Prioriteitstelling bij restauratie
1
de praktijk
Ter bescherming van archiefstukken
tegen beschadigingen door een ongunstige
temperatuur en luchtvochtigheid, be
schikt het Stadsarchief van Zutphen over
een klimaatbeheersingsinstallatie. Door
een ernstige storing had deze installatie
het omgekeerde effect, zodat in het (lange)
weekend van 30 april tot 3 mei '99 in een
deel van het archief een tropisch klimaat
heerste. Door snel in te grijpen bleef de
schade gelukkig beperkt. Hoe kon dit
gebeuren? Natuurlijk stond de installatie
onder strenge controle. De problemen
waren ontstaan omdat het installatiebedrijf
enkele nieuwe onderdelen had geplaatst.
Bij het opnieuw afstellen is er iets misge
gaan, met alle gevolgen van dien. Een
menselijke fout die in elke archiefbewaar
plaats in een catastrofe kan uitmonden.
Direct na het constateren van de tro
pische omstandigheden trof het personeel
-zowel van de restauratieafdeling als van
het archief- maatregelen. Vanzelfsprekend
met -dankbare- gebruikmaking van de
expertise van het Instituut Collectie
Nederland en de Provinciale Archief
inspectie. Extra drogers en controle van de
archieven op schimmels; gelukkig bleken
slechts enkele stukken aangetast. Deze
zijn direct ontsmet met onder andere
TEGO 51/15 DL. Bovendien zijn er mon
sters op kweek gezet, waarbij ook de bui
zen van de klimaatbeheersingsinstallatie
niet werden vergeten. Sinds 'de ramp'
controleren we ook scherper op schim
mels. Bovendien is er apparatuur geplaatst
om eventuele problemen met tempera
tuur en luchtvochtigheid direct te signale
ren en te melden. Met behulp van een
luchtkwaliteitsonderzoek, waarbij micro
organismen worden gedetermineerd, kun
nen we gezondheids-technische en
papier-technische waarden in de gaten
houden. Op een aantal plaatsen werden
in de uitblaaslucht van de installatie
schimmels en een verhoogde concentratie
gisten geconstateerd; ontsmetting van het
kanalenstelsel was het advies. Uit de resul
taten van diverse onderzoeken weten we
dat de negatieve gevolgen gelukkig
beperkt zijn gebleven. De administratieve
afwikkeling, zoals aansprakelijkheidsstel
ling, laten we hier verder buiten beschou
wing.
Een verscherpte controle op actieve
schimmels blijft voorlopig nog wel
nodig, zeker zolang nog niet alle maatre
gelen zijn getroffen. Kennis van de vóór
'de ramp' aanwezige schimmelsporen
maakt dit goed mogelijk. In 1998 hadden
we al een schadeinventarisatie op stuks
niveau gemaakt van het Oud Archief van
Zutphen (OAZ) en het Oud Rechterlijk
Archief (ORA), in totaal 134 meter mate
riaal. Daardoor weten we dat 485 inven
tarisnummers (12% OAZ, 4% ORA) spo
ren van schimmels en bacteriën uit het
verleden dragen. De monsters hiervan
bleven vijf dagen op kweek staan, waarna
bleek dat er geen actieve schimmel aan
wezig was. Uit de inventarisatie wisten
we exact welke archiefstukken we met
extra zorg moesten controleren op door
'de ramp' actief worden van schimmels.
Andere archiefstukken en -bestanden
zijn steekproefsgewijs gecheckt.
Schadeinventarisatie op stuksniveau
is in dit geval zeer nuttig gebleken, maar
vergt ook een enorme tijdsinvestering.
Toch hebben we hiervoor gekozen en niet
voor een globale inventarisatie op basis
van steekproeven. Het OAZ en het ORA
vormen de kern van het Stadsarchief. Het
zijn twee van de oudste en meest geraad
pleegde archieven in de archiefbewaar
plaats. We wisten dat het OAZ in 1878 en
in 1924 door lekkage ernstig was aange
tast, maar een nauwkeurig inzicht in de
materiële staat van beide archieven was er
niet. Inmiddels zijn de 4840 inventaris
nummers gecodeerd met een schadecode,
zonder te letten op noodzaak van restau
ratie op esthetische gronden, maar uit
sluitend functionele. We gebruikten een
standaardlijst met 25 schadesoorten (zie
kader) die is gebaseerd op de Schadeatlas
van de Rijksarchiefdienst. De daarin
genoemde schadesoorten zijn gespecifi
ceerd naar de oorzaak van de schade.
24. oorlog
Uit bovenstaande volgt een restaura
tieprioriteit met vier gradaties;
Prioriteit 1: in (zeer) slechte staat: stukken
die om restauratie schreeuwen. Bijvoor
beeld: dermate verzwakt dat ze fragmen
ten (en dus vaak ook informatie) verlie-
28
de praktijk
zen tijdens raadpleging. Meestal niet
alleen bepaald door de schadesoort, maar
vooral door de gradatie van de schade.
Ook de combinatie van verschillende
schadesoorten kan de ernst van de staat
bepalen. Denk maar aan vervilt papier
door vocht en schimmels, of inktvraat in
klasse 4, waarbij de letters al door het
papier gevallen zijn. Zelfs oude reparatie-
en restauratieschade, zoals scheuren die
geplakt zijn met plakband of zelfklevend
folie, past in deze prioriteit.
Prioriteit 2: in matige staat: stukken die
extra zorg bij transport en raadpleging
verdienen. Bijvoorbeeld: door ongedierte
aangetast, maar het papier is nog stevig
genoeg en zal niet direct fragmenten ver
liezen. Ook banden waarbij de bindingen
zijn gebroken en het risico bestaat dat
katernen loslaten, vallen in deze catego
rie. Eventueel: beginstadium van zuur-
schade en schade door intensief gebruik.
Prioriteit 3: in redelijke staat: met conser
verende maatregelen goed te behouden.
Banden met kale hoeken, stukken die
vuil zijn (oppervlaktevuil) en stukken in
verzuurde omslagen of gescheurde dozen
behoren hiertoe.
Prioriteit 4: in goede staat: slechts perio
dieke controle nodig om de huidige
materiële staat te behouden.
Follow-up
Het ligt voor de hand om bij restauratie te
beginnen met de stukken met prioriteit 1
en pas daarna verder te gaan met priori
teit 2 enz. Uit de schadeinventarisatie
bleek dat er voor prioriteiten 1 en 2 uit
deze twee archieven in totaal 98.411 res
tauratiehandelingen nodig zijn; een aar
dige werkvoorraad voor de komende
jaren. Het voordeel van de kennis uit de
inventarisatie is dat het enorme efficien
cywinst oplevert. Het restauratieatelier
kan gericht werken en seriematig stukken
met dezelfde schadesoort behandelen.
Sommige stukken met prioriteit 1 wor
den echter zelden of nooit geraadpleegd,
terwijl dat met sommige stukken met pri
oriteit 2 wekelijks is. Zo worden prioriteit
2-stukken snel prioriteit 1, terwijl de pri
oriteit 1-stukken tezelfder tijd niet verder
te lijden hadden. Om de restauratiewerk
zaamheden goed te kunnen plannen,
kende de afdeling externe dienstverle
ning een code voor de raadpleegfrequen-
tie aan de stukken van het OAZ en het
ORA toe, die bestaat uit de eerste vier let
ters van het alfabet:
A: vaak geraadpleegd, minimaal éénmaal
per maand
B: geregeld, éénmaal per kwartaal
C: soms, éénmaal per half jaar
D: (bijna) nooit, éénmaal per jaar of
minder.
Deze combinatie van restauratieprioriteit
en raadpleegfrequentie bepaalt de volgor
de van restauratie: de stukken met code 1-
A komen eerst aan de beurt, de stukken
met code 2-D het laatst. Maar stukken met
code 2-A gaan voor de stukken met 1-C.
Om de materiële staat van de stukken
voor de restauratie niet te laten verslech
teren, heeft de restauratieprioriteit ook
gevolgen voor de raadpleging. Stukken
met code 1 zijn in principe niet meer
raadpleegbaar tot na restauratie. Bij een
frequentie van A of B koppe
len we aan restauratie een
verfilmings- of digitalise
ringsproject. Stukken met
code 2 zijn wel raadpleeg
baar, maar uitsluitend met
handschoenen aan. Zeker
stukken met de combinatie
2-A of 2-B zullen door
gebruikersschade snel achteruit gaan.
Daarom zijn zowel bij het raadplegen als
bij het halen en brengen hiervan hand
schoenen verplicht, zeker ais er een
omslag ontbreekt. De schadesoort die
geleid heeft tot schadeprioriteit 2 hoeft
echter niet per se door contact met de huid
veroorzaakt te zijn. Het dragen van hand
schoenen heeft vooral tot doel iedereen
bewust met het object om te laten gaan.
Natuurlijk beschermen handschoenen het
stuk tegelijkertijd tegen extra zuurschade
en vervuiling door aanraking.
Om direct voor alle medewerkers helder te
maken welke stukken in slechte of matige
staat verkeren, hebben de etiketten van de
archiefstukken kleurstickers: voor priori
teit 1 signaalkleur rood en prioriteit 2 een
andere kleur. De externe dienstverlening
en de restauratieafdeling houden regulier
overleg om (vooral) gebruikersschade in
de toekomst zoveel mogelijk te beperken.
Nu de kernbestanden zijn geïnventa
riseerd, kan de restauratie hiervan begin
nen. Natuurlijk willen we ook inzicht in
de materiële staat van andere archieven.
Om alle archieven en collecties op stuks
niveau te bekijken, zou te tijdrovend
zijn. Daarom is nu aan het archieven
overzicht een raadpleegfrequentie per
archief toegekend. Archieven met code A
of B verdienen bij schadeinventarisatie
meer aandacht dan archieven met code
C of D. Archieven met code A komen
nog wel in aanmerking voor inventarisa
tie op stuksniveau.
29
IWflt doen we eerst?
Door Stein de Valk en Anette Hage-de Lange*
Dankzij een bijna-ramp werd het voor
het Stadsarchief Zutphen duidelijk:
een goede samenwerking tussen restaurator
en archivaris is het behoud voor alle
informatiedragers. Deze crisis en de geko
zen opzet van schadeinventarisatie en
restauratieprioriteit, maakten dat ze in
Zutphen nu -zowel positief als negatief- uit
ervaring kunnen meespreken.
Maatregelen
De resultaten van de kweek in de schaaltjes. De actieve
schimmels in de buizen van de klimaatinstallatie waren
aanleiding voor het luchtkwaliteitsonderzoek.
Kennis door schadeinventarisatie
Schadecode
Lijst van Schadesoorten:
mechanische schade
2. vuil
3. intensief gebruik
4. berging
5. insectenvraat
6. muizenvraat
7. oude reparaties
8. zelfklevende tape (plakband, boeklon
e.d.)
9. band beschadigd
10. binding beschadigd
11. kneep ingescheurd
12. hol getrokken rug (snoekenbek)
13. bros papier (brittle)
14. water/vocht
15. uitvloeiende inkt/pigment
16. verbleekte inkt/pigment
17. vervilt papier
18. schimmelvlekken
19. foxing- weervlekken
20. oxidatievlekken
21. inktvraat
22. kopervraat
23. brand
25. perkament: vervorming of vergipsing
N.B. Op het schadeinventarisatieformulier
staan bijvoorbeeld ook het bekledingsma
teriaal en constructie van een band.
Tevens is er ruimte voor afwijkende scha
des of bijzonderheden (welke soort tape is
gebruikt, insectensoort enz.).
Prioriteiten en gradaties
archievenblad
april 2000
Stukken met actieve schimmel werden direct ontsmet met
een TEGO-oplossing. Kort daarna deed behoudsmedewer-
ker Han Molewijk het hier en daar nog eens dunnetjes over.
Handschoenen
Restaurator Stein de Valk bekijkt
de stukken met werkelijk vochtschade
van de ramp; het ging (slechts) om
vier strekkende meter archief.
Andere archieven en collecties
respectievelijk hoofd restauratieatelier en hoofd
externe dienstverlening Stadsarchief Zutphen.
april 2000
archievenblad
