De gebruiker zou niet langer naar de afzonder
lijke diensten hoeven om te onderzoeken of er ge
gevens over onderwerp x ofy aanwezig zijn, maar
hij zou die vraag aan alle aan de website deel
nemende diensten tegelijkertijd kunnen stellen
De gebruiker zou nog maar met één zoeksysteem
en dus ook maar met één manier van bevragen te
maken hebben. Hoe de antwoorden achter die
schil tot stand kwamen was voor hem niet
interessant
14
i 4 "4
wm
€51
t
C/f
sJ
15
project te kunnen realiseren. Na enkele gesprekken en aan
scherping van het voorstel kwam de provincie Zuid-Holland
met een eenmalige subsidie over de brug die het mogelijk
maakte de database en de bijbehorende website te laten
ontwikkelen. Dat werd gedaan door ProBiblio, een organisa
tie-onderdeel dat nauw gelieerd is aan de Provinciale
Bibliotheekcentrale Zuid-Holland en al veel ervaring heeft
met het ontwikkelen en beheren van websites voor het
bibliotheekwezen. Vanuit de club van Zuid-Hollandse
archivarissen werd een projectgroepje geformeerd dat
ProBiblio de benodigde informatie leverde om hun werk te
kunnen doen. Hoewel ProBiblio ook in de toekomst de web
site beheert, hebben de Zuid-Hollandse archivarissen altijd
de mogelijkheid om deze elders onder te brengen, dan wel
zelf te gaan beheren. Met de deelnemende diensten sluit
ProBiblio een jaarcontract af van rond de twaalfhonderd
gulden per jaar. Voor dit geld houden zij de site in de lucht,
onderhouden hem en voegen periodieke updates, aangele
verd door de diensten, toe. Daarnaast kunnen diensten, mits
geautoriseerd, hun eigen onderdeel van de site op afstand
onderhouden. Dat betekent dat zij met name actuele infor
matie op ieder willekeurig moment van de dag kunnen toe
voegen. Om te voorkomen dat de site langzaam volloopt
met verouderde informatie, kunnen de diensten bij het opge
ven van nieuwe berichten een datum invullen om aan te
geven wanneer die informatie verwijderd moet worden. Dit
laatste gebeurt dan geheel automatisch.
Eén zoeksysteem voor gebruiker
De kern is uiteraard niet de vele vluchtige informatie die snel
verandert door de actualiteit. Het gaat bij de site uiteindelijk
om de zoekmogelijkheden die de gebruiker wordt aangebo
den waardoor hij snel te weten komt waar hij de antwoorden
op zijn vragen kan zoeken. Die ambitie stelt hoge eisen aan
het format waaraan de deelnemende diensten zich wensen te
conformeren. Een aantal van hen begint echter niet met nul.
Sommige diensten beschikken al over een geautomatiseerd
archiefbeheerssysteem (ABS, Acheion en AskSam zijn de
meest voorkomende). Wij besloten dat de diensten die hun
archievenoverzicht binnen een van deze drie bestaande sys
temen hadden ondergebracht, vanuit die basis kunnen
blijven werken; het was aan ProBiblio om rondom deze drie
systemen een schil te bouwen die als het ware de vertaling
vormde naar de publiekszijde. De gebruiker zou nog maar
met één zoeksysteem en dus ook maar met één manier van
bevragen te maken hebben. Hoe de antwoorden achter die
schil tot stand kwamen was voor hem niet interessant.
Het bouwen van die schil was misschien nog wel het meest
eenvoudige deel van deze gehele operatie. Maar inhoudelijke
schaalvergroting in een versnipperde wereld als het archief
wezen is geen sinecure. Op zo'n moment wordt pas duidelijk
hoeveel zaken nog opgelost moeten worden willen we de
klant werkelijk van dienst zijn.
Met één zoeksysteem zou al heel
wat gewonnen zijn, maar de
vraag die dan onmiddellijk
opdoemt is: hoe zou dat zoeksys
teem dan opgebouwd moeten
worden? We weten immers
allemaal dat de meeste gebrui
kers van archieven op zoek zijn
naar informatie over een bepaald
onderwerp, maar dat de informa
tie die de archiefdiensten aanbie
den een institutionele benadering vereist. Nu slaat de veelal
deskundige studiezaalmedewerker de befaamde brug tussen
brein en bronnen en maakt deze de vertaling van de onder
werpsgerichte vraag naar de institutioneel georganiseerde
bron. Om de zelfstandige rol van de gebruiker in het zoek
proces te vergroten, zal het zoekinstrumentarium minder
archivistisch en meer gebruikersgericht moeten zijn. Wel
licht worden dan ook nieuwe doelgroepen bereikt voor wie
archiefonderzoek nu nog teveel voorkennis veronderstelt.
Voorlopige trefwoordenlijst
In de ontwikkeling van een zoekinstrument met een on
derwerpsgerichte in plaats van een institutionele benadering,
kunnen we niet langer om de ontwikkeling van een centrale
thesaurus of op zijn minst een gecontroleerde trefwoorden
lijst heen. In de bouw van de Zuid-Hollandse website kwam
dit probleem ook duidelijk naar voren. Het archievenover
zicht zou behalve via vrije zoektermen ook via trefwoorden
benaderd kunnen worden. Omdat schaalvergroting een van
de uitgangspunten van het gehele project was, moesten ook
de trefwoorden die gebruikt werden, op elkaar afgestemd
worden. Bij gebrek aan een bestaande trefwoordenlijst
binnen het archiefwezen ging een groepje archivarissen in
Zuid-Holland aan de slag om een voorlopige trefwoordenlijst
te maken waarmee iedere dienst uit de voeten kan. Met
nadruk op voorlopig, want het was niet reëel te verwachten
dat dit kleine groepje de thesaurus of de gecontroleerde
trefwoordenlijst voor het archiefwezen zou ontwikkelen.
Door de gehanteerde systematiek vormt deze voorlopige lijst
wel een goede aanzet voor de broodnodige verdere ontwik
keling ervan. Hopelijk pakt de Federatie-in-wording dit
signaal op als een van de projecten die hoge prioriteit hebben
binnen het Nederlandse archiefwezen.
Zuid-Hollandse aanpak
Geconfronteerd met dit probleem, en in de wetenschap dat
wanneer we zouden wachten op de totstandkoming van een
landelijke lijst het project waarschijnlijk vele jaren vertraging
zou oplopen, kozen we voor een oplossing waarop ongetwij
feld veel valt af te dingen. We zijn ons hiervan heel wel
Bestand Bereiken Beeld £>a Communicator Help
m laden Home Zoe
i' -y
Terug Vooiuit
r£
BeveJ
Jgjxj
Via de onderstaande invulvelden kunt
de Zuid-Hollandse Archiefdiensten.
Selecteei tie tiefwooider
U kunt bcoleaans zoeken
j zoeken naar informatie die beschikbaar is bij
En f Of f En niet
-§s
bewust maar willen niet wachten. Om niet alleen aangewe
zen te zijn op het free-text searching waarbij altijd een deel van
een te zoeken woord in het veld moet voorkomen en de
gebruiker informatie mist waarnaar hij wel op zoek is, is een
tweede mogelijkheid opgeno
men: zoeken via trefwoorden.
Trefwoorden echter moet je toe
kennen en naarmate het aantal
deelnemers groeit, neemt ook de
diversiteit van de toe te kennen
trefwoorden voor eenzelfde
informatie-eenheid toe. Wie kent
niet het klassieke voorbeeld van
rijwiel en fiets. Een extra com
plicerende factor was het feit dat
een aantal diensten reeds eigen
trefwoordensystemen ontwikkeld hadden en gebruikten.
Het zou onmogelijk zijn om de systemen van de diensten
zomaar over te nemen, want dan bleef van de bedoelde
schaalvergroting weinig over. Uiteindelijk hebben we
gekozen voor het ontwikkelen van een beperkte kerntref
woordenlijst, die inmiddels uit zo'n 200 woorden bestaat.
Deze lijst is tot stand gekomen door aan het archievenover
zicht van Hollands-Midden, aangevuld met dat van Leiden,
Schiedam en het Algemeen Rijksarchief trefwoorden toe te
kennen die ontleend zijn aan vier bestaande thesauri'. Deze
aldus tot stand gekomen lijst is de basislijst van woorden die
aan de archiefblok-
JOJiSl
En Of r En niet
gestand Bereiken Beeld £a Comrnunicaloi Help
4
Opn. laden Home z.oe
'sé'
Bevel
Bepeik de zoek.ic
vanaf: tot T
n peiiode: (niet verplicht)
i «uchiefdienst: (met verplicht) [ah»
Bestand Beweiken Beeld Ga Cornmunicaloi Help
i A -
Opn laden Home Zoe
U heeft gezocht n
Aantal gevonden
Archief
Archief van het burgerlijk
armbestuur van
Nieuwerkerk a/d Ussel,
later gemeentelijke dienst
voor sociale zaken, 1852 -
1961.
Periode
1852 t/m 1961
Ai chief dienst
Streekarchief Goud3
Ai chiefdienst:
Aichiefnummei:
Peiiode:
Omvang in ntete
Openbaaiheid:
Kladblok:
y
staat niet op kladblok
Archief van het burgerlijk armbestuur van Nieuwerkerk a/d
Ussel, later gemeentelijke dienst voor sociale zaken, 1852 -
1961
Streekarchief Gouda
Archief van het burgeilijk
armbestuur van Gouda,
(1713) 1315-1933.
Archief van de 1939 t/m 1976
gemeentelijke sociale
dienst, ca. 1939 - 1976.
Archieven van de Henrietta 1888 t/m 1987
Hoffrnanstichtingen te
Gouda, (1886) 1888 -1987
(1989)
Aichiefvan net burgerlijk 1911 t/m 1954
armbestuur Waddinxveen.
1713 t/m 1933 Streekarchief Gouda -
Streekarchief Gouda
Streekarchief Gouda
Streekarchief Gouda
ÜHf ii'" 6-
1. Interface van het algemene zoekscherm zoeken op trefwoorden). De zoekactie kan
beperkt worden in tijd en er kan op een combinatie van trefwoorden gezocht worden.
De gebruiker kan ook aangeven binnen welke archiefdienst hij wil zoeken.
2. De gevraagde eerste 10 resultaten van de zoekactie op het trefwoord armenzorg.
Gezocht is binnen alle archiefdiensten die aan de website deelnemen.
3. Nadere informatie over een geselecteerde treffer. Indien er een toegang op het archief
bestaat, wordt dit hier eveneens vermeld. De gebruiker kan zelf een lijstje samenstellen
van archieven die hij wil raadplegen door de gegevens op een kladblok vast te leggen
en te printen.
ken dienen te
worden toegekend.
Weinig gebrui
kersvriendelijk
zult u wellicht
denken. Als de
gebruiker het
hiermee moet
doen zou hij er
inderdaad weinig
mee opschieten.
Deze kernwoor
denlijst wil alleen
maar de stan
daardiserende
schakel zijn tussen
de deelnemende
diensten. Want
iedere dienst kan via een zelf te bouwen zie-lijst eigen
trefwoorden laten verwijzen naar deze kernwoordenlijst. Zo
heeft Schiedam -hoe kan het ook anders - nogal wat archie
ven van distilleerderijen in huis. Distilleerderijen is echter
geen trefwoord dat voorkomt in de kerntrefwoordenlijst. Een
distilleerderij zou daar vallen onder het kernwoord Voedings-
en genotmiddelenindustrie. Het trefwoord distilleerderijen mag in
een trefwoordenlijst worden opgenomen met een verwijzing
naar Voedings- en genotmiddelenindustrie. Dat betekent dat
wanneer een gebruiker die op zoek is naar informatie over
distilleerderijen en het trefwoord distilleerderijen intikt, hij
102/4 juni 1998
