3
Of we nou in de archieven diensten verkopen of
aan andere zaken geld verdienen Wij sturen
en regelen, wij zorgen dat de klant gekoesterd
wordt, maar het vakinhoudelijke, daar hebben
we altijd de mensen voor aangetrokken
14
Door Agnes Jonker
15
Boom, conservator fotografie van het Rijksprentenkabinet in
Amsterdam en voorzitter van het Nederlands Fotogenoot
schap een overzicht van de mogelijkheden om beeldmateriaal
te ontsluiten. Van der Voort besprak de verschillende
beschrijvingsmethoden en de thesauri die voorhanden zijn.
Hij pleitte voor het hanteren van een trefwoordenlijst of van
een thesaurus omdat de zoeker hierdoor veel resultaatge-
richter kan zoeken dan wanneer hij is aangewezen op 'free-
textsearching'. Bij deze laatste techniek is de gebruiker af
hankelijk van woorden die in de beschrijving voorkomen.
Mattie Boom gaf een uiteenzetting over het Fotios-systeem.
Fotios is een database voor fotografiecollecties. Het gaat daarbij
niet om individuele foto's maar om collecties en deelcollecties.
Fotios streeft ernaar een centrale databank te worden voor alle
fotocollecties in Nederland. Het is afgelopen jaren samen met
enkele grote fotobeherende instellingen ontwikkeld en het kan
nu door instellingen worden aangeschaft.
Praktijkvoorbeelden
In het derde en laatste onderdeel van het symposium werden
twee voorbeelden uit de praktijk toegelicht. Els Wagenaar,
hoofd van de afdeling beeld en geluid
van het Instituut voor Sociale
Geschiedenis (IISG) zette uiteen hoe het
IISG al lang geleden met digitalisering
van beeldmateriaal begonnen is. Al in
1989 werd begonnen met het digitaal
toegankelijk maken van de
beeldcollectie die bestaat uit circa
80.000 foto's, 40.000 affiches en 30.000
prenten. In totaal was acht jaar en
tweeëneenhalf miljoen gulden nodig om
deze collectie te digitaliseren. Inmiddels
is de techniek, zowel op het gebied van
software als hardware sterk veranderd.
De beelden en de beschrijvingen werden
in verschillende databases opgeslagen en
via een barcode aan elkaar gekoppeld.
Voor de inhoudelijke ontsluiting van het
materiaal werd gebruik gemaakt van een
thesaurus. In de nabije toekomst staat
overgang van het ontwikkelde systeem
naar een onder Windows draaiende
versie op het programma. Concluderend
stelde Wagenaar dat het IISG ondanks
de revolutionaire ontwikkelingen van de
technische mogelijkheden blij is al in een vroeg stadium met
dit project te zijn begonnen, omdat financiering indertijd
veel makkelijker was dan nu.
Meet Becker, conservator van het Rijksfotoarchief van het
Algemeen Rijksarchief demonstreerde het zoeksysteem van
het gedigitaliseerde fotosysteem van het Algemeen Rijksar
chief. Het fotoarchief van deze dienst bestaat uit het
voormalige fotoarchief van de Rijks Voorlichtings Dienst,
het fotoarchief van de Heidemaatschappij, het archief van
een fotopersbureau en de collectie van fotograaf Willem van
de Poll. De digitaliseringswerkzaamheden en de materiële
verzorging van de foto's van het Rijksarchief zijn aan de
Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten uit
besteed. Op dit ogenblik zijn 91 CD-Roms met elk 5000
foto's gereed. Het systeem is nog niet toegankelijk voor het
publiek. Wel kunnen zoekvragen worden gesteld die ver
volgens door een medewerker van het Algemeen Rijks
archief, tegen betaling, worden uitgezocht.
Schiedams Skopeo
Aan het einde van de middag werd het Schiedamse foto
systeem door wethouder Wiegman in gebruik genomen. Hij
deed dit door het trefwoord symposium in te toetsen en
toverde daarmee een foto van zichzelf op een groot scherm.
De foto was enkele minuten daarvoor met een digitale
camera genomen. Skopeo is tot stand gekomen in samen
werking met het Nederlands Instituut voor Wetenschap
pelijke Informatiediensten waarbij de gebruiksvriendelijk
heid van het systeem voorop heeft gestaan. Gezocht kan
De wethouder stelt het fotosysteem Skopeo in gebruik, geflankeerd door (l)
Charles Jeurgens en (r) René van Hor ik (foto: Jan van der Ploeg
worden op straatnaam, persoonsnaam, bedrijfsnaam en
trefwoorden. Het systeem biedt standaard informatie over de
fotograaf en formaat van het origineel. Onder de publieks-
schil ligt een beheerssysteem, waardoor informatie over de
kwaliteit van de foto's, de originele drager, plaats in het
depot, copyrights etc. kan worden opgevraagd. Skopeo is
inmiddels in gebruik in de studiezaal van het gemeente
archief.
De ingehuurde vakkracht op tijdelijke basis was al een vertrouwde
verschijning bij de lagere overheid, maar ook de rijksoverheid grijpt
in toenemende mate naar deze constructie. Projectbureaus gespe
cialiseerd in arbeidsbemiddeling in het archiefwezen lijken dan ook
de wind mee te hebben. De scepticus zal opmerken dat deze ontwik
keling een illustratie is van de marginalisering van de archiefzorg
door de overheid. Gaat de deskundigheid in eigen huis het afleggen
tegen de kennisspecialisten van buiten?
Maart 1990 startten Mayke Breddels
en Monique Vermeulen met een bu
reau voor archiefprojecten. De ver
wachting dat de wijziging van de
Archiefwet nogal wat teweeg zou
brengen, bleek juist. Het bureau
groeide snel in luttele jaren. Vermeu
len: "Het begon met het wegwerken
van achterstanden, vooral bij de rijks
overheid. Schoningsprojecten in het
dynamisch archief. En van het een
kwam het ander. Na enige tijd kwam
de energiesector, gemeenten. En dat
door het hele land. In 1992-1993, we
hadden toen twintig mensen in dienst,
maakten we pas op de plaats. Eerst
moest ons eigen kantoor verder
opgebouwd worden om de zaken te
kunnen regelen." Breddels: "Opdrach
ten waren er meer dan genoeg, maar
het was nodig om te zorgen dat het
personeel tevreden werkte en dat de
projecten kwalitatief goed verliepen
voordat we meer mensen zouden
de vraag: help ons te voorkomen dat
die achterstanden ontstaan. Zo breidde
het werk zich uit naar advisering,
ordeningsplannen maken e.d. Gelei
delijk verschoven we van de rijks
overheid naar andere branches:
bedrijven, woningbouwverenigingen,
aannemen. Na 1993 kon het bureau
verder groeien en is er nu, in 1997, een
managementteam en een personeels
afdeling. Toen wij begonnen hadden
wij alleen mensen in dienst voor be
paalde tijd, nu zijn de meeste mensen
in vaste dienst."
nespeciAus
Sinds halverwege de jaren tachtig ko
men commerciële bureaus steeds vaker
over de vloer om tijdelijke projecten
uit te voeren, van uitvoerend werk en
advisering tot het ontwerpen van
geautomatiseerde systemen voor het
archiefbeheer. Werk is er volop in het
archief, maar toch liggen de banen er
niet voor het oprapen. Twee bureaus
werkzaam op het gebied van de docu
mentaire informatievoorziening beslo
ten om met ingang van 1998 samen
verder te gaan. ODRP-facilitair, een
bedrijf met een jarenlange staat van
dienst in de gemeentelijke wereld, en
Breddels Vermeulen, succesvol sinds
de oprichting in 1990, opereren voort
aan onder de naam DOXiS. Samen
hebben zij meer dan 120 personeels
leden. De leiding van DOXiS ligt in
handen van Mayke Breddels, Monique
Vermeulen en Ad van Heijst. Het
nieuwe bedrijf maakt deel uit van
Moret Ernst Young, het eerste
grote organisatie-adviesbureau dat
zich op het terrein van de docu
mentaire informatievoorziening gaat
bewegen.
De naam DOXiS, met als ondertitel
'documentaire informatiespecialisten'
moet werken als beeldmerk, het is
geen afkorting.
Waarom 'archiefprojecten'?
Vermeulen heeft toegepaste huishoud-
wetenschappen gestudeerd, een hbo-
opleiding die voorbereidt op een
leidinggevende functie in de facilitaire
dienst. Breddels heeft een opleiding
jeugdwelzijnswerk gevolgd, richting
102/2 maart 1998
