D3
Het diaitale stadsarchief van Antwerpen
ISAD(G)
Archievenblad
ISAD(G)
Archievenblad
Elk archief heeft een kast waar je bij het eerste bezoek naartoe gaat. De kast met inventarissen, regesten, indexen en andere 'toegangen'. Vaak
is er ook en computer met daarop een informatiesysteem dat in ieder geval de illusie wekt de sleutel te vormen tot de archiefschatten. Dat is
hoogstens ten dele het geval. De samenleving produceert elk jaar meer en meer papier en dat maakt de achterstand op het maken van alle toe
gangen alleen maar groter. Dweilen met de kraan open.
Je kunt met een computer snel 'iets' vin
den in een hele grote verzameling gege
vens, zoals informatie over de inhoud van
archieven. Dat kan een computer goed;
niet meer en niet minder. Maar de gege
vens moeten er natuurlijk nog wel eerst
ingestopt worden. Als je dit op verschil
lende manieren doet ontstaat er een woud
aan verschillende informatiesystemen. Er
ontstaat een digitale kast met achieftoe-
gangen die je één voor één moet bekij
ken, omdat ze niet aan elkaar gekoppeld
zijn. Dit probleem kun je oplossen door
standaarden in het leven te roepen. En dat
gebeurt dan ook op grote schaal. Dan ont
staan er weer een nieuwe problemen:
Welke standaarden zijn er, welke is de
beste en hoe moet deze in de praktijk
worden toegepast? Gelukkig is er een
'standaarden' Website om het eerste pro
bleem op te lossen. De 'Open Information
Interchange service' van de Europese
Commissie straalt voldoende zelfvertrou
wen uit om te kunnen dienen als de 'moe
der der standaarden'. Er is zowaar een
aparte sectie aan 'archiving' gewijd: http://
www2echo .lu/oii/en/archives. html).
Stabiele standaard
En daar treffen we de 'International
Standard Archival Description (ISAD)' aan.
Deze door de 'International Council on
Archives' ontwikkelde standaard biedt
een goed uitgangspunt om een informa
tiesysteem op te baseren dat archieven
toegankelijk maakt. De standaard bestaat
uit 26 eenduidig omschreven elementen
die tesamen een archiefeenheid beschrij
ven. De standaard gaat uit van een model
waarbij een 'Fonds' het hoogste niveau
van een archief vormt. Een Fonds is het
geheel van documenten, ongeacht vorm
of medium dat gecreëerd en/of bijeenge
bracht is door een persoon, familie of
bestuursorgaan als onderdeel van het
functioneren van de archiefvormer (vrije
vertaling van de Engelse definitie).
Uiteraard kan een Fonds weer onderver
deeld worden in kleinere eenheden. Een
Fonds bestaat uit 'Series'. Een 'Serie'
bestaat weer uit 'Files' (vrij vertaald als
'dossier'). Het kleinste beschrijvingsni
veau is een 'Item'; een brief, rapport, foto,
geluidsopname, etc. Het mooie van ISAD
is dat met de 26 velden elk niveau (Fonds,
Serie, File, Item) beschreven kan worden.
(NB: op de URL: http://datal.archives.ca/
ica/cds/isadapp.gif kun je een afbeelding
vinden van het ISAD schema). ISAD is een
'general' standaard (vandaar de naam
ISAD(G)) omdat je er alle soorten archie
ven en archiefonderdelen mee moet kun
nen beschrijven, ongeacht aard en
omvang. En dan moet je wel algemeen
blijven. Met name op 'Item' niveau is de
standaard daarom nogal globaal. De
ISAD(G) standaard, die in 1994 gepubli
ceerd werd, maakt het mogelijk om op
een verantwoorde manier een informatie
systeem te ontwikkelen. Je mag er van uit
gaan dat over de ISAD beschrijvingsvel
den goed is nagedacht door deskundigen
en dat het een stabiele standaard is.
Vijf fondsen
Het Stadsarchief in Antwerpen ontwikkel
de een op ISAD(G) gebaseerd informatie
systeem met de naam 'Floris'. Het publie
ke gedeelte van dit systeem is via Internet
bereikbaar op URL http://www.antwer-
pen.be/efloris. Antwerpen koos daarbij
voor een pragmatische aanpak. De ISAD-
velden zijn vertaald naar het Nederlands
en er wordt gebruik gemaakt van een
commercieel 'documentair informatiesys
teem' (Documentum van Xerox). Via de
optie 'archieven en verzamelingen' ko
men we op een scherm waarin de optie
'bladeren door het archief zichtbaar is.
Door te klikken op de optie verschijnt
een alfabetische lijst van de vijf Fondsen
die het archief onderscheidt ('Andere
overheden','Archief van de Stad ancien r.',
'Archief van de Stad Modern','Particuliere
archieven' en 'Verzamelingen'). Van elk
fonds zijn de ISAD(G) kenmerken op te
vragen. De 'Series' waaruit de Fondsen
bestaan, zijn te bekijken door te klikken
op de titels. Het Fonds 'Archief van de
stad ancien r.' kent twee onderdelen:
'Bestuurlijke instellingen' en 'Rechterlijke
instellingen'. Op dit niveau zijn geen
ISAD(G) kenmerken op te vragen. De
bestuurlijke instellingen zijn onderver
deeld in 'Charters','Privilegiekamer',
'Rekenkamer', 'Schepenenregister' en
'Tresorij'. Open je een van de 'Files' (in
Antwerpen vertaald als 'bestand'), bijvoor
beeld 'Charters', dan kom je op het meest
specifieke niveau dat Floris op dit mo
ment toegankelijk maakt, namelijk concor-
dantielijsten, inventarissen en regesten.
Het is mogelijk de 93 pagina's tellende
inventaris van de Charters als bestand (in
pdf formaat) over te zetten naar de hard
disk. De Antwerpse kast met (papieren)
inventarissen, regesten, indexen en ande
re 'toegangen' zijn (wellicht) stuk voor
stuk gescand of de bestanden uit de tekst
verwerker zijn direct in het Floris sys
teem geplaatst. Het is nog niet mogelijk
op 'Item' niveau te zoeken. Wel zijn alle
Charters waarin 'Pape Honorius'
genoemd wordt snel te vinden in de elec-
tronische Charter-inventaris. Dit doe je
door het bestand te openen in Adobe
Acrobat en de optie 'Find' te gebruiken.
Full text index
De melding "momenteel zijn er nog geen
eenheden beschikbaar in de documenten
databank Floris" die je kunt vinden bij de
zoek-instructie, suggereert dat dit in de
toekomst wel mogelijk zal zijn. Dit zou
bijvoorbeeld betekenen dat elk van de
1336 charters die nu nog gezamenlijk in
het overzicht staan uit elkaar gehaald
moeten worden en moeten worden voor
zien van velden. Van de inhoud van de
inventarissen en beschrijvingen is een
zogenaamde 'full text index' gemaakt.
Deze maakt het mogelijk individuele
woorden of delen van woorden te trace
ren in de teksten. Zo kun je er waarschijn
lijk achter komen of .er iets van je gading
te vinden is in Antwerpen. 'Waarschijn
lijk', omdat het onbekend is of alle archief-
toegangen in het systeem zitten, welke
archieven helemaal geen toegang hebben
en of het gezochte onderwerp wel ge
noemd is in de inventaris.
Door de gebruiker toegang te geven tot
de index en 'iets' te doen aan spellingsva
rianten, synoniemen en type- en conver-
siefouten kan de onderzoeker snel zien
wat er in het archief te vinden is over
'Maestricht' of 'Peter Paul Rubens, Kunst
schilder, 1577-1640'. Het is veel werk om
de informatie zodanig te verrijken dat op
deze manier gezocht kan worden. Het
gevaar bestaat natuurlijk - iets wat je ook
ziet bij geautomatiseerde bibliotheeksys
temen- dat wat niet in het informatiesys
teem zit, ook niet bestaat voor de gebruiker.
Top down aanpak
Floris maakt het mogelijk om op afstand
via Internet een eventueel bezoek aan het
Stadsarchief goed voor te bereiden. De
kast met archieftoegangen hoeft niet
meer te worden geraadpleegd. Maar dat
weet je niet zeker, want het is niet moge
lijk op de site informatie te vinden over
de volledigheid waarmee de digitalisering
is aangepakt. Hiermee zou de potentiële
archiefbezoeker beter kunnen bepalen of
het zinvol is naar Antwerpen te komen.
Wel is er een lijst met mutaties en uitbrei
dingen die de laatste 90 dagen in het sys
teem zijn aangebracht.
De moedige en pragmatische 'top down'
aanpak van het archief in Antwerpen is
prijzenswaardig. De toepassing van de
ISAD(G) standaard geeft de opgebouwde
Floris database in ieder geval de illusie
van toekomstvastheid. Het gebruik van
een relatief 'zwaar' commercieel docu
mentair informatiesysteem voorziet het
archief van een aantal handige beheers
functies, zodat de - uiteraard beperkte -
personeelscapaciteit zo produktief moge
lijk kan worden ingezet. Het maken van
een inventaris is een arbeidsintensieve
zaak. Met weinig inspanningen kan het
resultaat van de noeste arbeid - in eerste
instantie als een tekstbestand - op een
verantwoorde wijze worden opgenomen
in een informatiesysteem. Dat maak digi
talisering van steeds kleinere eenheden
op den duur mogelijk, waarbij de docu
mentatie op hoger niveau (Fonds, Serie,
File) haar waarde blijft behouden. 2
Een voorbeeld: Wat heeft het Stadsarchief
voor materiaal van haar welbekende
voormalige inwoner, de kunstschilder
Rubens? 'Floris' maakt het mogelijk dat je
in alle inventarissen kunt zoeken naar
het woord 'Rubens'. De optie 'Zoeken in
het Archief moet worden geactiveerd.
Dan klikken op 'Overig' waarmee het
invulschermpje 'Tekst inhoudelijk' zicht
baar wordt. Hier 'Rubens' intypen. Er
komt natuurlijk een heleboel ruis mee,
maar de resultaatlijst is een goed start
punt voor de zoektocht. Gelukkig heette
'Rubens' niet 'Jansen'! De lijst toont de
ISAD structuur van de gevonden docu
menten. In het bestand 'Inventaris van de
historische nota's betreffende de
geschiedenis van Antwerpen' (onderdeel
van het Fonds 'Particuliere Archieven/
Nota's van historici') staat 'Item' 'HN
113 Afschriften en regesten betreffende
P.P. Rubens voorber.publ.' Niet elegant,
maar wel effectief. Het loont de moeite
om in het systeem te grasduinen om een
bezoek aan het archief beter voor te
bereiden.
16 Archievenblad
November 1999
November 1999
Archievenblad 17
H2D f Cy\
'Q| fOi
Door Rene van Horik*
I» I
&&EHÊÊ&
Werkzaam bij het Nederlands Instituut voor
Weten-schappelijke Informatiediensten. (NIWI)
Dit artikel is een bewerkte en aangepaste versie van een
bijdrage die eerder verscheen in "Historia Informatica",
nummer 2 jaargang 6, juni 1999.
Open Information Interchange service van de Europese
Commissie: http://www2.echo.lu/oii/en/archives.html).
ISAD schema:
http://data1.archives.ca/ica/cds/isadapp.gif
Informatiesysteem Antwerpen:
http://www.antwerpen.be/efloris
