Het is hetzelfde als wanneer je uit huis gaat
en af en toe hij je moeder op visite komt, dat
gevoel heb ik hij de VNG
16
17
zakelijke dienstverlening en perso
neelsvoorzieningen. Praktische en
theoretische kennis op archiefgebied
was hen vreemd en toch zijn zij een
bureau begonnen voor archiefpro
jecten. Waarom het archief? Breddels:
"Het werd toevallig het archief. Wij
zijn zakelijke dienstverleners die een
niche hadden gevonden. Het klinkt
misschien raar, maar of we nou in de
archieven diensten verkopen of aan
andere zaken geld verdienen dat
had gekund. Wij sturen en regelen, wij
zorgen dat de klant gekoesterd wordt,
maar het vakinhoudelijke, daar hebben
we altijd de mensen voor aange
trokken. Die achtergrond bleek heel
verfrissend te zijn op de markt." Het
werkterrein was door de jaren heen
altijd heel verspreid. Vermeulen:
"Onze diensten zijn geschikt voor alle
branches, overal werkt men met
informatie; mensen willen gewoon dat
de boel op orde is, dat is natuurlijk
niet alleen bij de overheid zo."
Wat kan ODRP-facilitair?
Bestuursambtenaar Ad van Heijst is
een doorgewinterde SOD-er. In 1974
begon hij bij de gemeentelijke over
heid, rond 1980 raakte hij als docent
en examinator betrokken bij de SOD
en sinds 1984 is hij werkzaam bij
ODRP. "ODRP-facilitair is heel wat
ouder dan Breddels Vermeulen. In
1997 vierden we dat er 75 jaar een
bureau voor de registratuur van de
Vereniging van Nederlandse Gemeen
ten (VNG) bestaat. Zaalberg, destijds
gemeentesecretaris van Zaandam, is in
1908 begonnen met het Nederlandsch
Registratuurbureau, dat de VNG in
1922 heeft overgenomen. Een van de
eerste activiteiten van de VNG was het
organiseren van een gezamenlijke
inkoop, de voorganger van het nog
bestaande centraal inkoopbureau, en
het starten van een registratuurbureau.
Jarenlang is dat een klein bureau
geweest, zo'n vier adviseurs die het
hele land door reisden. Vanaf 1957,
'58 is het registratuurbureau zich meer
met uitvoerend werk gaan bezig
houden, met uiteindelijk ongeveer
twaalf medewerkers. In de jaren
tachtig, met de nieuwe Archiefwet in
het vooruitzicht, nam dat werk een
enorme vlucht en sindsdien is ODRP
enorm gegroeid."
Is de markt van ODRP een
andere dan die van B&V?
Van Heijst: "ODRP zit in hoofdzaak in
de gemeentelijke sector, vooral bij de
kleinere gemeenten die niet zelf de
deskundigheid in huis hebben om het
archief op orde te houden, en ook bij
waterschappen. Wij hebben abonne
menten met een groot aantal gemeen
ten zodat medewerkers één of meer
keer per jaar daar heen gaan om een
deel van de archiefwerkzaamheden uit
te voeren. Op dit moment houden
ongeveer 45 mensen bij ODRP zich
bezig met archiefbewerkingen."
De klantenkringen vullen elkaar
aan, geldt dat ook voor de
werkzaamheden?
Beide partijen richten zich volledig op
het dynamisch archief. Zowel ODRP
als B&V houden zich bezig met
uitvoerend werk en advisering.
Vermeulen: "In advisering hebben wij
te maken met nieuwe ontwikkelingen
binnen bedrijven. Het 'flexibel-kan-
toor' concept, het kantoor waar
personeel niet langer op een vaste
werkplek zit, heeft consequenties voor
de informatievoorziening. Veel bedrij
ven werken al met dat concept of
denken er over dat in te voeren. Aan
ons wordt dan gevraagd de gevolgen
in kaart te brengen. Dat is vernieu
wend. En dat gebeurt vaker. De in
schakeling van een organisatiebureau
bijvoorbeeld dat het hele bedrijf
doorlicht en bij een reorganisatie
adviseert, kan leiden tot onvoorziene
problemen. De keuze voor een decen
traal of centraal archief steunt op
managementoverwegingen: inkrimpen
of mensen herplaatsen. Zo'n bureau
ziet over het hoofd dat (en hoe)
bijvoorbeeld de postregistratie in de
nieuwe situatie moet worden geregeld.
Daar worden wij dan bij gehaald."
Van Heijst: "Dienstverlening is ook
voor ODRP de hoofdzaak: archiefbe
werkingen, het adviseren over archief
beheer, het ontwerpen van een nieuw
basisselectiedocument voor de gemeen
ten, het aanpassen van de gemeente
lijke thesaurus aan de basisarchief-
code."
Op welke wijze blijft de band
met de VNG gehandhaafd?
Van Heijst: "Het is hetzelfde als
wanneer je uit huis gaat en af en toe
bij je moeder op visite komt, dat
gevoel heb ik bij de VNG. Het lijkt op
een familieband. Er liggen afspraken
over werk dat wij voor de VNG
uitvoeren, bijvoorbeeld het ontwerpen
van de nieuwe gemeentelijke basisse-
lectiedocumenten. Daarnaast zijn er
zakelijke overeenkomsten afgesloten
die doorlopen, zoals de halfjaarlijkse
trendrapportage over informatisering
en automatisering. Twee keer per jaar
interviewen we tweehonderd gemeen
telijke organisaties in Nederland over
de nieuwe ontwikkelingen op het
gebied van informatisering en automa
tisering; die gegevens worden door ons
geanalyseerd."
Alles is tegenwoordig 'div' wat
de klok slaat. Keert de term
'archiefprojecten' nog wel terug
bij het nieuw gevormde bedrijf?
Vermeulen: "Bij archiefprojecten den
ken sommige mensen dat we alleen
maar iets met papier doen, terwijl
advisering zich uitstrekt over bijvoor
beeld het aanschaffen van een docu
mentair informatiesysteem. Andere
mensen denken bij archiefprojecten dat
we aan verhuizingen doen, ze verwach
ten dat we stellingen meebrengen. En
DIV, documentaire informatievoorzie
ning, ligt niet makkelijk, ook niet als
je het moet vertalen."
Vanwaar de fusie: is er wel
ruimte voor uitbreiding?
Van Heijst: "Voor ODRP lag een
breekpunt in 1984. Toen stond het
bedrijf op het punt om snel door te
groeien maar we besloten om dat niet
te doen. Wij zijn ons gaan richten op
over onze strategie. Dat heeft er uit
eindelijk toe geleid dat we toch weer
een bureau zijn geworden dat alle
activiteiten uitvoert. Dat was ongeveer
in 1990." Daarna is de explosieve groei
van commerciële projectbureaus niet
gestagneerd, integendeel. Van Heijst:
"Het zou eens onderzocht moeten
worden, maar er is volgens mij een
verband tussen het decentraliseren van
het archiefbeheer binnen de rijks- en
de gemeentelijke overheid en de nei
ging tot uitbesteding. Mogelijk ligt
daar een verklaring voor die explosieve
groei: door decentralisatie verdwijnt
kennis uit je eigen organisatie en daar
door ontstaat een beheersingsprobleem
in de gedeconcentreerde units. Deze
kan niet anders worden opgelost dan
Driemensschap van DOXIS: Mayke BreddelsMonique Vermeulen en Ad van Heijst (foto: Fotopersbureau
Dijkstra BV)
het hooggekwalificeerde werk; dat
hield in dat verschillende uitvoerende
werkzaamheden zijn geschrapt, zoals
het wegwerken van achterstanden of
het schonen van financiële archieven.
Op dat moment verscheen het eerste
uitvoerende bureau op de markt
omdat de vraag sterk toenam. Ik heb
het idee dat op de gemeentelijke
markt een enorme vraag naar dit soort
uitvoerend werk is gekomen zo tussen
1984-'85 en 1990. Vergeet niet, tot
1984 was ODRP monopolist. Maar
door de komst van andere bureaus
werden we gedwongen ons te beraden
door externen in te huren." De rede
nering van Van Heijst is helder. De
vraag naar extern advies en project
ondersteuning is gegroeid vanaf het
moment dat het centraal archief of de
centrale post- en registratuur is opge
heven en gesplitst en de verschillende
afdelingen in een organisatie een
grotere autonomie kregen in het
regelen van het archiefbeheer. Maar
vroeg of laat breekt decentralisatie van
het archiefbeheer het management op.
Van Heijst: "De vraag over centraal of
decentraal speelde binnen de gemeen
telijke wereld in het midden van de
jaren tachtig. In veel gemeenten is
daarna het sectorenmodel ingevoerd
waarbij managers een eigen bevoegd
heid kregen op het gebied van de
informatievoorziening. Daarvóór
bestond overal het secretariemodel, één
centrale afdeling. En nu is de tendens
weer dat het centraal moet, ook op
gemeentelijk niveau. De eerste
signalen zijn er al. Dat hangt ook
samen met de digitalisering van de
informatie: centraal digitaliseren en de
informatie beschikbaar stellen op het
interne netwerk. Centraal registreren,
archiveren en toegankelijk maken.
Maar niet alleen automatisering en
digitalisering, ook het 'flexibele kan
toor' roept bij sommige organisaties de
noodzaak van nieuwe vormen van
centraal beheer op. De mensen hebben
op zo'n kantoor geen vaste werkplek
meer. Vroeger was in vrijwel iedere
bureaula archief opgeborgen, dat kan
nu gewoon niet meer want de werkne
mer heeft geen bureaula meer. Je moet
wel één centraal archief hebben."
Hoe staat de markt er voor?
Breddels: "We gaan voort op onze
bestaande markt, een fusie kost tijd,
daar richten we ons eerst op. De
sectoren waar we werken kunnen we
uitbouwen, we gaan niet meteen op
zoek naar een nieuwe doelgroep." Van
Heijst: "Onder de paraplu van Moret
Ernst Young, met zijn accountants
en organisatie-adviseurs die in zo veel
organisaties binnenkomen, ligt in het
bedrijfsleven voor ons een markt. Voor
een accountant is dat altijd het eerste
wat hij ziet, hoe het staat met de
documentaire informatievoorziening.
Dat is ODRP altijd gebleken toen er
een verbinding was met het Verifi
catiebureau van de VNG. Regelmatig
kwamen er opdrachten binnen van
accountants die ons zeiden 'dat archief
moet eens op orde gebracht worden'."
Is er een schaarste aan tijdelijk
personeel?
Breddels: "Er is schaarste aan goed
gekwalificeerd personeel, en dan denk
102/2 maart 1998
