Tfeamleider documentaire informatievoorziening (DIV) FRAGMENTEN waon Hilversum mediastad Bestuursdienst Algemene informatie Functie informatie Uw profiel Wat wij bieden Belangstelling Reactie Hilversum voor 36 uur per week Werkweek 11 is er één van belangrijke historische gebeurtenissen: de Europese Commissie treedt af, het vredesplan in Kosovo mislukt, maar de ballonvaart rond de wereld is geslaagd. Mijn week bij het Hoge Commissariaat voor de Vluchtelingen van de Verenigde Naties (UNHCR) in Genève kan zich niet scharen onder deze gebeurtenissen, maar was toch interessant en druk. Maandagmorgen in de tram denk ik nog even na over wat ik komende week abso luut moet doen. Om kwart voor negen ar riveer ik op mijn werk. De eerste dertig minuten reserveer ik altijd voor het door nemen van email. Meestal zijn ze puur za kelijk, maar soms zit er iets leuks persoon lijks bij. Vandaag zijn de meeste emails van de 'Records Management listserve'.Teveel om allemaal uitgebreid te lezen, ik heb name lijk om half tien een bespreking met het hoofd van het archief over het opzetten van een 'Master Locator Data-base'. Hiermee hopen we zo snel mogelijk een gedetailleerd overzicht te krijgen van alle bestanden en de nog beschikbare ruimte in het archief. De omvang van het serni- statisch en het statisch archief is op dit moment ongeveer 7,5 km en de opslag ruimte is 9,5 km groot. Naast deze op slagruimten zijn er ook opslagruimten op elke etage van UNHCR's hoofdkwartier voor het dynamische archief. In de laatste twee jaren is het bestand met ongeveer 20% gegroeid met name door de over dracht van de archiefbestanden uit het veld. UNHCR heeft meer dan 200 kanto ren, verspreid over 120 landen. Na afloop ren ik meteen verder naar het volgende overleg. Het belangrijkste onder werp is de aanschaf van archiefdozen en zuurvrije omslagmappen. De meeste be standen zijn nog in hun originele jasje en moeten dus omgepakt worden. Dat is een enorme klus. 's Middags staat het weke lijkse werkoverleg met de vijftien mede werkers van de archiefafdeling op het pro gramma. Het hoofd daarvan bespreekt onder andere de evenementen die georga niseerd worden rondom het vijftigjarig bestaan van UNHCR in december 2000, waarin ook het archief een rol zal spelen. Zeer waarschijnlijk zal UNHCR dan een gedeelte van het oude archief voor het publiek toegankelijk maken. Voor mij is dit een van de belangrijkste gebeurtenissen van het vijftigjarig bestaan. Rond half vijf keer ik terug naar mijn bureau waar ik de laatste hand leg aan de Master Locator Database', zodat hij morgen in gebruik kan worden genomen. Dinsdag is het een schitterende lentedag; de terrasjes worden al opgebouwd. Van daag staat het Documentaire Informatie Systeem (DI£) project centraal. Dit systeem zal in de toekomst de elektronische docu menten (tekstverwerking, email, spread sheets en gescande images van papieren documenten) beheren, opslaan en toegan kelijk maken. UNHCR heeft een aantal weken geleden een offerte uitgeschreven voor een DIS systeem. Het project wordt geleid door een kleine werkgroep bestaan de uit archivarissen, automatiseerders en eindgebruikers (overigens nog een echte mannenwereld, alleen de twee archivaris sen zijn vrouwen). Ik vind het een zeer boei end project, met name de samenwerking met de automatiseerders. Ik heb absoluut niet het gevoel dat ze op een andere pla neet zitten en geen notie hebben van het belang van archieven.Tijdens onze bijeen komst vandaag komt zo ook de vraag van opslag van de elektronische bestanden op de langere termijn aan bod. 's Avonds werk ik nog aan mijn electronic records' scriptie. Afgelopen jaar studeerde ik vier maanden aan de universiteit van British Columbia (UBC) in Vancouver, Canada.Ter afronding van het Certificate of Advanced Studies'doe ik nu een onderzoek in een internationale organisatie naar de toepassing van de func tionele eisen voor electronic recordkee ping', welke door UBC geformuleerd zijn. Woensdagochtend bezoek ik met het hoofd van het archief de twee grote centrale archief ruimten. We bespreken de beschrijving van de bestanden. Dit gebeurt volgens de ISAD(G) regels. Ook in één van de laatste afdelings bijeenkomsten stonden zij centraal en ieder een in het archief kent nu de begrippen 'fonds' en 'series', 's Middags staat de pro ductie van records management in het mid delpunt. Ik bereid samen met een aantal collega's een postercampagne voor. We zoe ken enkele toepasselijke cartoons uit en schrijven de teksten. De posters zullen in het hoofdkantoor worden opgehangen in de hoop dat medewerkers er enthousiast op zullen reageren. Wij hebben in ieder geval veel plezier gehad met de voor-berei ding. Ter afsluiting van de dag en ter ont spanning ga ik met een Nederlandse collega een rondje joggen langs het meer. Donderdag gaat de harde Geneefse wind (ook wel 'beeze' genoemd) flink te keer. Er komt een collega van een andere interna tionale organisatie op bezoek die wat meer informatie wil over ons DIS-project. Hij is op zoek naar een nieuw DIS-systeem dat meer doet dan het louter scannen en indiceren van inkomende stukken. Zijn organisatie had reeds twee jaar geleden een DIS-programma geïntroduceerd. Dit voldoet echter niet aan de verwachtingen. Later op de dag heb ik werkoverleg met het records-manage mentteam. Sinds ik deze groep leid, heb ik het wekelijkse werkoverleg ingevoerd, om allerlei lopende zaken te bespreken. We hebben het vandaag over de archive- ringmethoden voor projectdossiers en de indeling van de opslagruimten. Vrijdag begint met een ronde langs de opslag ruimten voor het dynamisch archief. Vervolgens werk ik aan het DIS-project. 's Middags heb ik een bespreking met nieu we medewerkers en geef ik een korte presentatie van het archiveringsysteem voor email. Voordat ik naar huis ga schrijf ik nog een email naar het UNHCR-kantoor in Liberia. Binnenkort ga ik daarheen om er een registratuursysteem op te zetten. 2 Mei 1999 Archievenblad 3 f I Hilversum, stad van 82.000 inwoners, is trots op haar vele jonge monumenten, het prachtige groen en vooral op de talrijke multimedia bedrijven die hier hun geschiedenis en hun toe komst hebben. Een stad vol leven, stijl en kwali teit, met goede voorzieningen en een goed woon klimaat. Een stad ook waar nog het nodige te doen valt: verkeer, financiën, de verdere ontwik keling van de binnenstad. Dit vraagt om een krachtige aanpak van gemeentebestuur en amb telijke organisatie. De Bestuursdienst levert diensten aan burgers en ondersteunt het gemeentebestuur en de overige diensten. Daarnaast draagt de dienst zorg voor de coördinatie van het gemeente lijke beleid en formuleert de overkoepelende beleidskaders op de terreinen financiën, per soneel, organisatie en informatie. De sectie documentaire informatievoorziening heeft dienstverlenende taken op het terrein van postregistratie- en voortgangsbewaking, dossiervorming en archivering voor de gemeentelijke organisatie. Zij beheert het daar voor toegepaste geautomatiseerde systeem. Daarnaast zijn er nog andere serviceverle nende taken, met name de advisering op het vakgebied en het ondersteunen van het management. De toepassing van moderne technologische mogelijkheden moet in de komende tijd tot kwaliteitsverbetering van de informatievoorziening leiden. Om het team dat deze ondersteuning levert te versterken, zoeken wij een enthousiaste teamleider met brede interesse en specifieke kennis van het vakgebied. U werkt in een team van ca. 10 personen aan de continuïteit van de documentaire informatie. Het zwaartepunt van uw taken pakket is gericht op: het opstellen en bijhou den van ordeningsplannen en het beheer van het geautomatiseerde postregistratie- en voortgangsbewakingssyteem. U levert een bijdrage aan het gemeentelijk beleid op het vakgebied. U adviseert het management en neemt deel aan projecten die gericht zijn op innovatieve toepassingen van informatie technologie. U heeft een hbo-werk- en -denkniveau en heeft de vakopleiding SOD-I1 afgerond, bij voorkeur aangevuld met de opleiding Bestuursambtenaar. U beschikt over goede kennis van en affiniteit met de toepassing van informatietechnologie. Tevens beschikt u over goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte instelling. U beschikt over probleemoplossend vermogen en u bent in staat om op praktische wijze motiverend en enthousiasmerend leiding te geven. Maximaal 5.911,- bruto per maand, op basis van 36 uur, afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring. Voor nadere informatie kunt u zich wenden tot de heer H.J. Trein, hoofd van de afdeling, telefoon 035-6292161, of mevrouw C. Boonstra, personeelsconsulente van de Bestuursdienst, telefoon 035-6292362. Uw schriftelijke reactie kunt u binnen 14 dagen na verschijnen van dit blad richten aan het hoofd van de afdeling personeel en organisatie, postbus 9900, 1201 GM Hilversum, onder vermelding van vacature nummer P 200/99/04. De gemeente Hilversum wil meer gehandi capten en mensen die tot een culturele min derheid behoren in het personeelsbestand opnemen. Bij gelijke geschiktheid hebben zij voorrang. Er zijn mogelijkheden voor bedrijfskinderopvang. Door Ineke Deserno

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 1999 | | pagina 1