□OT[M\
□OT[M\
NVBA BESTUURSKRONIEK
NVBA BESTUUR DENKT NA OVER DE TOEKOMST
NVBA Nieuws
Archievenblad
nederiandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA-Redactieadres
Op 19 januari werd de oprichtingsakte van de
Koepel bij de notaris bij volmacht getekend. De
voorlopige naam van de Koepel luidt nu officieel
'Stichting Forum voor Samenwerking van het Ne
derlandse Archiefwezen en Documentaire Infor
matie-voorzienig'. Een hele mond vol en er is daar
om dan ook (rn.i. terecht) een prijsvraag uitge
schreven voor een definitieve naam. Met verba
zing heb ik de Statuten gelezen. Daarin wordt be
paald dat het bestuur verplicht is de jaarstukken
tenminste gedurende tien jaar lang te bewaren en
dat na ontbinding en vereffening de boeken en
bescheiden gedurende tien jaar moeten blijven
berusten onder de (rechts)persoon die daartoe
door het bestuur bij het besluit tot ontbinding
wordt aangewezen. Kennelijk is nog niet doorge
drongen dat tegenwoordig de wettelijke bewaar
plicht niet alleen geldt voor boeken en beschei
den maar ook voor andere gegevensdragers en
dat de wettelijke bewaartermijn slechts zeven
jaar bedraagt. Een slechte start? Inmiddels is het
eerste concept voor een activiteitenplan voor de
Koepel opgesteld; als NVBA vinden we dat be
drijfsarchieven daarin nog maar zeer mondjes
maat 'aan de bak' komen. Arie Otten zal in eerst
volgende bestuursvergadering voorstellen doen
voor een tweetal projecten die specifiek op ar
chieven van bedrijven, verenigingen en stichtin
gen gericht zijn. In oktober zal een Koepelmani
festatie worden gehouden.
In Amersfoort vergaderde op 10 februari het
Sectiebestuur Informatie Dienstverlening i.o. van
de ECABO. Katja Laurijssen en Ben Schmitz verte
genwoordigden de NVBA. Tijdens die vergade
ring werden de besprekingen over de 'eindter
men' voor GO-A, GO-BI en SOD1 afgerond. Die
gaan nu naar OCenW voor officiële diploma
erkenning.
Op 19 februari vergaderde het NVBA-bestuur in
Eindhoven. Het werd een lange zit: van 14.00 tot
18.15 uur, maar toen waren dan ook alle punten
(op een na) van de agenda met 32 items afge
werkt. Het zal duidelijk zijn dat de ruimte in deze
rubriek tekort schiet om er uitgebreid over te
rapporteren.
Het bestuur hield op 26 en 27 februari 'bezin
ningsdagen' in Rhenen. Elders wordt daarover
verslag gedaan.
Bezint eer gij begint (te bezinnen)
Onder dat motto werden de bezinningsdagen van
het bestuur van de NVBA voorbereid. Deels bestond
die uit het zoeken naar een 'externe' voorzitter,
die gevonden werd in de persoon van ere lid Cor
Groenland. Een ander deel van de voorbereiding
bestond uit het schrijven van notities over actuele,
zorgbehoevende of organisatorische onderwerpen
die ofwel de aandacht van het bestuur heeft
ofwel de aandacht zou moeten hebben. Iedere
onderwerpnotitie werd door een bestuurlijke
'trekker' geschreven, waarna bestuursleden die
hier ook nauw bij betrokken zijn commentaar
en/of aanvullingen op de notities leverden. Ieder
notitie voldeed vervolgens aan een uniforme
opbouw: eerdere besluitvorming, huidige stand
van zaken en stellingen gericht op totstand-
koming van het beleid ter zake. Voorbereiders
Paul vanTrigt en Joop van der Velden en voorzitter
Cor Groenland zorgden voor een goed gestructu
reerde aanpak en leiding, waarvoor dank!
48 Archievenblad
April 1999
nederiandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA Nieuws
Archievenblad
De onderwerpen die de revue passeerden waren
Interne organisatie/NVBA Nieuws, PR/Doelgroep/
Lidmaatschappen/ Naamswijziging, Samenwer
kingsverbanden, Opleidingen, Regionale contac
ten, Internationale contacten/Kwaliteit/Visie ar-
chivistiek, neergelegd in en besproken aan de
hand van zes notities. Alvorens hiermee te starten
maakte Groenland een rake opmerking: tussen (en
soms letterlijk in) de regels van de notities las hij
dat het bestuur 'last heeft' van drukte. Enerzijds is
dit uiteraard een goede zaak; het geeft aan dat het
bestuur actief bezig is op diverse fronten voor de
vereniging, anderzijds geeft het aan dat er dringend
versterking nodig is om de drukte op een goede
manier het hoofd te bieden.
Een uitgebreid verslag kunnen wij op dit moment
niet echt bieden; de tijdsdruk is hier debet aan, in
de zin dat het bestuur op 27 februari uitbezon-
nen was en de deadline voor deze bijdrage nader
bij was. Maar daarnaast zijn er zaken besproken
die ook andere leden en organisaties aangaan,
zodat het niet meer dan netjes en zorgvuldig is
om deze eerst met betrokkenen op te nemen. En
kele punten willen wij u echter niet onthouden,
te beginnen met iets dat u allen als lid rechtstreeks
aangaat!
Op het organisatorische vlak werd geconstateerd
dat in de nabije toekomst het huidige bestuurs-
probleem van werkdruk en tijdnood toeneemt
door het vertrek van bestuursleden op cruciale
functies (om maar niet te spreken van cruciale
bestuursleden): in 2000 is vice-voorzitter Ben
Schmitz en in 2001 is voorzitter Arie Otten niet
meer herkiesbaar. Hierom roepen wij u dringend
op om te reageren op de advertentie voor kandi
daat-bestuursleden. Ook als u denkt bij te kunnen
dragen in commissie-, werkgroep-, sectie- of Re
giowerkzaamheden: meld u aan! Het kan niet ge
noeg gezegd worden: ofschoon het onbezoldigde
taken zijn zal het u enorm verrijken! Zij stellen u
in staat een prachtig netwerk op te bouwen en
kennis op te doen in zowel bestuurlijke zin als
vakinhoudelijk. Dit geldt ook voor bijdragen aan
ons NVBA Nieuws, waarin wij geacht worden het
reilen en zeilen van onze vereniging en onze
leden te kunnen vernemen; dit kan niet zonder
uw bijdragen.
Bestuur en actieve groeperingen worden gehin
derd door het feit dat er te weinig schouders zijn
om onder het vele werk te zetten. We kunnen de
stelling 'iedere vereniging krijgt het bestuur dat
zij verdient' ook omdraaien: 'bestuur en actieve
leden van deze vereniging verdienen uw bijdrage'!
Bij vrijwel ieder onderwerp kwam de noodzaak
het imago op te poetsen naar voren, niet alleen
van de vereniging maar ook van de bedrijfsarchi
varissen als beroepsgroep. Dit ligt ons inziens
niet alleen bij PR/Nieuwe Koers, doch is ook af
hankelijk van de opstelling van individuele be
drijfsarchivarissen op hun werkplek en aan de
vereniging in haar geheel. Het bestuur ziet moge
lijkheden hieraan te werken op diverse vlakken:
bijdragen van leden aan NVBA Nieuws, op het
vlak van opleidingen (zowel erkenning van oplei
dingen op zich als aandacht voor diepte), het acti
veren van leden om niet achteraan maar vooraan
in de organisatie van de werkgever te participe
ren, het bewustmaken van het belang van het
archief bij bedrijven, samenwerking in en met
andere organisaties dan de Koepel, de branchever
enigingen en buitenlandse zusterverenigingen.
Naast alle andere zaken waarover het bestuur
zich bezonnen heeft was dit een conclusie die
wij u graag mee willen geven in uw eigen werk
omgeving. Degenen die dit reeds doen/hebben
gedaan niet te na gesproken: bedrijfsarchivaris,
kom uit uw hokje!!! Door een onzer werd gecon
stateerd dat het 'hokje-zitten' mede wordt ingege
ven door dat deel van de archiefdefinitie dat ge
wag maakt van 'organisch groeiend'. Het bestuur
is echter van mening dat u, als verantwoordelijke
voor de informatie, rechtspositiezekerstelling en
het geheugen van uw werkgever, het recht en de
plicht heeft aan de wieg van iedere 'boreling' te
staan en betrokken te zijn bij iedere nieuwe taak
of actie van uw organisatie, gevraagd èn onge
vraagd van advies en informatie te dienen, en niet
alleen 'de oude man ten grave dragen' en 'lijken
uit de kasten' te trekken Willen wij ons vak naar
behoren kunnen uitoefenen en niet ten onder
gaan in het geweld van automatisering, bezuinigin
gen en reorganisaties, zullen wij hieraan moeten
werken, individueel maar ook, zoals het een serieu
ze beroepsvereniging betaamt, met steun van, voor
en door ons allen.
NVBA zoekt kandi
daat- bestuursleden
April 1999
Archievenblad 49
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9. 5032 XL Tilburg
Tel: 01 3-4630619
Fax: 01 3-463061 9
e-mail: harry@tref.nl
NVBA lid worden?
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw L. de Kok,
Clematispark 1 5
2724 HX Zoetermeer
Dubbel abonnement
op het Archievenblad?
Met het verschijnen van het
nummer van het Archievenblad
waarin A/VBA-Nieuws voor het
eerst opgenomen is. is zowel
de KV AN als de NVBA geble
ken dat enkele leden op grond
van hun lidmaatschap het blad
tweemaal hebben ontvangen.
Deze leden kunnen, indien zij
slechts een exemplaar van het
Archievenblad wensen te ont
vangen, dit naar keuze kenbaar
maken bij de KVANof de NVBA,
die u vervolgens uit het abon
nementenbestand verwijderen.
Aangezien het abonnement in
het lidmaatschap geïntegreerd is.
geven of de KVAN of de
NVBA een korting van
f25,- op de contributie.
U blijft dus lid van de KVAN en
van de NVBA. maar ontvangt
slechts een exemplaar van het
Archievenblad en genoemde
korting van f 25,- op de be
treffende contributie.
Opgave voor het laten
vervallen van het tweede
abonnement ten laste van
de NVBAkan schriftelijk
bij de ledensecretaris:
Mw. S.L. de Kok-Ganga,
Antwoordnummer 1 0458,
2700 WB Zoetermeer
De Nederlandse Vereniging van
Bedrijfsarchivarissen NVBA
heeft behoefte aan versterking
van het bestuur. Daarom wordt
gezocht naar kandidaatbestuurs
leden met enerzijds enige be
stuurlijke ervaring en ander
zijds affiniteit met het (bedrijfs)-
archiefwezen. Het betreft niet
gehonoreerde functies: een ver
goeding van redelijkerwijs ge
maakte kosten is uiteraard wel
van toepassing.
Het NVBA-bestuur vergadert
4 a 5 maal per jaar, doorgaans
afwisselend in Eindhoven en
Apeldoorn.
Het DB vergadert daarnaast
nog 2 a 3 maal per jaar. Tevens
is er 2 maal per jaar een Alge
mene Ledenvergadering waar
alle bestuursleden bijvoorkeur
bij aanwezig zijn.
Voor meer informatie
kunt u terecht bij
Arie Otten. voorzitter NVBA.
telefoon (074) 242 37 81
Belangstellenden kunnen zich
tot 4 weken na het verschijnen
van deze advertentie wenden
tot het secretariaat:
mevrouw K.C. Laurijssen -
van der Kolk, Groeneveld 2.
5653 PC Eindhoven.
Uw sollicitatie wordt vertrou
welijk behandeld.
