sjouwen
zerus
s
Kwaliteitsonderzoek
Gemeente- en streekarchieven bezocht door Leidse studenten
Chedist
In april en mei van dit jaar brachten dertig Leidse geschiedenisstudenten ieder een bezoek aan een gemeente-
of streekarchief. Daar moesten zij voor het vak archivistiek een opdracht uitvoeren. Bovendien kregen ze een
checklist mee om verschillende aspecten van de publieksservice te toetsen.
403mssk
Als opdracht moesten de studenten na hun
bezoek de volgende vraag kunnen beantwoor
den: 'wanneer komen met de schrijfmachine
geproduceerde stukken voor het eerst in de
gemeenteadministratie voor'. De checklist die zij
meekregen, bevatte dezelfde vragen als die welke
Marijke Bruggeman en Annelies Vermaas in 1991
hanteerden in hun onderzoek van de dienstverle
ning in archieven (Nederlands Archievenblad
1992, blz. 282-292). Behalve feitelijke vragen
bevatte de checklist ook onderdelen waar de stu
dent een waardering (goed, voldoende, matig,
slecht) moest aangeven. Enkele archiefdiensten
werden door meer dan één student bezocht.
Publieksservice
In het algemeen is de publieksservice - alle aspec
ten bijeengenomen - voldoende tot goed. Op een
aantal punten echter is er verbetering mogelijk
en nodig. In slechts een handvol van de bezochte
steden kan de bezoeker die op het station is aan
gekomen, het gemeentearchief op een wegwijzer
of informatiebord vinden; op dit punt is de situ
atie sedert 1991 niet verbeterd. Elders moet men
andere informatiebronnen raadplegen, bijvoor
beeld het telefoonboek (alleen in Rotterdam en
Den Haag staat het gemeentearchief zowel onder
de G als onder de A). In Haarlem verwees het
VW kantoor de student naar het Rijksarchief.
Alle archiefdiensten zijn ook buiten gewone kan
toortijden, bijvoorbeeld op een avond of 's zater
dags, open, behalve Middelburg, waar men boven
dien de bezoekers tussen 12.00 en 13-00 uur de
straat opstuurt! Hopelijk zal dat er straks, in het
Zeeuws Archief anders aan toe gaan. Toegang voor
invaliden bestaat bijna overal, behalve in Alphen
aan den Rijn, Delft, Krimpen,Tilburg en Zierikzee.
Studiezalen
Kluisjes voor het opbergen van tassen e.d. en een
publicatiebord met huisregels (of een blaadje met
huisregels op tafel in de studiezaal) zijn er in de
meeste archieven. De bewegwijzering naar de stu
diezaal is over 't algemeen voldoende en de in
richting van de studiezaal scoort zelfs goed. Vrij
wel elke studiezaal had een stopcontact voor een
draagbare computer. In slechts enkele gemeente
archieven is het studiezaalpersoneel herkenbaar
door middel van een naambordje. In verreweg de
meeste diensten worden ook tijdens de lunch
pauze archivalia bezorgd. Twee archiefdiensten
scoorden slecht in de frequentie van stukken be
zorgen: Het Utrechts Archief en in Rotterdam
(waar de bel voor de laatste ronde een uur voor
sluitingstijd gaat). De wachttijd (tijdsverloop tus
sen aanvraag en bezorging van de stukken in de
studiezaal) was in het algemeen tien minuten of
minder; vijf studenten moesten 15-20 minuten
wachten, drie anderen 20-30 minuten. Zeer uit
eenlopend is het aantal stukken dat tegelijkertijd
mag worden aangevraagd: drie, vijf, zes (Rot
terdam), acht (Dordrecht), tien (Leiden). In drie
gemeentearchieven ontbreekt een aanvraagin-
structie.
Leplazarus
De behulpzaamheid van de studiezaalambtenaar
werd als goed of zeer goed beoordeeld (in één
geval met de aantekening: de vrouwelijke ambte
naar was erg aardig en behulpzaam, de mannelij
ke ambtenaar een heel stuk minder). Alleen in
16 Archievenblad
December 1999
Rotterdam troffen de studenten het minder
goed: een van hen kreeg, voordat nog maar één
stuk was aangevraagd, te horen dat het personeel
'zich het leplazarus moest sjouwen voor die
Leidse studenten'. Gelukkig werd deze ontvangst
goed gemaakt door de hulpvaardigheid bij het
onderzoek, die diezelfde student van een andere
archiefambtenaar ondervond. De archiefambte
naar in Woerden deed het anders: omdat hij er te
moe van werd om alles aan te sjouwen, voerde
hij liever zelf het onderzoek voor de student uit.
Iets dergelijks overkwam ook de student die in
Alphen aan den Rijn onderzoek kwam doen en
een ander archief gaf zelfs een speciaal pasje
waarmee de student zelf het depot in kon. In Het
Utrechts Archief bleek de inventaris onmogelijk
om te hanteren zonder de assistentie van de -
zeer behulpzame - archiefambtenaar. Omdat de
archieven van de gemeente Velsen deels in
Haarlem (archiefdienst Kennemerland), deels in
Velsen zijn ondergebracht, moest de student
twee depots bezoeken. Daarbij werd veel hulp
verleend door medewerkers van de archief
dienst. Moeilijker had de student het die het
gemeentearchief van Warmond tot onderzoeks
object had: dit archief is tot en met 1930 overge
bracht naar het Leidse gemeentearchief; onder
zoek in Warmond bleek (na twee weken wach
ten!) door ziekte van de plaatselijke archiefbe
heerder niet mogelijk. Ook het gemeentearchief
van Zoeterwoude is deels ter plaatse, deels in het
gemeentearchief van Leiden, wat het onderzoek
bemoeilijkte. In een aantal gemeenten blijkt
slechts het secretarie-archief tot aan de invoering
van de code VNG te zijn over-gebracht, wat in
strijd met de wet (50 jaren of 20 jaren is.
Kennisniveau
Werd de hulpvaardigheid goed beoordeeld, de
kennis van de studiezaalambtenaar scoorde wat
minder: in twaalf gemeentearchieven werd deze
'voldoende' bevonden, in de andere 'goed'. Een
illustratie: de student die de Groninger Archieven
bezocht rapporteerde dat de hulp van twee me
dewerkers van het archief, hoewel goed bedoeld,
niet bijzonder vruchtbaar was: "Ik had de indruk
dat geen van beiden veel ervaring hadden met
onderzoek in het gemeentearchief. De stukken,
notulen van B&W en Gemeenteraad, konden zij
niet goed vinden omdat deze in het archief an
ders genoemd werden.".
Kopieën en koffie
Op geen ander punt is er zoveel verscheidenheid
als inzake de tarieven voor reproducties. De prijs
van een fotokopie A4 loopt uiteen van fl. 0,25 in
Woerden tot fl. 1,25 in Utrecht (de gemeentese
cretarie in Voorburg rekende zelfs fl. 1,65). An
dere prijzen: 50, 60, 65, 75, 75, 80, 90 cent. In
Gouda verschilt de prijs van een fotokopie uit
door het rijk vervreemde archieven (fl. 0,70) van
die van een fotokopie uit de andere archieven
(fl. l,-).Voor een foto 18x24 cm wordt gemid
deld fl. 12,- gerekend.
Overal, behalve in 's-Gravenhage en Middelburg,
kan de bezoeker van het gemeentearchief koffie
of thee krijgen (in 's-Gravenhage verwijst men de
bezoeker naar de in hetzelfde gebouw gevestig
de openbare bibliotheek). Behalve in Amsterdam
is nergens een lunch verkrijgbaar.
Verbetering
Uit dit korte verslag wordt duidelijk dat er nog wel
wat te verbeteren valt. Om te beginnen kan iedere
archiefdienst de checklist gebruiken voor een zelf
evaluatie en als instrument voor verbetering van
de service. Daarnaast verdient het kwaliteitshand
vest (minimum kwaliteitsnormen dienst-verlening)
dat de Rijksarchiefdienst onlangs invoerde, zeker
navolging op gemeentelijk niveau. Verder zouden
de provinciale archiefinspecties eens naar de ver
plichte overbrenging van de archieven van
gemeentesecretarie en -diensten moe-ten kijken. En
tenslotte verdienen, bij samenvoeging van archief
diensten, het onderhoud en de uitbreiding van de
kennis bij de archiefambtenaren over de gemeen
schappelijke bestanden beslist aandacht. '3
De gevisiteerde gemeente-
en streekarchieven
December 1999
Archievenblad 17
A: bereikbaarheid
1. informatiebord/wegwijzer
bij station vermeldt archief
2. bereikbaarheid per open
baar vervoer
3. parkeergelegenheid
B: openingstijden
4. openingstijden buiten
gewone kantoortijden
C: entree, receptie,
garderobe
5. toegang voor invaliden
6. hulpvaardigheid personeel
receptie
7 verstrekte informatie
8. kluisjes
9. bewegwijzering naar stu
diezaal
1 0.publicatiebord met huisre
gels
D: inrichting studiezaal
1 1 bereikbaarheid voor
invaliden
1 2. aantal plaatsen naslag ruimte
1 3. ruimte op tafel
1 4. bereikbaar stopcontact
voor draagbare computer
1 5.naslagwerken in studiezaal
1 6. meer dan 1 studiezaal
E: dienstverlening
1 7. herkenbaarheid personeel
d.m.v. naambordjes
1 8. bezorging archivalia ook in
lunchpauze
1 9.frequentie bezorging
archivalia
20.tijdstip laatste aanvraag
aangegeven?
21. wachttijd bezorging archi
valia
22.aantal stukken tegelijker
tijd aan te vragen
2 3.aanvraaginstructie
24. behulpzaamheid ambtenaar
25.kennis ambtenaar
Door F.C.J. Ketelaar
tgti&X'a.
Ook het Gemeentearchief Amsterdam was doel van de studenten
F: fotokopieën en foto's
26.leesbare instructie
vervaardiging reproducties
27. frequentie kopiëren
28. prijs 1 fotokopie A4
2 9. kwaliteit fotokopie
30. prijs 1 foto 1 8x24 cm
31. mogelijkheid zelf foto's
maken
32.gebruiksaanwijzing op/bij
leesapparaten
G: kantine
3 3. koffie en thee verkrijgbaar
34.openingstijden kantine
35.tijden goed aangegeven
36.ruimte om te zitten
37. lunch kopen in gebouw
38.ruimte voor rokers
Alphen aan den Rijn,
Amsterdam, Delft, Dordrecht
2 x, Gouda. 's-Gravenhage 2 x
Groningen ,Flaarlem 4 x
Krimpen, Leiden 4 x
Leidschendam, Middelburg
Naaldwijk, Rotterdam 4 x
Tilburg. Utrecht, Voorburg
Woerden. Zierikzee
Behulpzaamheid, hulpvaardigheid, kennis niveau en frequentie van stukken bezorgd: alles werd
opgetekend (foto: U. Wesselink, Harmeien)
