VAN EEN ZOEKTOCHT
DOOR ARCHIEVEN NAAR
'N BEDRIJFSGEHEUGEN
OP CHIPFORMAAT
juridische zaken
heeft op verschillende personen). Om een voor
beeld te noemen: recente kerkelijke acta die de
zedelijkheid van individuele lidmaten behande
len en recente rechterlijke archieven vallen
alleen onder de Wbp indien ze op persoonsna
men toegankelijk zijn. Zijn de betreffende
bescheiden bijvoorbeeld gedigitaliseerd, dan
valt raadpleging enz., als een geautomatiseerde
verwerking, wel onder de Wbp.
De verwerking van deze bijzondere persoonsge
gevens is verboden behoudens de in de wet gere
gelde uitzonderingen. Zoals gezegd, ook het
bewaren enz. valt onder verwerking. Ook
beheer van dergelijke gegevens door een archief
dienst is dus niet geoorloofd; de wettelijke uit
zondering is vervat in een nieuw artikel 2a van
de Archiefwet 1995, maar dat gaat niet verder
dan het toelaten van verwerkingen die verband
houden met:
a. de vervanging van archiefbescheiden, be
doeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
b. de overbrenging van archiefbescheiden naar
een archiefbewaarplaats, bedoeld in de artike
len 12 en 13;
c. de opneming van archiefbescheiden als
bedoeld in artikel 1, onderdeel c, onder 3°, in
een archiefbewaarplaats, of;
d. het beheer van archiefbescheiden die in een
archiefbewaarplaats berusten, met uitzonde
ring van het ter raadpleging of gebruik
beschikbaarstellen van zodanige archiefbe
scheiden.
Het openbaarmaken van die gegevens valt niet
onder de uitzonderingen en is dus verboden.
Het verbod tot verwerking van bijzondere per
soonsgegevens wordt in de Wbp zelf genuan
ceerd. In de eerste plaats laat art. 23, eerste lid,
verwerking van bijzondere gegevens toe indien
de betrokkene uitdrukkelijke toestemming geeft.
Dat wil zeggen: elke vrije, specifieke en op infor
matie berustende wilsuiting - mondeling of
schriftelijk - waarmee hij aanvaardt dat hem
betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
De bewijslast hiervan rust op degene die het
doel van en de middelen voor de vewerking
vaststelt.
Het tweede lid van art. 23 bepaalt dat verwer
king van bijzondere gegevens ten behoeve van
wetenschappelijk onderzoek is toegestaan voor
zover:
a. het onderzoek een algemeen belang dient.1'1
Mede omdat de MvT bij de Wbp een goed
functionerend 'geheugen van de overheid' als
een erkend publiek belang aanmerkt, zal veel
archiefonderzoek worden geacht een alge
meen belang te dienen. Kort geleden nog
kwalificeerde de rechter "het algemeen
belang van de samenleving bij kennisneming
van de geschiedenis en dus bij de openbaar
making van de resultaten van historisch
onderzoek"'8';
b. de verwerking voor het betreffende onder
zoek of de betreffende statistiek noodzakelijk
is,
c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming
onmogelijk blijkt of een onevenredige
inspanning kost en
d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige
waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer
van de betrokkene niet onevenredig wordt
geschaad. De MvT (blz. 127) stelt dat van het
concrete geval afhangt, wat passende waar
borgen zijn. "Te denken valt aan voorschrif
ten met betrekking tot de toegang tot de
gegevens, geheimhouding en de presentatie
van de uitkomst van het onderzoek. Slechts
bij historisch onderzoek zullen persoonsgege
vens ook in de uitkomsten openbaar kunnen
worden gemaakt. Toetsingsmaatstaf is steeds
dat de persoonlijke levenssfeer van de betrok
kene niet onevenredig mag worden
geschaad."
Wil een archiefdienst de bijzondere persoonsge
gevens die zij ingevolge art. 2a van de
Archiefwet 1995 beheert, ter beschikking stellen,
dan is een toetsing van het onderzoek op de cri
teria a, b en c nodig en moet de dienst voorzien
in de onder d bedoelde waarborgen (of moet
zich ervan vergewist hebben dat de onderzoeker
die waarborgen verschaft).
De tekst van zowel deel 1 als deel 2 is te vinden
op de website van de auteur.
www.org.uva.nl/bai/home/eketelaar/
archiefrecht.html#archiefdiensten
I 23
D.M.P. Dataservices DMP Dataservices is als geen ander thuis in het structureren en het direct
toegankelijk maken van alle mogelijke vormen van informatie. Al zo'n 15 jaar
Nederland B.V.
adviseert en voert DM1 projecten uil. Van betrekkelijk eenvoudige tot heel
gecompliceerde, voor bedrijven en instellingen van heel uiteenlopende aard.
Bijcorpplein 21 yan jiet opbouwen van catalogi, registers en indexen tot het omzetten van
onno id ii itekstbestanden en beeldarchieven naar gebruikersvriendelijke zoeksystemen.
2992 LH Harendrecht n jj
Tel.: 00-31(0)180-625533 Als u het tijd vindt om orde op zaken te stellen, dan moet u ons beslist even
bellen, faxen of E-mailen. Wij sturen u dan graag onze heldere documentatie.
I ax. 00-.1(0)180-6258 pj jmnt natuurlijk ook meteen een afspraak met ons maken voor een vrijblijvend
http7/www dmpd-ita nl gesprek. U zult ontdekken dat u met specialisten praat die een einde kunnen
maken aan uw zoektocht door archieven. Die uw bedrijfsvoering aanzienlijk
e-mail: secr@dinpdata.nl efficiënter en uw werk een stuk aangenamer maken.
Nieuw artikel Archiefwet
Wetenschappelijk onderzoek
Deel 2 volgt in het Archievenblad van juni a.s.
[1] Bijlagen Handelingen Tweede
Kamer 1997-1998, 25 892,
nr. 2.
[2] M.L. Ernst - A.U. Schwarz, The
right to be let alone (New York
- London 1962); F. Kuiten
brouwer, Het recht om met
rust gelaten te worden. Over
privacy (Amsterdam 1991). De
Wbp voert de opdracht van
artikel 10, tweede en derde
lid, van de Grondwet uit.
Daarnaast bepaalt het eerste
lid van artikel 10: leder heeft,
behoudens bij of krachtens de
wet te stellen beperkingen,
recht op eerbiediging van zijn
persoonlijke levenssfeer.
[3] F.C.J. Ketelaar, Recht op
weten, recht op vergeten
Persoonsinformatie in open
bare archieven, in: A.P. van
Vliet - E.J.W.M. van der
Dennen (red.), Bronnen
geschiedschrijving van de
Tweede Wereldoorlog ('s-
Hertogenbosch 1995) 141-152;
F.C.J. Ketelaar, Bescherming
van de privacy, in: Nederlands
Archievenblad 99 (1995) 102-
108; E. Ketelaar, The Archival
Image. Collected essays
(Hilversum 1997) 15-42.
[4] Zie de regelingen inzake het
curateleregister en de notarië
le archieven: F.C.j. Ketelaar,
Archiefrecht (Alphen aan den
Rijn 1996 e.v.j.) C 13-1 en C
15-17/19.
[5] B.M.A. van Eek - van de
Pol - C.G. Zandee, Persoons
gegevens beschermd. Van
WPR naar Wbp. Uitspraken
van de Registratiekamer ('s-
Gravenhage 19992) 1.
[6] Alleen bij de verwerking van
bijzondere (gevoelige) per
soonsgegevens voor weten
schappelijk onderzoek (stap
8) moet voorzien zijn in zo
danige waarborgen dat de
persoonlijke levenssfeer van
de betrokkene niet onevenre
dig wordt geschaad.
[7] Deze term komt ook voor in
artikel 7:458 van het Burger
lijk Wetboek, over raadple
ging van medische dossiers.
[8] Vonnis President rechtbank
Arnhem, 27 september 1999,
rolnummer KG 1999/441 (in
een zaak over het boek van
dr. M. de Keizer "Putten, de
razzia en de herinnering"),
gepubliceerd in Kort Geding
1999, nr. 298.
mei 2000 archievenblad I
