Twintia iaar is een eeuwiqhe
1f
li'
Informatietechnologie
Archievenblad
Binnen de archiefwereld mag Charles Dollar dan al jaren voorop lopen met zijn kennis over informatie en com
municatietechnologie, toch kan ook hij worden ingehaald door de snelheid waarmee de vruchten van ICT ver
breid raken. Dat hij in zijn boek uit 1992 het world wide web totaal over het hoofd heeft gezien, verbaast hem
eigenlijk nog steeds, zo bekende hij aan het slot van zijn inleiding.
Migratie
Betrouwbaarheid
Een boze droom. Ik neem enkele nummers van een oude langspeelplaat van The Beatles op een bandje op
om in de auto te beluisteren. In de file ergens onderweg schuif ik het in de recorder en zet de muziek
aan. Uit de boxen klinkt 'Andre Rieu plays The Beatles'. Hier is duidelijk wat mis. Het geheel eigen geluid,
het tempo en het ritme, ja zelfs de volledige tekst, alles is bij de 'migratie' verloren gegaan.
Zo ongeveer stel ik me het kernprobleem voor dat Dollar deze middag kwam toelichten.
16 Archievenblad
Juni 1999
Archievenblad
Risico
Identiteit van het beroep
Who controls the past?
De ontwikkeling van ICT dwingt tot
vormen van samenwerking tussen uit
eenlopende instellingen en tot inte
gratie van beroepen
zonder dat de archivaris zijn profes
sionele integriteit inlevert
Juni 1999
Archievenblad 17
Door Agnes Jonker
Zijn naamkaartje deelde hij na af
loop enthousiast uit: Charles. M.
Dollar. Eind maart was hij in Eu
ropa en wipte op uitnodiging van
de Archiefschool over voor een
lezing over 'long term access to
trustworthy electronic records'.
De Amerikaanse archivaris Dol
lar zag als een van de eersten de
verreikende consequenties van de
digitalisering van de informatie
voorziening in. Van meet af aan
was hij nauw betrokken bij het
onderzoek naar de theoretische
en praktische implicaties van ICT
voor de archivistiek. Thans is hij
verbonden aan de University of
British Colombia (Canada). Ook
vooraanstaande onderzoekers als
Luciana Duranti en Terry East
wood werken daar. Dit tweetal
duikt regelmatig op in de ge
schriften van Dollar, zo ook in
deze lezing. Eerder was Dollar
verbonden aan de geschiedenis
faculteit van Oklahoma State Uni
versity en aan de U.S. National
Archives and Records Admini
stration. Een van zijn vele publi
caties is het in 199 2 verschenen
Archival theory and information
technologies. The impact of infor
mation technologies on archival
principles and methods' (Univer
sity of Macerata, Italy). Een nieuw
boek van zijn hand gaat over 'stra
tegies for longterm access' en staat
op het punt van verschijnen.
Het vraagstuk van de blijvende toegankelijkheid
van digitaal opgeslagen informatie is te overzien
wanneer de na te streven termijn beperkt blijft
tot hooguit twintig jaar, meent Dollar. In techni
sche zin is dat haalbaar. Het periodiek overzetten
van gegevens op nieuwe dragers, onder nieuwe
software of op een nieuwe generatie computers
zal men steeds beter onder de knie gaan krijgen.
Daar hoeft het probleem waarschijnlijk niet te lig
gen. Vanuit archivistisch gezichtspunt is het over
zetten echter gecompliceerd en daardoor wel
degelijk een probleem.
De Engelse vakterm 'migration' dekt uiteenlopen
de varianten van overzetten (conversie, transfer,
kopie...) en juist die verscheidenheid aan beteke
nissen maakt 'migratie' tot een vuilnisvatbegrip,
voor archivarissen niet bruikbaar. Dollar bepleit
een nauwere definitie van 'migratie' die recht
doet aan het behoud van de integriteit van elek
tronische documenten en overeenkomt met aan
traditionele archiefbescheiden, papieren en per
kamenten gestelde eisen. 'Migratie in archivisti-
sche zin dient de authenticiteit en volledigheid
van de digitaal opgeslagen gegevens te omvatten.
Het overzetten van digitaal opgeslagen informatie
voldoet aan de eis van betrouwbaarheid wanneer
de authenticiteit en volledigheid van de oor
spronkelijke informatie zijn gewaarborgd.
In een omgeving waarin apparatuur, opslagmedi
um en software continu veranderen, ziet de archi
vistiek zich voor het probleem geplaatst de be
trouwbaarheid van elektronische documenten te
bewaken. Welke maatstaven zijn daarvoor aan te
leggen? Dollar somde vijf voorwaarden op, ge
richt op het behoud van de toegankelijkheid (ac
cess) van digitale bestanden op korte termijn; het
behoud (preservation) van deze informatie op
lange termijn is een heel ander verhaal. De vijf
voorwaarden zijn: 'processible', 'intelligible', 're-
constructable','understandable' en 'unaltered'.
'Processible' is de voorwaarde dat de drager, het
opslagmedium, altijd zijn gegevens zal prijsgeven.
Zowel in technische als in materiële zin moet die
drager altijd te ontcijferen blijven, intelligible'
wijst op de voorwaarde dat technische uitleg over
de specifieke interpretatie van de bit-stream, de
brei van nullen en enen, bewaard moet blijven.
Het belang van deze metagegevens is gekoppeld
aan kennis over het softwareprogramma waaron
der de gegevens zijn opgeslagen. 'Reconstructa-
ble' is in dit verband een nogal abstracte notie;
deze voorwaarde houdt in dat de 'uiterlijke'
kenmerken van het oorspronkelijke elektronische
document, zoals de opmaak en de complete,
feitelijke inhoud van de tekst, te allen tijde in
hun authentieke vorm zijn te reconstrueren.
'Understandable' verwijst naar de voorwaarde dat
elektronische documenten geen geheimen mogen
bevatten over hun herkomst en bestemming, tijd
stip van ontstaan en functionele samenhang met
andere elektronische documenten. Deze 'context
of creation' dient onlosmakelijk te zijn verbonden
met het elektronisch document. Is daar aan vol
daan, dan is alvast een stap naar 'unaltered' gezet,
de voorwaarde dat op geen enkel moment nog
gesleuteld kan worden aan een elektronisch
document zodra de definitieve versie, tot stand
gekomen na het doorlopen van een vastgestelde,
beveiligde procedure, gereed is.
In het tweede deel van zijn
inleiding bekeek Dollar enke
le mogelijkheden om beveili
ging in bovengenoemde zin
te bereiken. Het was vooral
een technisch getint verhaal
over terminologie, format,
alternatieve opslagmedia,
nieuwe technologie en 'migra
tie' en een aanbeveling om
een handleiding op te stellen voor de beveiliging
van de integriteit van elektronische documenten,
naar een voor de fysieke beveiliging van opslag
media. Enkele praktijkvoorbeelden; het
Amerikaanse Octrooibureau (Patent and
Trademark Office) vervangt om economische
redenen frequent - ongeveer elke vijf jaar - alle
apparatuur en software. Op die manier wordt het
risico ingedamd dat er op lange termijn onover
komelijke problemen gaan ontstaan met de infor
matie die het bureau beheert. Aan geld heeft PTO
geen gebrek. Minder bedeelde informatiebeheer-
ders, zoals de National Archives and Records
Administration (NARA), wachten met vervanging
wel vijftien tot twintig jaar, totdat het echt moet;
het gevaar van informatieverlies is daar dan ook
groot.
De deskundigheid van de archivaris verleent het
beroep een aureool van professionele autonomie
en onpartijdigheid. Wat blijft daar van over wan
neer de technologie het vak in de armen drijft
van financieel en technisch beter uitgeruste in
stellingen? In de VS bijvoorbeeld werken de NARA
en het ministerie van Defensie sinds eind 1997
samen aan verschillende projecten die betrek
king hebben op het beheer van elektronische ar
chieven. Het archiefwezen kan zich niet afzijdig
houden van het ontweipen en het vormen van der
gelijke archieven, aldus Dollar. In een papieren
wereld kon de archivaris volledig onafhankelijk
zijn gang gaan, maar die tijd is voorbij. De ontwik
keling van ICT dwingt tot vormen van samenwer
king tussen uiteenlopende instellingen en tot
integratie van beroepen. Zo worden grenzen over
schreden die tot nu toe, al dan niet kunstmatig, in
stand werden gehouden.
Maar dat betekent niet dat
de archivaris zijn professio
nele integriteit inlevert.
Volgens Dollar is er wat de
vakbekwaamheid betreft
geen fundamentele veran
dering gaande: een archiva
ris is een specialist in
documenten, van papier of
elektronisch, die gevormd zijn als nevenop
brengst van administratieve of zakelijke handelin
gen, en van het hergebruik (recycling) van de
contextgebonden informatie die daarin ligt beslo
ten.
Wie heeft er in de toekomst nog greep op wat
bewaard zal blijven in de archieven? Wie archie
ven vormt en wie ze selecteert, die mensen hebben
en houden daar greep op volgens Dollar. Er wordt,
altijd al, veel meer waardevol archief gevormd
dan uiteindelijk terecht komt in de bewaarplaat
sen, maar Dollar erkent dat elektronische archieven
zich eerder aan beoordeling en selectie onttrek
ken. In een papieren wereld kon een kritische
geest door tijdig optreden heel wat redden dat,
zonder ingrijpen, verloren dreigde te gaan. In een
elektronische wereld is dat een welhaast onmo
gelijke opgave. 2
Peter Horsman leidde de lezing
voor de ruim veertig toehoor
ders op 26 maart aan de Ar
chiefschool in Amsterdam in.
U kunt de lezing nalezen op
http://www.interpares.org
De informatietechnologie ont
wikkelt zich zo snel, daar is geen
kruid tegen gewassen: compu
terapparatuur en software zijn al
verouderd voordat ze zijn afge
schreven. Het is dan ook heilloos
om te denken dat digitaal opge
slagen informatie permanent te
bewaren is. Dollar adviseert
daarom: pieker niet over de
vraag hoe elektronische archie
ven er over honderd jaar aan toe
zijn, maar besteed energie aan
het behoud van de toegankelijk
heid van elektronische docu
menten in de eerstkomende
twintig jaar. En help mee om
beheerders en gebruikers in de
toekomst te behoeden voor
ingewikkelde technische raad
seltjes: bewaar bij elektronische
documenten altijd de informatie
over de bijbehorende software
en alle tussentijdse aanpassin
gen.
