HET ARCHIEF
DAT ZOEK WAS
Trouw
I
oof-archief gevonden
RIJKSARCHIEFINSPECTIE NI E U W E STIJL
juridische zaken
uridische zaken
De toezichthoudende taak van de Rijksarchief
dienst (RAD) bestaat al sinds de Archiefwet 1962
en werd uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie
in Den Haag en de rijksarchieven in de provin
cie. De toenmalige Rijksarchiefinspectie (RAI)
hield toezicht op de hoge colleges van staat en
de ministeries. De rijksarchieven in de provin
cies deden dat op de in hun provincie gevestigde
rijksinstellingen. Dit alles gecoördineerd door de
RAL
In de jaren negentig kwam hierin verande
ring. De effectiviteit van het toezicht was niet
groot en de kwaliteit van het beheer bij de zorg
dragers slecht; er bestonden grote achterstanden
in de bewerking en overbrenging van archieven.
Om die reden legde de RAD de prioriteit bij het
opbouwen van structurele contacten met zorg
dragers: advisering, gezamenlijk een nieuw
selectie-instrumentarium ontwikkelen, de ach
terstanden in bewerking en overbrenging weg
werken. Daarbij werd de inspectie als instru
ment bewust wat in de luwte gezet. In 1991
werd de RAI als centrale afdeling opgeheven. De
taken gingen over naar het Algemeen Rijks
archief.
Het toezicht kwam echter teveel op de ach
tergrond, oordeelde de RAD. Mede op aandrin
gen van de Algemene Rekenkamer besloot men
in 1996 de inspectietaak weer sterker te profile
ren. Het toezicht werd volledig centraal onder
gebracht bij de per 1 september 1997 ingestelde
Rijksarchiefinspectie, strikt gescheiden van de
andere taken van de RAD. De RAI was nauwe
lijks van start gegaan toen een aantal archiefin
cidenten de aandacht van de landelijke politiek
trok. De Tweede Kamer was van oordeel dat de
inspectie verder versterkt diende te worden. De
staatssecretaris van OCenW stemde daarmee in.
Het resultaat is dat de RAI nog in 2000 zal wor
den versterkt tot tien formatieplaatsen.
Bovendien wordt de inspectie ontkoppeld van
de RAD en rechtstreeks ondergebracht bij het
ministerie.
Bij het vormgeven van
het toezicht zijn twee
punten cruciaal: een hel
dere positionering van
het toezicht, en een juiste
rolverdeling tussen zorg
drager en toezichthouder.
Er waren goede argu
menten voor de aparte
plaats van de inspectie.
De RAD heeft vanuit ver
schillende invalshoeken
contacten met overheids
organen. Om afspraken te maken over bewer
king, overbrenging en openbaarheid van archie
ven, om advies te geven of om daadwerkelijk - al
dan niet tegen betaling - de zorgdragers onder
steuning te bieden op bepaalde onderdelen van
het archiefbeheer. Ook bij het vaststellen van
selectielijsten speelt de RAD een belangrijke rol.
En natuurlijk de inspectietaak. Op het oog lijkt
de combinatie van al die taken met het toezicht
heel aantrekkelijk: je oordeelt over het beheer
maar kunt tegelijk op basis van de aanwezige
expertise daadwerkelijk bijdragen aan een verbe
tering die de toekomstige instroom van archie
ven moet waarborgen. Toch zitten daar grote
risico's aan vast. Wie als adviseur optreedt, daad
werkelijk verbetertrajecten begeleidt of zelfs uit
voert, brengt zijn eigenlijke rol als toezichthou
der in de verdrukking. De adviseur of projectlei
der is immers zelf partij geworden en daarmee
mede verantwoordelijk voor de situatie die hij
als inspecteur moet beoordelen. Een toezicht
houder mag niet in een dergelijke positie terecht
komen.
Eigenlijk geldt voor elk toezichtsarrangement als
voorwaarde dat die transparant is, zelfstandig en
mmm
onafhankelijk. Toezicht moet dan ook geschei
den blijven van beleid, regelgeving, uitvoering
en advies en herkenbaar zijn als een afzonderlij
ke functie. En er moeten daarbij voldoende
waarborgen zijn om het toezicht onafhankelijk
te kunnen toetsen en oordelen. Kortom, de posi
tie van het toezicht is essentieel om effectief te
kunnen werken J1'
Bij veel zorgdragers zit het belang van goed
archiefbeheer nog niet 'tussen de oren'. Te vaak
nog komen zij pas in actie als door een archief
incident politieke averij dreigt. Zodra die drei
ging weer vervaagt, vervaagt ook de aandacht
voor het beheer. Te vaak ook roept men bij een
archiefincident: kon de inspectie dit niet voor
komen? Daarmee wordt de eigen verantwoorde
lijkheid van de zorgdrager onvoldoende onder
kend en komt de bal wel erg nadrukkelijk bij het
toezicht te liggen. Afgezien van de principiële
bezwaren is dat ook een vrijwel onmogelijke
opgave. Niet zozeer extern toezicht dwingt de
kwaliteit van het archiefbeheer af. Alleen een
juiste balans tussen de eigen verantwoordelijk
heid van de zorgdrager en de rol van de toe
zichthouder kan dat structureel verbeteren. Dat
betekent dat zorgdragers, veel meer dan tot nu
toe het geval is, vorm en inhoud moeten geven
aan hun eigen verantwoordelijkheid voor een
goed archiefbeheer.
Kwaliteitszorg is daarbij een belangrijk instru
ment. Het is een integrale benadering van het
archiefbeheer met als bindende elementen
beleidsontwikkeling en -vaststelling, planning
control, normering, interne controles en een
jaarlijkse verantwoording. Een dergelijke bena
dering leidt ongetwijfeld tot verbetering van de
kwaliteit. Bovendien stelt de door de zorgdrager
systematisch gecreëerde informatie over het
archiefbeheer de RAI veel beter in staat de kwali
teit van dat beheer te beoordelen (plannen, nor
men, procedures, interne controles, verantwoor
ding). Op deze wijze komt een goed evenwicht
tussen zorg en toezicht tot stand: de zorgdrager
neemt daadwerkelijk zijn verantwoordelijkheid
en de toezichthouder kan op een verantwoorde
wijze toetsen. In die situatie kan de inspectie
ook wat meer afstand houden, zonder dat de
effectiviteit van het toezicht vermindert.
Al sinds 1998 bepleit de Rijksarchief
inspectie kwaliteitszorg als een manier om de
kwaliteit van het archiefbeheer te verbeteren.
Het departement van Landbouw, Natuurbeheer
en Visserij werkt eveneens al enkele jaren aan de
ontwikkeling van integrale kwaliteitszorg voor
de DIV. Vorig jaar heeft het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het
voortouw genomen om kwaliteitszorg rijksbreed
te introduceren. Er draait een succesvol proef
project waaraan enkele ministeries deelnemen
en er is een auditopleiding ontwikkeld, die een
eerste generatie auditors heeft opgeleverd. Ook
buiten de overheid is kwaliteitszorg in de DIV
Te vaak ook roept
men bij een
archiefincident: kon
de inspectie dit niet
voorkomen?
12
13
De BALANS tussen zorg en toezicht
Met als uitvalsbasis vijf inspec
teurs en een voormalig lokaal
van de Archiefschoot ging in het
najaar van 1997 de Rijksarchief
inspectie (RAI) in haar huidige
vorm van start. Dankzij enige
rugwind door twee archiefinci
denten die de landelijke media
haalden, kwam de inspectie
sindsdien aardig op koers.
De taak van de RAI is: toezicht
houden op de naleving van de
archiefwetgeving bij de centrale
overheid. Tot die centrale over
heid behoren het Kabinet der
Koningin, de Hoge Colleges van
Staat (zoals de Raad van State
en de Algemene Rekenkamer),
de ministeries, zelfstandige be
stuursorganen en organen van
de publiekrechtelijke bedrijfsor
ganisatie. In totaal gaat het om
meer dan 400 zorgdragers.
De RAI is een centrale afdeling
van de Rijksarchiefdienst, recht
streeks aangestuurd door de
algemene rijksarchivaris.
Door Rob Kramer
Archiefwettelijk toezicht is een belangrijk instru
ment om te zorgen dat overheidsarchieven veilig
gesteld worden als cultureel erfgoed en dat de
overheid zorgvuldig met archiefbescheiden omgaat
in het belang van burger en democratie. Primair is
goed archiefbeheer natuurlijk een zorg van de over
heid zelf. De grootste uitdaging voor de toezicht
houder is om én goed zichtbaar te zijn en boven
dien zichtbaar effectief. Tegelijkertijd moet die rol
van toezichthouder zo beperkt mogelijk zijn. Hoe
vinden we nu een goede balans tussen die eigen
verantwoordelijkheid en het toezicht? De visie van
de Rijksarchiefinspectie.
Structurele contacten
Comeback
De geruchtmakende vondst van het verloren gewaande 'Liro-
archief: ladenkasten in een leeg huis aan de Herengracht te
Amsterdam. Bij de verhuizing vergeten mee te nemen door het
Agentschap van het ministerie van Financiën.
Zelfstandige positie toezicht
Hellen is prefcasor lux Up
turns hoogleraar eigen!Ijiiie 5c
geschrokken op 0c ontdekking
R. Florisson. «■oordvoerder
M'aperl onthutst. 'De nllingcn
*<i«i de rug bij hel lien van der!
I*l> 11 naar gczrxhl. We wislcn dai
bestaan Ik heb meerdere lere.
"■■enicric van Financiën gevraagd
'•Ihndminisiralic nog bestond, £n
tft -
verantwoordelijk is. De huidi
lijkt me. Bij
:nun/dwil de verantwoordelijkheid voor t»
en 20 goed mogelijke .(hondeilng van de- H
««ursehijnlijk was vermengd. D
de eigendom
ivolgingHlaehluflcrs. De
,n. blijkens stempels en aangehechte cor
respondents, begin jaren zestig bekeken
Cadsu.
lingsbvrcau voor Duitse Sehade-uitkcrin
Cadsu legde
vervolgden
gemaakte kos-
ministe
Financiën, een andet deel
de Slichting Joods Maatschappelijk
Voorziltcr Vuijsjc
x»i«rmet meer beslaat. En ook hij
prakcloos als hij lloo
rehiel gevon-
bijzondc
volstrekt onbekend
.chappclijk Werk bevestigt dal altijd is ge
or hei Lrro-
VmpiC 'Er is ons
chief nog bestaat. Dit zijn heel belangrijk
ongelooflijk en pijn
icgsteand pand wor
teruggevonden Wij worden nog steeds
guide horloges sieraden.
alles nlkotnsng
meid. in sommige gev
koriweg' Kamp Wcsie
V
Parijs heeft oog
i/oor 'poldermodel'
op drugsterrein
Slimme financier
verdachte in
beursfraude-zaak
Eta-vonnissen
strelen Spaans
rechtsgevoel
Snelrecht sch
wetsovertrei
helemaal nie
,'s.vx. .i-U-lt
Hifiinistratie Duitse Lippmann-Rosenthal bij verhuizing vergetei
IWjjnzpr vors'ayy overs
DAM - Een groot dool van
l«Wef van de Duitse roofbank
WjmRoscnthal is aangetrof-
Mn leegstaand pand aan de
Warme Herengracht. De
wlïsquccrdc gedurende de
Wereldoorlog bezittingen
«Herlandsc joden.
druk is dat het Agentschap van het gdd en goed. In Nc-deriand endet-
ministcrie v.111 financiën niet bepaald zoeken de commissies-Schollen en -
hemd en aaide heelt bewogen om Van Kcmenade de resterende claims,
het gerooide bezit terug te liezorgcn l let ministerie van financiën gaat het
<J'J WJUiTlJ'Ji.'fULi'iJ.'iJlJ!iiJBWI>JB9l't1.111 H.'BI!
archief aan hen overdragen.
Namens het Centraal Joods
noemt R. Naftanicl het verb,
dat zo slordig is omgespren
zo gevoelige gegevens. Volt
ministetie is het archief in II
tcigdaten bij een verhuizing.
Rolverdeling
Kwaliteitszorg
archievenblad
archievenblad