De Gelderlander o
IrJIOUM
Pt GELDERLANDER
3HN F. KENNEDY VERMOOR
DE GELDERLANDER
DE GELDERLANDER
Werk in uitvoering
Archievenblad
Van pril idee tot realisatie
De toestand van veel kranten, met name
van die uit de vorige eeuw, is zorgwek
kend. Ze zijn bros, gerafeld, gescheurd en
vergeeld. De huidige conserverende maat
regelen zoals geklimatiseerde bewaring en
speciale verpakking zijn niet afdoende om
verder verval te stoppen.
Zowel het Gemeentearchief Nijmegen als
het dagblad De Gelderlander kwamen in
1994/1995 tot de overtuiging dat behoud
van de informatie uit de collectie een
belangrijke en noodzakelijke aangelegen
heid is waarvoor substitutie als enige aan
vaardbare en betaalbare oplossing in aan
merking komt.
tr,'.tZÏ-.;t.V;.T2.nr| Ilrt -fatale ■uoiiH-nt
Gegevensdragers en wijze van opslag
Voordat we tot substitutie overgingen
moesten we een aantal principiële keuzes
maken wat betreft de gegevensdrager en
in samenhang hiermee ook de wijze van
opslag (opslagformat). Verder is het
natuurlijk een normale zaak om bij een
project van dergelijke omvang na te gaan
hoe het gerealiseerd kan worden. Wordt
het uitbesteed of in eigen beheer uitge
voerd of een mengvorm tussen die twee?
Als vervangende gegevensdrager wordt
veelal microfilm gebruikt. Niet alleen is de
houdbaarheid daarvan bewezen, maar
microfilm heeft ook logistieke voordelen
ten opzichte van de originelen. Toch kent
ook microfilm een behoorlijk aantal nade
len. Alles afwegende koos het Gemeente
archief voor digitale opslag, ook omdat
het voor het archief van belang was deze
nieuwe technologie in huis te halen.
Enerzijds omdat in de praktijk de grenzen
van microfilm duidelijk voelbaar zijn.
Anderzijds omdat diensten en bedrijven
op termijn digitale archieven zullen over
dragen. Het Gemeentearchief moet erva
ring opdoen met het
medium, de methoden
van digitale opslag en
het beschikbaar stellen
van digitale informa
tie, wil de organisatie
later niet voor onover
komelijke problemen komen te staan. Een
geschikt opslagmedium zoeken was de
volgende stap. Anno 1999 zou dit voor de
hand liggen: CD-rom of DVD. Het vooron
derzoek voor dit project viel in 1994, toen
CD-rom niet vanzelfsprekend was en leve
ranciers nog optische schijven in diverse
soorten en maten aanboden.
Gelukkig viel de keus op CD-rom, een
universeel medium.
Houdbaarheid is in deze context eigenlijk
niet eens zo belangrijk. Het heeft weinig
zin te onderzoeken of CD-roms 50, 100
of 200 jaar houdbaar zijn. Ik ben er van
overtuigd dat er over pakweg 25 jaar
geen apparatuur meer bestaat om ze te
lezen. Uit de recente geschiedenis zijn
voorbeelden genoeg (denkt u maar aan
de befaam
de 8" floppy). De houdbaarheid van de
gegevens valt of staat met het onderhoud
van het 'digitaal depot'.
Na de keuze voor het medium was er de
keuze van een opslagformat. In het voor
onderzoek zijn bijna alle grafische formats
onder de loep genomen. Uiteraard kwa
men met name formats in aanmerking die
de bestanden comprimeren (de omvang
van het project komt straks ter sprake)
zonder informatie weg te gooien (de zgn.
looseless compressie). Verder is ook
gepoogd naar een standaard te zoeken.
De keus viel uiteindelijk op de TIFF
CCITT groep 4. Een standaard die wereld
wijd voor de compressie van onder meer
faxberichten wordt gebruikt.
Waarom in eigen beheer?
Om twee redenen wilde het Gemeente
archief dit project in eigen beheer doen.
Ten eerste om ervaring op te doen met
nieuwe technologie.
Archiefvormende
organisaties intro
duceren digitale
technologieën en
opslagwijzen.
Wettelijk verplich
te overdracht van
deze archieven maakt dat het Gemeente
archief binnen korte tijd ook direct hier
mee te maken krijgt. Digitale archieven
stellen nieuwe eigen eisen om (behoud)
van toegankelijkheid en goed administra
tief en fysiek beheer te realiseren.
Daarnaast wil het Gemeentearchief
ondersteuning kunnen (blijven) verlenen
in de vormings- en beheersfase.
Realisatie door uitbesteding bij derden
was technisch nog niet mogelijk en finan
cieel nog niet haalbaar.
De eerste jaren van het project was het
Gemeentearchief Nijmegen de enige
instelling in Nederland die over een A2
scanner beschikte!
De eerste jaren van het project was
het Gemeentearchief Nijmegen de
enige instelling in Nederland die over
een A2 scanner beschikte!
34 Archievenblad
Augustus 1999
Archievenblad
Kosten en financiering
Techniek
Een project als dit is erg afhankelijk van
de techniek. Wordt het in eigen beheer
uitgevoerd, dan is een betrouwbare tech
niek van levensbelang.
Op het gebied van A2 scanners was er in
1995 nog niet zoveel keus. Het was meer
een keuze tussen al dan niet aanschaffen.
Omdat deze scanner oorspronkelijk is
ontwikkeld als grootformaat kopieerma
chine voor kwetsbare originelen, zijn de
nodige modificaties aangebracht, met
name op het gebied van de belichting.
De gebruikte seamier is er een zonder de
mogelijkheid van 'image enhancement'
(beeldverbetering) tijdens het scannen.
Alleen de duur van de belichting (licht<->
donker) was instelbaar. Dit betekent dat
er, ondanks een kritische scannerinstel
ling toch nogal wat 'ruis' (achtergrondto-
ning) in de scans aanwezig is. Door deze
ruis is een efficiënte compressie niet
mogelijk, zodat de scans 'ontspikkelt' (des-
peckled) moeten worden voordat ze ver
der kunnen worden verwerkt. Dit gebeur
de dan ook, om reden van efficiency,
's nachts.
Na deze bewerking is indexering van de
bestanden nodig. Omdat zowel de
Gelderlander als het Gemeentearchief -
elk met hun eigen toepassingen op het
gebied van bestandstoegang - de scans
gebruiken, is er voor gekozen de 'indexge-
gevens' in de bestandsnaam onder te
brengen. Omdat de bestanden fysiek vol
gens de norm ISO 9660 opgeslagen wer
den (bestandsnaam 8.3), betekende dit
dat de datumaanduiding van de krant in
de acht posities van de naam (JJJJiMMDD)
opgeslagen kon worden. Voor de aandui
ding van de pagina's en edities werd de
bestandsextensie gebruikt. Omdat op elke
CD ook een lijst met bestandsnamen
wordt meegeleverd, is het mogelijk in een
later stadium geautomatiseerd indexen
naar wens aan te maken. Voor het omzet
ten van datum naar bestandsnaam, het
despleclen en het gereedmaken voor CD-
schrijven is een kleine applicatie
gebouwd.
Eén leverancier als hoofdaannemer (de
zogenaamde systemintegrator) en eind
verantwoordelijke aanstellen voor de tijdi
ge oplevering van een volgens de specifi
caties werkend produkt, werkt het meest
efficiënt. Het Gemeentearchief Nijmegen
kon dat niet, omdat geen enkele leveran
cier op dat moment die kennis in huis
had.Wat dat betekent, heeft men gemerkt.
Hard- en software die niet op elkaar
waren afgestemd. Leveranciers die elkaar
de schuld geven van het disfunctioneren.
Bestanden die na het 'despecklen' welis
waar kleiner waren, maar niet meer open
konden. Nieuwe softwarereleases die niet
met de rest van de configuratie kunnen
omgaan etc. De rest zal ik u besparen. In
de testfase is hier veel tijd aan besteed,
zodat uiteindelijk toch alle problemen
werden opgelost.
Ervaringen en tips
Heeft het project aan zijn doel beant
woord? Kijkend naar de eerder geformu
leerde doelstellingen - namelijk: substitu
tie 'slechte' originelen en het opdoen van
ervaringen met nieuwe media - denk ik
dat we daar zeker in geslaagd zijn. Juist
doordat er zoveel fout gaat, doe je ontzet
tend veel ervaring op met 'nieuwe media'
en met projectmatige substitutie.
Tot slot wil ik nog een aantal zaken noe
men, waar u, als u met een dergelijk pro
ject (al dan niet in eigen beheer) begint
beslist rekening mee moet houden:
stel van tevoren vast aan welke
standaards het produkt moet voldoen
idem met betrekking tot het kwaliteits
niveau; lever indien mogelijk 'referentie
files' aan
eis van de leverancier (als u uitbe
steedt) een deugdelijke kwaliteits
controle (liefst ISO-gecertiftceerd) en
controleer de geleverde produkten
(steekproefsgewijs)
laat dergelijke projecten niet langer
duren dan twee jaar
maak goede afspraken over vervanging
van produkten, die niet aan de eisen of
aan de standaards voldoen
maak met de produktie-eenheid
(leverancier) goede afspraken over de
planning en spreek mijlpalen af.
AuGuïite 1999
Archievenblad 35
Door Jan Beens
l'rins Itirnhiiril
DAGBLAD VOOR NUMEGEN
nmihc ooo/.ACk zijn tic OUOc ccnöRiobt en «ekcnftc \Rvv>m;r,tn \6 vVR
rV-.uuVm-rt Mc. \v.\t ACH hunne te fcoM nu 1 lucu lu«t
jgEEH cnuu'KH 11 neppen vcovult. enöc noyt, Cun oiKi-xtitncn voce ten Uenntn
spy®
'.tjc vRcemftr Awmqr 1
HOOFDORGAAN OER PROVINCIE
De Gelderlander-krantercollectie van het Gemeentearchief
Nijmegen omvat de edities vanaf 1858 tot heden. Voor
zover bekend zijn de leggers van 1858 tot 1918 de enige
bestaande exemplaren. Deze zijn eigendom van de
Uitgeversmaatschappij de Gelderlander BV. De edities vanaf
1918 zijn eigendom van het Gemeentearchief.
De totale kosten van het project bedroegen
(op basis van begroting en cijfers 1996)
f. 535.000,- .Van dit half miljoen is iets min
der dan de helft besteed aan aanschaf van
apparatuur en materiaal, de rest was
bestemd voor personeelskosten. Vanwege
zijn 150-jarig bestaan droeg De Gelderlander
ongeveer een vijfde deel van deze kosten.
Het resterend bedrag kwant uit de schatkist
van de gemeente Nijmegen.Vanwege de'spi
noff' vond het gemeentebestuur deze inves
tering om de bovengenoemde redenen de
moeite waard.
Geraamd
Hard-/software en materiaal
250.000
Personeel
285.000
536.000
Bijdrage Gelderlander (o.a.)
110.000
Te financieren
425.000
Dekking
Budget knelpunten
investeringssfeer 1994
250.000
Detacheringsbudget GA
over 2 jaar
72.000
Onvoorziene lasten
(concernbegroting 1995)
40.000
Begroting 1996
54.000
Begroting 1997
9.000
425.000
Gemeentelijk archiefinspecteur te Nijmegen
Dit artikel is een sterk gecomprimeerde versie van de lezing
die Jan Beens op 8 december 1998 hield voor de Vereniging
van Pers- en Omroepdocumentalisten in de Koninklijke
Bibliotheek te Den Haag.
De complete lezing is bij de auteur beschikbaar.
