I
I
Ben H
Bel (0320)2678 20
Met B en H wordt document management ook meteen time management!
Bewaarbeleid
Archievenblad
Het verdient aanbeveling de bewaartermij-
nenlijst systematisch in te delen en er te
vens een alfabetisch register aan toe te voe
gen. Het zal duidelijk zijn dat er een indrin
gende relatie bestaat tussen de wijze waar
op de documenten in het archief worden
geordend en de mogelijkheden om werk
bare bewaartermijnen vast te stellen.
Bewaarvormen en -plaatsen
Met het vaststellen van de bewaartermij-
nenlijst is het bewaarbeleid in principe
geregeld. Voor praktische toepassing is
echter nog een verfijning wenselijk. Het
feit dat bepaalde documenten gedurende
x jaar moeten worden bewaard betekent
nog niet dat dit moet gebeuren op of bij
de werkplek waar die documenten in eer
ste instantie worden gearchiveerd. De
meeste documenten treffen we aan op
plaatsen waar leidinggevende of admini
stratieve werkzaamheden worden verricht;
dus in de kantooromgeving waar ruimte
schaars en duur is. Daarom is het aan te
bevelen om de totale bewaartermijn te
splitsen in een dynamische en een stati
sche fase. Gedurende de dynamische fase
bevinden de documenten zich bij voor
keur op of zeer dicht bij de werkplek,
zodat ze steeds snel zijn te raadplegen. In de
statische fase, wanneer de documenten
voor de dagelijkse taakuitoefening niet
meer nodig zijn, worden ze op een uit eco
nomisch gezichtspunt aanlokkelijker - dat
wil zeggen goedkopere - plaats onderge
bracht. (In complexe en/of geografisch
gespreide organisaties kan het wenselijk
zijn om nog meer nuances aan te brengen
en ook nog een semi-dynamische en/of
semi-statische fase te onderscheiden.)
De duur van de dynamische fase wordt
bepaald door:
- de raadpleegfrequentie en het in de tijd
dalende verloop daarvan;
- de maximaal aanvaardbare responsetijd;
- de beschikbare ruimte.
In gevallen dat de totale bewaartermijn in
verhouding tot de dynamische periode
zeer lang is, wordt het aantrekkelijk te
denken aan maatregelen om de fysieke
omvang te beperken. Conversie naar een
ander medium dient dan zeker te worden
overwogen. Uiteraard kan conversie uit
andere oogpunten (denk aan work/docu
ment flow management) op een veel eer
der tijdstip nuttig zijn!
Wanneer bepaalde documenten relevantie
hebben voor meerdere, uiteengelegen
werkplekken, is het nodig te kiezen tussen:
- hetzij enkelvoudige centrale bewaring
met als consequentie dat er looptijd
verliezen zullen optreden;
- hetzij meervoudige decentrale bewaring
met als consequenties dat
er kosten moeten worden gemaakt
voor kopiëren;
ruimte en opbergmiddelen nodig zijn
om deze op te bergen;
er een nieuwe documentsoort is ont
staan (de kopieën).
Ook hierin schuilt een motief om over te
gaan tot conversie naar een ander medi
um; daarbij valt met name te denken aan
optische schijven in een netwerk.
Convenanten
Uit bovenstaande is duidelijk geworden
dat cultuur-historische overwegingen geen
rol van betekenis spelen bij het vernieti-
gingsbeleid van bedrijven.
Dat heeft twee oorzaken:
- de cultuur-historische waarde wordt niet
onderkend;
- verlengen van een bewaartermijn brengt
kosten met zich die op geen enkele wij
ze binnen het eigen bedrijf worden ge
compenseerd.
Het is ook bekend dat veel bedrijven, en
dan met name in het midden- en kleinbe
drijf, niet goed raad weten met hun ar
chief en als gevolg daarvan ook geen opti
maal bewaarbeleid voeren. Zij zijn ook
van onvoldoende omvang om het zich te
kunnen permitteren een geschoold be-
drijfsarchivaris in dienst te hebben. Het
gevolg daarvan is dat zij vaak bewaarkos-
ten maken die in feite onnodig zijn.
In deze combinatie van gegevens ligt een
mogelijke oplossing besloten. Zo zou de
kring van beheerders van historische ar
chieven actie kunnen ondernemen om te
zorgen dat belangwekkend materiaal be
houden blijft zonder dat bedrijven daar
voor extra kosten hoeven te maken. Daar
zou zij samenwerking voor moeten zoe
ken met daarvoor in aanmerking komen
de bedrijven. Zo'n samenwerking kan
worden vastgelegd in met bedrijven te
sluiten 'convenanten' waarin zij overeen
komen dat:
- beheerders van historische archieven op
grond van hun kennis en ervaring zullen
assisteren bij het vaststellen van ratione
le bewaartermijnen;
- historische archieven het beheer van
daarvoor in aanmerking komende docu
menten voor hun rekening nemen zodra
het bedrijfsbelang geen verdere bewa
ring vereist;
- vanuit het historisch archief slechts die
stukken openbaar gemaakt worden die
het bedrijfsbelang niet schaden.
Op deze wijze is voor beide partijen voor
deel te behalen, want
- het bedrijf hoeft geen dure specialist aan
te trekken om tot verantwoorde bewaar
termijnen te komen
- en historische archieven krijgen de ze
kerheid dat belangwekkend materiaal
niet voortijdig verloren gaat. 3
36 Archievenblad
Februari 1999
Ruimte is kostbaar. Alle reden om uw archief zo klein mogelijk te maken. Maar tijd is zo mogelijk nog
kostbaarder. En wat eenmaal in uw archief zit, haalt u er niet zo snel en gemakkelijk meer uit. Terwijl het
zo simpel lean zijn. Wilt u ruimte én tijd besparen, bel dan met B en H Microdata Systemen. Documenten-,
boeken- en microfilmscanners. Apparatuur voor microverfilming, readers en reader/printers tot en met
A2-formaat. En systemen voor het razendsnel verschalen van micro- tot grootformaat (AO!).
RECMA
MICRODATA SYSTEMEN
BELL HOWELL FUJI FILM
Postbus 2140, 8203 AC Lelystad. Fax 0320-267830. E-mail: benh@regma.nl www.regma.nl/benh
Informatïewaarde Bewijswaarde
Bewaarvorm
Raadpleegfrequentie
Bewaarplaats
Beschikbare ruimte
Vice-voorzitter NVBA
Bewaarplaats- en vorm
H
Uw documentstroom
Onderdeel van:
Exclusief distributeur van:
