DOOR DE VELE
ONTWIKKELINGEN
IS ER GROTE BEHOEFTE
AAN EEN ANDERE
OPLEIDINGSAANPAK
www.stichting-go.nl
J>
MAAK KENNIS MET ONS NIEUWE OPLEIDINGSAANBOD
Mo°r
<0 ^erlen/u
Meer informatie:
Vraag onze gratis
studiegids of kijk op
onze web-pagina's.
Celebesstraat 89
25 85 TG Den Haag
Tel. 070-35 12380
Fax 070-3549789
info@stichting-go.nl
-S>
Opleidi<i^
info^
STICHTING
GEMEENSCHAPPELIJKE
OPLEIDING
juridische zaken
volop in ontwikkeling. Zo is de Nederlandse
Vereniging van Bedrijfsarchivarissen al een aan
tal jaren op dit terrein actief.
Ontstaat er een goed evenwicht tussen de eigen
verantwoordelijkheid van de zorgdrager en het
toezicht door kwaliteitszorg wettelijk te ver
plichten? Nee, zo werkt dat niet. Kwaliteitszorg
is een benadering die een organisatie zelf moet
accepteren en dragen, anders heeft het geen
kans van slagen. Niettemin kan de RAI het pro
ces bevorderen. Dat gebeurt nu al door bijdragen
te leveren aan de initiatieven bij de centrale
overheid om vormen van kwaliteitszorg te intro
duceren. Daarnaast zullen inspecties met nadruk
die elementen van kwaliteitszorg toetsen die elk
voor zich essentiële voorwaarden zijn voor goed
archiefbeheer.
Hoe onafhankelijk het toezicht ook moet
zijn, met een heldere rolverdeling voor alle par
tijen, ook een goede wisselwerking tussen het
veld en de toezichthouder is van groot belang.
Zowel strategie als werkwijze dienen aan te slui
ten op de specifieke kenmerken van het veld
waarover de RAI toezicht houdt. Alleen dan kan
het toezicht effectief zijn. Het is daarom van
belang het werkveld goed te kennen. Het is een
omvangrijk en 'beweeglijk' veld met een grote
verscheidenheid. We hebben te maken met ruim
400 afzonderlijke zorgdragers, groot en klein,
ieder op zich weer anders georganiseerd en ver
spreid door het hele land. Door decentralisatie
en verzelfstandiging nemen de taken van de
centrale overheid steeds weer andere vormen
aan. Bovendien zijn er in de kwaliteit van het
archiefbeheer grote verschillen. Zo hebben grote
organisaties op centraal niveau in de meeste
gevallen een georganiseerde DIV-sector. Toch
ontbreekt het vaak aan samenhangend en orga
nisatiebreed archiefbeleid en is er onvoldoende
coördinatie en aansturing. De invloed van een
centrale organisatie is dan ook veel minder
groot dan je zou mogen verwachten. Dieper in
de organisatie zijn daarvan de gevolgen zicht
baar: de kwaliteit van het beheer neemt er vaak
af. Met name regionaal gevestigde diensten en
instellingen zijn veelal onvoldoende met
archiefwettelijke eisen bekend en hebben te wei
nig deskundigheid in huis. En de afstand tot het
departement is in alle opzichten groot.
Ook zelfstandige bestuurorganen (zbo's) zijn zelf
verantwoordelijk voor het archiefbeheer.
Globaal genomen zijn ze veel minder bekend
met de archiefwetgeving dan de ministeries en
hoge colleges van staat. Ze onderhouden nauwe
lijks relaties met noch het departement, noch de
Rijksarchiefdienst. Dat geldt nog sterker voor
privaatrechtelijke zbo's. Deze groep zelfstandige
bestuursorganen valt pas sinds de Archiefwet
1995 onder de werking ervan en heeft op dat
punt een zo mogelijk nog grotere achterstand
(zie ook 'juridische zaken' in het Archievenblad
van april jl.)
Wat betekent dit alles nu voor de invulling van
het toezicht? De Rijksarchiefinspectie heeft
gekozen voor een opzet waarin de volgende
punten centraal staan:
Preventief toezicht, met name door monito
ring, onderzoek en actieve voorlichting, maakt
effectiever werken mogelijk: tijdig knelpunten
signaleren en via actieve en gerichte voorlich
ting de kans op 'ongelukken' verkleinen.
Kwaliteit van het archiefbeheer van elke indi
viduele zorgdrager volgen en periodiek toet
sen door een meerjaarlijkse inspectiecyclus.
Monitoring en onderzoek, voorlichting en
inspectie zijn de hoofdactiviteiten van de RAI
(Zie het schema op de volgende bladzijde).
Het beste is de problemen voor te zijn: niet
alleen optreden waar en wanneer het fout is
gegaan. Het gaat veel meer om de onderliggende
structuur: hoe zijn incidenten te voorkomen? In
de eerste plaats door toetsen op integraal beleid:
15
JG .Jh
Werkveld en werkwijze
Hoofdactiviteiten
Preventief toezicht
De door de RAI
georganiseerde workshops
voor zbo's en pbo's waren
broodnodig en werden dan
ook druk bezocht.
mei 2000
archievenblad
