Wie wil er ruilen met de mchivaris
KVAN Studiedag
Een beeld vaieen beroep
KVAN studiedag
Onder de titel 'Het beroepsbeeld van
de archivaris: zelfbeeld en omgevings
beeld' verscheen eind 1999 een rapport
van het SCO-Kohnstamm Instituut te
Amsterdam. Het bevat een verslag van
een onderzoek dat dit instituut verrichtte
in opdracht van de KVAN, in het kader
van de studiedag van de KVAN met als
thema 'Het profiel van archivaris en
archiefdienst in de 21ste eeuw'. Een
soortgelijk onderzoek werd in 1990 uit
gevoerd. De KVAN wilde weten in hoe
verre er een discrepantie bestaat tussen
de taakopvatting van archivarissen en de
wensen en verwachtingen die in de rele
vante omgeving van het archiefwezen
leven over de taken van een archief
dienst. Die vraag is van belang in het
licht van te verwachten ontwikkelingen
in en rond het openbare archiefwezen in
het eerste decennium van de 21ste eeuw.
Het onderzoek bestond uit een en
quête onder archivarissen uit het open
baar archiefwezen en onder organisaties
die in contact staan met het openbaar
archiefwezen. Voor beide groepen werd
een aparte, schriftelijke vragenlijst ont
wikkeld waarin onder meer een aantal
identieke uitspraken stond waarover de
respondenten hun mening konden geven.
Een van de vragenlijsten ging naar alle
archivarissen uit het openbare archiefwe
zen uit de ledenlijst van de KVAN. De
andere is verzonden naar beheerders van
dynamische en semi-statische archieven
van de overheid, en naar een aantal com
merciële instellingen, bibliotheken en
musea. De respons bedroeg respectievelijk
43% en 36%. Informatie over tevreden
heid van archiefbezoekers over de dienst-
verlening was uit andere enquêtes al vol
doende bekend. Om die reden was nu van
een dergelijk onderzoek afgezien. Wat
waren de belangrijkste resultaten? Wij vol
staan met een beknopte samenvatting.
Aan de archivarissen is een lijst van
zeventien taken voorgelegd, in de tabel
hieronder staan deze taken in volgorde
van het belang dat de archivarissen daar
aan hebben toegekend. Het getal 3 bete
kent: van gemiddeld belang; een hoger
cijfer wijst op meer dan gemiddeld, een
lager cijfer is minder dan gemiddeld
belangrijk. Daarachter staat een teken
dat aangeeft of het belang in de komende
tien jaren naar verwachting zal toene
men sterk zal toenemen dan wel
gelijk blijft (-) of minder wordt (--).
Met name de digitalisering van de
archieven van aanleverende instanties en
het toenemend gebruik van Internet zul
len de komende tien jaar de contacten
tussen organisaties in de omgeving van
het archiefwezen en de archiefdiensten
veranderen en intensiveren, zo menen
vrijwel alle ondervraagde archivarissen
(respectievelijk 98% en 95%). Daaren
tegen nemen met name de activiteiten
die op dit moment tot de belangrijkste
worden gerekend relatief in betekenis af:
externe dienstverlening, traditionele vor
men van archiefbeheer, het toegankelijk
maken van archieven en het fysieke
behoud. Verder zal ook de traditioneel in
aanzien staande activiteit van publice
ren, die in tegenstelling tot de verwach
ting tien jaar geleden nu al naar de achter
grond is verschoven, nog sterker terug
wijken. Met het beheer van digitale ar
chieven weet het veld niet goed raad: 85%
zegt dat de archiefdienst slecht of onvol
doende gekwalificeerd is. Ook het aanbie
den van diensten via Internet is voor
velen nog onbekend terrein: tweederde
vindt dat de archiefdienst op dat punt
slecht of onvoldoende is gekwalificeerd.
De archivarissen achten zich verder goed
deels op de activiteiten voorbereid, zo stel
len zij expliciet vast. Opmerkelijk, want
tegelijk nemen zij op bijna alle gebieden
belangrijke inhoudelijke veranderingen in
de taakuitoefening waar. Vooral in hun
opvatting over scholing van archivarissen
komt dat laatste tot uitdrukking. In de
huidige taakuitoefening neemt scholing
nog een bescheiden plaats in terwijl de
inhoudelijke veranderingen in de taakuit
oefening voor tweederde aanleiding is om
daar in de toekomst een groter belang aan
toe te kennen.
Bij de verwerking van de enquètegege-
vens is onderscheid gemaakt tussen ver
schillende soorten archieven (rijk,
gemeente, streek en waterschap), naar
grootte van het verzorgingsgebied, naar
omvang van de dienst en naar functie
groep van de ondervraagde personen.
Het is opvallend dat de gesignaleerde uit
komsten min of meer op alle onderschei
den categorieën van toepassing zijn,
zeker wat betreft de hoofdtendens in de
verwachte ontwikkeling. Verschillen zijn
er, maar niet spectaculair. Het meest in
het oog lopende verschil doet zich voor
bij 'toezicht op zorg en beheer'. Deze
taak achten gemeente-, streek- en water
schapsarchieven van groter belang dan
de rijksarchieven. Bovendien zal dit
belang bij rijksarchieven in de komende
jaren nog verder afnemen.
De externe relaties zien als belang
rijkste ontwikkelingen voor de archief
diensten de digitalisering van archieven
en het toenemend gebruik van Internet.
Daaruit blijkt een sterke overeenkomst
met het beroepsbeeld van de archivaris
sen zelf. Een belangrijke derde op de
schaal van veranderingen is een ver
wachte toename van samenwerking met
het archief. In overeenstemming daarmee
staat de opvatting van bijna de helft der
KVAN studiedag
respondenten, dat de contacten met het
archief in de toekomst zullen toenemen.
Uit een aantal andere vragen blijkt dat
organisaties die van het archief gebruik
maken, tevreden zijn over de dienstverle
ning. Personeel is over het algemeen
vriendelijk, behulpzaam en deskundig,
naar het oordeel van de omgeving.
Klachten in de geest van 'te traag', 'moei
lijk bereikbaar', 'komt afspraken niet na'
zijn zeldzaam. Een vermeldenswaardige
wens voor de komende tien jaar is, dat
bijna iedereen vindt, dat het openbaar
archiefwezen zich meer moet bekwamen
in het beheren van digitale archieven. Al
met al heeft de omgeving geen negatief
imago van het openbaar archiefwezen.
Het beroep wordt door de meeste respon
denten interessant gevonden; meer dan
de helft zou wel eens een tijdje van func
tie willen ruilen met een archivaris.
Een voor de hand liggende vraag
tenslotte is wat archivarissen zelf vinden
van hun werk. Zijn zij er tevreden over?
Ja, nogal. Vier van de vijf archivarissen is
het eens met de uitspraak "Het overgrote
deel van de tijd ga ik fluitend naar mijn
werk". Slechts één van de vijf kan zich
vinden in "Vroeger was mijn werk veel
leuker", en dat wordt er met het stijgen
der jaren niet beter op: in de groep boven
55 jaar is dat zelfs de helft.
Vrijwel alle antwoorden op vragen over
het toekomstbeeld zijn bemoedigend.
Negen van de tien archivarissen onder
schrijven de stelling dat het openbaar
archiefwezen boeiend is en alleen maar
belangrijker kan worden. Acht van de
tien zijn van mening zelf een belangrijke
rol te kunnen spelen bij de ontwikkelin
gen in hun archiefdiensten; zij vinden
dat veranderingen hun werk alleen maar
aantrekkelijker kunnen maken. En nog
niet één van de tien is het eens met de
uitspraak "Al die veranderingen, het zal
mijn tijd wel duren". Het is niet verba
zend dat in de groep boven 55 jaar dat
wat hoger ligt, ongeveer een derde.
Het bijbenen van ontwikkelingen in het
vakgebied is voor een op de drie archiva
rissen een probleem; het gaat de oudere
archivaris duidelijk minder af dan de jon
gere. Leeftijd speelt géén rol wanneer
gevraagd wordt naar het zelfbeeld van de
archivaris. Iets meer dan de helft heeft er
geen moeite mee om de archivaris als een
solist te bestempelen.
10
11
Door Agnes Jonker
Zijn archivarissen tevreden over het werk
dat ze doen? En wat gaat er de komende
jaren veranderen binnen de archiefdiensten?
Kunnen archivarissen die veranderingen bij
benen? Hoe kijkt de buitenwacht aan tegen
het werk van de archivaris? Zo'n tien jaar
geleden had de beroepsvereniging al eens
laten uitzoeken wat het zelfbeeld en het toe
komstbeeld is van het openbaar archiefwe
zen. Tijd voor een vervolgonderzoek.
Vragenlijsten
Het beroepsbeeld
Gemiddeld
belang
Verwach
ting
Externe dienstverlening
4,5
Beheren van andere
dan digitale archieven
4,2
Het fysieke behoud
van archieven
4,0
Toegankelijk maken
3,9
Het functioneren als
historisch centrum
3,6
Toezicht op zorg/beheer
van dynamische en
semi-statische archieven
3,4
Educatieve activiteiten
3,2
Samenwerking met
andere archiefdiensten
3,2
Het overbrengen van
archieven op andere
gegevensdragers
dan papier
3,1
Verwerving van archieven
van personen of
particuliere instellingen
3,0
Samenwerking met
musea, bibliotheken en
culturele instellingen
3,0
Het functioneren als
gesprekspartner van het
overheidsmanagement
2,9
Het aanbieden van
diensten via Internet
2,9
Zakelijke dienstverlening
2,6
Verzorgen van publicaties
2,5
Scholing van archivarissen
2,5
Het beheren van digitale
archieven
2,4
Geen raad met digitaal
tót-
Verwachtingen van de omgeving
Veranderende contacten door
De digitalisering van archieven
74
Het toenemend gebruik van Internet
70
Samenwerking en schaalvergroting
64
Veranderende wet-en regelgeving
59
Bestuurlijke ontwikkelingen
48
De toenemende complexiteit van
vragen aan het openbaar archiefwezen
25
Fluitend naar het werk
Kijk voor het volledige rapport van onder
zoeker A.E. Verbeek op
www.kvan.nl/njeuws
Ook voor fl. io,= verkrijgbaar bij het KVAN bureau
archievenblad
archievenblad
