□mm
OlHM\
NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA-Redactieadres
NVBA lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
NVBA-Agenda 2000
Bestuurskroniek
Aan de hand van de concept-exploitatiereke
ning en -balans werd de financiële situatie be
sproken. Die is ogenschijnlijk florissant maar bij
nadere beschouwing zorgwekkend. Ten opzichte
van de begroting is in 1999 winst gemaakt maar
dit is het gevolg van een toegenomen verkoop
van publicaties. Laat je deze buiten beschou
wing, dan is er flink verlies geleden. Omdat deze
verkoop gegarandeerd zal teruglopen, is bezin
ning op contributiehoogte en activiteiten nood
zakelijk. Daarnaast is onze aanwezigheid op
Internet evenmin begroot en ook die brengt
structurele kosten met zich mee. Uiteraard werd
ook de vergadering van de bestuursdelegaties
met het DivA-bestuur op 27 januari geëvalueerd.
Dat we daar niet echt vrolijk over waren hebt u al
in het vorige nummer kunnen lezen.
Daarna werd expliciet gesproken over hoe de
NVBA zich op Internet wil/kan profileren. Een
van de vraagstukken daarbij is of het verant
woord is om de kosten deels te dekken uit recla
mepagina's van bedrijven, al dan niet uit de
archiefsector waarvan al dan niet iemand NVBA-
lid is. Ook het tegen betaling opnemen van per
soneelsadvertenties is een optie. Een definitief
besluit kon niet worden genomen omdat de
KVAN er nog steeds niet in is geslaagd ons
inzicht te geven in de kosten van het meeliften
op hun website. Aan het slot van de vergadering
werd vastgesteld dat het bestuur Fred Schoon
heim in de komende Voorjaarsvergadering op
25 mei zal voordragen tot bestuurslid.
Het DivA-bestuur heeft zich inmiddels beraden
op de bespreking van 27 januari en ons gevraagd
om voor 24 maart commentaar op haar bijge
stelde voorstellen te geven. Die voorstellen
komen erop neer dat DivA een vereniging wordt
waarin archiefinstellingen, opleidingsinstituten
zonder winstoogmerk en verenigingen van
beroepsbeoefenaren kunnen participeren. Daar
naast is er een mogelijkheid voor een geasso
cieerd lidmaatschap zonder stemrecht. Het
bestuur zal bestaan uit minstens 7 personen die
door de ALV op voordracht door het bestuur
worden benoemd. De contributie voor vereni
gingen zal f 10,- per lid per jaar bedragen. De
contributie voor instellingen en opleidingsinsti
tuten is gebaseerd op hun begroting resp. perso-
f - -
neelsbezetting en loopt van f 250,- tot f 4000,-
per jaar. Het aantal stemmen in de ALV is gerela
teerd aan de hoogte van de betaalde contributie
(f 250,-: 1 stem, f 500,-: 2 stemmen, f750,-: 3
stemmen, f1500,-: 5 stemmen, f 3000,-: 7 stem
men en f 4000,-: 10 stemmen). Voor de NVBA
zijn dit geen erg aantrekkelijke voorwaarden.
Enerzijds is er geen enkele garantie op bestuurlij
ke invloed van de NVBA en vergt het lidmaat
schap van DivA zonder twijfel een contributie
verhoging. Anderzijds betekent aansluiting op
termijn ongetwijfeld een positief effect op ons
imago en daarmee op dat van 'de bedrijfsarchi-
varis'. Een uitspraak van onze leden moet duide
lijk maken of de NVBA zich al of niet bij de ver
nieuwde DivA zal aansluiten.
Kort nieuws
In een computertijdschrift stond het ant
woord op de vraag waarom het papierloze kan
toor toch zo lang op zich laat wachten. Het arti
kel zelf heb ik niet meer, maar u kunt het ant
woord zelf achterhalen door eens na te denken
over papier in relatie tot de sanitaire voorzienin
gen in kantoren. Ter gelegenheid van het 50-
jarig jubileum van de Afdeling Noord verscheen
in februari een 'special' van Tref(W)Noord met
een zevental bijdragen van bestuursleden van
die afdeling. Meer over het jubileum in het
komende NVBA-Nieuws.
46
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA nieuws
Documentmanagement bij Duitse
verzekeringsmaatschappijen
Kernpunten van de studie zijn
75% wil snellere informatie uit het archief
67% streeft naar verbeterde productiviteit
66% acht verbeterde klantenservice belangrijk
51% denkt aan communicatieverbetering
51% legt de nadruk op gegevensbeveiliging
De bedrijven welke DM hebben ingevoerd
(75%) geven aan dat aan de verwachtingen is
voldaan. Over de totale doelgroep waren de
softwarekosten per werkplek DM 900 tot DM
1000 te hoog. Deze doelgroep (30%) heeft meer
dan 250 werkplekken.
Van de totale Duitse verzekeringsmarkt heeft
57% DM ingezet. De overige 43% hikt aan tegen
integratieproblemen met hun basissystemen.
Uit de projectmatige aanpak blijkt dat als meer
dere afdelingen in een projectgroep samenwer
ken dit een verlammend effect kan hebben. Nog
steeds beslist de concernleiding over het wel of
niet invoeren van DM (45%).Ook de afdeling
automatisering scoort hoog (46%). In maar 19%
van alle projecten beslist de betrokken afdeling
zelf mee.
Indien de verzekeringstechnische afdelingen
het spits hebben afgebeten volgt in 40% van de
gevallen de financiële afdeling en in 20% de
afdeling personeelszaken.
Een van de onderzochte bedrijven is de
Stuttgarter Lebensversicherung.
Zij zijn reeds lang actief met DM en berichten
hierover het volgende:
sinds 1993 elektronische post van binnen
komst tot uitgaande.
In 1994 zijn alle behandelaars aangesloten op
het systeem.
Niet alles kan elektronisch, zoals ECG's en
röntgenfoto's.
De juridische afdeling heeft een grote vinger
in de pap. Bepaalde documenten moeten nog
in de originele vorm worden bewaard.
Als IBM-klant heeft men het Image Plus sys
teem met Kodakscanners
In de voorbereiding tot scannen worden con
tractnummers en voortgangssleutels in het
DM-systeem ingebracht. De distributie gaat
via workflow.
De eerste besparingen vonden plaats op de
afdeling Postverwerking. Kosten ontstonden
op de werkplekken o.a. door A3 (21") scher
men.
In 1996 vond invoering plaats bij de Direkte
Lebensversicherung AG en in 1997 bij de
Stuttgarter Allgemeine Versicherung.
In het algemeen vertonen de kosten een dalende
lijn en de effectiviteit neemt sterk toe.
17% meer productie door de behandelaars
totale effectiviteit steeg met 15%
In 1994 waren 79 werkplekken voor document
management en workflow ingericht. In 1999
waren dat er 398. Eind 2000 is het totale project
afgerond en gaat men zich o.a. toeleggen op
Telewerken. Ook genereert workflow automa
tisch betere managementinformatie. Dit is een
van de succesfactoren van de totale aanpak.
Er zijn ook verzekeraars die een andere weg ins
laan dan documentmanagement en workflow in
het productieproces. Victoria Versicherungen is
daar een van.De nadruk ligt op de buitendienst,
die voordeel moet hebben van het elektronische
dossier. Dat hier niet het productieproces wordt
aangepakt is duidelijk als men weet dat 90% van
alle nieuwe polissen in twee weken bij de klant
zijn. Documentmanagement geeft hier geen ver
betering in. De buitendienst moet wel meer
beslissingen kunnen nemen op de plaats waar
de verkoop plaatsvindt.Hiervoor is eerst een
gelijkluidende kwaliteit nodig van de bedrijfpro-
cessen. Samen met de Müncher-Rück (Norm
RIS) wordt flink gewerkt aan een expertsysteem.
Snelle ISDN-verbindingen met het kantoor moe
ten de communicatie met de buitendienst verbe
teren, zodat van klanten met normale risico's
dezelfde dag nog de polis wordt aangemaakt.
Elektronische verwerking is de sleutel voor kos
tenverlaging en klantenoriëntatie voor nieuwe
doelgroepen.
Welkom nieuwe
NVBA-leden
Almanak 2000
47
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel: 013 - 463 06 19
Fax 013 - 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw L. de Kok
Vogeldreef 42
2727 AM ZOETERMEER
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J. van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
6 april: vergadering algemeen
bestuur
25 mei: algemene leden
vergadering Chorus IJmuiden
29 juni: vergadering dagelijks
bestuur
7 september: vergadering
algemeen bestuur
26 oktober: algemene leden
vergadering
28 november: vergadering
algemeen bestuur
Het Algemeen bestuur van de NVBA vergaderde op
8 februari bij Interpolis in Tilburg. De vergadering
begon met een kennismaking met Fred
Schoonheim, kandidaat bestuurslid. Daarna kwa
men de verplichte nummers aan de orde zoals het
vaststellen van notulen en het bespreken van de
ingekomen en verzonden stukken. Onder Mede
delingen kwamen aan bod het reilen en zeilen van
de werkgroepen en commissies en de (toen nog
komende) jubilea van onze Regio Noord en de GO.
Ben Schmitz
archievenblad
april 2000
Op de drempel van de nieuwe eeuw rondde
Networks, met medewerking van Computer
Equipment en FileNet, een studie af over document
management (DM).
Bron: Versicherungsbetriebe 99/3, pag. 48 t/m 56
Bewerkt door B.A. Otten
DM-Adviseur en NVBA-lid.
Hr. M. van Campen
Nationale Bank van Belgie
De Berlaimontlaan 14
1000 Brussel
Belgie
Tel. (0032) 221 22 60
Mw. J.F.M.Tieleman
Artsen Zonder Grenzen
Postbus 10014
1001 EA Amsterdam
Tel. (020) 520 87 56
Mw. E. Reijs
Stichting Regionaal Opleidingen
Centrum Amsterdam en Omstreken
Postbus 2584
1000 CN Amsterdam
Tel. (020) 527 93 93
Rond 14 april verschijnt de nieuwe
edeitie van de Almanak van het
Nederlands Archiefwezen van de
KVAN. Ook deze editie is weer volle
dig geactualiseerd, helder vormgege
ven en met een logische indeling van
instellingen. Het is een makkelijk
naslagwerk voor wie in een archief
werkt of in zijn of haar werk is
betrokken bij archiefbeheer.
Leden van de NVBA kunnen de
Almanak - onder vermelding van
hun lidnummer - bestellen bij het
KVAN bureau.
De prijs is fl. 35,= per exemplaar.
april 2000
archievenblad
