Het schadeformulier als
De praktijk
Ondanks de discussie over substitueren en converteren is het restaureren en conserveren van papieren en
perkamenten documenten nog steeds een essentieel onderdeel van het takenpakket van archiefdiensten. Voor
dit doel zijn dan ook tal van restauratieateliers ingericht en restauratoren aangesteld. Geen goedkope aange
legenheid. Daarom nemen veel archiefdiensten externe, commerciële ateliers in de arm. Uit hun in het alge
meen goed gevulde orderportefeuilles blijkt wel dat er behoefte aan is.
Augustus 1999
Grote verschillen
22 Archievenblad
Een 'instrument voor de archivaris'
Het externe restauratieatelier
HICOREB formulier
IhP-pti rr
:i#Ó: J 5-
Augustus 1999
Archievenblad 23
Aangevroten door knaagdieren eneen
brandje eroverheen
Door Henk Roosenboom
Het uitbesteden aan een extern atelier heeft
zeker voordelen. Je hoeft als archiefdienst niet
zelf te investeren in een dure voorziening en in
dure menskracht, je hebt geen zorgen over de
aansturing en de organisatie en je kan met de
aanbieder harde afspraken maken over de kwali
teit van het te leveren werk en het tijdstip waar
op een en ander klaar moet zijn. Een nadeel is
echter dat je er als dienst niet altijd zicht op hebt
of de restaurator wel alles precies zo gedaan
heeft, als je had gewild. Sterker nog, het kan
gebeuren dat je naderhand geen mogelijkheid
hebt de prestaties van het atelier te controleren,
zeker als er vooraf geen deugdelijke schade-
inventarisatie heeft plaatsgevonden.
Ook doet zich een andere eigenaardigheid voor.
Met name als er aan meerdere ateliers een offerte
wordt gevraagd voor restauratiewerk. Vaak zijn er
grote prijsverschillen zonder dat altijd duidelijk
is waaraan deze te danken, of te wijten zijn. Dit
laatste was, nu alweer jaren geleden, voor een
niet nader te noemen archivaris in Noord-Brabant
aanleiding om in arren moede aan het bestuur
van de Kring van Archivarissen in Noord-Brabant
(KAN) advies te vragen. Het ging om het volgende.
De archivaris had drie te goeder naam en faam
bekend staande restauratieateliers gevraagd een
offerte uit te brengen voor restauratie van drie
polderarchieven, lopend van 1600 tot 1950.
Atelier A kwam tot de conclusie dat 869 inventa
risnummers gerestaureerd zouden moeten wor
den en dat dit 17.275 zou moeten kosten.
Atelier B kwam tot 448 inventarisnummers en
wilde dit wel doen voor 55.291, terwijl atelier C
opgaf 694 inventarisnummers te willen restaure
ren voor een bedrag van 44.874. Opvallend was
niet alleen het grote verschil in prijs, maar ook
Nat geweest en vervild.
Foutief geplaatst cellotape.
En toen nogmaals nat geweest en
hierdoor vervild.
Wie restaureert al deze schade
en voor welke prijs
(Foto's: Restauratieatelier
Helmond B.V).
het grote verschil in te restaureren inventaris
nummers. Bovendien leek alle logica zoek: het
atelier dat de minste inventarisnummers wilde
restaureren was het duurst en het atelier dat de
meeste wilde doen verreweg het goedkoopst.
Rara.
De hartekreet van deze archivaris werd door het
bestuur van de KAN opgepikt. In november 1994
(zolang geleden is dit verhaal alweer...) werd een
werkgroep gevormd onder leiding van de toen
malige gemeentearchivaris van Breda, Peter
Toebak, die de opdracht kreeg normen en crite
ria te ontwikkelen aan de hand waarvan externe
restauratieateliers hun offertes konden opstellen
en archivarissen de kwaliteit van het geleverde
produkt konden controleren.
De werkgroep ging aan de slag en presenteerde
eind 1995 een 'instrument, waardoor de archiva
ris meer vat zou moeten krijgen op de inhoudelij
ke en zakelijke aspecten' van de aanbestedings
procedure van restauratiewerk. Dit instrument
bestond - of liever bestaat, want het is nog
steeds actueel - uit vier formulieren of fiches die
ingevuld moeten worden, deels door de archief-
Schadeformulier KAN
dienst, deels door het restauratieatelier. Voordat
dit kan gebeuren, moeten de te restaureren
archiefbescheiden in vier groepen worden onder
verdeeld: boeken en registers; losse stukken;
prenten en kaarten; charters en zegels. Aan elke
groep beantwoordt een specifiek formulier of
fiche.
Per inventarisnummer wordt een fiche opgesteld.
Elk formulier heeft een recto- en een versokant:
de rectokant bevat de identificatiegegevens en
gegevens van de materiële toestand van het
betreffende stuk, de versokant een lijst van te ver
richten handelingen (onderverdeeld in twee cate
gorieën: voorbewerking en conservatie/restaura
tie). De archiefdienst vult de rectokant in, het res
tauratieatelier de versokant, wat in feite het res-
tauratievoorstel is. Het atelier moet hierbij aange
ven welke handelingen het wil verrichten, in
welke omvang en met welk materiaal, zodat de
archivaris vooraf weet wat er met 'zijn' archief
stukken zal gebeuren. Tevens moet per handeling
een prijsopgave plaatsvinden.
Zoals gezegd, eind 1995 werd het instrument
gepresenteerd, in maart 1996 werd er zelfs nog
een studiemiddag aan gewijd, maar vanaf dat
moment werd er eigenlijk weinig meer van ver
nomen. Want een 'instrument' bedenken is één
ding, het vervolgens toepassen blijkbaar iets heel
anders...
Jan Clerx is directeur van een commercieel res
tauratieatelier in Helmond en heeft nogal wat
klanten uit Noord-Brabant. Je mag verwachten dat
hij de nodige ervaring zal hebben met de formu
lieren zoals die in 1995 werden ingevoerd. Reden
genoeg om eens met hem te praten. Clerx ziet
duidelijk voordelen bij het Brabantse systeem.
Aan de hand van de ingevulde lijsten is het
maken van een offerte voor het atelier een stuk
makkelijker en ook minder tijdrovend. Er blijken
in de praktijk echter toch wel haken en ogen te
zijn. Zo kost het invullen de archiefdienst veel tijd
en bovendien moeten de mensen die het doen
deskundig zijn. Vaak is er - met name bij de klei
ne diensten - te weinig deskundigheid om de
schade-inventarisatie, want daar praten we dan
over, op een verantwoorde wijze te uit te voeren.
Met als gevolg dat maar weinig archiefdiensten
met de Brabantse formulieren werken, en de
enkele die het doen, in de regel een eigen, een
voudiger, variant gebruiken. Evenmin worden de
KAN formulieren gebruikt voor het maken van
een offerte. Ook voor het restauratieatelier zou
het te tijdrovend, dus te kostbaar, zijn. Alleen als
er betaald wordt voor een schade-inventarisatie is
het te overwegen. De klant krijgt dus normaal
gesproken een offerte, die naast een globale
opsomming van de werkzaamheden per inventa
risnummer een nadere specificatie van de te ver
richten handelingen en de urgentiegraad aan
geeft. Deze urgentiegraad (1 zeer urgent, 2
urgent, 3 niet urgent) is afhankelijk van de
materiële toestand van het archiefstuk.
Ook Clerx vindt de kwaliteitsbewaking heel
belangrijk. De vraag is alleen: hoe controleer je de
restaurator? Met name kleine archiefdiensten, die
niet de menskracht in huis hebben en wellicht
ook niet de deskundigheid om vooraf de schade
goed in beeld te krijgen en achteraf de restauratie
op zijn merites te beoordelen, zijn daar vaak niet
goed toe in staat. Een oplossing zou volgens de
Helmondse restaurator kunnen zijn dat een aantal
instellingen gezamenlijk deskundigheid inhuren
die onafhankelijk van de commerciële ateliers
schade-inventarisaties verricht, restauratie- en
conserveringsprojecten voorbereidt en tot slot
ook de kwaliteitscontrole voor zijn rekening
neemt.
Een van de archieven die voor elk restauratie- en
conserveringsproject een schade-inventarisatie
uitvoert, voordat een extern atelier wordt inge
schakeld, is het gemeentearchief Roosendaal. Nu
heeft Roosendaal een rijke traditie op dit punt.
Reeds in de jaren tachtig introduceerde de toen
malige gemeentearchivaris, Peter Toebak - jawel,
dezelfde als die in 1994 aan de wieg stond van
het KAN formulier - in Roosendaal het Belgische
HICOREB (Hoger Instituut voor de Conservatie
en de Restauratie van het Boek) uit Gent. Het
HICOREB gebruikte een schadeformulier voor
boeken en archiefstukken, bestaande uit twee
rubrieken. Rubriek A bevatte een beschrijving
van de materiële toestand van het te onderzoe
ken inventarisnummer, rubriek B de voorgetelde
wijze van behandeling, gekoppeld aan een urgen
tiegraad. Deze urgentiegraad was zeer verfijnd en
telde maar liefst zeven categorieën. Ook dit for
mulier vereiste een behoorlijke deskundigheid bij
de schadeopnemer.
restauratierapport Restauratie-Atelier
Helmond
delrrtt: OudarchW Kldrfrriljkc Ouhxhc Ortk
—SS1
1
1
offerte formulier Resauratie-Atelier
Helmond
vr. rt,;.
\.r-j 1 baMal
nStSfr-
KvTiia
ISwffi'rr.
schadeformulier HICOREB
