Ih -Tjl
Jan Willem van Vujh Heemstede
10
11
voorafgaande fase van het verzamelen en de fase aan het
andere einde van het spectrum - het afschermen, uitwissen of
vernietigen van persoonsgegevens - horen daarbij.
Archivarissen en de WBP
Alle mogelijke handelingen met archiefbescheiden waarin
persoonsgegevens voorkomen, vallen daarmee onder de
Stichting IVIO, Lelystad
Goed beschermd en opgeborgen in archiefbewaarplaats
WBP. Onder de WPR bestaat een min of meer vergelijkbare
situatie, maar uitsluitend tot de deur van de archiefbewaar
plaats: daarbinnen geldt niet meer de WPR, maar het
openbaarheids- en privacyregime van de Archiefwet. Deze
waterscheiding houdt nu op te bestaan: de WBP is ook van
toepassing op archiefbescheiden met persoonsgegevens die in
een archiefbewaarplaats berusten! De memorie van toelich
ting op de WBP vermeldt hierover: 'de verwerking van
persoonsgegevens op grond van de Archiefwet 1995 vindt
plaats op grond van een bijzondere wet, als bedoeld in
artikel 8, onder c, WBP'. In zijn algemeenheid betekent dit,
dat de regels van de WBP daarbij niet als direct juridisch
bindende normen in beeld komen. Wel zullen zij in de
praktijk indirect hun reflexwerking hebben. Daarnaast zijn
andere regels van de WBP, bijvoorbeeld het toezicht door de
Registratiekamer, rechtstreeks van kracht.
Archivarissen dienen de relevantie van de WBP voor ten
minste drie verschillende soorten persoonsgegevens te
bezien: de persoonsgegevens in door hen in archiefbewaar
plaatsen beheerde archiefbescheiden; in de nog niet overge
brachte archiefbescheiden en in door hen gebruikte onder
steunende systemen. Dat kunnen een bezoekersregistratie-,
een archiefaanvraag- of een personeelsinformatiesysteem zijn.
Overigens bestaan er geen principiële verschillen tussen de
omgang met persoonsgegevens in ondersteunende systemen
bij archiefdiensten en persoonsgegevens bij archiefvormers.
Archiefvormers en de WBP
De relatie tussen archiefvormers en de WBP is voor archiva
rissen van belang, omdat deze toezicht houden op de na
leving van archiefwettelijke regels die de archiefbescheiden
bij die archiefvormers betreffen. Bovendien dienen de voor
bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden naar de
archiefbewaarplaats te worden overgebracht. De normen die
ik hierna ter sprake breng gelden ook en onverkort voor
archiefbescheiden met persoonsgegevens bij die archiefvor
mers. Net als onder de WPR geldt onder de WBP dat
beëindiging van het gebruik van persoonsgegevens
niet betekent dat ze vernietigd mogen
worden. Dat is van groot belang
Voor alle onder de WBP
vallende persoonsgegevens
bij overheidsorganen
geldt, dat vernietiging
pas mogelijk is na
toepassing van de
archiefwettelijke selec-
tieregels.
Verwerking persoonsgegevens
De WBP eist dat persoonsge
gevens in overeenstemming met
de wet op behoorlijke en
zorgvuldige wijze worden ver
werkt en slechts voor welbepaalde
uitdruk-kelijk omschreven en
gerechtvaardigde doelen worden
verzameld. Naast deze open normen,
die nadere invulling behoeven, koppelt
de WBP de toelaatbaarheid van de
verwerking van persoonsgegevens aan
omstandigheden. Dat zijn bijvoor
beeld de toestemming van de
betrokkene, de noodzaak tot het IT-1
nakomen van een wettelijke
verplichting en de noodzaak tot
een goede vervulling van een
publiekrechtelijke taak. In
principe mogen persoonsgegevens
niet verder worden verwerkt op een Beëindiging van gebruik
wijze die onverenigbaar is met de
doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De
normen voor verwerking van persoonsgegevens in de
nog niet overgebrachte archiefbescheiden en in onderste
unende systemen lijken daarmee erg veel op de in de WPR
gebruikte normen. Dergelijke persoonsgegevens verwerken
of bewaren mag alleen zolang dat noodzakelijk is voor het
doel van die verwerking of bewaring. Deze handelingen zijn
ook voor historische, statistische of wetenschappelijke
doeleinden toegestaan, evenals voor opname van archiefbesc
heiden met persoonsgegevens in een archiefbewaarplaats. De
verantwoordelijke dient dan wel maatregelen te treffen om
verwerking voor andere doelen te voorkomen. Hoewel deze
maatregelen niet nader worden aangeduid, biedt de Archief
wet 1995 hier mogelijkheden voor. Zo'n maatregel zou dan
kunnen zijn: een goede toepassing van uitzonde
ring op de openbaarheid bij overbrenging van
archiefbescheiden naar de archiefbewaar
plaats op grond van bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. Dat gaat ook
op voor de voorwaarden die gesteld
worden als deze uitzonderingsgrond
niet wordt toegepast, bijvoorbeeld
door het hanteren van een onder
zoekersverklaring. De verwerking
van bijzonder gevoelige persoonsge
gevens - die bijvoorbeeld godsdienst,
levensovertuiging, ras, politieke
gezindheid, gezondheid en seksueel
leven betreffen - is aan strikte voor
waarden gebonden. De memorie van
toelichting meldt dat een nieuw
artikel 14b in de Archiefwet 1995
zal worden opgenomen om een
wettelijke grondslag te scheppen
voor verwerking van deze gegevens
in archiefbewaarplaatsen.
Voor alle soorten persoonsgegevens
geldt de eis dat er een passend niveau
van technische en organisatorische
maatregelen dient te zijn ter beveiliging
van persoonsgegevens tegen verlies of
onrechtmatige bewerking. Verder moeten
de verwerkte persoonsgegevens juist en
nauwkeurig zijn. In archiefbewaarplaat
sen berustende persoonsgegevens
worden geacht aan deze kwalitatieve
norm te voldoen, mits er geselec
teerd is volgens de archiefwette-
--- •- - lijke selectiecriteria.
betreffende gegevens. Een algemene maatregel van bestuur
zal vrijstellingen van deze meldingen gaan regelen. Blijkens
de memorie van toelichting is het de bedoeling dat aan
betekent nogiï vernietiging is toegestaan
Melding van verwerkingen
De geheel of gedeeltelijke
geautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens dient vooraf te
worden gemeld aan de Registratiekamer of
een speciaal aangestelde functionaris. Handmati
ge verwerkingen vallen in beginsel buiten de meldings
plicht. De melding dient onder meer naam en adres van de
verantwoordelijke te bevatten, het doel van de verwerking,
een beschrijving van de categorieën betrokkenen en van de
ooo
Cor Hoekstra, Heerenveen
Geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgevens
gegevensverwerkingen die standaard zijn, waarvan in het
algemeen bekend is dat ze voorkomen en waarbij inbreuk
op de persoonlijke levenssfeer onwaarschijnlijk is vrijstelling
wordt verleend. De ondersteunende systemen van
archiefdiensten komen vrijwel zeker in aanmerking voor
vrijstelling. De verwerking van persoonsgegevens in archief
bewaarplaatsen wordt zelfs nadrukkelijk als voorbeeld
genoemd en hoeft dus zeker niet aangemeld te worden.
Informatieverstrekking aan betrokkenen
Indien persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen af
komen moet de verantwoordelijke vooraf zijn identiteit
meedelen èn het doel van de registratie; als het voor een
behoorlijke en zorgvuldige verwerking noodzakelijk is, is
nadere informatie ook op zijn plaats. Dit zal het geval zijn
bij de door archiefdiensten gebruikte ondersteunende
systemen met persoonsgegevens. De meest voor de hand
liggende wijze is voorafgaand een informatiefolder uit te
reiken. Komen de gegevens langs een andere weg, dan moet
de informatie gegeven worden op het moment van vastleg
ging of bij het doorgeven van de gegevens aan een derde.
Als op deze wijze verkregen gegevens leiden tot bij of
krachtens de wet voorgeschreven vastlegging of verstrek
king, dan is de verantwoordelijke slechts verplicht informa
tie te geven over het voorschrift dat tot vastlegging of
verstrekking van de persoonsgegevens heeft geleid. Voor
persoonsgegevens die voorkomen in naar de archiefbe
waarplaats overgebrachte archiefbescheiden, bestaat er geen
enkele informatieplicht aan betrokkenen. De WBP maakt
daarvoor in artikel 44, lid 2, een expliciete uitzondering.
De memorie van toelichting vult daarbij aan, dat de ter
inzagelegging van selectielijsten een wijze van informatie
verstrekking is over de wijze waarop de overheid van plan is
om te gaan met haar archiefbescheiden.
102/4 juni 1998
