en de ministeriële regels
Juridische Zaken
Archievenblad
Juridische Zaken
Archievenblad
ff:,.
De kwaliteit van materialen waarop en waarmee archiefstukken worden opgemaakt en de vereisten waaraan
archiefruimten en archiefbewaarplaatsen moeten voldoen zijn essentieel voor het behoud van archieven.
Deskundigen op dit gebied zijn de provinciale archiefinspecteurs. Al vanaf 1929 zijn zij belast met het toezicht
op de bouwkundige kant van archiefbewaarplaatsen. Bij de nieuwe regelgeving over genoemde kwaliteitsei
sen speelde de archiefinspectie dan ook een belangrijke rol.
Regeling duurzaamheid archiefbescheiden
Roze brochure
Gebrek aan normen
Het is duidelijk dat de gezamenlijke
Nederlandse papierhandel kwaliteits
eisen maar lastig vindt
Geen kleurenfotografie
Archiefruimten en -bewaarplaatsen
18 Archievenblad
Augustus 1999
Augustus 1999
Archievenblad 19
ia
Totstandkoming van
twee regelingen
Sinds 1 januari 1 996 zijn de
artikelen 1 1 en 1 3 van het
Archiefbesluit 1 995 van
kracht. De minister van
Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap krijgt daarin de
opdracht nadere regels vast
te stellen voor de kwaliteit
van de materialen waarop en
waarmee archiefstukken
worden opgemaakt en voor
de vereisten waaraan
archiefruimten en archiefbe
waarplaatsen moeten vol
doen. Artikel 1 2 geeft de
minister de bevoegdheid om
nadere regels te stellen voor
een normering van de toe
gankelijkheid van archiefbe
scheiden.
Met het opstellen van de
eisen voor de duurzaamheid
van archiefbescheiden en
voor archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen werd
in 1 996 een werkgroep
belast, opgericht door de
Rijksarchiefdienst. De leden
van de werkgroep waren F.
Keverling Buisman (voorzit
ter), j. Hofman, T.G.A.
Steemers en A.j.M. den
Teuling. Het Projectbureau
digitale duurzaamheid zou
zich met de toegankelijkheid
bezighouden.
Toegankelijkheid, te regelen
op grond van artikel 1 2 van
het Archiefbesluit, en duur
zaamheid, te regelen volgens
artikel 1 1. blijken echter wat
de digitale vorm van archief
stukken betreft, niet of nau
welijks van elkaar te schei
den of te onderscheiden.
Daarom besloot men al snel,
dat het besluit te baseren op
artikel 1 1 geen artikel zou
Door Arnold den Teulin;
Voor papier en de meeste andere dragers geldt,
dat het wel heel slecht moet zijn, wil het een ter
mijn van 1 tot 10 jaar niet overleven. Vandaar dat
de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden
1999 zich beperkt tot de bescheiden die, ingevol
ge selectielijsten, voor blijvende bewaring in aan
merking komen. Terecht gaat de wetgever er van
uit dat voor stukken met een beperkte bewaarter
mijn de gewone zorgplicht voor de archiefbe
scheiden voldoende zal zijn. Toch blijft absolute
zorgeloosheid misplaatst: sommige thermische
papieren zijn zeer slecht en de kwaliteit van de
intussen in onbruik geraakte floppy disks op z'n
zachtst gezegd dubieus.
Formeel beschikken de lagere overheden voor de
kwaliteit van informatiedragers en hun ver
pakking over een (roze) brochure met als titel
'Normen goede en geordende staat en criteria
bewerking code-archieven', verspreid door het
Landelijk overleg van provinciale archiefinspec
teurs in 1994. Besturen van gemeenten en water
schappen kregen hierbij de mededeling, dat het
provinciale archieftoezicht de brochure voortaan
bij de kwaliteitstoetsing als
uitgangspunt zal hanteren.
Enige jaren later, bij de invoe
ring per 1 januari 1998 van
de Algemene wet bestuurs
recht, derde tranche, werd de
verhouding tussen lagere overheidsorganen en
toezichthoudende bestuursorganen geregeld.
Ook die tussen provincies enerzijds en gemeen
ten en waterschappen anderzijds. Vanaf dat
moment hadden deze regels de formele status
van beleidsregel, een van de vormen van materië
le wetgeving: in principe dienen de overheidsin
stellingen zich eraan te houden, maar het provin
ciaal bestuur heeft een zekere vrijheid bij de toe
passing ervan.
Permanent houdbaar papier
Eisen en beproevingsmethoden
Permanent paper - Socuire
NEN 2728
NEN 2728:1992
Het merkteken voor
papier dat aan de NEN
2728 voldoet.
Kop van het normblad NEN 2728 Permanent houdbaar papier.
In 1994 kon de brochure
slechts naar één kwaliteits
norm voor permanent houd
baar papier verwijzen, de NEN
2728. Het enige andere terrein
waarop voldoende normering
beschikbaar was, is de zwart-
wit-fotografie. Tot voor kort
moest in de conceptregeling
zelfs een plek open blijven
voor een norm voor de kwali
teit van printers en droogkopieermachines. Wel
ontwikkelde het Centraal Laboratorium voor
onderzoek van voorwerpen van kunst en weten
schap - intussen opgegaan in het Instituut
Collectie Nederland - door
lopend kennis. Na 1994
legde dit instituut deze vast
in een serie kwaliteitseisen
voor de verpakking van
voor blijvende bewaring
bestemde archiefstukken en andere voorwerpen
van cultureel belang. Leveranciers van dergelijke
verpakkingsmaterialen blijken gemakkelijk op de
veranderende vraag van het archiefwezen te kun
nen inspelen. Zonder enorme prijsverhoging
leveren zij geschikte kwaliteiten dossieromslagen
en archiefdozen. 'Zuurvrij' is daarbij al lang niet
meer het enige kwaliteitskenmerk.
Voor blijvend te bewaren archiefbescheiden is
papier is nog steeds de belangrijkste informatie
drager. Hier is de situatie complexer. Helaas kan
men nog steeds niet in de kantoorboekhandel
een pak papier kopen met een merkje - NEN
2728) erop. Zelfs papier dat aan de ISO-norm
voor 'permanent paper' voldoet - waarvan de
kwaliteit door het ICN en TNO trouwens als
onvoldoende wordt beschouwd - is niet te koop.
Bij de aanbesteding door overheidsinstellingen is
het echter wel mogelijk Zo betaalt het ministe
rie van defensie al enkele jaren een concurreren
de prijs voor kwalitatief goed papier en TNO
controleert de kwaliteit. Het is echter wel duide
lijk dat de gezamenlijke Nederlandse papierhan
del kwaliteitseisen maar lastig vindt."Als het maar
zuurvrij is en niet in de kopieermachine uit
elkaar valt, dan is het ook wel voldoende houd
baar", is de mening van menige papierverkoper,
en: "er zijn ook geen normen voor kopieermachi
nes". Beide stellingen zijn apert onjuist.
Kopieermachines reageren slecht op zuur en
basisch papier en moeten dus uitsluitend wor
den bediend met chemisch neutraal papier.
Chemische neutraliteit wordt bereikt door te
bezuinigen op goede grondstoffen. Men compen
seert dat door tot 20% van het volumegewicht
calciumcarbonaat (krijt dus) toe te voegen. Het
daardoor ontstane gebrek aan vezelsterkte wordt
gecompenseerd met niet nader omschreven che
mische toevoegingen waarvan de stabiliteit op
de lange duur volstrekt onduidelijk is. Dergelijk
papier, getest volgens NEN 2728, voldoet niet. De
zorgdragers (overheidsorganen dus) dienen dan
ook door een certificatieplicht zichzelf en de toe
zichthouders ervan te overtuigen dat het gelever
de materiaal aan de eisen voldoet.
Ook voor kopieerprocédés is er intussen een
bruikbare, gepubliceerde en dus in de ontwerp
regeling opgenomen ontwerp-ISO-norm van
enkele jaren oud; er waren echter al eerder ver
scheidene bruikbare testmethoden in omloop.
Voor ballpoints was er altijd al een DIN-norm,
waar nu een ISO-norm aan is toegevoegd, alsme
de een voor roller-ballpennen en de genoemde
ontwerp-ISO-norm die betrekking heeft op ande
re schrijfmaterialen.
Voor zwart-wit-fotografie, met inbegrip dus van
de microfilmtechniek, bestaat al een aantal voor
de houdbaarheid relevante normen. Daarnaar
verwijst de regeling zoveel mogelijk. Voor kleu
renfotografie en voor andere chemische
procédés bestaan deze niet. Binnen de financiële
middelen en vooral ook binnen het beschikbare
tijdsbestek waren deze niet te ontwikkelen. Voor
blijvend te bewaren archiefstukken is het
gebruik van deze technieken dan ook niet toege
staan. Voorzover ze in het verleden gebruikt zijn,
vallen de producten ervan onder de zorgplicht,
onder het hoofdstuk conservering. Er bestaat
goede vakliteratuur op het gebied van de houd
baarheid van kleurenfoto's, maar daar is geen
normering uit te halen. Er zijn grote onderlinge
verschillen tussen merken en tussen typen van
hetzelfde merk. Hetzelfde geldt voor lichtdruk-
procédé's. Gelukkig is het grootschalige gebruik
van lichtdruktechniek intussen verleden tijd en
werken niet alle moderne plotters en printers,
gekoppeld aan digitale tekensystemen, met
wateroplosbare inkt uit inkjetprinters. Op deze
modernere systemen is de nieuwe regelgeving al
wel toepasbaar.
Concluderend blijkt er sprake van een vorm van
continuïteit bij de overgang van de huidige situ
atie naar de nieuwe regelgeving. In de praktijk
zijn er problemen te verwachten met de invoe
ring van de papiernorm. Ook zullen niet alle
kopieermachines onmiddellijk volgens de nieu
we ISO-norm getest kunnen zijn, te meer omdat
er voor de Nederlandse situatie twee clausules
zijn toegevoegd.
Onder de oude wet waren geen regels voorzien
voor de bouw en inrichting van archiefruimten,
speciale ruimten waarin archiefstukken berust
ten na afdoening door de administratie. In 1983
stelde de minister van Binnenlandse zaken op
grond van het uit 1980 daterende Koninklijk
besluit algemene secretarie-aangelegenheden
rijksadministratie een Voorschrift inrichtingsei
sen voor nieuwe archiefruimten in Nederland
vast, dat bijgevolg alleen op de rijksdienst van
toepassing was. Omdat dit Koninklijk besluit
tegelijk met de invoering van de Archiefwet 1995
per 1 januari 1996 verviel, ontstond er voor de
rijksdienst tot de invoering van een nieuwe rege
ling - strikt juridisch - een vacuüm. Wel bleef de
algemene zorgplicht natuurlijk.
bevatten omtrent de duur
zaamheid van digitale
archiefbescheiden.
Uiteindelijk kwam alleen de
optische schijf als gegevens
drager in de conceptregeling
terecht.
De eerste ontwerpen van de
werkgroep werden in maart
1 997 onder diverse deskun
digen en belanghebbenden
verspreid, met name de pro
vinciale archiefinspecteurs.
Zij zijn immers - sinds een
Koninklijk besluit van 1 929
gebaseerd op de Archiefwet
1 9 1 8 - door de provinciale
besturen belast met het toe
zicht op de bouwkundige
kant van archiefbewaarplaat
sen. Om diezelfde reden was
een provinciale archiefin
specteur lid van de werk
groep en nam deze in feite
ook de redactie van de con
ceptregeling voor zijn reke
ning.
Al op grond van de
Archiefwet 1 962. ingevoerd
in 1 968. moeten de archief
bescheiden niet alleen in
geordende, maar ook in
goede staat in archiefbe
waarplaatsen worden
bewaard. De Archiefwet
1 962 voorzag echter niet in
een uitvoeringsregeling op
dit punt; de enige regelge
ving was het op de
Warenwet gebaseerde
Papierbesluit. Sinds de
intrekking van dit besluit in
1 977 was dezelfde inspec
teur betrokken bij pogingen
vanuit het archiefwezen om
te voorzien in de ontstane
leemte.
