Wees er zuini
De praktijk
Archievenblad
Zeer gewaardeerde
aanvulling
In de culturele sector zijn vrijwilligers niet meer weg te denken. Musea betitelen deze onbetaalde arbeids
krachten in officiële stukken wel als 'paramuseale' medewerkers, bij bibliotheken en archieven houdt men het
op
vrijwilligers. Hun aandeel is vaak substantieel, de waardering voor hun inzet en prestaties in de regel posi
tief.
De hoofdmoot
Harde kern
Van winkelbediende tot kapitein
20 Archievenblad
Juni 1999
De praktijk
Archievenblad
Additionele werkzaamheden
Lange adem
Juni 1999
Archievenblad 21
Door Agnes Jonker
v.l.n.r. Mw. N. de Bruijn, Dhr. H.
Carlier, Mw. V. Regout en Dhr. J.
Maigret, vrijwillige medewerkers in
het Streekarchivariaat Kromme-
Rijngebied - Utrechtse Heuvelrug.
(foto: Hans Dirksen))
Vorig jaar publiceerde Hollands
Historisch Magazine (jrg 3, nr 3)
de resultaten van een onder
zoek onder acht archiefdien
sten in de provincies Noord
en Zuid -Holland.
Het algemene beeld dat naar
voren komt. is dat het werk
van vrijwilligers meestal een
zeer gewaardeerde aanvulling
is van het werk van professio
nele krachten. Soms is het zelfs
een regelrechte vervanging.
In het archiefwezen lijkt ieder
nog zijn eigen boontjes te dop
pen als het gaat om vrijwilligers.
Zijn archiefdiensten eigenlijk
wel op de hoogte van eikaars
ervaringen? Is het archiefwe
zen toe aan meer uniformiteit
in de afspraken die diensten
maken met hun vrijwilligers?
Het Archievenblad verkende
de situatie.
Over afspraken zwart-op-wit
Toch klinken er wel bezwaren. Het beslag dat
vrijwilligers leggen op de begeleiding door de be
roepskrachten zou te veel gevraagd zijn. Maar nie
mand zal ontkennen dat de dienstverlening aan
kwaliteit inboet wanneer vrijwilligers het archief
de rug zouden toekeren. Onmisbaar zijn ze.
Het Rijksarchief in Drenthe bewaart de archieven
van de rijks- en provinciale overheid en archieven
van particulieren, zoals kerken, verenigingen,
bedrijven of archieven van Drentse families en
personen. Daarnaast heeft het een uitgebreide
cultuurhistorische bibliotheek. In totaal werken
er 48 mensen, van wie 18 in vaste dienst. De 'niet-
formatieve' medewerkers vormen dus de hoofd
moot van het personeelsbestand. En van hen zijn
veruit de meesten vrijwilliger. Er hebben altijd
wel vrijwilligers rondgelopen, maar sinds 1996 is
dit aantal explosief gestegen. In dat jaar startte
het samenstellen van een digitale index op de
ruim 700.000 akten van de burgerlijke stand. Een
project van een dergelijke omvang en tijdsduur -
een voorzichtige schatting wijst uit dat pas na zes
jaar de gehele index via de computer te raadple
gen zal zijn - kan alleen van de grond komen met
behulp van vrijwilligers. Een oproep in regionale
dagbladen en op radio en tv leverde niet minder
dan 73 aanmeldingen uit heel Drenthe op, voor
namelijk VUT-ers en in mindere mate huisvrou
wen, jongeren en 65+ers. De mannen waren in de
meerderheid, met een breed scala aan opleidin
gen en beroepservaring. Eén ding had een ieder
echter gemeen: genealogische interesse. Als
'eisen' stelde het Rijksarchief dat men voldoende
computerervaring had en nauwkeurig en gedisci
plineerd kon werken. Kennis van vroeg-negen-
tiende eeuws schrift was bovendien een pré.
Veruit de meeste vrijwilligers wilden thuis wer
ken, maar een klein aantal, dat juist het contact
met anderen zocht, begon in het Rijksarchief aan
een niet onbelangrijke taak: het thuiswerk contro
leren. Hierbij wordt in nog grotere mate een
beroep gedaan op de vereiste eigenschappen. Zij
werden in een werkrooster ingedeeld met werk
tijden die varieerden van twee - het minimum
waarvan het archief uitging - tot vijf dagdelen.
Om dit mammoetproject goed op de rails te krij
gen en bevredigend af te ronden, is een formatie-
ve medewerker vrijgemaakt van zijn normale
werkzaamheden en aangesteld als projectleider.
Hij stelde een projectplan op en ging zich voor
namelijk bezighouden met werkvoorbereiding en
-verdeling en voortgangscontrole. Verder vindt er
periodiek werkoverleg plaats met de 'controle
groep' en is er contact met de thuiswerkers. Door
middel van toegezonden verslagen van het werk
overleg en een nieuwsbrief blijven zij bovendien
op de hoogte van het project en behouden zij het
gevoel erbij te horen en serieus te worden geno
men.
Het totaal aantal vrijwilligers is sinds het begin
afgenomen. Mensen krijgen werk, beginnen aan
een studie, verhuizen, overlijden of hebben er
gewoon geen zin meer in. Momenteel is er een
'harde enthousiaste kern' van zo'n vijftig vrijwilli
gers overgebleven, die steeds meer ervaring op
bouwt en - zoals het zich nu laat aanzien - tot aan
het eind zal meedraaien.
Negen gemeenten met een gezamenlijk inwoner
tal van 134.000 werken sinds eind 1996 samen in
het Streekarchivariaat Kromme-Rijngebied -
Utrechtse Heuvelrug: Amerongen, Bunnik, Doorn,
Driebergen-Rijsenburg, Houten, Leersum, Maarn
en Wijk bij Duurstede. De organisatiestructuur is
een tussenvorm van het centrale streekarchief en
het decentrale streekarchivariaat. De publieke
dienstverlening aan de grootste groep archiefbe
zoekers, de genealogen, is geconcentreerd in Wijk
bij Duurstede. Hier is een studiezaal waar de
belangrijkste genealogische bestanden van de
participerende gemeenten op microfiche zijn te
raadplegen. Twee gemeenten brachten ook hun
openbare, statische archieven in Wijk bij Duur
stede onder; de overige statische archieven bleven
in de eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Het aantal betaalde formatieplaatsen bij het
streekarchivariaat is 2,5 fte, vervuld door drie
vaste personeelsleden met een archiefopleiding.
Daarnaast zijn er twee medewerkers fulltime werk
zaam in het kader van de Wet Inschakeling Werk
zoekenden. Eind 1998 telde het streekarchivariaat
zestien vrijwilligers, waarvan er elf in en hoofdza
kelijk ten behoeve van Wijk bij Duurstede actief
waren en vijf in en voornamelijk ten behoeve van
Driebergen-Rijsenburg. De jongste is 42 jaar, de
oudste 78; de meesten zijn boven de zestig. Hun
achtergrond loopt sterk uiteen: wat opleiding
betreft van lagere school tot universiteit en wat
beroepsuitoefening betreft van winkelbediende
tot kapitein op de grote vaart of wetenschappelijk
medewerker. Het belang van de vrijwilligerswerk-
zaamheden staat buiten discussie, beaamt de
streekarchivaris, met name waar het gaat om het
nader toegankelijk maken van archiefbestanddelen.
Een aantal vrijwilligers meldde zich uit eigen
beweging aan bij het streekarchivariaat, anderen
waren al actief in de plaatselijke historische ver
eniging, en weer anderen zijn gericht geworven.
De archiefdienst verlangt dat zij nauwkeurig wer
ken en minimaal een dagdeel per week beschik
baar zijn. Er bestaan geen schriftelijke afspraken
of overeenkomsten met de vrijwilligers; uiteraard
zijn er wel mondelinge afspraken gemaakt over
de taakverdeling binnen een project en de dagen
waarop men aanwezig is. De werkzaamheden
kunnen worden uitgevoerd zonder intensieve
begeleiding door het vaste personeel. Een groep
werkt aan een huizenproject waarin huisnum
mergegevens en kadastergegevens uit de 19de en
20ste eeuw van huizen in Wijk bij Duurstede aan
elkaar gekoppeld worden. Een ander groepje
werkt aan een nadere toegang op de akten van
de burgerlijke stand. De overige vrijwilligers wer
ken grotendeels individueel. Het gaat in de mees
te gevallen om werkzaamheden die gezien de
bestaande begroting als additioneel moeten wor
den beschouwd. Met de begeleiding en de coör
dinatie zijn op jaarbasis globaal 15 werkdagen
gemoeid.
Jaren geleden kreeg de vestiging in Eindhoven van
het Streekarchief regio Eindhoven vrij onverwacht
een grote groep vrijwillige medewerkers over de
vloer. Nadat het gemeentebestuur in 1976 had be
sloten tot een zesjarig project 'geschiedschrijving
1810-1960', zag het archief zich voor de onmogelij
ke taak gesteld een groot aantal archiefbestanden
binnen korte tijd toegankelijk te maken voor de on
derzoekers. Ervaring met vrijwilligerswerk had het
archief toen nog niet. Op een oproep in de krant
reageerden ongeveer veertig mensen, waarbij de
vrouwen in de meerderheid waren. De leeftijd
varieerde van 40 tot ruim 60, het opleidingsniveau
van lagere school tot universiteit. De enige eis die
aan de vrijwilligers werd gesteld, was dat zij elke
week tenminste een paar uur aan hun taak zouden
besteden. Gedurende zes jaar bewerkten zij
gemeenterekeningen met bijlagen en notariële
archieven en kleurden zij afdrukken van de minuut
plans van het kadaster in op grond-gebruik. De
begeleiding was een taak voor het studiezaalperso-
neel. Tijdgebrek en computeronkunde verhinder
den destijds om de resultaten van het werk in te
voeren in computerbestanden. Het vele, nuttige
werk dat is verricht, ontsteeg uiteindelijk het stadi
um van de kaartenbakken niet. Van de oorspronke
lijke groep bleven zo'n vijftien mensen zich na
afloop van het project bezighouden met het toe
gankelijk maken van archieven. Waren tijdens de
eerste periode de notariële archieven slechts sum
mier bewerkt, nu lag er voor het archief de kans
om notariële en rechterlijke archieven, bevolkings
registers en andere bestanden te laten klapperen.
Inmiddels zijn alle notariële archieven uit de perio
de voor 1811 geklapperd op persoonsnamen,
beroepen en toponiemen. Het indiceren van de
doop-, trouw- en begraafboeken en, toen dat af
was, de rechtelijke archieven voerden leden van
heemkundekringen in samenwerking met andere
vrijwilligers als thuiswerk uit. Na terugkeer contro
leerde de afdeling archieven het werk en voerde
een datatypiste het in, waarna een studiezaalmede
werker het typewerk weer controleerde. Op het
ogenblik werken er twaalf vrijwilligers in de studie
zaal, waaronder één man; op één na zijn zij allemaal
begonnen in 1976. Ook zijn er nog enkele vrijwilli
gers thuis aan de slag.
zijn de meningen verdeeld. Het
is aan te bevelen om een con
tract te sluiten met de vrijwilli
gers. zegt de een. Absoluut
niet nodig, vindt een ander;
door een zakelijke opstelling
haken de mensen af. Het alge
mene oordeel is overwegend
positief: "We moeten onze
vrijwilligers als beroepskrach
ten beschouwen en zuinig op
hen zijn. Want zonder hun bij
drage zou een heleboel belang
rijk werk blijven liggen.
Van de tien door het
Archievenblad aangeschreven
archieven stuurden er acht een
reactie in: de provincies
Holland zijn buiten de selectie
gehouden. Het gemeentear
chief in Groningen praat liever
niet mee over het onderwerp:
daar is maar weinig ervaring
opgedaan met vrijwilligers.
In het gemeentearchief
Middelburg is het uitsluitend
aan ruimte- en tijdgebrek toe
te schrijven dat er momenteel
geen vrijwilligers werken. In
een recent verleden was dat
compleet anders en ook in de
nabije toekomst, zodra de
integratie van het Rijksarchief
in Zeeland, het Gemeente
archief Veere en het Gemeente
archief Middelburg een feit is,
zijn vrijwilligers weer van
harte welkom. En kleinere
diensten? Diensten met een
krappe behuizing en een klei
ne bezetting hebben nog net
de tijd gevonden om een ant
woord in te sturen; als blijkt
dat zelfs daar veel vrijwilligers
werken, dan gaat het om een
kunststukje van niveau.
