DTO[M\
NVBA Nieuws
Archievenblad
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
DANK AAN
DE SPONSORS!
VAN BEDRIJFSARCHIVARIS NAAR CONSULTANT
54 Archievenblad
Juni 1999
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NUBA Nieuws
Juni 1999
Archievenblad 55
Ook in Het afgelopen jaar heeft
een aantal sponsors de activitei
ten van de NVBA ondersteund.
Onze dank gaat uit naar de vol
gende bedrijven:
Verbonden aan de NVBA
zijn:
- Aspa Kantoorartikelen BV
- Aspa Kantoorinrichting BV
- Danka Nederland BV
- META Archiefbewaarneming BV
Eervolle vermeldingen
voor:
- Aries BV
- Gedeputeerde Staten Friesland
- Image Group Europe
- TAB Products Europa BV
- Denocard BV
- Loek Nijholt Archiefservice
- DOXiS
- Jetfile
- Alleleijn Informatie Verzorging
Document
Cap Gemini Nederland li.V telt circa 5.000 mede
werkers, is marktleider in de Benelux op het
gebied van business- en IT-services en maakt deel
uit van de internationale Cap Gemini Group met
38.000 professionals wereldwijd.
De kernactiviteit van Cap Gemini bestaat uit het
leveren van maatwerkoplossingen: vanaf het voor
traject (business- en IT-consultancy), via ontwik
keling en bouw, tot en met het beheer en exploi
tatie van applicaties en systemen. Het bedrijf
beschikt daarvoor over een breed assortiment
van diensten, producten en specialismen. Het
dienstenpakket bestaat uit een vijftal clusters te
weten Consulting, Project Services, Information
Systems Management, Education Training en
Software Products. Cap Gemini heeft elke cluster
onderverdeeld in divisies met elk hun eigen
werkterrein.
De divisie Overheid is actief bij alle overheidsin
stanties, ministeries, grote gemeenten en de
Europese Unie. Automatisering wordt door de
overheid gebruikt om zowel dynamischer als
klantgerichter te worden. Bij de unit Rechtsorde,
Bestuur, Welzijn Agro is het Competence
Center DIS/WFM ondergebracht. Bij dit
Competence Center, die binnen Cap Gemini fun
geert als aanjager voor DIS/WFM trajecten, vervul
ik de rol van consultant.
Gisteren, laat in de middag, belde mijn manager
op, met de vraag of ik een pakketvergelijking zou
willen opstellen voor een klant. De klant wil een
DIS-pakket aanschaffen om een ouder pakket te
vervangen.Tevens wil hij een WFM-pakket kopen,
dat naadloos aansluit op het DIS-pakket, om een
goede greep op de processen te krijgen.
Vervolgens werd de rest van mijn middag gevuld
met het opzoeken en aanvragen van informatie
voor desbetreffende pakketten.
DIS en WFM zijn veelbesproken en beschreven
begrippen tegenwoordig. Het begrip DIS staat
voor Documentaire Informatie Systemen en is het
geheel van mensen, gegevens, apparatuur, pro
grammatuur en procedures binnen een organisa
tie dat de opslag van informatie (ongeacht de
fysieke vorm hiervan) regelt. Het regelen betreft
hier zowel het opslaan als het beschikbaar stellen
van informatie. Een DIS kan zowel een handmatig
Het (geautomatiseerd) besturen van processen en
daarmee beheersen van de informatiestromen
wordt mogelijk door processtappen in een infor
matiesysteem vast te leggen. Een dergelijk sys
teem wordt een 'workflow-systeem' genoemd. De
afhandeling van het proces wordt dan door het
systeem bestuurd en gecontroleerd. Ook kan het
systeem signalerend optreden, indien bijvoor
beeld behandeltermijnen overschreden dreigen
te worden. Alle informatie die omtrent het ver
loop van het proces is verkregen, kan worden
gebruikt om inzicht in het proces te krijgen.
Mede op basis van dat inzicht kan het proces ver
beterd en geoptimaliseerd worden. We spreken
dan over een 'workflow management-systeem'
(WFM).
Automatisering kan in het beroep van
(bedrijfs)archivaris veranderingen in de werk
zaamheden veroorzaken. Een voorbeeld hiervan
is het beheer van de informatie. Deze taak wordt
door middel van een systeem uitgevoerd waar
voor enige automatiseringskennis nodig is. Fysiek
brengt men meer tijd door achter de computer
dan tussen de kasten of bij de klanten.
als een geautomati
seerd systeem zijn.
Informatie moet snel
toegankelijk zijn en
dat kan als de docu
ment verzameling
goed beheerd wordt.
In kleine organisa
ties is het nog steeds
mogelijk om alleen
met een papieren
documentverzameling te werken en met klassie
ke ontsluitingsmethoden. Bij grote organisaties is
dit echter niet meer mogelijk. Door het giganti
sche aanbod van informatie (schaduwarchieven,
afdelingsarchieven, bibliotheken etc.) is niet
zozeer de vraag aan de orde of geautomatiseerde
systemen gebruikt moeten worden, maar eerder
wélke hulpmiddelen. Automatisering van een DIS
moet uiteindelijk leiden tot een efficiënter en
kwalitatief betere documentaire informatievoor
ziening.
Ook vermindert het contact met de klanten
omdat zij via hun werkplek de benodigde infor
matie kunnen krijgen. Door zelf contact te hou
den met de klanten kan de (bedrijfs)archivaris
toetsen of hij nog op het juiste spoor zit met
betrekking tot de toegankelijkheid van de infor
matie. Zo kunnen er bijvoorbeeld specifieke
kenmerken ontbreken of wenst de klant zijn
informatie full-text te benaderen. Verder kan hij
door het contact met de klanten nieuwe trends
signaleren. Deze feedback kan hij weer gebrui
ken om het systeem hierop in te richten.
Als de organisatie besluit om het systeem voor
meer zaken te benutten dan alleen als een 'digi
tale archiefkast', dan wordt de (bedrijfs)archiva-
ris, naast het beheer van de statische en semi-sta-
tische informatie, ook geconfronteerd met infor
matie uit de dynamische fase. Dit type informa
tie vraagt toch een andere aanpak waarbij ver
siecontrole vaak van belang is.
Tevens verandert de bewijs- en informatiewaar-
de in een elektronisch systeem. Een goed voor
beeld hiervan is een 'meelopende' datum waar
door de informatie zijn authenticiteit verliest.
Daarom moeten procedures op- en/of bijgesteld
worden. Ook zijn goede afspraken met betreffende
instanties (bijvoorbeeld de Belastingdienst) essen
tieel.
Ook vinden er veranderingen op het gebied van
de opschoning van de informatie plaats. Om ver
vuiling van het systeem tegen te gaan en het sys
teem zo optimaal mogelijk te laten functione
ren, is het een goede zaak dat voor alle typen
informatie bewaartermijnen worden vastgesteld.
De opschoning vindt bijna niet meer fysiek
plaats maar door middel van systeembeheer.
Concluderend aan deze opsomming zou men
kunnen stellen dat het beroep van (bedrijfs)-
archivaris zich in de richting van de kennisma
nager/intermediair begeeft. Als kennismanager
kan hij met behulp van een geautomatiseerd
informatiesysteem de processen zodanig organi
seren dat zij geschikt worden voor kennisdeling.
Ook kan hij het gedrag en de houding van de
klanten stimuleren om van het systeem gebruik
te maken en stelt hij de middelen beschikbaar
om deze kennisdeling te ondersteunen. Door de
specialistische kennis van de (bedrijfs)archivaris
is hij in staat om de aanwezige informatie te
voorzien van meerwaarde. Als laatste kan hij als
intermediair interessegroepen bij elkaar bren
gen en de wensen van de klanten weer vertalen
naar de automatisering.
De veranderingen in de werkzaamheden bete
kenden voor mij dat ik, na jaren 'in het veld'
ervaring te hebben opgedaan, de overstap heb
gemaakt naar de automatisering. Voor mij was
dit een logische stap omdat ik het leuk vind om
met informatie en systemen bezig te zijn en om
andere vakgenoten hierin te ondersteunen. Als
consultant houd ik mij onder meer bezig met
het adviseren en het leveren van een uitvoeren
de bijdrage op het gebied van Documentaire
Informatie Systemen (DIS), Document
Management Systemen (DMS) en Workflow
Management (WFM). Verder denk ik mee over
de consequenties, geef advies over pakketkeuzes
en verzorg implementatiebegeleiding.
Vandaag is het vrijdag en tijdens mijn rit naar
het hoofdkantoor in Utrecht bedacht ik dat ik
nog even wat andere collega's moet bellen
omdat het van belang is om te weten hoe het
project van de pakketselectie in elkaar zit. Ook
wil ik weten in welk stadium het project zich
bevindt en welke informatie de klant wil heb
ben. Nadat ik bij Cap Gemini ben gearriveerd, ga
ik eerst even telefoneren met de collega's die bij
dit project betrokken zijn. Hierna weet ik veel
meer over het project en welke informatie de
klant al heeft, zodat ik die dan niet in het rap
port hoef op te nemen.
Uiteindelijk heb ik een compleet beeld van de
situatie en het echte schrijven kan beginnen.
Tussendoor bellen nog een aantal gedetacheer
de collega's omdat zij nog informatie willen heb
ben die bij ons op het kantoor ligt. Ook infor
meert een collega naar de voortgang van mijn
rapport en of het op tijd klaar is. Ik stel hem
gerust en zeg hem dat het allemaal gaat lukken.
Bijna aan het eind van de dag ben ik klaar met
het rapport en stuur het door naar de betrokken
collega's. Tenslotte heb ik nog wat tijd over voor
kennisverbreding en met de bestudering van
vakliteratuur op het gebied van DIS/WFM
besluit ik mijn week.
Els Ender
NVBA Publikaties
- Bewaartermijnen in een
bedrijfsarchief: Prijs f 49.-
Voor NVBA-leden f 29,-
Studenten G.O. f 1 9.-
(verkrijgbaar via de G.O.)
- Kwaliteit Archivering
Prijs f96.- NVBA-leden f59,-
Studenten G.O. f 76,-
(verkrijgbaar via de stichting G.O.)
Publikaties uitsluitend per post bestellen bij:
NVBA-Publicaties, Achter de Hoven 29,
6325 EP Berg enTerblijt.
NVBA leden graag hun lidmaatschaps
nummer vermelden.
