mm
burengerucht
logieën die op dit moment bestaan in relatie
tot digitale archiefbescheiden. Bedoeld als
bijdrage aan de ICA-terminologie voor ar
chieftermen.
Functionele eisen aan recordkeeping: een over
zicht van initiatieven op dit terrein
Core competencies (kwalificatie-eisen): welke
vaardigheden en kennis zijn nodig om als
archivaris ook in het digitale tijdperk te kun
nen functioneren?
Terminologie: samenstelling van een vergelij
kend overzicht van de verschillende termino-
Moet het NAA de rol
van toegangspoort voor
alle overheidsinformatie
op zich nemen?
Centraal bij dit alles staat evenwel de uitwerking
van de vier principes uit de 'Guide' die voor
archiefdiensten als uitgangspunt zouden moe
ten gelden in het ICT-tijdperk. De presentatie
van een eerste versie, getiteld 'Archives and
Current Records: Towards a Set of Guiding
Principles', was tijdens de CITRA in Stockholm in
September 1998. Inmiddels is een aangepaste
versie in Janus verschenen, waarop iedereen
commentaar kan leveren. De commissie ver
werkt dat commentaar en presenteert een nieu
we versie op het Archiefcongres in Sevilla.
1. Archiefdiensten dienen bij te dragen tot het
vaststellen van beleidsplannen, procedures,
systemen, standaards en praktijkervaringen
die archiefvormers ondersteunen bij het creë
ren en vastleggen van betrouwbare, authen
tieke en bewaarbare archiefbescheiden.
2. Archiefdiensten dienen betrokken te zijn in
de gehele levensloop van archiefbescheiden
(conceptie, creatie en behoud) om zowel de
creatie als de vastlegging, het behoud en de
continue toegankelijkheid van die beschei
den die voor langdurige bewaring in aanmer
king komen, te garanderen
3. Archiefdiensten dienen zowel het selectiepro
ces van archiefbescheiden met cultuurhistori
sche waarde als het proces dat het intellectu
eel beheer van deze bescheiden door de tijd
heen verzekert, aan te sturen
4. Archiefdiensten dienen eisen m.b.t. behoud
en toegang te formuleren om te verzekeren
dat archiefbescheiden met cultuurhistorische
waarde beschikbaar, toegankelijk en interpre
teerbaar blijven.
Kern van dit verhaal is dat archiefdiensten zich
zelf zodanig positioneren dat zij van het begin
(de conceptie) af aan actief betrokken zijn bij
archivering of beter de archieffunctie. Het stuk
gaat vervolgens in op de implicaties die dit voor
archiefdiensten heeft of zou moeten hebben.
Het geheel is bedoeld om archiefdiensten te hel
pen hun positie te bepalen in de huidige, digita
le samenleving.
Wat van ver komt, is lekker, luidt het gezegde.
Dat lijkt ook het geval met de ontwikkelingen op
het terrein van digitale archivering in Australië.
Het land wordt gezien als een voorloper. Bekend
zijn nieuwe begrippen als records continuum,
records management standaard, een aanzet voor
recordkeeping metadata e.d., die in Australië ont
staan zijn. Inmiddels is duidelijk dat al deze zaken
veel invloed hebben op het archiefvak.
Ter ere van beide ICA-committees was door de
NAA dus een seminar georganiseerd, waar
Australische collega's kort uit de doeken deden
hoe het archiefwezen daar is geregeld (niveau
van federatie, staat en gemeenten en bibliothe
ken), welke onderwijs- voorzieningen op
archiefgebied er zijn, en welke beroepsorganisa
ties bestaan en wat zij doen. Voorts kwam een
aantal belangrijke onderwerpen die betrekking
hebben op (digitale) archivering, toegankelijk
heid en metadata en toegangen nog aan bod. Als
dagsluiter gaf Erik Ketelaar een impressionisti
sche samenvatting.
Evenals in Nederland is ook in Australië de vraag
aan de orde welke rol een archiefdienst zou moe
ten hebben. Zou het NAA bijvoorbeeld de rol
van toegangspoort voor alle overheidsinforma
tie op zich moeten nemen? Op dit moment
wordt dat nog afgewezen, maar of dat zo blijft, is
nog maar de vraag.
Een tweede dilemma waar men mee worstelt, is
de vraag of er twee verschillende organisaties
zouden moeten zijn: één gericht op recordkee
ping en archivering en de andere op de toegang
tot historische informatie tezamen met andere
cultuurinstellingen. Sommige Australische colle
ga's zijn van mening dat beide geïntegreerd die
nen te zijn, want ze kunnen niet zonder elkaar,
anderen leggen de nadruk bij de cultuurfunctie
van een archiefdienst.
Een interessante ervaring was te zien dat het
NAA inmiddels voor eigen gebruik een records
management applicatie (voor digitale archive
ring) heeft ingevoerd. De idee er achter is aan
den lijve te ervaren wat het is om digitaal te
archiveren en natuurlijk om het goede voor
beeld te geven. De gebruikte applicatie heet
TRIM, oorspronkelijk een pakket voor postregis
tratie, maar nu verder ontwikkeld tot een
recordkeeping (of records management) applica
tie.'4' Deze actie heeft in ieder geval bijgedragen
tot een groeiend bewustzijn bij de archiefmede-
werkers. Nu was dit al gestimuleerd, want enige
tijd geleden is de gehele staf van het NAA ver
plicht om een speciaal ontwikkelde cursus
over de nieuwste ontwikkelingen op het terrein
van digitale archivering te volgen en een bijbe
horend examen af te leggen. Deze cursus was
ontwikkeld door Monash University (School for
Information Management and Systems, SIMS)
en bestond uit 'distant learning modules'.
Degenen die zich hierin niet konden vinden,
werd aangeraden een andere baan te zoeken. In
de praktijk betrof dit slechts een enkeling. Het
bleek dat de meeste medewerkers zelfs boven het
vereiste niveau afstudeerden!
Mijns inziens een voorbeeld dat navolging ver
dient in Nederland, indien men in de digitale
wereld wil functioneren.
Tenslotte was ik betrokken bij een seminar/
workshop georganiseerd door Monash Uni
versity, Records Continuum Research Group uit
Melbourne (Sue McKemmish, Livia Iacovino en
Frank Upward) en Recordkeeping Systems Pty. Ltd.
uit Sydney (Barbara Reed en Glenda Acland)'5'.
De workshop was getiteld 'Doing business electro
nically: Electronic Commerce and Recordkeeping'
Deelnemers kwamen uit het archiefwezen,
bedrijfsleven (consultancy) en overheidsorgani
saties. Sprekers waren afkomstig van Monash
University, overheidsorganisaties (zowel organi
saties die zelf bezig zijn zich op Internet te profi
leren als regelgevende organisaties), bedrijfsle
ven (consultancy op dit terrein en softwareleve
rancier), archiefdiensten als de National
Archives of Australia en de State Records
Authority van New South Wales en twee buiten
landers, John McDonald van de National
Archives in Canada en ikzelf. Zo konden we ook
ontwikkelingen in Canada en Nederland verge
lijken, waarbij opviel dat die elkaar nauwelijks
ontlopen. Dat geldt zowel voor de ambities van de
respectieve overheden als voor de problemen,
waarmee we worden geconfronteerd en worstelen.
Het thema van deze workshop was recordkee
ping in relatie tot de toenemende tendens om
elektronisch transacties mogelijk te maken.
Nieuwe ontwikkelingen die worden gevat onder
de noemer e-commerce, waartoe in dit geval ook
electronic government werd gerekend. Veel over
heden hebben wat dit betreft hoge ambities. Zo
wil het programma Elektronische Overheid
zoals door het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties geformuleerd en
door de Tweede kamer goedgekeurd, dat in
Nederland in 2002 25% van alle dienstverlening
door overheidsorganisaties elektronisch beschik
baar is. Het vergt veel werk om dat te bereiken.
De infrastructuur om een dergelijke dienstverle
ning mogelijk te maken ontbreekt immers nog
vrijwel. En al gaan de ontwikkelingen snel,
zaken als informatiebeveiliging, de betrouw
baarheid van digitale handtekeningen, bescher
ming van privacy, intellectueel eigendom, en
archivering staan nog in de kinderschoenen als
het gaat om digitale com
municatie.
Topics op deze workshops
waren het records conti
nuum model en het meta
data-model voor record-
keeping, beide ontworpen
door de Records Conti
nuum Research Group van
Monash University. Met
name het laatste model is
voor veel mensen een inge
wikkeld probleem. Hoe is
het mogelijk al die ver
schillende soorten metada
ta die nodig zijn, te onder
scheiden en vervolgens
vast te stellen wat nu
eigenlijk precies nodig is?
Duidelijk werd wel dat die
wereld van elektronische
communicatie in hoge
mate afhankelijk is van
een goede beschrijving van de beschikbare over
heidsdiensten en van wat er feitelijk is gecom-
Een tweede dilemma
waar men mee worstelt,
is de vraag of er twee
verschillende organisa
ties zouden moeten zijn:
één gericht op recordkee
ping en archivering en
de andere op de toegang
tot historische informatie
tezamen met andere cul
tuurinstellingen.
sasm
som 3
23
DARWIN;
in-a i Timber
Creek 5**
Bungle Bungle N.R
Halle Creek
Broome
Fitzroy
Crossing
Pardoo
Station
OAIice
.Monkey Mia
Falbarrl N.P.
Nambung N.P.
t PERTH
GROT£
^stral/s a
GOLF
SYDNEY
CANBERRA
De vier principes
22 I
1 archievenblad april 2000
Archiefwezen in Australië
Doing business electronically
'Record' uit een orale traditie.
De context van deze rotsteke
ning van Aboriginals in
Arukemland werd er bij verteld.
april 2000
archievenblad
