se
sche gege
Bewaarbeleid
Archievenblad
Bewaarbeleid
Archievenblad
Bedrijfshistorie
het bewaarbeleid
van bedrijven
In december 1997 mocht ik in de Universiteit van
Antwerpen voor een internationaal gezelschap van
bedrijfshistorici en archivarissen een inleiding hou
den over het bewaarbeleid in Nederlandse bedrijfs
archieven. Als eerste bijdrage van de NVBA in het
Archievenblad bied ik graag de tekst van die inlei
ding aan.
Bewaarmotieven
Vaststellen bewaartermijnen
Soorten bewaartermijnen
Clusteren
Individuele beoordeling
34 Archievenblad
Februari 1999
Februari 1999
Archievenblad 35
Sn
1
Door B.A.B. Schmitz*)
Bedrijfshistorie is voor een
groot deel gebaseerd op
hetgeen in bedrijfsarchie
ven aan informatie te vin
den is. Daarbij doet zich het
probleem voor dat slechts
in bijzondere gevallen (bij
voorbeeld faillissementen)
de beschikking wordt ver
kregen over min of meer
complete archieven. In de
normale situatie worden
bedrijfsarchieven in een
continu proces op basis van
bedrijfsbewaartermijnen
ontdaan van allerlei docu
menten zonder dat daarbij
de eventuele historische
waarde in aanmerking werd
genomen.
Willen archiefbewaarplaat
sen historici de beschikking
kunnen geven over méér
dan de rest-informatie die
overblijft na uitdunning,
dan zijn er maatregelen
nodig om het bewaarbeleid
van bedrijven te beïnvloe
den. Om een dergelijke
invloed te kunnen uitoefe
nen moet op de eerste
plaats kennis worden ver
gaard over het bewaarbe
leid van bedrijven.
Bewaren van archivalia brengt kosten met zich
mee. Vandaar dat bedrijven ernaar streven de
bewaring te staken zodra de in de archivalia aan
wezige gegevens geen bijdrage meer leveren aan
de bedrijfsvoering. Als wettelijke verplichtingen
daartoe noodzaken zal de bewaring veelal nog
enige tijd duren, ook nadat de gegevens geen rele
vantie meer hebben voor de bedrijfsvoering.
Je kunt stellen dat een bedrijf documenten gedu
rende zekere tijd bewaart vanwege een of meer
van onderstaande motieven:
- voldoen aan wettelijke bewaarverplichtingen;
- handhaven van de eigen rechtspositie
- rechten kunnen aantonen;
- nakomen van verplichtingen kunnen bewijzen;
- ondersteunen van de bedrijfsvoering
gefundeerd beleid voeren;
consequente taakuitvoering bevorderen;
bij herdenkingen/jubilea over relevante
gegevens beschikken;
- moreel/maatschappelijke overwegingen
sociale rechten van voormalig personeel;
wetenschappelijk onderzoek.
Vaststellen bedrijfsbewaartermijn
Schatting bewijs- /informatiewaarde
Wettelijke bedrijfsbewaartermijn
Schatting kosten/schade bij
ontbreken informatie/bewijs
Bewaartermijn
Schatting beheerskosten
per jaar
Bedrijfsbewaartermijnen worden vooral bepaald
door de waarde die uit oogpunt van bewijs en/of
informatie aan documenten wordt toegekend.
Moreel/maatschappelijke overwegingen spelen in
de praktijk echter nauwelijks een rol. Slechts
grote, goed florerende bedrijven kunnen zich die
luxe veroorloven. Met het 'platter' worden van
organisaties en de daaruit voortvloeiende opde
ling in kleinere autonome 'business units' zal dit
zelfs nog sterker gaan spelen. De managers van
die units worden immers 'afgerekend' op hun in
geld uitgedrukte resultaten!
Het feit dat een document gedurende een bepaal
de tijd bewijs- en/of informatiewaarde bezit, bete
kent nog niet dat het gedurende die tijd zal wor
den bewaard. In een aantal gevallen immers zal
het ter vernietiging selecteren meer geld kosten
dan het blijven bewaren. In andere gevallen zul
len de kosten van bewaring hoger liggen dan de
waarde van de documenten rechtvaardigt.
In de praktijk doet zich het probleem voor dat
nauwelijks iemand bereid is de waarde van een
document in geld uit te drukken. Vandaar dat
men vaak noodgedwongen niet van de waarde
uitgaat, maar van een schatting van de kosten of
de schade die het gevolg zullen zijn van het ont
breken van een document op het moment dat het
als bron van bewijs of informatie nodig is.
Wettelijk bewaartermijn
Bedrijfsbewaartemijnen
Gericht op
Handhaven (rechts)positie
van de overheid en belang
hebbende (rechts) personen
Handhaven eigen rechtspositie
voorzien in functionele
informatiebehoefte
Bepaald door
Behoefte aan rechtszeker
heid voor burgers, rechts
personen en de overheid
economische belangenafweging
gebaseerd op de specifieke
eigen bedrijfssituatie
Het zal duidelijk zijn dat een bewaartermijn dus
niet zonder meer gelijk is aan de door de wet
gestelde termijn en evenmin aan de termijn waar
in het document waarde heeft. De bewaartermijn
wordt bepaald door een fïnancieel-economische
afweging te maken tussen:
- enerzijds de kosten die men bereid (en in staat)
is te maken om bepaalde gegevens beschikbaar
te houden
- anderzijds de schade die zou worden geleden als
niet over bepaalde bewijzen of informatie kan
worden beschikt, gerelateerd aan een schatting van
het aantal malen dat zo'n situatie zich zal voordoen.
Waarde van een document
Bewijswaarde
Informatiewaarde^
Rechtspositie t.o.v. derden
Leveranciers
Afnemers
Financiers
Werknemers
Overheden
Economisch
Technisch
Logistiek
Sociaal
Wetenschappelijk
Cultureel/politiek^
Sentimenteel/
historisch aspect
Verhoudingen/feiten
binnen eigen bedrijf
Organisatorisch
Waardebepaling
Rechtspositie t.o.v.
derden: objectief
- Overige: in meer of mindere mate subjectief
Informatiewaarde Bewijswaarde
Bewaarvorm
Raadpleegt requentie
Bewaarplaats
Beschikbare ruimte
Het vaststellen van bewaartermijnen ver
eist inzicht in de waarde van een docu
ment voor de totale organisatie en mag
dus niet worden overgelaten aan degene
die de documenten onder zijn beheer
heeft. Bovengenoemde afweging en de
daarop gebaseerde beslissing kan dermate
grote financiële, fiscale en/of juridische
gevolgen hebben voor de gehele organisa
tie, dat duidelijke stellingname van het
management vereist is.
In de praktijk worden in de particuliere
sector drie soorten bewaartermijnen ge
hanteerd:
•Definitieve termijnen; waarbij een aan
de datum van opmaak gerelateerde be
waartermijn wordt vastgesteld die bij
verstrijken in principe leidt tot vernieti
ging-
•Conditionele termijnen; waarbij een be
waartermijn wordt vastgesteld, ingaande
op het moment dat zich een te verwach
ten feit of gebeurtenis voordoet, en die na
afloop daarvan in principe tot vernieti
ging leidt.
•Voorlopige termijnen; waarbij een aan de
datum van opmaak of ontvangst gerela
teerde termijn wordt vastgesteld die na
verstrijken niet leidt tot vernietiging maar
tot herwaardering.
Bij het bepalen van bewaartermijnen
moet uit efficiency overwegingen liefst
niet van losse, op zich zelf staande docu
menten worden uitgegaan, maar van
documentclusters. De meest voor de
handliggende clustering is die naar docu
mentsoort (factuur, bestelbon, verslag,
etc).
Per soort zullen weliswaar vele exempla
ren bestaan, maar de waarde (en daarmee
de bewaartermijn) zal per soort gelijk zijn
en veelal in de vorm van een definitieve
termijn kunnen worden vastgelegd. Daar
bij zal het in de praktijk nodig zijn de
soorten zo gedetailleerd mogelijk te ne
men (inkoopfactuur, interne bestelbon,
verslag van de wekelijkse managentverga-
dering, etc.). Deze aanpak is overigens
alleen nuttig als de betreffende documen
ten ook als zodanig (dus niet tussen an
dersoortige documenten) bewaard wor
den.
Voor diverse documentensoorten (bij
voorbeeld brieven, memo's) is het daarom
niet mogelijk/dienstig de bewaartermijn
per soort te regelen. Dan is het beter uit
te gaan van andere clusters, met name die
welke in de praktijk voor de archivering
worden toegepast (zoals zaakdossiers,
persoons-bundels, objectbundels, project
dossiers, etcetera).
Doorgaans is het mogelijk om aan dit
soort clusters een conditionele termijn te
verbinden (bijvoorbeeld dat personeels-
bundels worden bewaard tot 10 jaar na
het bereiken van de pensioengerechtigde
leeftijd en produktdossiers tot 5 jaar na
afloop van de laatste serviceverplichting).
Als het archiefbeheer en met name de
bundelvorming goed zijn georganiseerd,
is met boven geschetste aanpak voor het
merendeel van de documenten de bewaar
termijn te bepalen. Voor de resterende do
cumenten blijft niet anders over dan ze
individueel te beoordelen. Een praktischer
aanpak is echter per (ruim) onderwerp
een voorlopige termijn te stellen en ook
niet te proberen gedurende die termijn tot
nadere vaststelling te komen. Domweg
gedurende de voorlopige termijn bewaren
zal doorgaans goedkoper zijn dan steeds
opnieuw te proberen tot een definitieve
dan wel conditionele termijn te komen.
De vastgestelde bewaartermijnen worden
vastgelegd in een bewaartermijnenlijst.
Die lijst bestaat normaliter uit drie delen:
- documentsoorten en bijbehorende
bewaartermijnen
- soorten dossiers en bundels (kwesties,
projekten, objekten, etc.) met bijbeho
rende bewaartermijnen;
- onderwerpen en bijbehorende bewaar
termijnen.
