Roep
om standaardisatie
Zuid-Hollandse website
een mogelijk antwoord
Werk in
5:
Qrz)
Een aantal omstandigheden kan de Registratie
kamer aanleiding geven toezicht uit te oefenen.
Bijvoorbeeld als deze de indruk krijgt dat er
onvoldoende inhoud wordt gegeven aan de
wettelijke eis 'tot het voorzien in een voor alle
soorten persoonsgegevens passend niveau van
beveiliging9zoals bij spraakmakende incidenten
12
Door Charles Jeurgens*)
13
Rechten van betrokkenen
De betrokkene kan - met redelijke tussenpozen - verzoeken
op de hoogte gebracht te worden van de verwerking van
hem betreffende persoonsgegevens. De verantwoordelijke is
dan verplicht een volledige - en in begrijpelijke vorm gestel
de - opsomming te geven evenals een overzicht van de ont
vangers en een opgave over de herkomst van de gegevens.
Desgevraagd moet hij ook meedelen welke logica aan de
basis van de geautomatiseerde gegevensverwerking ten
grondslag ligt. De betrokkene kan dan vragen de gegevens
te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
Binnen vier weken dient de verantwoordelijke zijn beslissing
op zo'n verzoek mee te delen. Ook als er grond is voor
verbetering of verwijdering, maar de aard van de gegevens
drager dit niet toe laat, moet de verantwoordelijke dit
meedelen. De memorie van toelichting meldt, dat hij aan
verzoeken tot verbetering, aanvulling, verwijdering van in
archiefbewaarplaatsen berustende gegevens geen gevolg
hoeft te geven, maar dat hij kan volstaan met het opnemen
van de eigen lezing van de betrokkene. Wijst een bestuurs
orgaan een verzoek van een betrokkene af, dan staat deze de
bezwaar- en beroepsmogelijkheid van de Algemene wet
bestuursrecht open.
Versterkte Registratiekamer
Ten opzichte van de WPR is de rol van de Registratiekamer
in de WBP versterkt. Voor het archiefwezen is met name
relevant, dat het toezicht van de Registratiekamer zich met
de WBP ook uitstrekt tot persoonsgegevens in archiefbe
waarplaatsen. Over het of en hoe de Registratiekamer daar
aan invulling gaat geven valt nog niets te zeggen. Gezien
het feit dat voor de omgang met archiefbescheiden de
Archiefwet 1995 al in een normenstelsel voorziet, zal
invulling van dit toezicht lage prioriteit hebben. Toch kan
een aantal omstandigheden de Registratiekamer aanleiding
geven dit toezicht wèl uit te oefenen. Bijvoorbeeld als deze
de indruk krijgt dat er onvoldoende inhoud wordt gegeven
aan de wettelijke eis 'tot het voorzien in een voor alle soorten
persoonsgegevens passend niveau van beveiliging door mid
del van technische en organisatorische maatregelen'. Zo'n
indruk kan de Kamer krijgen bij spraakmakende incidenten.
Een achilleshiel van het archiefwezen is in dit verband de
zeer diverse wijze waarop het met gegevensverstrekking uit
overgebrachte gezins- en persoonskaarten omgaat. Toeval
ligerwijs is dit ook het onderwerp waarover het archiefwezen
enkele jaren geleden de Registratiekamer om advies heeft
gevraagd, dat overigens nog niet is uitgebracht.
Vinger aan de pols
Ondanks de geruststellende woorden over de consequenties
van de WBP voor het archiefwezen, is het toch goed de
vinger aan de pols te houden. De WBP kent daarvoor enkele
instrumenten. Op de eerste plaats is er de gedragscode,
ontleend aan de WPR. Per branche kunnen er gedragscodes
worden opgesteld met regels ten aanzien van ver-werking
van persoonsgegevens. Zo'n gedragscode hoeft niet per se
verbindend te zijn; een opsom
ming van aanbevelingen is al
voldoende. Hij kan bijvoorbeeld
het opnemen van afwijkende
lezingen van betrokkenen in een
archiefbewaarplaats regelen.
Desgewenst kan de Registratie
kamer verklaren dat de gedrags
code een juiste uitwerking van de
wet is. Een andere mogelijkheid is
om - per organisatie of per bran
che - een functionaris voor de
gegevensbescherming aan te
stellen. Deze is voor wat betreft
de uitoefening van zijn functie
onafhankelijk, ook ten opzichte
van zijn werkgever. Hij ziet toe op een juiste verwerking van
persoonsgegevens in zijn organisatie of branche. Voor het
archiefwezen als geheel zal de aanstelling van een dergelijke
functionaris op bezwaren stuiten. Gemeentelijke en watersc
hapsarchieven hebben primair een binding met hun eigen
gemeente of waterschap.
Om de omgang met persoonsgegevens enigszins te stroom
lijnen moet een - niet verbindende - gedragscode echter
haalbaar zijn.
r
i
De 24-uurs economie beleefde al geruime tijd geleden zijn intrede binnen de informatiediensten. Wie er
vandaag de dag bij wil horen, laat op zijn minst via Internet weten dat hij bestaat. Het archiefwezen blijft
bij deze trend niet achter, al mogen we wel vraagtekens zetten bij het doel van alles wat via het nieuwe
medium aangeboden wordt. De Vereniging Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen probeerde door een
gezamenlijke en van te voren uitgestippelde aanpak de klassieke valkuilen te voorkomen.
Toen in 1995 een nieuw bestuur van de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen aantrad, sprak dat de intentie uit in de
komende jaren concrete projecten te realiseren. Een daarvan werd enige tijd geleden wereldkundig gemaakt tijdens de
Hollandse Archivarissendagen in Leiden: de Zuid-Hollandse archief website. Sindsdien zijn de archiefdiensten van Delft,
Dordrecht, Hollands-Midden, Schiedam en het Algemeen Rijksarchief via de in de afgelopen jaren ontwikkelde website
benaderbaar. De kern van wat deze diensten via deze site aanbieden is het archievenoverzicht. Daarnaast kunnen de
diensten gegevens kwijt over openingstijden, tarieven, route-informatie, bijzonderheden over de dienst zelf en bijzondere
collecties. In de komende maanden zijn de overige archiefdiensten in Zuid-Holland in de gelegenheid hun informatie
volgens een afgesproken format aan te leveren.
Het idee voor een website van Zuid-Hollandse archiefdien
sten werd in 1995 geboren als een van de meest voor de
hand liggende mogelijkheden om de gemeenschappelijkheid
van Kring-leden tot uitdrukking te brengen. Een dergelijk
gemeenschappelijk project, zo luidde de verwachting, zou
ook eerder voor een provinciale subsidie in aanmerking
komen.
Toegevoegde waarde
Al in een vroeg stadium, inmiddels zo'n drie jaar geleden,
formuleerden wij de doelstellingen waaraan de te ontwikke
len web-site zou moeten beantwoorden. In ieder geval moest
het project toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de
bestaande instrumenten. Het was immers geen kunst om
het archievenoverzicht dat iedere dienst of op papier of
geautomatiseerd beschikbaar heeft, in bestaande vorm
achter elkaar te zetten en die informatie via Internet
beschikbaar te stellen. Belangrijker was de mogelijkheden
van het nieuwe medium zo goed mogelijk te benutten. Als
we niet verder zouden komen dan het aanbieden van een
boek via een beeldscherm, hoefden we niet eens te beginnen.
Grote hoeveelheden tekst laten zich immers veel beter via
het al-oude boek dan via het onrustige beeldscherm trans
porteren en lezen. De informatie die we via het web de
wereld in wilden sturen diende dus gestructureerde informa
tie te zijn waarbinnen de gebruiker zijn weg kon vinden door
zoekvragen te stellen. Daarmee zou het bestaande instru
mentarium voor de gebruiker van archieven kunnen worden
uitgebreid. In de eerste plaats zou hij voortaan op afstand de
meest actuele stand van het archievenoverzicht kunnen raad
plegen. In de tweede - en op termijn nog veel waardevoller
plaats - vanwege de schaalvergroting. De gebruiker zou niet
langer naar de afzonderlijke diensten hoeven om te onder
zoeken of er gegevens over onderwerp x of y aanwezig zijn,
maar hij zou die vraag aan alle aan de website deelnemende
diensten tegelijkertijd kunnen stellen.
Ontwikkelen en actueel houden
Nadat wij de projectbeschrijving hadden gemaakt, ging er
een subsidieverzoek naar de provincie Zuid-Holland om dit
als bestuurslid van de vereniging bij de totstandkoming van de web-site betrokken
102/4 juni 1998
