Integraal Document
werk in uitvoering
Archievenblad
De Postdoctorale opleidin uan Erasmusuniversiteit Rotterdam
Archievenblad
Profiel informatiemanagers
Twee jaar geleden startte aan de Faculteit der Historische en Kunstwetenschappen (FHKW) van de Erasmus
Universiteit Rotterdam de postdoctorale opleiding Integraal Document Management. De directe aanleiding
daartoe was, zoals wel vaker in Rotterdam, de grote vraag van het bedrijfsleven.
Bij het Rotterdamse bedrijfsleven bestond de
behoefte aan academisch gevormde informatie
managers die in staat zijn de informatievoorzie
ning van bedrijven af te stemmen op de vraag; die
automatisering kunnen benaderen vanuit de orga
nisatie, niet zozeer vanuit de techniek.
Vooral alfa's
Opmerkelijk genoeg richtte Integraal Document
Management (IDM) zich niet op bedrijfsecono
men, bestuurskundigen of technici. De gedachte
achter de cursus was namelijk dat het document
voor de nieuw op te leiden functionarissen cen
traal moest staan. Daarom werd vooral gerecru-
teerd onder alfa's, en dan met name onder histo
rici en filologen, die immers ruime ervaring heb
ben met het ordenen en verwerken van grote
hoeveelheden documentaire informatie. Zij zou
den twee trimesters lang 40 uur per week aan
hun opleiding besteden, om vervolgens drie
maanden stage te lopen bij informatie-intensieve
bedrijven en instellingen.
Grote variatie
Wat ons tijdens het eerste college opviel, was de
variatie in professionele herkomst van de cursis
ten. Onder ons waren niet uitsluitend historici en
taalkundigen, maar ook een politicoloog, een
HTS-er, een biomedica en een cultureel antropo
loog. De helft van de cursisten volgde de oplei
ding bovendien in deeltijd en was al in het in-for-
matiemanagement werkzaam. Onder deze groep
was de verscheidenheid nog veel groter. Een twee
de opvallend kenmerk van de cursisten was het
leeftijdsverschil. Dit leidde, samen met het combi
neren van de verschillende gezichtspunten vanuit
genoemde disciplines, tot creativiteit en motivatie
tijdens de studie. Achteraf kan ook de kritische
kanttekening worden gemaakt dat de oudere stu
denten de meeste moeite hebben ondervonden
met het zoeken naar een geschikte baan op de
arbeidsmarkt. Kennelijk is de behoefte aan infor
matiemanagers toch niet onbeperkt.
Simulaties en stages
De cursisten werden onderworpen aan een uitge
breid programma en aan heel verschillende les-
vormen. Moest voor het ene vak een paper wor
den ingeleverd, een ander vereiste een psycholo
gisch selfassessment, het bouwen van een onder
deel van een website, of het opstellen van een
begroting of een personeelsadvertentie. Wat alle
colleges echter gemeen hadden, was dat ze van
de cursisten verlangden dat ze zich via handboe
ken in korte tijd grondig in de theorie van een
bepaald vakgebied verdiepten, waarna het geleer
de op beperkte schaal in de praktijk werd ge
bracht. Er werd echter minder tijd voor het op
doen van praktische vaardigheden uitgetrokken
dan achteraf wenselijk blijkt.
Natuurlijk ging het in dit stadium nog om simula
ties. Het echte praktijkgedeelte werd immers ge
vormd door de drie maanden stage die de cursis
ten moesten lopen. Tot ieders verrassing bleek er
een teveel aan stageverlenende bedrijven en in
stellingen te zijn. Heineken, Unilever, de Bank
Nederlandse Gemeenten, Rijkswaterstaat, DOXiS
en de NS hoefden zich niet lang te bedenken.
Nog opvallender is dat ook de Nederlands Her
vormde Kerk, een lobbyorganisatie voor ontwik
kelingssamenwerking en het patiëntenplatform
stagiaires onderdak verleenden. Al na de eerste
maand bleek hoe goed inpasbaar wij als cursisten
waren. Achteraf bleek echter dat slechts een klein
aantal stagiaires bij de stageverlenende instelling
in dienst is getreden: een stageplaats vormt dus
geen garantie op een werkplek.
Generalistische benadering
In de stageperiode relateerden we de tijdens de
studie verworven kennis en vaardigheden aan de
praktijk, waarbij we de eigen mogelijkheden en
geschiktheid voor een bepaalde functie op het
gebied van integraal document management ver
kenden. Ook kregen we meer inzicht in de doel-,
taak- en samenstelling van verschillende organisa-
ties waar de stage werd uitgevoerd. Bin
nen een termijn van drie maanden voer
den we verschillende opdrachten uit in
de vorm van onderzoeken en organisato
rische werkzaamheden. Hierbij werd de
documentaire informatievoorziening in
de breedste zin van het begrip belicht. In
enkele organisaties werden op het gebied
van archief en documentatie beleidsmati
ge aspecten in samenhang met beheer en
uitvoering nauwgezet geanalyseerd op
knelpunten. Na het afwegen van alterna
tieven konden de stagiaires in voorstellen
verandering van beleid aandragen.
Anderen brachten producten als een orde
ningsplan en een ingericht documentatie
centrum tot stand of belichtten de moge
lijkheden en het belang van digitalisering,
al dan niet in samenhang met information
retrievalzoekmethoden. Telkens werd ge
keken naar de structuur van de organisa
tie, primaire bedrijfsprocessen en organi
satiecultuur. Effectiviteit, efficiency en
gebruikersbehoeften vormen daarbij sleu
telbegrippen.
Kenmerkend voor de toekomstige infor
matiemanagers is hun generalistische
benadering en verbindende rol als profes
sionele gesprekspartner van directie
teams, afdelingshoofden en praktisch uit
voerenden.
Met behulp van een integrale visie wezen
zij keer op keer op het belang van een
goede documentaire informatievoorzie
ning binnen een willekeurige organisatie.
Gedurfde stap
Of de opleiding IDM voor een benadering
heeft gekozen die werkt, zal nog moeten
blijken. Voorlopig hebben niet alle cursis
ten een baan weten te bemachtigen en zij
die daar wel in geslaagd zijn, zijn niet al
tijd binnen het vakgebied werkzaam. Ze
ker het managementniveau waarop de stu
die mikt, lijkt vooralsnog onhaalbaar.
De relatieve onbekendheid van de oplei
ding en de onderschatting van het belang
van documentmanagement bij bedrijven
bemoeilijken de verbinding met de
arbeidsmarkt. Heeft de studie te hoog in
gezet? Er is in ieder geval een gedurfde
stap gezet op een in belang toenemend
vakgebied. 3
14 Archievenblad
Maart 1999
Maart 1999
Archievenblad 15
Door Pieter Wagenaar en Serge Boekhoorn*
joop Visser en Paula van der
Houwen, verbonden aan de
Faculteit der Historische en
Kunstwetenschappen (FHKW),
inventariseerden de precieze
behoeften en stelden in samen
werking met Ad van Heijst,
directeur van DOXiS, het pro
fiel op waaraan informatie
managers zouden moeten vol
doen. Ze zouden als genera
list een stevige organisatie-
kundige achtergrond moeten
hebben, en dus bijvoorbeeld
op de hoogte moeten zijn van
de jongste ontwikkelingen in
het personeelsmanagement.
Daarnaast zouden ze natuur
lijk in staat moeten zijn om
informatiestromen te coördi
neren, waarvoor kennis van
archivistiek, administratieve
organisatie en informatie
planning onontbeerlijk is.
Tenslotte zouden informatie
managers het vermogen moe
ten hebben ontwikkelingen
in de ICT op afstand te volgen
en het belang ervan voor hun
werkgever moeten kunnen
taxeren.
De eerste lichting cursisten Integraal Document Management van de Postdoctorale opleiding van de Erasmus Universiteit Rotterdam
Fotografie: Jacco Huijssen
Cursisten van de opleiding
S--;
