de RAI volstaan met een
vierjaarlijkse doorlichting, dan wordt ons werk
te voorspelbaar. Bovendien kunnen we tussen
tijds onvoldoende op ontwikkelingen reageren.
Waar de RAI dat nodig oordeelt, voert zij daar
om tussentijds gerichte inspecties uit waarvoor
we elk jaar een programma opstellen. Een analy
se van de verkregen informatie uit monitoring
en de jaarlijkse vragenlijst bepaalt daarbij de
keuze. Waar duidelijke knelpunten lijken te
bestaan of risico's op 'bedrijfsongevallen',
inspecteren we op die aspecten bij één of meer
zorgdragers.
Incidentinspecties. Bij incidenten stelt de RAI in
een aantal gevallen een inspectie in naar de oor
zaken. Soms krijgt de zorgdrager eerst zelf de
gelegenheid om een onderzoek in te stellen en
hierover aan de inspectie te rapporteren.
Alle inspecties worden afgerond met een rappor
tage aan de zorgdrager en de betreffende beheer
ders. In bijzondere gevallen gaat de rapportage
ook naar de minister van OCenW, die dan de
betreffende zorgdrager kan aanspreken. Een
inspectierapport bevat de bevindingen van de
inspecties, gevolgd door conclusies en een aan
tal concrete aanbevelingen. Om vast te stellen in
hoeverre de zorgdrager de aanbevelingen daad
werkelijk heeft overgenomen, worden één of
meer vervolginspecties uitgevoerd. Dit geldt
zowel voor de gerichte inspecties als de incident
inspecties. Jaarlijks brengt de algemene rijksar
chivaris aan de minister van OCenW verslag uit
over de bevindingen van het toezicht. Naast een
algemeen gedeelte met een beoordeling van de
kwaliteit van het beheer, bevat het verslag de
resultaten van de jaarlijkse vragenlijst en de
overzichten en samenvattingen van de uitge
voerde onderzoeken en inspecties.
jaarlijkse vragenlijst
vierjaarlijkse doorlichting
gerichte inspecties
incidentinspecties
jaarlijks verslag
Certificering
Dit jaar onderzoeken wij de mogelijkheid om
vormen van certificering bij het toezicht te intro
duceren. Het idee is als volgt. Een onafhankelijk,
gespecialiseerd instituut toetst specifieke onderde
len van het archiefbeheer op basis van wettelijke
normen. Vervolgens geeft het aan de zorgdrager
een certificaat af. Voor dat onderdeel van het
beheer hoeft de inspectie dan alleen vast te stellen
of de zorgdrager over een geldig certificaat
beschikt. Daarnaast toetst de inspectie weer de
kwaliteit van het certificerend instituut. Deze
manier om de werkzaamheden van het externe
toezicht beheersbaar te houden, is vergelijkbaar
met de APK-keuringen voor auto's, of met de afgif
te van erkende diploma's. Dat is veel effectiever
dan wanneer de inspectie in alle specifieke (en
bekende) gevallen die onderdelen zelf moet
beoordelen. Een tweede voordeel is dat certifice
rende instituten een grote deskundigheid op die
deelgebieden opbouwen. Meer dan eigenlijk bin
nen een inspectie - per definitie immers meer
generalistisch dan specialistisch - mogelijk is. Een
derde voordeel tenslotte is dat certificering een
preventieve werking heeft en eigenlijk als een ver
gunningenstelsel werkt. Denk voor toepassingen
in het archiefbeheer bijvoorbeeld aan certificering
van archiefruimten. Zeer aantrekkelijk is ook de
toepassing bij digitale archiefsystemen die gecerti
ficeerd kunnen worden op de archiefwettelijke,
technische eisen. De zorgdrager moet dus zelf aan
tonen dat al zijn systemen aan de verplichtingen
voldoen. Zo hoeft de toezichthouder niet elk sys
teem afzonderlijk te toetsen, maar kan zich beper
ken tot de controle of de systemen zijn gecertifi
ceerd. De eigenlijke controle voert de certificeren
de instelling uit, die daarbij onder toezicht staat
van de Raad voor Accreditatie en, in dit geval, de
Rijksarchiefinspectie. Het idee moet nog uitge
werkt en getoetst worden op haalbaarheid, maar
er zitten zeker aantrekkelijke kanten aan.
En verder?
De strategie en werkwijze zijn uitgewerkt,
ons programma is ambitieus genoeg. We hebben
er alle vertrouwen in dat we met deze aanpak op
de goede weg zijn. De inspectie komt nog dit
jaar op de vereiste sterkte van tien formatie
plaatsen. Na een aanpassing van de Archiefwet
1995 maken we formeel de overstap naar het
departement. Over twee jaar evalueren we of de
formatieve uitbreiding en de gekozen strategie
het toezicht voldoende hebben versterkt.
archievenblad
Hoofdactiviteiten Rijksarchiefinspectie
Monitoring
Door middel van het volgen van diverse informatiebronnen en via netwerken vormt
de inspectie zich een beeld van de ontwikkelingen zowel op het vakgebied als ten
aanzien van de afzonderlijke zorgdragers. Monitorgegevens zijn een belangrijke bron
bij het plannen van voorlichtingsproducten, onderzoek en inspecties.
Onderzoek
Monitor- en inspectiegegevens maken trends zichtbaar. Waar zitten knelpunten die
structureel lijken? Wat zijn de mogelijke oorzaken daarvan, hoe kunnen deze het
beste worden opgelost en waar mogelijk voorkomen? Dat is de achtergrond van het
onderzoeksprogramma van de RAI. Het geeft de inspectie meer inzicht in een aantal
knelpunten. Door de onderzoeksresultaten te publiceren wordt het onderzoek
tevens een voorlichtingsproduct. Waar nodig ontwikkelt de RAI op basis van een
onderzoek een themafolder of organiseert een workshop.
Voorlichting
Speerpunt bij een preventief beleid is actieve voorlichting met als doel zorgdragers
en beheerders optimaal voor te lichten over de archiefwetgeving en de naleving
ervan. Dat gebeurt door middel van een Nieuwsbrief, een eigen website, publicaties,
voorlichtingsfolders en workshops. De keuzes voor onderwerpen thema's zijn geba
seerd op gegevens uit monitoring, onderzoek en inspecties.
Inspectie
Via de incidentele en periodieke inspecties wordt de kwaliteit van het archiefbeheer,
of aspecten daarvan, door feitelijke waarneming, interviews en documenten
getoetst. Van elke inspectie ontvangt de zorgdrager een rapport met conclusies en
aanbevelingen. Via een of meer vervolginspecties wordt gedurende langere tijd
getoetst in hoeverre men de aanbevelingen overneemt. In bijzondere gevallen wordt
de minister van OCenW van de resultaten van een inspectie op de hoogte gesteld.
Jaarlijks verslag
Eenmaal per jaar brengt de algemene rijksarchivaris een verslag over het toezicht uit
aan de minister van OCenW, dat vervolgens naar de Tweede Kamer gaat. Dit verslag
geeft een beeld van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de centrale overheid en
signaleert trends en knelpunten. Tevens bevat het de resultaten van de jaarlijkse
vragenlijst en samenvattingen van de verrichte onderzoeken en inspecties. In voor
komende gevallen doet de algemene rijksarchivaris concrete aanbevelingen.
archievenblad mei 2000
Inspectiecyclus
NRC HANDELSBLAD
'Wie bewaart, liccfi wat' luidi een oud-Hollandse zegswijze. Maar dc eens zo dat
Nederlandse overheid bewaart slccds minder, zo lijkt het. Dc lijst mei we bijvoort
'zoekgeraakte' en illegaal vernietigde archieven is dc afgelopen maanden krugen. cr 1
opnieuw langer geworden. Wat is cr toch aan dc hand met het archief- v'J'p"8™r
beheer in Nederland?
Inspectiecyclus
Door een onzer redacteuren.
Rotterdam, 23 JUNI. I)e over
heid heeft het beeldmateriaal dat
gemaakt Ls op de avond van de Bijl
merramp vernietigd. Dit blijkt uit
een brief van minister Jorritsma
(Verkeer en Waterstaat) aan de
Tweede Kamer.
De Tweede Kamercommissie
voor Verkeer en Waterstaat verga
dert vandaag over de gezondheids
klachten die zich na het ongeluk
hebben voorgedaan bij een aantal
bewoners van dc Amsterdamse wijk.
Ken besluit over een parlementair
DEN HAAG, l8 DEC. Dc Tweede
Kamer wil ccn onderzoek naar de
Vernietiging van delen van het ar- j
chief van de Militaire Inlichtingen
Dienst (MID). Welke vorm dal
'onderzoek zal krijgen, moet nog
worden bepaald. Minister Voor
hoeve (Defensie) zegde de Kamer
gisteren toe dat het archief beter
zal worden opgezet en beheerd, lir
Imogen geen dossiers door dc pa
pierversnipperaar gaan totdat een
lijst van te bewaren stukken is sa
mengesteld. Die lijst, waaraan zes
jaar is gewerkt, wordt nog deze
maand voltooid. Op vernietiging
staat ontslag en strafvervolging.
Plaatsvervangend hoofdinspecteur Rijksarchiefinspectie
Spraakmakende archiefincidenten
breed uitgemeten in de pers.
Massale vernietiging door
onkunde bij overheid
Door Bert Huisjes
Rotterdam Bij overheden dreigt een massale vernietiging
van archieven doordat computerbestanden verloren gaan of
onleesbaar zijn door nieuwe software. Ook gooien ambtena
ren door een gebrekkige kennis geregeld digitale documen-
7.0 kan het onmogelijk wordci
bedrijven Ie vervolgen als na jarci
wordt vastgesteld dat zij liet mi
iicu ernstig hebben vervuild.
Als wc niet oppassen, wordci
dit dc verges tachtigste decenni
van dc eeuw", erkent J.C. Mulde
van dc Rijksatchicfdii
rijksarchivaris heeft bi) suaissc-
n der Ploeg (Cultuur)
licidsarchicven heeft vergaande
gevolgen. Ecu voorbeeld: om
overtreding van milieuregels te
kunnen bewijzen, moeten hin
derwetvergunningen jo jaar wor
den bewaard. Veel van deze dos
siers staan echter niet op papier;
„De dc Hinderwet ls sinds twee jaar
ingen door andere regclgc-
Oudcbcstandcnblijkcn met
al dc stormbal gehesen. Er is dc huidige software vaak niet
haast geboden." A
Uit ondeoock bij ruim 130 da
tabanken van de provincies oen en cr zi|n nog nau»cii|Ks
Noord-Holland,Zuid-Holland ai computers waarop die kunnen
Utrecht concludeerden archicfm- worden afgelezen. „Rijkswater-
sptctcurs dal in het ergste geval slaat is zo belangrijke gegevens
[1] Zie voor dit onderwerp ook:
De ministeriële verantwoor
delijkheid ondersteund. Een
checklist voor een systemati
sche beschrijving en analyse
van toezichtsarrangementen.
Rapportage van de commis
sie Holtslag aan de Minister
van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties.
Den Haag 1998.
