in het archief?
h
LU
u, -J
ArcnievenDiaa
GEMEENTEARCHIEF
mm AMSTERDAM H
Al weer enige tijd geleden deden enkele opzienbarende diefstal affaires het archiefwezen opschrikken. Mijn persoonlijke indruk is dat de aan
dacht voor beveiliging van het materiaal is weggeëbd en nog steeds te wensen overlaat. Dat zou een slechte zaak zijn. Blijkbaar wordt de plicht
om ons cultureel erfgoed veilig te stellen zodat het niet onder de arm mee naar buiten kan worden genomen, niet overal even sterk gevoeld.
Wie raadpleegde wanneer wat?
De archiefpas
Geverifieerde gegevens
Juridisch relevante vragen
Identificatieplicht
Persoonlijke levenssfeer
Persoonsregistratie
Archievenblad
Open normen en omstandigheden
Landelijk systeem
22 Archievenblad
Mei 1999
Mei 1999
Archievenblad 23
A
ARCHIEFPAS
F.P. Smit
Cïcldig i/m 2X augustus 2(X)()
21292
Door Charles Noordam
De aandacht voor beveiliging dient zich
niet alleen op het publiek te richten, maar
ook op het eigen personeel. Diefstallen zijn
pijnlijk en bij vermelding in de pers doen ze
stevig afbreuk aan het imago van de dienst.
Doet er zich onverhoopt een dergelijke af
faire voor, dan is de feitelijke diefstal - en de
eventuele publieke commotie daarover -
niet het enige probleem waarmee een ar
chiefdienst wordt geconfronteerd.
Bij de - meestal toevallige - ontdekking van
diefstal moet die dienst om te beginnen
vaststellen wie het betreffende stuk heeft
geraadpleegd. Geen sinecure bij handmati
ge registraties. Maar stel dat dit lukt en we
weten welke personen het stuk de afgelo
pen jaren hebben aangevraagd, dan begint
vervolgens een proces van eliminatie, met
eventueel als uitkomst strafrechtelijk on
derzoek naar een concrete verdachte.Vele
factoren maken dat een dergelijk onder
zoek geen eenduidige uitkomst heeft. Maar
ieder onderzoek loopt spaak als niet on
omstotelijk is vast te stellen wie wanneer
welke stukken heeft geraadpleegd. De on
derdelen 'welke stukken' en 'wanneer' kun
nen we met elk modern archiefbeheersys
teem snel aantonen. Het 'wie' levert pro
blemen op als de persoon in kwestie een
niet te traceren naam heeft opgegeven.
Een goede identiteitsregistratie kan dit
voorkomen. Voordat we ons buigen over
eventuele juridische complicaties daar
van, is een blik op de werking van een con
crete identiteitsregistratie in het archief
wezen nuttig.
De introductie van een landelijke archief
pas zou voor het archiefwezen belangrij
ke voordelen opleveren, zoals herkenbare
dienstverlening en de mogelijkheid tot
geautomatiseerde produktie van bezoe
kersstatistieken. De discussie over de voor-
en nadelen van een landelijke archiefpas
laat ik even voor wat hij is en beperk mij
tot mijn eigen dienst, het Gemeente-ar
chief Amsterdam als voorbeeld. In samen
werking met een aantal andere archief
diensten ontwikkelden wij een norm voor
een archiefbeheersysteem: ABS/ Archeion.
Een van de facultatieve onderdelen van dit
systeem is bezoekersregistratie met be
hulp van een archiefpas. Bezoekers kun
nen archiefstukken alleen ter inzage krij
gen op vertoon van hun pas nadat die is
gescand bij binnenkomst. De Amsterdam
se archiefpas is de meest geavanceerde in
Nederland: de pashouder is afgebeeld met
zijn naam, een niet verwijderbare kleuren
foto en een barcode, die de houder identi
ficeert. Bij aanmaak van de pas overlegt
de gebruiker zowel een persoonslegitima
tie als een adreslegitimatie.
De ontwerpers van het systeem nemen
geen genoegen met de mondelinge opgave
van identificatiegegevens door de bezoe
ker. De reden daarvan ligt in de beveiliging
van de collectie: degene, die een bepaald
stuk heeft geraadpleegd, is met geverifieer
de naam en adres bekend. Dit is één van
de doelstellingen van het systeem. Nu heeft
niet iedereen altijd dergelijke identifica
tiedocumenten bij zich. Wanneer dit niet
het geval is, krijgt de bezoeker een zoge
naamd dagpasje dat slechts één dag gel
dig is. Daarbij worden overigens wel de
De keuze uit mogelijke identificatiedocumenten is enorm.
Als persoonslegitimatie gelden:
- paspoort,
- militair paspoort.
- nationale identiteitskaart.
- Nederlandse toeristenkaart,
- Nederlands rijbewijs.
- Nederlandse postidentiteitskaart,
- Nederlandse 65+ pas,
- ID-kaart gemeenten,
- ID kaart Europa.
- (tijdelijke) verblijfsvergunning,
- vluchtelingenpaspoort.
Ais adreslegitimatie gelden:
- bank- of giro-afschrift (niet ouder dan drie maanden).
- afhaal bewijs bank/girocheques (niet ouder dan drie maanden).
- uittreksel bevolkingsregister (niet ouder dan drie maanden).
- huurcontract/woonruimtevergunning (niet ouder dan drie maanden),
- geldige polis/bewijs van inschrijving ziektekostenverzekering,
- recente nota EnergieNoordWest (ENW),
- recente nota PTT Telecom.
We aanvaarden uitsluitend originele documenten.
personalia en het adres opgenomen en zijn
verschillende verificatiestappen mogelijk.
Bij gebruik van dagpassen schenken studie
zaalmedewerkers extra aandacht aan de
omgang met de stukken. Het aanmaken van
een archiefpas kost even tijd: gegevens moe
ten worden opgenomen en geverifieerd
en de digitale foto moet worden gemaakt.
Bij herhaald bezoek is men echter sneller
klaar dan op de traditionele manier van re
gistratie: de barcode op de pas hoeft bij bin
nenkomst alleen nog maar gescand te wor
den met een handscanner. De pashouder
kan geen stukken meer aanvragen zonder
dat de pas weer is ingelezen.
Laat ons wettelijk systeem een dergelijke
archiefpas wel toe? Werpt een verplich
ting tot aanschaf van een archiefpas geen
barrière op voor de openbaarheid van ar
chiefbescheiden? Zegt de Wet op de iden
tificatieplicht hier iets over? Verdraagt het
geautomatiseerd vastleggen van bezoe-
kersgegevens zich wel met de bescher
ming van de persoonlijke levenssfeer? Ik
zal proberen om dit soort juridisch rele
vante vragen te beantwoorden. Als legiti
matiebewijzen geld kosten zou dat strij
dig zijn met het beginsel van kosteloze
openbaarheid zoals dit in achtereenvol
gende archiefwetten is neergelegd. De
vraag of de verplichting een dergelijk
bewijs te tonen daarom in strijd is met
het beginsel van kosteloze raadpleging, is
een niet toelaatbare omkering. De proce
dure, zoals hiervoor beschreven, werpt
voor niemand een barrière op om stuk
ken te raadplegen. Bijna iedereen heeft wel
één van de genoemde legitimatiebewij
zen, alleen soms niet voorhanden: maar
daarvoor kent het systeem een soepele uit
zondering. De conclusie moet dan ook
luiden, dat het systeem niet strijdig is met
het beginsel van kosteloze raadpleging.
De Wet op de identificatieplicht zegt niets
over een dergelijke situatie. Hij regelt in
welke gevallen de plicht bestaat een in
deze wet genoemd identificatiedocument
bij zich te dragen en in welke gevallen een
dergelijk document moet worden ge
toond. De identificatieplicht betreft de
aanwezigheid bij voetbalwedstrijden, deel
terreinen op het gebied van de sociale
voorzieningen, de belastingen en de finan
ciële en economische sfeer. Verder is hij
van toepassing bij het vreemdelingentoe
zicht, het verlijden van akten voor een
notaris en in het openbaar vervoer. Iden
tificatie in archiefdiensten heeft niets van
doen met deze wet zodat hij verder bui
ten beschouwing kan blijven.
De bescherming van de persoonlijke le
venssfeer is echter wel duidelijk in het ge
ding. Niet alleen worden naam, adres en
woonplaatsgegevens van personen vast
gelegd, maar ook op welke dagen zij het
archief bezochten en welke stukken ze
toen opvroegen. Bovendien is de archief-
pas niet alleen een aanvraag- en controle-in
strument, maar ook een servicekaart: op
vertoon van de archiefpas verkrijgt de be
zoeker in de kantine een gratis tweede kop
je koffie en wordt hij/zij op de hoogte ge
steld van bijzondere gebeurtenissen, zoals
tentoonstellingen, waarbij hij/zij op ver
toon van de pas dikwijls ook korting op
de entree krijgt. Voor het gebruik van het
systeem om bezoekers mailings te zenden,
is toestemming van de individuele bezoe
ker nodig.
Ook de Wet persoonsregistraties (WPR) is
van toepassing. Het systeem bevat een per
soonsregistratie zoals bedoeld in de WPR,
zodat er ook voldaan moet worden aan de
normen van de WPR. Voor de publieke sec
tor geldt in principe dat de registratie in een
reglement moet worden vastgelegd en dat
dit vervolgens moet worden aangemeld bij
de Registratiekamer. We kunnen echter op
goede gronden aannemen dat voor de be
zoekersregistratie geen reglementsplicht
geldt op grond van het Besluit genormeerde
vrijstelling. Dat de WPR ingeruild gaat wor
den voor de Wet bescherming persoons
gegevens (WBP), is nauwelijks relevant.
Ondanks alle verschillen tussen beide wet
ten geeft de WBP ongeveer eenzelfde ni
veau van rechtsbescherming in ongeveer
dezelfde situaties. Ook de WBP kent mel
dingsplicht aan de Registratiekamer, maar
de vrijstellingsregeling in de memorie van
toelichting lijkt op bezoekersregistratie
systemen van toepassing.
De verwerking van persoonsgegevens -
het verzamelen, het vastleggen, de orde
ning, het wijzigen, de verstrekking, het ge
bruik, het afschermen, uitwissen of ver
nietigen van persoonsgegevens - dient op
grond van de WBP op behoorlijke en
zorgvuldige wijze te gebeuren voor wel
bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en
gerechtvaardigde doelen. Dit zijn open
normen die nadere invulling behoeven;
daarnaast wordt de toelaatbaarheid van
de verwerking van persoonsgegevens
gekoppeld aan omstandigheden. Deze zijn:
toestemming van de betrokkene, nood
zaak tot het nakomen van een wettelijke
verplichting en noodzaak tot een goede
vervulling van een publiekrechtelijke
taak. Hoewel dit laatste element in hoge
mate van toepassing is, geldt daarbij wel
de aantekening, dat de dienst de persoons
gegevens niet op een manier verder ver
werkt die onverenigbaar is met de doel
einden waarvoor ze zijn verkregen. Zo
kan het gebruik van het adressenbestand
voor mailings expliciet deel uitmaken van
het doel waarvoor de gegevens zijn ver
kregen. Toch is het gewenst om door de
open normen van de WBP, die mede op
grond van het toezicht van de Registratie
kamer invulling zullen krijgen, de bezoe
ker hier niet ongevraagd mee te confron
teren.
Binnen de context van één dienst vormen
de regels inzake privacybescherming dus
geen beletsel voor een registratiesysteem
met archiefpas. Maar hoe ligt dit als we
een landelijke archiefpas invoeren? Ook
hiervoor is er formeel geen beletsel, mits
het additionele doel behalve service aan
