BaVaarIO lest dorst naar kennis
van ir
inovei
rer
e arcli
IIV1
ist
ie
Burengerucht
Archievenblad
Burengerucht
Archievenblad
Als u in dit blad ook de advertenties met de nodige aandacht tot u neemt, vroeg u zich bij het zien van het recente jaaroverzicht van cursussen
en trainingen van de Archiefschool wellicht af naar welk exotisch leertraject de cryptische aanduiding BaVaarIO verwijst. Gaat u met het verklap
pen dat dit frivole acroniem staat voor cursus Basis Vaardigheden Institutioneel Onderzoek een lichtje op? Is het niet gewoon een praktische
inwijding in wat inmiddels als de 'PIVOT-methode' bekend is geraakt? Ja en nee, zo valt uit het onderstaande te concluderen.
Als mede-docent BaVaarIO - samen met Jan
van Tol, van het ministerie van Landbouw,
Natuurbeheer en Visserij - wil ik hieronder
aangeven wat de cursus behelst en waar
om deze in beginsel relevant is voor ie
dereen die belang stelt in archivistiek en
modem archiefbeheer.
Nog even: PIVOT
Wat ook weer was PIVOT? Dat deze naam
(ook al een letterwoord) staat voor Project
Invoering Verkorting Overbrengingster
mijn zal slechts weinigen onbekend zijn.
PIVOT is een project van de Rijksarchief
dienst, gestart in 1991 met een looptijd
van tien jaar en bedoeld om achterstanden
in de overbrenging van de archieven van de
centrale overheid naar de rijksarchiefbe-
plaatsen in te lopen, respectievelijk te voor
komen. Dit naar aanleiding van het terug
brengen van de voor die overbrenging
gestelde wettelijke termijn van 50 naar 20
jaar (vastgelegd in de Archiefwet 1995) - en
tegen de dreigende achtergrond van een
lange reeks door de Algemene Rekenkamer
in 1988 gesignaleerde tekortkomingen in
het archiefbeheer bij de centrale overheid.
De voornaamste concrete taak van PIVOT
was en is om in samenwerking met de be
trokken zorgdragers (vooral de ministeries)
een samenhangend stelsel van selectielijs
ten voor hun gegevensbestanden vanaf
1945 tot stand te brengen. Daarmee wor
den twee complementaire belangen ge
diend: enerzijds krijgt 'de administratie' de
beschikking over een structureel instrumen
tarium voor een reguliere en gecontroleer
de afvoer van overtollige bescheiden; an
derzijds wordt ten behoeve van de RAD
een adequate 'zeef geconstrueerd die voor
ziet in een effectieve opname van al die ar
chiefbescheiden die voor blijvende bewa
ring in aanmerking komen. Patroon en
maaswijdte van de zeef zijn tamelijk wan
trouwig tegen het licht gehouden door ver
schillende historici (en archivarissen). Deze
kritische inspectie op constructieve elemen
ten zou bijna het zicht ontnemen op de
ware prestatie van PIVOT in deze: het formu
leren van een expliciete selectiedoelstel
ling en het op basis daarvan ontwerpen van
een lijst van algemene selectiecriteria.
Methode institutioneel onderzoek
Minder bekend is dat PIVOT in het kader
van de totstandkoming van het systeem
van selectielijsten een specifieke onder-
zoeksmethodiek heeft ontwikkeld. Deze
'methode institutioneel onderzoek' gaat
ervan uit dat archiefbescheiden moeten
worden beschouwd als de neerslag van
welomschreven werkprocessen en proce
dures van overheidsorganen - handelin
gen -, die verricht worden als uitvloeisel
van min of meer vastliggende taken en
bevoegdheden. Deze taken en bevoegdhe
den zijn op hun beurt ontleend aan zekere
doelstellingen van de overheid met be
trekking tot het beleidsterrein waarbin
nen wordt geopereerd.
De 'PIVOT-methode' bestaat dan ook uit
een functionele analyse van het overheids
handelen op een bepaald beleidsterrein en
een systematische inventarisatie van de
werkprocessen van de verschillende over
heidsorganen (actoren) die op dat terrein
een rol spelen. Een dergelijk onderzoek
resulteert in een beredeneerd overzicht
van de overheidshandelingen op een be
leidsterrein, zodanig dat de geproduceerde
(en nog te produceren) archiefbescheiden
van de betrokken overheidsorganen een
duidig kunnen worden ingedeeld bij de
onderscheiden werkprocessen waarvan
zij de neerslag vormen. Men zie de inmid
dels uitgebreide lijst van PIVOT-rapporten,
die elk betrekking hebben op een bepaald
beleidsterrein.
Doe-cursus
Toen PIVOT eenmaal op streek was, deed
zich de noodzaak voor nieuwe projectme
dewerkers op te leiden en andere betrok
kenen in de gekozen werkwijze in te wer
ken. Vanuit deze praktische invalshoek
ontstond in 1993 BaVaarIO, als een min of
meer regelmatig gegeven 'in-company trai
ning'. Enige jaren geleden deed PIVOT de
verzorging van de cursus over naar de (Rijks)
Archiefschool, zodat ook een grotere groep
kan worden bestreken. BaVaarIO wordt
tweemaal per jaar gegeven; dit jaar in april/
mei en in september/oktober. De cursus
BaVaarIO bestaat uit vier lesdagen en is
vooral een doe-cursus, waarbij individuele
en groepsopdrachten (ja, ook huiswerk) niet
worden geschuwd. Om de cursus beter toe
te rusten voor een bredere groep dan de aan
vankelijke doelgroep van pivotters wordt
op dit moment een nieuw lespakket ont
wikkeld, bestaande uit een lesplan, hand
boek institutioneel onderzoek, een reader
en een verzameling opdrachten.
Het doel van de cursus is dat deelnemers
na afloop in staat zijn zelf onderzoek te
verrichten en de produkten van institutio
neel onderzoek kunnen hanteren of be
werken. Tot die produkten van institutio
neel onderzoek behoren niet alleen onder
zoeksrapporten, maar ook de op hasis daar
van opgestelde selectielijsten, ordenings
plannen en toegangen.
What's new?
Natuurlijk staat BaVaarIO ook open voor
een ieder die niet zozeer vaardigheden wil
aanleren, maar die in eerste instantie voor
al kennis wil nemen van de methode en
haar toepassingen. Vanuit archivistisch oog
punt is het werkelijk vernieuwende van de
methode institutioneel onderzoek gelegen
in het feit dat in verband met de hantering
van naoorlogs overheidsarchief de primaire
koppeling tussen archief en (archiefvor
mende) organisatie wordt losgelaten. Uiter
aard gaat het hier niet om een fysieke, maar
uitsluitend om een logische ontkoppeling.
Ook daarmee worden herkomst- en struc
tuurbeginsel geen geweld aangedaan. Deze
worden op een abstracter niveau bena
derd, door 'herkomst' en 'structuur' primair
te duiden als de specifieke functionele con
text waarin een archief, een bestand of
een bestanddeel ontstaat. Die context is ge
definieerd in termen van beleidsterrein,
overheidsorgaan en handeling.
Van een willekeurige of 'rekkelijke' inter
pretatie van de archivistische beginselen is
in dit verband geen sprake: een organisa
tieonderdeel) is zeker binnen de huidige,
complexe overheid immers slechts het in
strument waarvan een overheidsorgaan zich
bedient voor de uitvoering van een of meer
werkprocessen. Waar taken en bevoegdhe
den van formele overheidsorganen over
tientallen jaren tamelijk stabiel blijven of
een geleidelijke ontwikkeling vertonen, is
de organisatorische inbedding daarvan
over het algemeen een aaneenschakeling
van tijdelijke herschikkingen en abrupte
wijzigingen. Veelal ook is niet een enkele
organisatie, maar zijn verschillende orga
nisaties of organisatieonderdelen betrok
ken bij eenzelfde werkproces.
oeLe\DS-
^e<^in
Het primair benoemen van jonge archief
(bestanddelen) in termen van organisaties
of organisatieonderdelen leidt dan ook
veelal zowel de archivaris als de gebruiker
van archieven in een labyrint dat slechts
een afspiegeling vormt van bureaucrati
sche schijngestalten - waarachter de wer
kende delen van het overheidsapparaat
schuilgaan.
Doelgroepen
Waarom is de methode institutioneel on
derzoek onderwerp van een cursus die ook
voor niet-pivotters relevant is? De metho
diek werkt vanzelfsprekend in eerste
instantie in op het selectieproces: niet ar
chiefstukken, maar handelingen worden
gewaardeerd, ter vernietiging dan wel blij
vende bewaring van de daaruit voort
vloeiende neerslag. Hoewel de methode is
ontwikkeld voor archieven van de centra
le overheid, kan zij in beginsel ook wor
den toegepast voor de selectie van archief in
andere overheidslagen, ook op het niveau
van een enkel overheidsorgaan. Daarbij kan
men uitgaan van eigen selectiecriteria. De
door PIVOT ontwikkelde methode is niet
perse verbonden aan de in het kader daar
van gehanteerde selectiecriteria.
Toepassingen
De institutionele werkwijze leidt ook tot
toepassingen als toegangen en ordenings
plannen. In hoeverre de beheerder van
een niet-statisch archief gebruik maakt
van een archiefordening op basis van de
door het orgaan verrichte handelingen is
uiteraard de resultante van een afweging.
De specifieke randvoorwaarden van de
eigen bedrijfsvoering spelen daarin een
doorslaggevende rol.
Voor archiefbeheerders die te maken heb
ben of krijgen met selectielijsten die vol
gens de 'handelingenmethode' zijn opge
steld, is het zonder meer geboden om een
of andere koppeling aan te brengen tus
sen de eigen archiefordening en de me
thodiek van de selectielijst.
De doorwerking van institutioneel onder
zoek naar de studiezaal - en dan denk ik
nu vooral aan de rijksarchieven die met
PIVOT-produkten te maken gaan krijgen -
is evenwel totaal. Een archief dat is gese
lecteerd met behulp van een selectielijst
die is gebaseerd op een institutioneel on
derzoek, is immers logisch ingedeeld naar
handelingen. De na selectie resulterende
toegang, die betrekking heeft op het voor
blijvende bewaring in aanmerking ko
mende gedeelte, is dan eveneens primair
naar handeling ingedeeld. Bovendien is
een institutionele toegang een structureel
instrument, een soort verzamelinventaris
die nog tientallen jaren kan worden aan
gevuld - hoe dat precies zit, komt in de
cursus uitgebreid naar voren. Archivisten
zullen de opzet van het systeem van de
'institutionele toegang' moeten kennen,
met zo'n toegang kunnen omgaan en aan
vullingen adequaat (doen) verwerken. 3
20 Archievenblad
Mei 1999
Mei 1999
Archievenblad 21
i
Door: Robbert jan Hageman
INVENTARJSSENKAST
Illustratie: Willem Kuiler
ffT
[juR- iy/vVjj
Tj/;« iv
Illustratie: Willem Kuiler
Docent BaVaarIO cursus aan de Archiefschool
September cursus: 1 5/09/'99 en 22/09/'99
Oktober cursus: 6/10/'99en 13/10/'99
Aanmeldingsformulier aanvragen bij:
De Archiefschool
Tel: (020) 595 19 00
Fax: (020) 595 1 9 20
Informatie:
Michel Gruythuysen
email: m.w.m.m.gruythuysen@ai.hva.nl
