Gegevens noodzakelijk bij de beoordeling
van een verzoek tot machtiging tot con
versie van een digitaal archiefbestand
naar een nieuw digitaal systeem
Archieven en Internet, een prille liefde
Algemene ledenvergadering en studiedag
op 23 oktober 1998
PROA-enquête brengt personeelsbeleid in
kaart
Ledenlijst KVAN en privacy
Mutaties in de Almanak van het
Nederlands Archiefwezen
door A.J.M. den Teuling, provinciaal archiefinspecteur in de
provincies Drenthe, Friesland en Groningen, in overleg met
T.G.A. Steemers, Rijksarchiefdienst.
A.J.M. den Teuling, secretaris.
Archiefwet 1995 artikel 7 en Archiefbesluit 1995 artikel 6.
Vastgesteld door het Landelijk overleg van provinciale
archiefinspecteurs [LOPAI], maart 1998.
Na het van kracht worden van de ministeriële regeling als
bedoeld in artikel 11 van het Archiefbesluit zal dit stuk
opnieuw worden geredigeerd.
1. Naam van het bestand, datum van aanmaak, periode
waarop de gegevens (archiefbescheiden) in het bestand
betrekking hebben.
2. Omschrijving van de inhoud van de archiefbescheiden in
het bestand. Bij de uitvoering van welke taken is het
ontstaan? Zijn er relaties met andere archiefbescheiden,
digitaal of op papier?
3. Reden van de conversie.
4. Opgave ex artikel 2 eerste lid onder c en d van het
Archiefbesluit 1995 van de wijze waarop rekening
wordt gehouden met de waarde van de archiefbescheiden
als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang
van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens
voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden
voor historisch onderzoek.
5. Omvang en opslagformaat (bijv. Dbase III, WP 5.2)
6. Gegevens over applicatie en/of software waarmee het
bestand gelezen kan worden, zowel de oude als de
nieuwe: naam, versie, tijdstip sinds wanneer het in
gebruik is.
7. Gegevens over de dragers (schijf, tape, cd-ROM).
8. Gegevens over het platform: naam en versie van het
besturingsprogramma, gebruikte apparatuur (type en
versie), periode gedurende welke het in gebruik is
(geweest).
9. Vergelijkend overzicht van de functionaliteit van het
te vervangen en het nieuw in te voeren systeem.
10. Verdeling van bevoegdheden en autorisaties ter zake van
het te converteren systeem, zijn functies en het bestand
zelf; ditzelfde ten aanzien van de beoogde nieuwe si
tuatie. De reden hiervan is dat men moet nagaan, of in
de nieuwe situatie de bevoegdheid tot mutatie van
oudere gegevens wordt gewijzigd (verruimd), waardoor
authenticiteit en betrouwbaarheid van de oude gegevens
in gevaar kunnen komen.
11. Verslag van de test-conversie van de gegevens uit het
oude naar het nieuwe systeem, waaruit moet blijken of
de volledigheid van de gegevens gegarandeerd zal zijn.
Opgave van beveiligingsmaatregelen.
12. Verslag van de vergelijking van de functionaliteit van de
gegevens in het te vervangen en het nieuwe systeem;
wanneer het nieuwe systeem op enig punt minder pres
teert dan het oude, moet worden aangegeven waarom de
oude functie kan worden gemist of hoe het gemis is
gecompenseerd.
A.J.M. den Teuling, secretaris
Op 16 juni 1998 stroomde de Jaarbeurs vol met nieuwsgie
rige archivarissen en archiefmedewerkers voor een nadere
kennismaking met het nieuwe medium Internet. Het mi
nisterie van Binnenlandse Zaken organiseerde dit seminar in
samenwerking met de KVAN. Het ministerie wil burgers
dichter bij bestuur en publieke diensten als archieven
brengen en Internet is daarvoor een prima instrument. Met
het seminar wil het ministerie werkenden in een archief
inzicht geven in de mogelijkheden die Internet voor de
archiefinstelling.
Internet heeft ingrijpende gevolgen voor elk onderdeel van
de samenleving, en dit geldt zeker voor archiefdiensten. Dit
toonde de workshops van archiefdiensten van Tilburg, Delft
en Zwolle aan, die al geruime tijd bezig zijn met Internet.
Internet is voor deze diensten meer dan een elektronisch
uithangbord van de archiefdienst. Ook de dienstverlening
van de archiefdiensten loopt via Internet. Inventarissen
kunnen via Internet gemakkelijk worden geraadpleegd door
de eigen archiefmedewerkers, bezoekers op de zaal en door
bezoekers van de website. De website-bezoekers zijn voor
een deel nieuwe bezoekers, die zo voor het eerst kennis
maken met een archief. Een groot voordeel voor zowel
bezoeker als archiefdienst is dat een website-bezoeker zich
thuis goed kan voorbereiden. Immers, thuis heeft de
genealoog of archiefvorser zijn of haar naspeuringen gedaan
en kan desgewenst de stukken via een e-mail reserveren of
laten kopiëren.
De workshops over de voorbereiding, de opzet en het onder
houd van een website werden verzorgd door VB Deloitte
Touche Management Consultants. In opdracht van het
ministerie van Binnenlandse Zaken heeft dit bureau onder
zoek gedaan naar het gebruik van Internet bij gemeenten,
waterschappen, musea en archieven. De praktijkervaring van
andere (archiefdiensten kan nuttig zijn bij de ontwikkeling
van een website voor de eigen dienst. De deelnemers konden
zelf aan de slag met enkele workshops waar 'hands on'
geoefend kon worden met Internet. De workshops over
nuttig gebruik van e-mail en over browsen en informatie
vinden op het World Wide Web toonden het (on)gemak van
Internet. Je kunt namelijk een hoop vinden met Internet,
maar je dient eerst de weg te vinden. Dit seminar is een
heldere wegwijzer geweest naar de digitale weg. Wegens het
succes zal dit seminar nogmaals worden aangeboden op 27
oktober 1998 in de RAI in Amsterdam. Hiervoor worden in
eerste instantie die mensen uitgenodigd die zich voor het
eerste seminar hadden opgegeven en op de wachtlijst zijn
geplaatst.
Meer informatie vindt u in de publicatie Achter de Internetsite,
www.minbiz.nl. De archieven op Internet zijn te vinden via:
www.archief.nl.
De najaarsledenvergadering en de studiedag van de KVAN
zullen plaatsvinden in de Doelenzaal in de Universiteitsbi
bliotheek van de Universiteit van Amsterdam, Singel 425 te
Amsterdam op vrijdag 23 oktober 1998. Het bestuur nodigt
haar leden en andere belangstellende van harte uit hierbij
aanwezig te zijn.
De studiedag van de KVAN zal in het teken staan van 100
jaar Handleiding oftewel de betekenis van de standaardisatie
bij de ontsluiting van archieven. De Stichting Archiefpubli
caties heeft ter gelegenheid van het eeuwfeest van het
'levenswerk' van onze illustere voorgangers Muller, Feith en
Fruin een herdenkingsbundel 100 jaar Handleiding in voor
bereiding. Deze bundel zal aan het einde van de studiemid
dag gepresenteerd worden.
P.J. Horsman en drs. Th.H.P.M. Thomassen zijn beide
auteur van die bundel en zullen spreken tijdens de studie
middag. Daarnaast zullen één of twee leden van de Com
mittee on Descriptive Standards van de International
Council on Archives een bijdrage leveren. Dagvoorzitter is
mevrouw dr. J.A.M.Y Bos-Rops.
Prof.dr. F.C.J. Ketelaar, de derde auteur van de bundel 100
jaar Handleidinghoudt aansluitend zijn oratie als hoogleraar
archiefwetenschap in de aula van de Universiteit van
Amsterdam, Singel 411. De leden van de KVAN zijn van
harte welkom bij de oratie.
10.00 uur
10.30 - 11.15 uur
11.15 - 13.15 uur
13.15 - 14.15 uur
15.00 uur
Programma
Ontvangst met koffie
Algemene Ledenvergadering KVAN
Studiedag over 100 jaar Handleiding
Lunch
Oratie prof.dr. F.C.J. Ketelaar
U kunt de ledenvergadering kostenloos bezoeken. De kosten
voor deelname aan de studiedag en de lunch bedragen 30,-.
Informatie: bureau KVAN, tel. 070-347 86 56 of e-mail:
bureau@kvan.nl.
In 1996 begon het Platform voor Recent Opgeleide Archi
varissen, PROA, met de opzet van een enquête naar de
arbeidsmarkt voor archivarissen. In een eerdere enquête in
1994 onderzocht PROA de logevallen van de afgestudeer
den, nu stond het personeelsbeleid van de werkgevers in
deze sector centraal.
De presentatie van de resultaten van de enquête zal plaats
vinden op donderdagmiddag 8 oktober in de Koninklijke
Bibliotheek in Den Haag. Hierbij zijn tevens als spreker
uitgenodigd de heren D.P. de Vries, rijksarchivaris in Fries
land en A.L.M. van Heijst, directeur van DOXIS, documen
taire informatie specialisten.
Het bestuur van PROA nodigt haar leden en andere belang
stellenden van harte uit om de presentatie bij te wonen.
Plaats: Koninklijke Bibliotheek, Prins Willem-Alexanderhof
5, Den Haag. Tijd: 8 oktober 1998, vanaf 14.00 uur.
Het bestuur van de KVAN zal in het najaar 1998 een leden
lijst uitgeven. Het bestuur gaat hierbij in op het verzoek van
een aantal leden. In de ledenlijst zal vermeld worden: de
namen van de leden, met bijbehorend privé-adres en indien
van toepassing de naam van de werkplek.
Mocht u als lid bezwaar hebben tegen het bekendmaken van
uw adresgegevens, geeft u dat dan door aan het bureau van de
KVAN. In dat geval zal uitsluitend uw naam en eventueel de
naam van uw werkplek vermeld worden. Gelieve uw bezwaar
voor 15 september 1998 te melden bij het bureau van de
KVAN, tel. 070-3478656 of e-mail: bureau@kvan.nl.
Mutaties in de gegevens van de Almanak van het Neder
lands Archiefwezen, editie 1998, kunt u doorgeven aan het
Bureau van de vereniging, Postbus 11645, 2502 AP Den
Haag. Van deze wijzigingen wordt melding gedaan in
'Archiefnieuws'.
Nieuwe vermelding: 3.8.1 Immigratie Naturalisatie
dienst
Agentschap van het Ministerie van Justitie
Bezoekadres: Schedeldoekshaven 102, Den Haag
Postadres: Postbus 30125, 2500 GC Den Haag
Telefoon: 070-370 3752
Fax: 070-370 3085
Archivaris: C. Rooijackers
2.6 Rijksarchief in Drenthe
Rijksarchivaris in Drenthe, dr. P. Brood, aanvaardt op 1
september de functie van uitgever bij Regio Project en Orga
nisatoren in Groningen. Voor een periode van maximaal een
jaar zal mr. D.P. de Vries, rijksarchivaris in Friesland, ook
dit ambt in Drenthe waarnemen.
5.8.9 Gemeentelijke Archiefdienst Rotterdam
Bezoekadres: Hofdijk 651, 3032 CG Rotterdam
Postadres: Postbus 71, 3000 AB Rotterdam
Telefoon: 010-243 4567
Fax: 010-243 4666
