HET ARCHIEF DAT ZOEK WAS Trouw I oof-archief gevonden RIJKSARCHIEFINSPECTIE NI E U W E STIJL juridische zaken uridische zaken De toezichthoudende taak van de Rijksarchief dienst (RAD) bestaat al sinds de Archiefwet 1962 en werd uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie in Den Haag en de rijksarchieven in de provin cie. De toenmalige Rijksarchiefinspectie (RAI) hield toezicht op de hoge colleges van staat en de ministeries. De rijksarchieven in de provin cies deden dat op de in hun provincie gevestigde rijksinstellingen. Dit alles gecoördineerd door de RAL In de jaren negentig kwam hierin verande ring. De effectiviteit van het toezicht was niet groot en de kwaliteit van het beheer bij de zorg dragers slecht; er bestonden grote achterstanden in de bewerking en overbrenging van archieven. Om die reden legde de RAD de prioriteit bij het opbouwen van structurele contacten met zorg dragers: advisering, gezamenlijk een nieuw selectie-instrumentarium ontwikkelen, de ach terstanden in bewerking en overbrenging weg werken. Daarbij werd de inspectie als instru ment bewust wat in de luwte gezet. In 1991 werd de RAI als centrale afdeling opgeheven. De taken gingen over naar het Algemeen Rijks archief. Het toezicht kwam echter teveel op de ach tergrond, oordeelde de RAD. Mede op aandrin gen van de Algemene Rekenkamer besloot men in 1996 de inspectietaak weer sterker te profile ren. Het toezicht werd volledig centraal onder gebracht bij de per 1 september 1997 ingestelde Rijksarchiefinspectie, strikt gescheiden van de andere taken van de RAD. De RAI was nauwe lijks van start gegaan toen een aantal archiefin cidenten de aandacht van de landelijke politiek trok. De Tweede Kamer was van oordeel dat de inspectie verder versterkt diende te worden. De staatssecretaris van OCenW stemde daarmee in. Het resultaat is dat de RAI nog in 2000 zal wor den versterkt tot tien formatieplaatsen. Bovendien wordt de inspectie ontkoppeld van de RAD en rechtstreeks ondergebracht bij het ministerie. Bij het vormgeven van het toezicht zijn twee punten cruciaal: een hel dere positionering van het toezicht, en een juiste rolverdeling tussen zorg drager en toezichthouder. Er waren goede argu menten voor de aparte plaats van de inspectie. De RAD heeft vanuit ver schillende invalshoeken contacten met overheids organen. Om afspraken te maken over bewer king, overbrenging en openbaarheid van archie ven, om advies te geven of om daadwerkelijk - al dan niet tegen betaling - de zorgdragers onder steuning te bieden op bepaalde onderdelen van het archiefbeheer. Ook bij het vaststellen van selectielijsten speelt de RAD een belangrijke rol. En natuurlijk de inspectietaak. Op het oog lijkt de combinatie van al die taken met het toezicht heel aantrekkelijk: je oordeelt over het beheer maar kunt tegelijk op basis van de aanwezige expertise daadwerkelijk bijdragen aan een verbe tering die de toekomstige instroom van archie ven moet waarborgen. Toch zitten daar grote risico's aan vast. Wie als adviseur optreedt, daad werkelijk verbetertrajecten begeleidt of zelfs uit voert, brengt zijn eigenlijke rol als toezichthou der in de verdrukking. De adviseur of projectlei der is immers zelf partij geworden en daarmee mede verantwoordelijk voor de situatie die hij als inspecteur moet beoordelen. Een toezicht houder mag niet in een dergelijke positie terecht komen. Eigenlijk geldt voor elk toezichtsarrangement als voorwaarde dat die transparant is, zelfstandig en mmm onafhankelijk. Toezicht moet dan ook geschei den blijven van beleid, regelgeving, uitvoering en advies en herkenbaar zijn als een afzonderlij ke functie. En er moeten daarbij voldoende waarborgen zijn om het toezicht onafhankelijk te kunnen toetsen en oordelen. Kortom, de posi tie van het toezicht is essentieel om effectief te kunnen werken J1' Bij veel zorgdragers zit het belang van goed archiefbeheer nog niet 'tussen de oren'. Te vaak nog komen zij pas in actie als door een archief incident politieke averij dreigt. Zodra die drei ging weer vervaagt, vervaagt ook de aandacht voor het beheer. Te vaak ook roept men bij een archiefincident: kon de inspectie dit niet voor komen? Daarmee wordt de eigen verantwoorde lijkheid van de zorgdrager onvoldoende onder kend en komt de bal wel erg nadrukkelijk bij het toezicht te liggen. Afgezien van de principiële bezwaren is dat ook een vrijwel onmogelijke opgave. Niet zozeer extern toezicht dwingt de kwaliteit van het archiefbeheer af. Alleen een juiste balans tussen de eigen verantwoordelijk heid van de zorgdrager en de rol van de toe zichthouder kan dat structureel verbeteren. Dat betekent dat zorgdragers, veel meer dan tot nu toe het geval is, vorm en inhoud moeten geven aan hun eigen verantwoordelijkheid voor een goed archiefbeheer. Kwaliteitszorg is daarbij een belangrijk instru ment. Het is een integrale benadering van het archiefbeheer met als bindende elementen beleidsontwikkeling en -vaststelling, planning control, normering, interne controles en een jaarlijkse verantwoording. Een dergelijke bena dering leidt ongetwijfeld tot verbetering van de kwaliteit. Bovendien stelt de door de zorgdrager systematisch gecreëerde informatie over het archiefbeheer de RAI veel beter in staat de kwali teit van dat beheer te beoordelen (plannen, nor men, procedures, interne controles, verantwoor ding). Op deze wijze komt een goed evenwicht tussen zorg en toezicht tot stand: de zorgdrager neemt daadwerkelijk zijn verantwoordelijkheid en de toezichthouder kan op een verantwoorde wijze toetsen. In die situatie kan de inspectie ook wat meer afstand houden, zonder dat de effectiviteit van het toezicht vermindert. Al sinds 1998 bepleit de Rijksarchief inspectie kwaliteitszorg als een manier om de kwaliteit van het archiefbeheer te verbeteren. Het departement van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij werkt eveneens al enkele jaren aan de ontwikkeling van integrale kwaliteitszorg voor de DIV. Vorig jaar heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het voortouw genomen om kwaliteitszorg rijksbreed te introduceren. Er draait een succesvol proef project waaraan enkele ministeries deelnemen en er is een auditopleiding ontwikkeld, die een eerste generatie auditors heeft opgeleverd. Ook buiten de overheid is kwaliteitszorg in de DIV Te vaak ook roept men bij een archiefincident: kon de inspectie dit niet voorkomen? 12 13 De BALANS tussen zorg en toezicht Met als uitvalsbasis vijf inspec teurs en een voormalig lokaal van de Archiefschoot ging in het najaar van 1997 de Rijksarchief inspectie (RAI) in haar huidige vorm van start. Dankzij enige rugwind door twee archiefinci denten die de landelijke media haalden, kwam de inspectie sindsdien aardig op koers. De taak van de RAI is: toezicht houden op de naleving van de archiefwetgeving bij de centrale overheid. Tot die centrale over heid behoren het Kabinet der Koningin, de Hoge Colleges van Staat (zoals de Raad van State en de Algemene Rekenkamer), de ministeries, zelfstandige be stuursorganen en organen van de publiekrechtelijke bedrijfsor ganisatie. In totaal gaat het om meer dan 400 zorgdragers. De RAI is een centrale afdeling van de Rijksarchiefdienst, recht streeks aangestuurd door de algemene rijksarchivaris. Door Rob Kramer Archiefwettelijk toezicht is een belangrijk instru ment om te zorgen dat overheidsarchieven veilig gesteld worden als cultureel erfgoed en dat de overheid zorgvuldig met archiefbescheiden omgaat in het belang van burger en democratie. Primair is goed archiefbeheer natuurlijk een zorg van de over heid zelf. De grootste uitdaging voor de toezicht houder is om én goed zichtbaar te zijn en boven dien zichtbaar effectief. Tegelijkertijd moet die rol van toezichthouder zo beperkt mogelijk zijn. Hoe vinden we nu een goede balans tussen die eigen verantwoordelijkheid en het toezicht? De visie van de Rijksarchiefinspectie. Structurele contacten Comeback De geruchtmakende vondst van het verloren gewaande 'Liro- archief: ladenkasten in een leeg huis aan de Herengracht te Amsterdam. Bij de verhuizing vergeten mee te nemen door het Agentschap van het ministerie van Financiën. Zelfstandige positie toezicht Hellen is prefcasor lux Up turns hoogleraar eigen!Ijiiie 5c geschrokken op 0c ontdekking R. Florisson. «■oordvoerder M'aperl onthutst. 'De nllingcn *<i«i de rug bij hel lien van der! I*l> 11 naar gczrxhl. We wislcn dai bestaan Ik heb meerdere lere. "■■enicric van Financiën gevraagd '•Ihndminisiralic nog bestond, £n tft - verantwoordelijk is. De huidi lijkt me. Bij :nun/dwil de verantwoordelijkheid voor t» en 20 goed mogelijke .(hondeilng van de- H ««ursehijnlijk was vermengd. D de eigendom ivolgingHlaehluflcrs. De ,n. blijkens stempels en aangehechte cor respondents, begin jaren zestig bekeken Cadsu. lingsbvrcau voor Duitse Sehade-uitkcrin Cadsu legde vervolgden gemaakte kos- ministe Financiën, een andet deel de Slichting Joods Maatschappelijk Voorziltcr Vuijsjc x»i«rmet meer beslaat. En ook hij prakcloos als hij lloo rehiel gevon- bijzondc volstrekt onbekend .chappclijk Werk bevestigt dal altijd is ge or hei Lrro- VmpiC 'Er is ons chief nog bestaat. Dit zijn heel belangrijk ongelooflijk en pijn icgsteand pand wor teruggevonden Wij worden nog steeds guide horloges sieraden. alles nlkotnsng meid. in sommige gev koriweg' Kamp Wcsie V Parijs heeft oog i/oor 'poldermodel' op drugsterrein Slimme financier verdachte in beursfraude-zaak Eta-vonnissen strelen Spaans rechtsgevoel Snelrecht sch wetsovertrei helemaal nie ,'s.vx. .i-U-lt Hifiinistratie Duitse Lippmann-Rosenthal bij verhuizing vergetei IWjjnzpr vors'ayy overs DAM - Een groot dool van l«Wef van de Duitse roofbank WjmRoscnthal is aangetrof- Mn leegstaand pand aan de Warme Herengracht. De wlïsquccrdc gedurende de Wereldoorlog bezittingen «Herlandsc joden. druk is dat het Agentschap van het gdd en goed. In Nc-deriand endet- ministcrie v.111 financiën niet bepaald zoeken de commissies-Schollen en - hemd en aaide heelt bewogen om Van Kcmenade de resterende claims, het gerooide bezit terug te liezorgcn l let ministerie van financiën gaat het <J'J WJUiTlJ'Ji.'fULi'iJ.'iJlJ!iiJBWI>JB9l't1.111 H.'BI! archief aan hen overdragen. Namens het Centraal Joods noemt R. Naftanicl het verb, dat zo slordig is omgespren zo gevoelige gegevens. Volt ministetie is het archief in II tcigdaten bij een verhuizing. Rolverdeling Kwaliteitszorg archievenblad archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 6