Juridische Zaken
Archievenblad
Loodsen, zolders en ramen
Voorkeur voor nieuwe regels
Klimaat
20 Archievenblad
Augustus 1999
Juridische Zaken
Archievenblad
Bestaande archiefruimten en -bewaar
plaatsen
Luchtvervuiling
De filterinstallaties vereisen een aan
zienlijke investering. Daar staat tegen
over, dat het nalaten ervan op termijn
onverbiddelijk leidt tot hoge kosten
voor de conservering van alle archief
materiaal.
Augustus 1999
Archievenblad 21
In mei 1 997 kregen de alge
mene rijksarchivaris en de
minister van OC en W een
eerste versie van de beide
ontwerp-regelingen aange
boden. Pas eind november
1 998 werd een definitieve
versie, bestemd voor
inspraak door alle belang
hebbenden, verspreid door
de algemene rijksarchivaris.
Inmiddels is de schriftelijke
inspraakronde achter de rug
en zijn de reacties verwerkt.
Het lijkt nu wel zeker dat 1
januari 2000 als geplande
invoeringsdatum van de
regeling bouw en inrichting,
gehaald wordt. Omdat voor
de regeling digitale duur
zaamheid en toegankelijk
heid een nieuwe versie nu
een schriftelijke inspraak
ronde krijgt, laat de invoe
ring ervan waarschijnlijk
langer op zich wachten.
Hier is geen enkele eis op het gebied van materieel
beheer meer van toepassing.
{De kelder van het archiefgebouw in Wroclaw na
een overstroming. Hoezo klimaatbeheersing?)
Ten aanzien van tie provincies, gemeenten en
waterschappen werd in 1994 een soortgelijke
tekst verspreid door het Landelijk overleg van
provinciale archiefinspecteurs. Deze is nooit
ingetrokken, en kreeg daardoor eveneens sinds 1
januari 1998 formeel de status van beleidsregel
op grond van de Algemene wet bestuursrecht.
Met de invoering van de nieuwe archiefwet ont
stond wel een belangrijk verschil met de oude
wetgeving. De nieuwe wet definieert in artikel 1
een archiefruimte als een ruimte waar archiefbe
scheiden worden geplaatst na afhandeling door
de administratie, in afwachting van hun over
brenging naar een archiefbewaarplaats. Omdat
voor vernietiging in aanmerking komende stuk
ken niet meer worden overgebracht, is daar ook
geen speciale archiefruimte voor nodig, maar
slechts in een zodanige ruimte, dat zij gedurende
hun bewaartermijn raadpleegbaar blijven.
Commerciële opslag is aldus toelaatbaar gewor
den: de loodsen van Varekamp en collega's vol
doen niet aan de oude of nieuwe eisen voor
archiefruimten en volgens de nieuwe regels is
dat ook niet nodig. Zolders of ruimten die van
ramen zijn voorzien, zijn nu eveneens bruikbaar.
Zodra er echter ook maar één snipper voor blij
vende bewaring in aanmerking komend papier
terecht komt, moet de ruimte voldoen aan de
nieuwe eisen. Een en ander impliceert wel, dat er
eigenlijk geen goede inhoudelijke reden meer is
om onderscheid te blijven maken in de kwali
teitseisen voor archiefruimten en archiefbewaar
plaatsen. Voor andere materialen dan papier is
dat onderscheid dan ook verlaten: archiefexem
plaren van microfilms bijvoorbeeld moeten vol
gens de nieuwe regeling meteen onder
archiefcondities worden opgeslagen. Het
enige argument om toch een onderscheid
te blijven maken in eisen voor recent en
oud te bewaren archief, is dan ook de
behoefte om grote rijks- en andere admini
straties niet onmiddellijk tot enorme inves
teringen te dwingen. Kleinere organisaties
hadden veelal dezelfde ruimte als archief
ruimte en archiefbewaarplaats in gebruik,
die aan de eisen voor archiefbewaarplaat
sen voldeed.
Bij de nieuwbouw van rijksarchiefbewaarplaat
sen maakten de Rijksarchiefdienst en de
Rijksgebouwendienst gebruik van het in 1982 in
het Nederlands Archievenblad verschenen
Eindrapport van de commissie regeling archief
ruimten. Een commissie die op verzoek van de
Staatssecretaris van Cultuur, recreatie en maat
schappelijk werk was ingesteld door de
Vereniging van Archivarissen in Nederland.
Van ditzelfde rapport kwam in 1983 een uittrek
sel uit, samengesteld door het Landelijk overleg
van provinciale archiefinspecteurs voor gemeen
te- en waterschapsbesturen ten behoeve van hun
nieuw- of verbouwplannen. De inhoud is sinds
dien herhaaldelijk geactualiseerd, onder andere
in verband met de invoering van het
Bouwbesluit in 1994. De laatste actualisatie was
van 1995. Alweer op grond van de Algemene wet
bestuursrecht kreeg het stuk de status van
beleidsregel in de toezichtverhouding tussen
provincie enerzijds en gemeenten en water
schappen anderzijds.
Begin 1998 was het ontwerp van de nieuwe
regeling bouw en inrichting archiefruimten zo
ver gereed, dat het in deze toezichtverhouding
bruikbaar werd. Op grond van dezelfde
Algemene wet bestuursrecht was de invoering
van nieuwe beleidsregels echter aan een proce
dure gebonden. Daarom hadden overheden en
architecten met bouwplannen - op informele
wijze - aanvankelijk de keus tussen de formeel
geldige versie van de bouwvoorschriften uit
1995 of het ontwerp van de nieuwe regels als
toetsingscriterium. Men bleek zonder uitzonde
ring de voorkeur te geven aan de nieuwe regels,
wat de opstellers ervan uiteraard als een compli
ment beschouwden. Bovendien bleek dat er
waar het om nieuwbouwplannen zou gaan, geen
noemenswaarde weerstand tegen de invoering
van de nieuwe regels te verwachten zou zijn. Een
aantal provinciale besturen heeft intussen de
ontwerp-regeling in de versie van 18 augustus
1998 als beleidsregel vastgesteld.
Inhoudelijke verschillen zijn er niet zo veel. Er is
bijna 20 jaar provinciale ervaring in verwerkt.
Nieuwe NEN-normen hebben, vooral sinds de
invoering van het Bouwbesluit, de oude vervan
gen. In verband daarmee zijn de eisen voor
brandwerendheid aangepast, evenals de eisen
voor de sterkte van beton. De behoefte om deze
zo laag mogelijk te stellen, leidde tot een aantal
ingewikkeld ogende formuleringen op het
gebied van betonconstructies, waarmee architec
ten en bouwconstructeurs echter goed uit de
voeten kunnen. De eisen voor het klimaat zijn
voor verschillende typen fotomaterialen wat ver
der gedifferentieerd. (De temperaturen zijn uit
het oogpunt van conservering lager gesteld dan
de door het Nederlands Foto-instituut te
Rotterdam gehanteerde waarden, die een
concessie aan de raadpleegbaarheid
inhielden. Zie Archievenblad, november
1998; de aan de directeur van dit instituut
gevraagde adviezen zijn ook ter harte
genomen). Dat geldt ook voor de eisen op
het gebied van de bestrijding van lucht
vervuiling: de huidige eis is vrijwel gelijk
aan die van 1982. Toch kan dit aspect lei
den tot de noodzaak van investeringen
aan bestaande archiefbewaarplaatsen.
Op grond van artikel 20 van het
Archiefbesluit 1995 moeten archiefruim
ten en archiefbewaarplaatsen die beston
den op 1 januari 1996, per 1 januari 2001
voldoen aan de nieuwe eisen. Daar is dus
een overgangsperiode ingebouwd van
tenminste een jaar, hoewel aanvankelijk
vier jaar in de bedoeling heeft gelegen.
Theoretisch zouden ruimten, goedge
keurd of opgeleverd
tussen 1 januari 1996
en 1 januari 2000, met
onmiddellijke ingang
van 1 januari 2000
moeten voldoen aan
de nieuwe eisen.
Aangezien het echter
altijd tijd kost om aan
passingen te realise
ren aan bestaande objecten en omdat het
merendeel van de ruimten bij de lagere
overheden al voldeed aan de nieuwe
eisen, is er voor deze categorie afgezien
van de extra overgangsperiode van een
jaar. Sommige insprekers stelden voor om
de gehele invoering van de regels uit te
stellen. Dit werd niet zinvol geacht; over
gangssituaties zullen er altijd blijven.
Verder betekenen de nieuwe regels
slechts bij uitzondering een verzwaring in
vergelijking met de oudere en zijn ze in
de praktijk bij de lagere overheden al vrij
wel algemeen in gebruik.
In het verleden keurden gedeputeerde
staten op grond van de oude Archief
wetten van 1918 en 1962 de plannen van
gemeente- en waterschapsbesturen voor
de bouw en inrichting van archiefbewaar
plaatsen onherroepelijk en voor onbe
paalde tijd goed. Zo kunnen er hier en
daar nog archiefbewaarplaatsen van vóór
1940 in gebruik zijn, die voldoen aan de
voorschriften van 1936. Door gewone
toezichtmechanismen, gemeentelijke
taakuitbreiding en herindeling zijn ze
natuurlijk wel zeldzaam geworden. Het
goedkeuringsbesluit van gedeputeerde
staten is nu echter overruled door het
Archiefbesluit 1995, een Algemene maat
regel van bestuur. Hierdoor moeten ook
vrij grote archiefbewaarplaatsen uit de
jaren 70 aan de nieuwe regels gaan vol
doen. Regelrechte bouwkundige gebre
ken die door fouten van de toenmalige
toezichthouder zijn getolereerd (bijvoor
beeld de aanwezigheid van leidingen),
moeten worden hersteld, de tot ca 1975
toegestane, versterkte ramen gedicht en
ontbrekende klimaatregelingen aange
schaft
Bij archiefbewaarplaatsen waarvan de
plannen zijn goedgekeurd op grond van
de regeling van 1982 hoeft in het alge
meen niet veel te
gebeuren.
Daarop is één be
langrijke uitzonde
ring. Bij gewijzigde
omstandigheden
ten aanzien van de
luchtverontreini
ging sinds de bouw,
kan het noodzake
lijk en dus nu ook wettelijk verplicht zijn
om alsnog luchtzuiveringsinstallaties aan
te schaffen. Weliswaar is de algemene situ
atie in Nederland met de industriële
luchtvervuiling sinds 1982 sterk verbe
terd, maar de door het verkeer veroor-
In 1970 ten onrechte goedgekeurde archiefbewaarplaats van de
gemeente Hoogeveen. De gemeente onderzoekt de alternatieven
voor verbouwing en nieuwbouw.
zaakte vervuiling is sterk toegenomen.
Locaties in de omgeving van autosnelwe
gen en in drukke binnensteden zijn nu
Vóór 1970 ten onrechte goedgekeurde, maar in de jaren 90 aan
gepaste archiefbewaarplaats van de gemeente Beilen, thans
Middenveld; wijzigingen hieraan zijn onder de nieuwe regeling
niet nodig. Vóór de aanpassing zag deze ruimte er net zo uit als
die van Hoogeveen.
verdacht! De Rijksarchiefdienst heeft
onder het Deltaplan Cultuurbehoud alle
bestaande en nieuwe rijksarchiefbewaar
plaatsen van luchtzuiveringsapparatuur
voorzien, en ook enkele nieuwe en
bestaande grote gemeentearchieven heb
ben dergelijke voorzieningen geïnstal
leerd. De filterinstallaties vereisen een
aanzienlijke investering. Daar staat tegen
over, dat het nalaten ervan op termijn
onverbiddelijk leidt tot hoge kosten voor
de conservering van alle archiefmateriaal.
Helaas is niet bekend hoe snel het verval
precies verloopt, en hoeveel dat door de
luchtvervuiling versneld wordt. Het is dus
onmogelijk om een rekenmodel te pre
senteren dat conserveringskosten tegen
investeringen in installaties afzet.
Vervanging door reproducties verplaatst
het probleem naar de reproducties. De
vereiste investeringen in filterinstallaties
zijn echter op termijn waarschijnlijk min
der hoog dan die van grootschalige en
herhaalde ontzuring van archiefmateriaal.
Hoewel het feitelijk juist is dat dergelijke
investeringen budgettair neutraal zijn, zal
menige bestuurder dat toch als een sofis
me beschouwen. 3
