Archievenblad
Nieuws uit het veld f
Archievenblad
-
11 Ki i
Wijn als premie voor archiefvernietiging
Onderzoek naar archiefbeleid bij verhuizingen
6 Archievenblad
Tweede rapport archiefbeheersregels
Project Archiefpas DivA
Website Utrecht Project
DivA officieel van start
Rijksarchiefdiensten
op Seniorenbeurs
November 1999
November 1999
Archievenblad 7
Nieuwfe«—
De bankierende provincie Zuid-Holland
stimuleerde ambtenaren met flessen wijn
om zoveel mogelijk materiaal weg te
gooien uit het persoonlijk archief. De
Commissie Van Dijk constateerde in haar
rapport dat de met de archivering belaste
functionarissen van de provincie van kas
geldbeheerder Baarspul de aanwijzing
hadden gekregen dat binnenkomende
stukken voor zijn afdeling niet hoefden
te worden geregistreerd. De medewer
kers constateerden dat zelfs al vanaf
1997 geen dossiers van de Treasury meer
ter archivering werden aangeleverd. Op
grond van de Archiefwet moeten lenin
gendossiers tot vijf jaar na de aflossing
bewaard blijven. Baarspul had echter
alles wat 'af' was reeds weggegooid, hier
toe naar zijn zeggen aangespoord door
de provincie. Tijdens de verhuizing in
1995 naar een tijdelijk onderkomen in
Den Haag kregen de ambtenaren voor
iedere mini-container papier uit hun per
soonlijke archief een fles wijn. De provin
cie bevestigde het bestaan van deze rege
ling. De provinciaal inspecteur der
archieven in de provincie Zuid-Holland
was het er destijds niet mee eens, maar
heeft er evenmin tegen geprotesteerd.
Hierdoor zijn stukken uit persoonlijke
archieven verdwenen die nooit in de
archieven van de provincie terecht zijn
gekomen. Dit gebeurt nogal eens bij amb
tenaren; meestal is het uit slordigheid dat
zij stukken te lang onder zich houden of
niet afstaan. Wie stukken achterhoudt
overtreedt de Archiefwet. Meestal is het
een toevalstreffer als de inspectie omis
sies in gemeentelijke en provinciale
archieven tegenkomt.
Uit: NRC Handelsblad, 6 oktober 1999
Soms wordt een verhuizing van een orga-
nisatie(onderdeel) aangegrepen om het
archief eens flink op te schonen. Dit ter
voorkoming van het verhuizen van 'over
bodige ballast'. Meestal vindt die opscho
ning aan de vooravond van de verhuizing
plaats, met als gevolg dat het door de
tijdsdruk met de archiefwettelijke bepa
lingen niet zo nauw wordt genomen.
Naar aanleiding van recente 'affaires' start
de Rijksarchief-inspectie een onderzoek
naar archiefbeheer bij verhuizingen.
Indien het archiefbeheer bij een over
heidsorgaan perfect is geregeld, kan er
theoretisch gezien niets mis gaan. De
praktijk blijkt toch anders te zijn en komt
men regelmatig voor verrassingen te
staan omdat er niets is geregeld. Een pro
cedure voor het archief in een ver
huisprotocol is dan ook geen overbodige
luxe. Meestal is een behoorlijke voorbe
reidingstijd op z'n minst echt noodzake
lijk.
De Rijksarchiefinspectie gaat de facilitai
re diensten van de ministeries benaderen
met de vraag of zij procedures hebben
voor het archief ingeval een verhuizing
(van een organisatie onderdeel) plaats
vindt. Daarnaast gaat de aandacht naar
recente praktijkgevallen bij verhuizingen
en naar het aspect van de betrokkenheid
van een archiefdeskundige bij de keuze
van nieuwbouw/verbouwing in verband
met de archiefruimte.
Inlichtingen: Helen Heskes,
Tel. (070) 331 55 38
Uit: Nieuwsbrief Rijksarchiefinspectie nummer 3,
september 1999
Half augustus verscheen de tweede publicatie
over de inventarisatie van archiefbeheersre
gels bij zbo's en pbo-organen; deelrapport 2
'inventarisatie'. Het beschrijft in hoeverre bij
zelfstandige bestuursorganen en organen van
de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie
beheersregels aanwezig zijn. Daarnaast is
onderzocht wat de reikwijdte van de beheers
regels is en wie bij de vaststelling ervan is
betrokken. Het rapport bevat tevens een over
zicht van onderwerpen die in de onderzochte
beheersregels zijn geregeld.
De voor dit najaar aangekondigde handleiding
van de Rijksarchiefinspectie zal doorschuiven
naar het voorjaar van 2000; dan biedt de
inspectie een serie workshops aan over het
ontwerpen en uitvoeren van beheersregels.
De handleiding wordt dan gekoppeld aan
deze serie.
Inlichtingen: Lodewijk Hovy, Tel. (070) 331 54 36
Uit: Nieuwsbrief Rijksarchiefinspectie, nummer 3, september
1999
Een van de eerste projecten die onlangs onder
de paraplu van DivA van start ging is het ont
wikkelen van een archiefpas voor bezoekers
van openbare archiefinstellingen. De project
groep streeft er naar een uniforme archiefpas
voor de hele archiefbranche te kunnen invoe
ren. De ervaringen met de Amsterdamse bezoe
kerspas worden hierbij natuurlijk meegeno
men. Door een verplichte legitimatie zal de
archiefpas vooral dienen als een instrument ter
beveiliging van archieven en collecties.
Daarnaast is hij bedoeld als klantenkaart waar
aan allerlei interessante voordeeltjes voor
archiefbezoekers gekoppeld zijn. Eventueel
zou de archiefpas in de toekomst kunnen die
nen om op Internet grote databases gratis te
kunnen raadplegen.
Bent u geïnteresseerd in de ontwikkeling van de archiefpas en
wilt u daarover meedenken? Neem dan contact op met Fred
Schot, projectleider DivA, Tel. (020) 462 77 22
Tijdens het Nederlands Filmfestival eind septem
ber opende Jo Jamar, directeur van het Utrechts
Archief, officieel de website van het Utrecht
Project, een onderzoeksproject van de afstudeer
richting Film- en Televisiewetenschap van de
Universiteit Utrecht in samenwerking met het
Nederlands Audiovisueel Archief (NAA).
Onderzoekers in dit project bestuderen onder lei
ding van bijzonder hoogleraar Bert Hogenkamp
de geschiedenis van bioscoop, film, radio en tele
visie met als uitgangspunt de ontwikkelingen in
de stad Utrecht. De website heeft als doel contac
ten te onderhouden met onderzoekers in binnen-
en buitenland die zich bezighouden met de
geschiedenis van de media. De resultaten van het
Tijdens een feestelijke manifestatie op 12 oktober
in het IISG, opende staatssecretaris Van der Ploeg
officieel de erfgoedkoepel DivA. In zijn luchtige
toespraak verwerkte hij ook wat serieuze opmer
kingen. Onder andere over gevestigde belangen
en de wijze waarop het culturele aanbod zich
presenteert: is de etalage wel aantrekkelijk
genoeg en gaan de luiken open? Op dit terrein
van het erfgoed wil de staatssecretaris 5 miljoen
extra beschikbaar stellen. Ook de realisering van
voorgenomen fusieplannen en de rol van de RAD
kwamen ter sprake. Scheidend DivA-voorzitter
Drs. Ph. Maarschalkerweerd introduceerde zijn
opvolger, de heer R.G. Kordes, eerder voorzitter
van de Algemene Rekenkamer en van de
Commissie van Onderzoek Liro-archieven. Kordes
benadrukte dat om het doel van DivA te berei
ken, DIV en archiefwezen als één geheel
beschouwd moeten worden, ondanks dat er twee
beleidsdepartementen een centrale rol in vervul
len. OC en W als hoeder van het culturele erfgoed
en BiZa en Koninkrijks relaties als coördinator
van beleid en maatregelen op het gebied van DIV
van de rijksoverheid. Het digitale archiefbeheer
behoeft voortdurende aandacht. De aanbevelin
gen van de - in 1998 nog niet tevreden - Algemene
Utrecht Project en nieuws van het onderzoek
worden op de website gepubliceerd. De site
bevat tevens een filmografie van films die in
Utrecht zijn opgenomen. Hoewel nog in opbouw,
is er op de site al veel te vinden over de geschie
denis van de film in de stad Utrecht; zo vertelt de
afdeling bioscoopgëschiedenis de geschiedenis
over filmvertoningen vanaf de zogenaamde kine-
tosscopen, evenals die van reeds verdwenen en
nog bestaande bioscopen.Tal van foto's en enkele
filmfragmenten afkomstig uit het Utrechts Archief
en het NAA illustreren deze geschiedenissen.
Utrecht Project: www.let.uj.nl/tftv/UtrechtProject
Informatie per e-mail: bhogenkamp@naa.nl
Rekenkamer vermelden dan ook het belang van
intensieve samenwerking van genoemde ministe
ries in deze en de noodzaak van een meer concre
te invulling van (voorgenomen) activiteiten.
Hierin ligt volgens Kordes de grote coördineren
de taak van DivA. Zij zou naast activiteiten een
hoge prioriteit moeten geven aan: vergroting van
de toegankelijkheid van archieven en collecties;
het gemeenschappelijk ontwikkelen van ICT-sys-
temen voor dienstverlening aan gebruikers; des
kundigheidsbevordering met het oog op toepas
sing van nieuwe technieken en zij zou een actie
ve rol moeten vervullen in de realisering van een
centraal aanspreekpunt digitale duurzaamheid
voor de gehele DIV en archiefsector. De resulta
ten hiervan moeten in tastbare producten zicht
baar zijn, zodat gebruikers er in de praktijk iets
aan hebben.
Na de vergeefse pogingen van Swami Randeesh
Veeto om het publiek te activeren, stortte dit zich
en masse op de voor de gelegenheid gecreëerde
DivA-cocktails en laadde zijn bordje vol aan het
buffet. Het nuttige was weer met het aangename
verenigd op deze mooie DivA-dag.
Begin oktober werd de zevende
50+beurs in de Utrechtse
Jaarbeurshallen gehouden. Deze
seniorenbeurs had dit jaar een
record aantal bezoekers, name
lijk meer dan 60.000. De
Rijksarchiefdienst was een van
de driehonderd standhouders.
Medewerkers van de diverse
rijksarchieven deelden folders
uit en informeerden de vele
geïnteresseerde bezoekers over
de mogelijkheden van archiefon
derzoek.
Swami Randeesh Veeto leidde de bezoeker:
door de verschillende fases van verwerkim
die optreden bij gedwongen samenwerking
Bij de fase 'verdriet' nodigde hij het publiel
uit elkaar als troost over de bol te aaien
De kopstukken op de eerste rij hadden geen
troost nodig.
Foto's: Bouwe Hijma, IISG
