Aangeboden: veranderinqsmanaqer met opleiding
Max Beekhuis aaat commercieel
1= Interview
r\
Archievenblad
Interview
Archievenblad
20 Archievenblad
Vanaf november moet het openbaar archiefwezen het zonder Max Beekhuis stellen. Als een van de weinigen
zette hij de stap om bij de commerciëlen te gaan werken. Hoe kijkt hij terug op zijn carrière als veranderings
manager, op de reorganisaties binnen het ARA en waarom deze stap? Beekhuis over de cultuur binnen het
archiefwezen en de archivistiek. Nog een keer: een - gratis - advies!
helder doel. Sindsdien ben ik eigenlijk bezig met
de verandering van de organisatie van aanbod- naar
vraaggericht. Vandaar dat ik wel als veranderings-
manager wordt gezien. En zo zie ik mezelf ook."
Buffels of regenwulpen
"Doelen moeten helder zijn, evenals de bijdrage
van de medewerkers aan het realiseren daarvan.
Iedere medewerker moet op het leveren van die
bijdrage worden aangesproken. Vergelijk een
organisatie maar eens met een kudde buffels. Als
je die blind wilt maken moet je de voorste buffel
doodschieten, want dat is de enige die weet
welke kant hij op wil. Maar dat is toch niet de
manier om een organisatie te leiden, dat moet
meer zoals een vlucht regenwulpen de weg
vindt. Iedere regenwulp weet welke kant die op
moet. Dat is dan wel de meest optimale organisa
tie en die bestaat helaas niet. De 'neuzen zoveel
mogelijk in dezelfde richting' is al heel wat. Er is
altijd sprake van hiërarchie en verschillende ver
antwoordelijkheden, twee uitersten waartussen
je moet laveren.
In de laatste reorganisatie van het Algemeen
Rijksarchief kon ik met de steun van de toenmali
ge directeur Jan Boomgaard en van de andere
leden van het MT een deel van mijn ideeën kwijt,
Ik was de woordvoerder naar de medewerkers
toe. Een hele leuke tijd."
Normen en waarden
"De afgelopen 10 jaar volgde de ene reorganisatie
de andere in korte tijd op. Dat was onvermijde
lijk. Om te beginnen bestond hij al vanaf 1928 en
heerste er een cultuur van weinig en slecht lei
ding geven. Daar waren de leidinggevenden ook
niet voor opgeleid en niet op geselecteerd. De
medewerkers beschouwden hun eigen normen
en waarden als die van het bedrijf. Met name
daarin bracht de reorganisatie van 1994/95 veran
dering: nieuwe leidinggevenden gingen het
gevecht aan met de medewerkers over het nieu
we normen-en-waardenpatroon. Al vanaf 1989
"Archiveren, dat is gewoon papieren op volgorde
zetten. Archivistiek is dan ook een kunde, geen
wetenschap. Kijk maar naar het onderzoekspro
gramma van Eric Ketelaar, daar komt het woord
archivistiek nauwelijks in voor. Ketelaar bemoeit
zich met 'de context van de administratieve neer
slag' en dan doe je aan organisatiekunde, be
stuurskunde en dergelijke, en dat is volgens hem
dan archivistiek. Daar kan ik mee leven."
Opgeleide leidinggevende
"In 1988 werkte ik bij Willem Goelema. Van hem
moest ik naar Leiden om geschiedenis te stude
ren en dat deed ik van '88 tot '90. Om verder te
komen was een doctoraal wel het minste. Al met
al draaide het bijna uit op een studie 'bestuurs
kunde'. In 1991 ging ik voor het PIVOT project
werken en volgde daarvoor een zeven weken
durende, peperdure cursus 'management in het
bedrijfsleven' in Noordwijk. Zodoende ben ik
eigenlijk een van de weinige opgeleide leidingge
venden in de gehele Rijksarchiefdienst.
Het archiefwezen, in het bijzonder de Rijks
archiefdienst, was sterk gericht op het depot.
Ketelaar is begonnen met het vraaggericht maken
van de organisatie. Hij zei in 1989 als eerste hard
op dat de RAD er voor de burger is. Dat was een
November 1999
ok me/Kev/ Den/-/we] /s Mgeioej
\?t} Je ffipwsKÏe zyn
was er gepraat over reorganisatie en er was te
veel tijd verstreken met de invoering ervan. Die
eerste ronde werden nogal wat compromissen
gesloten om zoveel mogelijk medewerkers bin
nen boord te houden. In 94/95 moest er binnen
een paar maanden tijd iets gebeuren waar zes jaar
over was gepraat. Nadat het MT een nieuwe iden
titeit had vastgesteld, bleek de erbij horende
structuur niet aanwezig. Gezien het compromis
karakter van de eerste reorganisatie was een
tweede onvermijdelijk. Deze verliep sneller, bin
nen een periode van twee jaar. Het hele MT was
de breker, maar ik was de woordvoerder in mijn
functie als projectleider reorganisatie. Ik ging er
het hardste tegenaan, het liefste waar iedereen bij
zat om te tonen dat we het meenden.
Ik vraag mensen alleen dingen die ze kunnen, dat
motiveert omdat ze dan naar hun werk gaan in
de wetenschap dat ze daar dingen doen die ze
leuk vinden en kunnen. Als ze niets kunnen dan is
het beter dat ze vertrekken.
In het archiefwezen was het toch zo, dat wie
inventarisator was, dat ook tot zijn pensioen
bleef. Wie dat wil doorbreken, krijgt dus al gauw
de naam van veranderingsmanager."
Bereikte doelstellingen en missie
"De reorganisatie van het ARA heeft wel het een
en ander opgeleverd. Wat betreft de verbetering
van de dienstverlening waren de ontevreden
klanten in de studiezaal een goede stimulans. Het
doel:'geen ontevreden klanten', heb ik nog niet
bereikt voor mijn vertrek. Wel is er nu één studie
zaal waar alle bronnen worden aangeboden, of
we ze nu hebben of niet; die makelaarsfunctie
wilde ik realiseren. Het streven is een virtuele stu
diezaal in samenhang met het concept van volle
dige zelfbediening; de 'brug van brein naar bron'
zoals Ketelaar het noemt, is al geïnstrumentali-
seerd. De 'back-office' is zoveel mogelijk naar
voren georganiseerd. Wat betreft de acquisitie
wachten we niet totdat de archieven worden
overgedragen. We constateren een vraag en moe
ten er voor zorgen dat het antwoord wordt 'inge
kocht' bij de administratie. Een vraaggestuurde
acquisitie dus. Door de reorganisatie kreeg het
ARA een positiever, scherper, eenduidiger profiel;
het veelkoppig monster van vier of vijf afdelingen
is verdwenen. Verder zijn we voor de overheids
administratie de afgelopen tien jaar een heel
betrouwbare partner gebleken.
Intern wordt er zakelijker gedacht en gehandeld.
Er is een duidelijker besef van de bestaansreden
van de organisatie, namelijk de klant helpen. Een
negatief punt vind ik de geringe aandacht voor de
relatie met de universiteiten. Dat is een mooie
taak voor het nieuwe hoofd publieksdiensten.
Ook moet het ARA meer aandacht geven aan digi
tale archieven wil het een centrum worden van
de digitale ontwikkeling. De vestiging van een
onderzoeksexpertisecentrum is een eerste stap."
3^ if
November 1999
Archievenblad 21
Door Nicoline J. Ekama van Dorsten en Laurens Priester
De in Arnhem geboren Max
Beekhuis is nu 44 jaar. Omdat
hij geen idee had wat hij na de
middelbare school zou gaan
doen, werd het vakken vullen
bij Albert Heijn. Na zeven
maanden was de lol daar wel
af en wilde hij wel gaan stu
deren. MO geschiedenis
gevolgd door MO wiskunde,
een studie die hij niet zou
afmaken.
Zijn eerste kennismaking met
het archiefwezen was bij het
Gemeentearchief Nijmegen,
waar hij bij Jan Buylinckx (nu
streekarchivaris in Bomme-
lerwaard) per 1 september
1 980 aan een stage voor
middelbaar archiefambtenaar
begon. Een sollicitatie naar
een betaalde stage bij de
Algemene Rijksarchivaris
Ribberink werd afgewezen:
Beekhuis sprak geen Frans,
hetgeen blijkbaar voorwaar
de was voor een stageplaats
bij het Algemeen Rijksarchief.
In augustus 19 81 startte
Beekhuis zijn carrière in het
archiefwezen. Zijn eerste
baan was inspecteur bij het
Rijksarchief in Zuid-Holland.
Daarna ging het in rap tempo
omhoog: onder Willem
Goelema bij de Rijksarchief
inspectie; vanaf 1 98 9 staf
medewerker bij Eric Ketelaar;
daarna projectleider PIVOT
met Roelof Hol en vervolgens
hoofd dienstverlening bij het
ARA. Zijn meest recente
functie bekleedde hij maar
kort: afgelopen januari werd
Beekhuis benoemd als lid van
het Directieteam RAD, waar
hij belast was met de landelij
ke projecten (ABS-Arclleion;
Gen-Lias; digitaal depot).
6 BRf)NDHWDeNl j"
V aepi vot£een.&
t RUS li
ui
BOB SBB
S BB
IBS BBS SB
"Ik wil toch nog even reage
ren op de reactie van
Maarten van Driel op een
vorig interview. Hij deed dat
in het Archievenblad van
maart en het ging over het
concept van volledige zelf
bediening, waarvan ik zei
dat de klassieke manier van
ontsluiting per archief niet
meer past. De klanten vragen
om een thematische ontslui
ting, vandaar de POP-gids;
de Japangids is er gekomen
omdat er een koopkrachtige
vraag was naar alles over
Japan. Dat gaat dwars door
archieven heen. Het gaat om
een pertinentiebeginsel in
logische zin, niet in fysieke
zin. Ik denk dat Van Driel het
fysieke en logische door
elkaar haalt: fysiek laat je
alles staan, logisch kun je
eindeloos thematisch ont
sluiten. Je moet ook niet
bang zijn om stukken over te
slaan. Met 5% van het
bestand (archiefblokken)
kan ik 95% van alle vragen
beantwoorden. Binnen die
5% wijs ik de archiefstukken
aan, waarmee die 95% van de
vragen wordt beantwoord.
Elke archivaris die zijn klan
ten en zijn
depot goed
kent, kan dat.
Die getalsver
houding klopt
bij iedereen."
Algemeen Rijksarchief Door de reorganisatie nu een sterker,
positiever en eenduidiger profiel
