F
R
NT I
ÖN
^aora
ra
werkweek
?r/
1
(Et (Eb
Voor de werkeenheid Inspectie en Acquisitie zoeken wi j een
MEDEWERKER GEGEVENSBEHEER M/V
MEDEWERKER STUDIEZAAL HISTORISCH ONDERZOEK
MEDEWERKER INVENTARISATIE MA
Het dagboek van:
Archievenblad
DSM is een sterk geïntegreerd internationaal chemieconcern met een omzet van circa 15 mil
jard gulden en met ongeveer 23.000 medewerkers. Wereldwijd heeft het concern meer dan
200 vestigingen in Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Azië en Australië. DSM is een voortzet
ting van de chemische activiteiten van de voormalige Staatsmijnen in Limburg, waarvan de
laatste kolenmijn in 1973 werd gesloten. Het Hoofdkantoor is gevestigd in het Limburgse
Heerlen. Hier is ook het Centraal Archief DSM gehuisvest, een afdeling met in totaal 17 mede
werkers. Ik ben er bedrijfsarchivaris.
Vanmorgen weer moeite met opstaan; het
blijft voor mij het slechtste moment van
de dag. Eenmaal uit het bed gaat alles op
schema. Na de badkamer, een snel ontbijt
en het vullen van de lunchtrommel haast
ik mij om zeven uur in de ochtend naar
de garage. Zoals altijd brengt mij mijn
auto (eentje uit de stal van het meest ver
kochte merk van Nederland) nabij de car
poolplaats. Hier wacht een collega. De rit
van Urmond, waar ik woon, naar Heerlen
via de A73 gaat probleemloos, maar de
conversatie op zo'n vroege, door de week-
se dag, staat op een zeer laag pitje. Ik ben
altijd het eerste op mijn kamer, die ik deel
met een collega-bedrijfsarchivaris. De PC
gaat aan, maar het duurt wel even voordat
ik na enkele wachtwoorden, het virus
scanprogramma en andere formaliteiten
toegang krijg tot het netwerk.
Mijn functie omvat het opbouwen en in
standhouden van het concernarchief bin
nen mijn aandachtsgebied, het ontwikke
len en uitvoeren van een bewaartermij-
nenbeleid, het optreden als centraal aan
spreekpunt voor wat betreft vragen op
het vakgebied, het geven van adviezen op
het terrein van archiefbeheer en het ver
strekken van informatie uit overgedragen
of in depot gegeven archiefbestanddelen.
Vandaag heb ik een afspraak met het
secretariaat van een Business Groeps-
directeur over bewaartermijnen. Het DSM-
concern als totaal is onderverdeeld in
Business Groepen. De directeuren hier
van rapporteren rechtstreeks aan de Raad
van bestuur DSM. Op de schriftelijke
neerslag die hier ontstaat, moet ik als
bedrijfsarchivaris alert zijn. Via een be-
waartermijnenlijst komt van dit archief
alleen dat in het concernarchief wat voor
het concern van belang is.
Genoemde afspraak is al een tijdje gele
den gemaakt. Na ruim anderhalf uur heb
ik alle gebruikte notaties van het gehele
directie-archief opgeschreven en de taken
van het secretariaat in beeld gebracht. Tot
mijn tevredenheid maakt de secretaresse
gebruik van de door ons gepropageerde
functionele archiefcode.
Het is ook mijn taak die bewaartermijnen-
lijst op te stellen, waarbij de bewaarter
mijnen in onderling overleg worden vast
gesteld. Het eerste concept-voorstel maak
ik zelf. Eenmaal aan de slag lever ik eerst
strijd met de tabs, die niet willen wat ik
wil, maar uiteindelijk wel: de tabs staan in
het gelid en de conceptlijst vordert ge
staag.Tussen de bedrijven door worden er
regelmatig koffierondjes gelopen om het
moreel op peil te houden. De collega's
worden niet vergeten.
Als DSM-er met bijna de meeste dienstja
ren bij het Centraal Archief DSM bekijk ik
met enkele collega's een aantal oude films
van het Centraal Proefstation (een relict
uit het mijnverleden van DSM) die zijn
overgezet op video. Het zijn bijna allemaal
films over proeven en andere technische
testen uit een ver verleden van toen nog
de Staatsmijnen.
Besloten wordt deze films en video's over
te dragen aan het Museum voor industrie
en samenleving (Industrion) te Kerkrade.
Hier zijn ze beter op hun plaats dan in het
concernarchief van DSM.
Na een wandelrondje door Heerlen kom
ik uitgewaaid terug op mijn kantoor in
het souterrain van het Hoofdkantoor met
toch uitzicht op wat groen en verderop
de hoogbouw van een winkelcentrum.
Ter afwisseling begin ik nu met het bij
werken van de bijna voltooide inventaris
van een uitgedund divisie-archief. Voor
1996 was DSM onderverdeeld in divisies,
die vanaf 1 maart 1996 meerdere en klei
nere Business Groepen zijn geworden. Dit
archief wordt nu voor 'de eeuwigheid'
bewaard en zal te zijner tijd aan het Rijks
archief in Limburg worden overgedragen.
Het einde van een klus waaraan ik samen
met de 'carpoolcollega' ruim een half jaar
heb gewerkt.
Een telefoontje van een van de redactie
collega's van uw blad spoedt me naar een
van de kluizen van het archiefdepot. Er
worden enkele foto's 'over het archief' ge
vraagd. Een pakketje gaat net op tijd op
de post. Ongemerkt is het weer tijd om
naar huis te gaan. 2
April 1999 Archievenblad 3
In Het Utrechts Archief kan iedereen onderzoek doen naar het
verleden van de provincie Utrecht, de steden, dorpen en hun
inwoners. En veel mensen doen dat: het archief wordt jaarlijks
zo"n 18.000 keer bezocht. Met ruim 15 km archiefmateriaal,
bijna een half miljoen kaarten, tekeningen, prenten en foto's en
ruim 70.000 boeken, kranten en tijdschriften fungeert Het
Utrechts Archief als de historische werkplaats van de provincie
Utrecht waar burger en overheid welkom zijn met hun historische
vragen. De expertise en het enthousiasme van ruim 70
medewerkers en een grote groep vrijwilligers staan borg voor een
goede dienstverlening. De medewerkers zijn vaak belast met
meerdere taken; dit takenpakket kan van jaar tot jaar verschil
len. Binnen afzienbare tijd zal Het Utrechts Archief verhuizen
naar het Museumkwartier, waar zij in de schaduw van de Dom het
cultuur-historisch hart van de stad Utrecht hoopt te gaan
versterken.
(12 uur per week)
Momenteel wordt in het archiefwezen gewerkt aan de invoering van een nieuw archiefbeheersysteem dat de bestaande systemen ABS en
Archeion zal vervangen. Het is de bedoeling dat het nieuwe systeem eind 1999 in Het Utrechts Archief operationeel is.
Het nieuwe systeem vormt de basis van het beheer van de archieven en de dienstverlening aan het publiek.
F unctie-inlioud
Het applicatiebeheer van het archievenbeheersysteem. Het verzamelen, controleren, bewerken en invoeren van de door de verschillende
werkeenheden aan te leveren gegevens. Ilct samenstellen van de verschillende voor het beheer en de dienstverlening benodigde
overzichten. Het beheren van de gedigitaliseerde bestanden van toegangen, nadere toegangen, gidsen, e.d. De functie gaat in per
I januari 2000.
Tot die tijd wordt de nieuwe functionaris binnen de werkeenheid studiezalen belast met dienstverlening als tijdelijk
12 uur per week)
Tot de werkzaamheden voor deze functie behoren het verstrekken van mondelinge, telefonische en schriftelijke inlichtingen, het
begeleiden van bezoekers en het houden van toezicht in de studiezaal.
Functie-eisen
Diploma archivistiek B (opleiding middelbaar archiefambtenaar). Kennis van en ervaring met geautomatiseerde zoeksystemen.
Voor de werkeenheid Inventarisatie zoeken wij een
(18 uur per week)
Functie-inhoud
Het inventariseren van oudere archieven, vooral archieven waarvoor specialistische kennis is vereist, met name op het terrein van de mid
deleeuwse en de kerkelijke geschiedenis. Het verrichten van institutioneel onderzoek ten behoeve van inventarisatieprojecten.
Functie-eisen
Diploma archivistiek B (opleiding middelbaar archiefambtenaar). Diploma archivistiek A (opleiding hoger archief ambtenaar) strekt tot
aanbeveling. Kennis van en ervaring met de bewerking van oudere archieven. Relevante specialistische kennis, of de capaciteiten en de
bereidheid om deze te verwerven. Doorgroei naar de functie van senior medewerker behoort tot de mogelijkheden. Een combinatie van de
functies medewerker gegevensbeheer en medewerker inventarisatie is mogelijk.
Arbeidsvoorwaarden
Het Utrechts Archief kent brede functieprofielen. Daarom moet de bereidheid aanwezig zijn om ook andere werkzaamheden te
verrichten. Aanstelling geschiedt op het niveau van medewerker. Het salaris bedraagt maximaal fl. 5.234,= bij een werkweek van 36 uur
(schaal 8). In de loop van 1999 zullen de functies definitief worden gewaardeerd.
Informatie
Voor nadere informatie over bovengenoemde functies kunt u contact opnemen met de heer A. Pietersma, telefoon (030) 286 66 11.
SoUicitatie
Uw sollicitatie op één of meerdere van bovengenoemde functies kunt u binnen 14 dagen richten aan de directeur van Het Utrechts
Archief, drs. J.T.J. Jamar, Alexander Numankade 199-201, 3572 KW Utrecht.
31B
Door Harry Strijkers
KV SITTARO
Harry Strijkers, bedrijfsarchivaris bij DSM te Heerlen